Usar una casilla u otro control para mostrar un valor Sí/No

Usar una casilla u otro control para mostrar un valor Sí/No

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En Access, un campo Sí/No almacena solo dos valores: Sí o No. Si utiliza un cuadro de texto para mostrar un campo Sí/No, el valor se muestra como -1 para Sí y como 0 para No. Estos valores no son muy significativos para la mayoría de los usuarios, por lo tanto, Access proporciona casillas, botones de opción, y botones de alternancia que puede utilizar para mostrar e introducir valores Sí/No. Estos controles proporcionan una representación gráfica del valor Sí/No que es a la vez fácil de usar y de leer.

En este artículo se describen las aplicaciones de cada uno de estos controles, y se indica cómo agregarlos a los formularios e informes.

¿Qué desea hacer?

Decidir qué control usa

Crear una casilla dependiente, un botón de opción o un botón de alternancia

Crear una casilla independiente, un botón de opción o un botón de alternancia

Comprender grupos de opciones

Crear un grupo de opciones

Agregar una nueva opción a un grupo de opciones existente

Decidir qué control usa

Para la mayoría de situaciones, una casilla es la mejor manera de controlar la representación de un valor Sí/No. Este es el tipo predeterminado de control que se crea cuando se agrega un campo Sí/No a un formulario o informe. Por el contrario, los botones de opción y los botones de alternancia se usan más a menudo como parte de un grupo de opciones. Para obtener más información sobre grupos de opciones, consulte la sección Comprender grupos de opciones.

La ilustración siguiente muestra los tres controles y cómo representan valores Sí y No. La columna muestra el control tal como aparece cuando se selecciona, y la columna No muestra el control tal como aparece si está desactivada.

Controles Sí/No

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Crear una casilla dependiente, un botón de opción o un botón de alternancia

Puede crear una casilla rápidamente arrastrando un campo Sí/No del panel Lista de campos del formulario o informe.

  1. Para abrir el formulario o informe en la vista Presentación o la vista Diseño, haga clic en él con el botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en la vista que desee en el menú contextual.

  2. Si el panel Lista de campos no aparece, presione Alt+F8 para verlo.

  3. Expanda la tablas con lista si es necesario haciendo clic en los signos más (+) al lado de los nombres de tabla.

  4. Arrastre el campo Sí/No del panel Lista de campos del formulario o informe.

    Dependiendo de la configuración de la propiedad del campo Control de pantalla, se crea y enlaza al campo una casilla, un cuadro de texto, o un cuadro combinado. Cuando se crea un nuevo campo Sí/No en una tabla, el valor predeterminado de la propiedad del campo Control de pantalla es Casilla.

Si lo desea, puede cambiar el control de casilla a un botón de opción o a un botón de alternancia. Para ello, haga clic con el botón secundario en la casilla, elija Cambiar a en el menú contextual y, a continuación, haga clic en Botón de alternancia Imagen del botón o Botón de opción Imagen del botón .

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Crear una casilla independiente, un botón de opción o un botón de alternancia

Puede utilizar una casilla independiente, un botón de opción o un botón de alternancia en un cuadro de diálogo personalizado para aceptar una entrada de usuario y a continuación realizar una acción basada en esa entrada.

  1. Para abrir el formulario o informe en la vista Diseño, haga clic en él con el botón secundario en el panel de navegación, y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta que corresponda al control que desee (Casilla Imagen del botón , Botón de opción Imagen del botón , o Botón de alternancia Imagen del botón ).

  3. En el formulario o informe, haga clic en la ubicación en la que desee colocar el control.

    Access coloca el control en el formulario o informe.

Aunque no es necesario, desea cambiar el nombre del control para que tenga un nombre más significativo. Si lo hace, no cambia la etiqueta que se muestra junto al control, pero puede que sea más fácil hacer referencia a él en las expresiones o macros.

Cambiar el nombre del control

  1. Asegúrese de que el control está seleccionado.

  2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

  3. Escriba otro nombre en el cuadro de propiedades Nombre del control.

Si lo desea, puede cambiar la casilla a un botón de opción o a un botón de alternancia. Para ello, haga clic con el botón secundario en la casilla, elija Cambiar a en el menú contextual y, a continuación, haga clic en Botón de alternancia Imagen del botón o Botón de opción Imagen del botón .

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Comprender grupos de opciones

Una casilla individual, un botón de opción o un botón de alternancia pueden ser dependientes o independientes, o formar parte de un grupo de opciones. Un grupo de opciones muestra un conjunto limitado de alternativas, y en él solo puede seleccionarse una opción cada vez. Un grupo de opciones consiste en un marco de grupo y un conjunto de casillas, botones de alternancia o botones de opción.

