Usar un lector de pantalla para editar en coautoría los documentos de Word

Usar un lector de pantalla para editar en coautoría los documentos de Word

Símbolo de lectura en voz alta con la etiqueta de contenido del lector de pantalla. Este tema trata sobre el uso de un lector de pantalla con Office

Este artículo va dirigido a los usuarios que usan un programa de lector de pantalla con los productos de Office y forma parte del conjunto de contenido de accesibilidad de Office. Para obtener ayuda más general, consulte la página principal de soporte técnico de Office.

Use Word 2016 con el teclado y Narrador, el lector de pantalla integrado de Windows, para trabajar en colaboración en un documento en línea. Es posible usar tanto la coautoría normal como la coautoría en tiempo real. La segunda opción le permite ver los cambios de los demás en el instante en el que se realizan.

Notas: 

  • Las nuevas características de Office 365 se lanzan de forma progresiva para los suscriptores de Office 365, así que es posible que su aplicación todavía no las incluya. Para obtener más información sobre cómo obtener dichas características con antelación, consulte el artículo ¿Cuándo obtendré las funciones más recientes en Office 2016 para Office 365?.

  • Para obtener los métodos abreviados de teclado, vaya a Métodos abreviados de teclado de Microsoft Word para Windows.

  • En este artículo se considera que usa el lector de pantalla integrado de Windows, Narrador. Para obtener más información sobre cómo utilizar Narrador, consulte Introducción al Narrador.

  • En este artículo también se trata la funcionalidad de JAWS. Para obtener más información acerca de JAWS para Windows, consulte Guía de inicio rápido a JAWS para Windows.

  • En este artículo se considera que usa esta aplicación con un PC. Es posible que algunos gestos y la navegación sean diferentes en una tableta o un teléfono Windows.

  • En este tema, se asume que ya ha iniciado sesión en su cuenta Microsoft y que, por lo tanto, OneDrive está disponible.

Contenido

Guardar un documento en línea

Para poder trabajar en coautoría en un documento de Word 2016 con algún usuario más, primero deberá guardarlo en OneDrive o en SharePoint Online.

Guardar un documento en OneDrive

  1. Después de crear un documento que le gustaría compartir en Word 2016, pulse Alt+F para abrir el menú Archivo. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Información”. Con JAWS, oirá: “Vista Backstage, Archivo, pestaña Información”.

  2. Pulse H para abrir el menú Compartir. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Compartir”. Con JAWS, oirá: “Pestaña Compartir”.

  3. Pulse C para guardar el documento en la nube. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Guardar como”. Con JAWS, oirá: “Pestaña Guardar como”.

  4. Pulse K para guardar el documento en OneDrive. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña OneDrive – Personal”. Con JAWS, oirá: “Pestaña OneDrive – Personal”. Es posible que su nombre de cuenta de OneDrive sea diferente.

    • Si aún no ha guardado el documento de forma local o desea cambiarle el nombre de archivo, pulse la tecla Tab hasta que oiga: “Escriba el nombre del archivo aquí” o el nombre de archivo actual. Escriba el nombre que desee y, a continuación, pulse la tecla Tab hasta que escuche: “Botón Guardar”. Pulse la barra espaciadora para guardar el documento en OneDrive.

    • Si ya ha guardado el documento y desea usar el mismo nombre de archivo en OneDrive, simplemente pulse la tecla Tab hasta que oiga: “Botón Guardar”. A continuación, pulse la barra espaciadora para guardar el documento en OneDrive.

Guardar un documento en SharePoint

  1. Después de crear un documento que le gustaría compartir en Word 2016, pulse Alt+F para abrir el menú Archivo. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Información”. Con JAWS, oirá: “Vista Backstage, Archivo, pestaña Información”.

  2. Pulse H para abrir el menú Compartir. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Compartir”. Con JAWS, oirá: “Pestaña Compartir”.

  3. Pulse C para guardar el documento en la nube. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Guardar como”. Con JAWS, oirá: “Pestaña Guardar como”.

  4. Pulse S para guardar el documento en un sitio de SharePoint. Oirá: “Sitios” y, a continuación, el nombre del sitio.

  5. Pulse la tecla Tab y, a continuación, la tecla Entrar para abrir el cuadro de diálogo Guardar. El lector de pantalla le indicará el nombre de archivo actual o unas pocas palabras del principio del texto, si aún no ha guardado el archivo.

    • Si aún no ha guardado el documento de forma local o desea cambiarle el nombre de archivo, escriba el nombre que desee y, a continuación, pulse la tecla Tab hasta que oiga: “Todas las ubicaciones, botón de expansión”. Después, pulse la flecha derecha hasta oír la dirección de su sitio de SharePoint. Pulse la flecha abajo hasta oír el nombre de la biblioteca o área de trabajo que desee y, a continuación, pulse Entrar para guardar el documento.