Si un grupo de opciones está enlazado a un campo, solo el marco de grupo en sí está enlazado al campo, y no los controles contenidos dentro de él. En lugar de configurar la propiedad Origen del control de todos los controles del grupo de opciones, establece la propiedad Valor de la opción de todos los controles a un número que sea significativo para el campo al que está enlazado el marco de grupo. Cuando selecciona una opción de un grupo de opciones, Access establece el valor del campo al que está enlazado el grupo de opciones al valor de la propiedad de la opción seleccionada Valor de la opción.

El valor de un grupo de opciones solo puede ser un número, no texto. Access almacena este número en la tabla subyacente. Un grupo de opciones también puede establecerse en una expresión, o puede ser independiente. Puede utilizar un grupo de opciones independiente de un cuadro de diálogo personalizado para aceptar una entrada de usuario y a continuación realizar una acción basada en esa entrada.

Es una práctica estándar usar casillas para campos Sí/No y botones de opción o botones de alternancia para grupos de opciones. Sin embargo, esto solo es una sugerencia, y se pueden usar cualquiera de los tres controles para ambos fines.

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Crear un grupo de opciones

Puede crear rápidamente un grupo de opciones utilizando la opción Asistente de grupo. Antes de comenzar, decida si desea que el valor de la opción se almacene en una tabla. Si es así, debe tener un campo del tipo de datos Número designado para este propósito.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una tabla, consulte el artículo Insertar, agregar o crear un campo en una tabla.

  1. Para abrir el formulario o informe en la vista Diseño, haga clic en él con el botón secundario en el panel de navegación, y, a continuación, haga clic en Vista Diseño Imagen del botón .

  2. En la ficha Diseño, en el grupo controles, asegúrese de que Imagen del botón de Utilizar asistentes para controles está seleccionada. Imagen del botón

  3. En el mismo grupo, haga clic en Grupo de opciones Imagen del botón .

  4. En el formulario, haga clic en la ubicación en la que desee colocar el grupo de opciones.

  5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.

    Access coloca el grupo de opciones en el formulario.

Cambiar el nombre del grupo de opciones    Aunque no es necesario, es posible que desee cambiar el nombre del grupo de opciones por uno más significativo. Al hacerlo, no se cambia la etiqueta que se muestra junto al control, pero puede facilitar hacer referencia a él en expresiones o macros.

  1. Asegúrese de que el grupo de opciones está seleccionado haciendo clic en el marco del grupo.

  2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

  3. Escriba otro nombre en el cuadro de propiedades Nombre del grupo de opciones.

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Agregar una nueva opción a un grupo de opciones existente

Puede agregar nuevos controles de opción a un grupo de opciones según evolucionen sus necesidades. Puede crear un nuevo control en el grupo, o bien cortar un control existente desde cualquier otro lugar del formulario y pegarlo en el grupo.

  1. Para abrir el formulario o informe en la vista Diseño, haga clic en él con el botón secundario en el panel de navegación, y, a continuación, haga clic en Vista Diseño Imagen del botón .

  2. Haga clic en el marco del grupo de opciones para seleccionarlo y, a continuación, arrastre los controladores de tamaño del marco para hacer espacio para el nuevo control de opción.

  3. Siga uno de los siguientes procedimientos:

    • Crear un nuevo control en el grupo   

      1. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta que corresponda al tipo de control que desee agregar (Casilla Imagen del botón , Botón de opción Imagen del botón , o Botón de alternancia Imagen del botón ).

      2. Mueva el puntero de forma que se coloque dentro del marco del grupo de opciones. El marco cambia de color para indicar que el nuevo control pasará a formar parte del grupo de opciones.

      3. Haga clic para colocar el control en el grupo.

    • Mover un control existente al grupo   

      Arrastrar un control a un grupo de opciones no lo convierte en parte del grupo. Debe cortar y pegar el control en el grupo para que se convierta en una opción.

      1. Seleccione el control que desee desplazar al grupo de opciones.

      2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Cortar. Imagen del botón

      3. Seleccione el grupo de opciones haciendo clic en el marco que encierra el grupo.

      4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. Imagen del botón

        Access agrega el control al grupo

  4. Es probable que necesite mover el control y su etiqueta para que se alineen con los controles y etiquetas existentes.

  5. Seleccione el control que acaba de agregar y, a continuación, presione F4 para abrir la hoja de propiedades del control.

  6. Tenga en cuenta el valor de la propiedad Valor de la opción del control recién agregado. En función de sus necesidades, puede dejarla en el valor propuesto por Access, o puede cambiar a un valor diferente.

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