    • Si ya ha guardado el documento y desea usar el mismo nombre de archivo en SharePoint, pulse la tecla Tab hasta que oiga: “Todas las ubicaciones, botón de expansión”. A continuación, pulse la flecha derecha hasta oír la dirección de su sitio de SharePoint. Pulse la flecha abajo hasta oír el nombre de la biblioteca o área de trabajo que desee y, después, pulse Entrar para guardar el documento.

Agregar una ubicación de almacenamiento en línea

OneDrive está disponible de inmediato al empezar a usar Word 2016, pero es posible que deba agregar manualmente un sitio de SharePoint antes de poderlo usar como ubicación de almacenamiento.

  1. En Word 2016, pulse Alt+F para abrir el menú Archivo. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Información”. Con JAWS, oirá: “Vista Backstage, Archivo, pestaña Información”.

  2. Pulse A para abrir el menú Guardar como. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Guardar como”. Con JAWS, oirá: “Pestaña Guardar como”.

  3. Pulse A para agregar una ubicación de almacenamiento. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Agregar un sitio”. Con JAWS, oirá: “Pestaña Agregar un sitio”.

  4. Pulse 1 para agregar un sitio de SharePoint.

  5. Cuando se le solicite, escriba la dirección de correo electrónico que usa con su sitio de SharePoint y, a continuación, pulse Entrar.

  6. Cuando se le solicite, escriba la contraseña y, a continuación, pulse Entrar.

El sitio está ahora disponible en el cuadro de diálogo Guardar como de Word_2016.

Compartir un documento con otros usuarios

Después de guardar un documento en línea, compártalo con los usuarios con los que desee colaborar.

  1. Pulse Alt+F para abrir el menú Archivo. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Información”. Con JAWS, oirá: “Vista Backstage, Archivo, pestaña Información”.

  2. Pulse H para abrir el menú Compartir. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Compartir”. Con JAWS, oirá: “Pestaña Compartir”.

  3. Pulse A para compartir el documento guardado con otros usuarios. Oirá el nombre del documento, seguido de “Escriba los nombres de las direcciones de correo electrónico” o simplemente “Fin de línea”. Con JAWS, oirá: “Panel Compartir, escriba los nombres de las direcciones de correo electrónico”. Escriba la dirección de correo electrónico del usuario con el que desee colaborar. Si hay más de una dirección, sepárelas con una coma.

  4. Pulse la tecla Tab hasta oír lo siguiente: “Conceda permisos para este documento”. Si, a continuación, oye: “Puede editar”, significa que los permisos ya están establecidos de forma correcta para la coautoría. Si no es así, pulse la barra espaciadora y use las teclas de dirección arriba y abajo para moverse por las opciones hasta oír: “Puede editar”. Después, pulse Entrar.

  5. Si desea escribir un mensaje breve para los coautores, pulse la tecla Tab hasta que escuche: “Incluir un mensaje (opcional)”. A continuación, escriba el mensaje.

  6. Pulse la tecla Tab hasta que escuche: “Botón Compartir” y, a continuación, pulse Entrar para enviar el correo electrónico de uso compartido a sus colaboradores.

Cambiar opciones de uso compartido

Puede elegir si desea compartir siempre los cambios con los coautores o si prefiere que se le pregunte cada vez que abra un documento en el que otro usuario comparta sus cambios.

  1. Pulse Alt+F para abrir el menú Archivo. Oirá: “Seleccionado, elemento de pestaña Información”. Con JAWS, oirá: “Vista Backstage, Archivo, pestaña Información”.

  2. Pulse la tecla T para abrir el menú Opciones. Oirá: “Ventana Opciones de Word, General, 1 de 10”. Con JAWS, oirá: “Opciones de Word”. Con JAWS, es posible que el foco no esté en la pestaña General. Para asegurarse de que se encuentra en la pestaña correcta, pulse la tecla de flecha arriba o abajo para moverse entre pestañas hasta que oiga: “General”.

  3. Pulse la tecla Tab hasta que escuche: “Al trabajar con otras personas, me gustaría compartir automáticamente los cambios”, seguido de la configuración actual. Si desea cambiar la configuración, pulse la barra espaciadora. A continuación, use la tecla de flecha arriba o abajo para moverse entre las opciones hasta que escuche: “Siempre” o “Preguntarme”, en función de su elección, y pulse Entrar.

  4. Para cerrar el menú Opciones, pulse la tecla Tab hasta que oiga: “Botón Aceptar” y, a continuación, pulse Entrar.

Esta configuración no afecta solo al documento en el que está trabajando sino a todos los que comparte.

Sugerencia: Si elige Nunca, no verá los cambios de nadie ni nadie verá los suyos.

Trabajar en colaboración en un documento compartido

Word 2016 ofrece dos tipos de coautoría: la coautoría normal y la coautoría en tiempo real. Ambas permiten que varios usuarios colaboren y trabajen juntos en los documentos. Pero existe una diferencia clave entre ellas:

  • En la coautoría normal, los usuarios trabajan simultáneamente en un documento sin bloquearse el acceso los unos a los otros. Los párrafos en los que otro usuario está trabajando aparecen bloqueados. Al guardar, pueden ver los cambios que el resto de los usuarios ha realizado desde la última vez que hayan guardado el documento.

  • En la coautoría en tiempo real, dos o más usuarios escriben al mismo tiempo y pueden ver automáticamente los cambios que realizan todos los usuarios en el texto a medida que los van aplicando. Si trabaja en coautoría con algún usuario que usa una versión que solo admite la coautoría normal, verá que el usuario está presente en el documento, pero no verá los cambios que realice hasta no guarde el documento.

Cuando use Word 2016 para trabajar con un documento compartido, no es necesario que cambie su forma de trabajar. Sus coautores pueden seguir simplemente el vínculo que envió y su documento se abrirá en su versión de Word o en Word Online. Si también usan Word Online o Word 2016 y han acordado compartir automáticamente los cambios, su trabajo se mostrará a medida que lo vayan realizando. Puede usar su lector de pantalla para leer el texto modificado sin tener que esperar a que los demás usuarios guarden el documento.

Anuncios del lector de pantalla

Al usar un lector de pantalla mientras colabora en un documento en Word 2016, oirá ciertos anuncios cuando se produzcan determinados eventos:

  • Si oye “Cambio sin sincronizar”, significa que un autor está editando un párrafo (con la coautoría normal), pero aún no ha guardado los cambios. El área está bloqueada para el coautor.

  • Si oye “Cambio con la edición bloqueada”, significa que otro autor ha bloqueado esa área, normalmente un párrafo, y que no puede editarla.

  • Si oye “Cambio externo”, significa que un autor acaba de guardar el documento y que el coautor ha agregado nuevo contenido. En la coautoría normal, el área se resalta en verde para los usuarios con visión reducida.

  • Si oye “Cambio en conflicto”, significa que un autor tiene un párrafo que entra en conflicto con un cambio que ha realizado el coautor. Esta área se resalta en rojo para los usuarios con visión reducida.

  • Si oye “Autor”, significa que un autor se encuentra actualmente en ese párrafo (con la coautoría en tiempo real). Esto ayuda a que el coautor evite crear un conflicto al editar la misma área.

Sugerencia: Cuando empiece a trabajar en un documento con otros usuarios, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le preguntará qué tipo de experiencia de coautoría desea. Pulse F6 para desplazarse al cuadro de diálogo.

Vea también

Usar un lector de pantalla para agregar, leer y eliminar comentarios en Word

Usar un lector de pantalla para alinear texto y párrafos en Word

Métodos abreviados de teclado de Microsoft Word para Windows

Tareas básicas al usar un lector de pantalla con Word

Configurar el dispositivo para que funcione con características de accesibilidad en Office 365

Obtener información sobre cómo navegar en Word con características accesibles

Use Word para Mac con su teclado y VoiceOver, el lector de pantalla integrado de Mac OS, para trabajar de forma conjunta en un documento en línea.

Notas: 

Contenido

Guardar un documento en línea

Para poder trabajar en coautoría en un documento de Word para Mac con algún usuario más, primero deberá guardar el archivo en OneDrive o en SharePoint Online.

Guardar un documento en OneDrive

  1. Después de crear un documento que le gustaría compartir en Word para Mac, pulse Comando+Mayús+S. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

    Nota: Asegúrese de que ha iniciado sesión en OneDrive.

  2. Escriba el nombre del documento y, a continuación, pulse la tecla Tab hasta que escuche: “Botón de Ubicaciones en línea”.

  3. Pulse Control+Opción+Barra espaciadora. Escuchará el nombre del documento.

  4. Pulse la tecla Tab hasta que oiga: “Lugares, tabla, <nombre de la primera ubicación de almacenamiento en línea>, seleccionado”.

  5. Presione Control+Opción+Flecha abajo hasta que oiga “OneDrive, <nombre de la cuenta de OneDrive>” y, a continuación, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

  6. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Botón predeterminado Guardar” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora. El foco volverá a la ventana de edición del documento.

Guardar un documento en SharePoint

  1. Después de crear un documento que le gustaría compartir en Word para Mac, pulse Comando+Mayús+S. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

    Nota: Asegúrese de que ha iniciado sesión en SharePoint.

  2. Escriba el nombre del documento y, a continuación, pulse la tecla Tab hasta que escuche: “Botón de Ubicaciones en línea”.

  3. Pulse Control+Opción+Barra espaciadora. Escuchará el nombre del documento.

  4. Pulse la tecla Tab hasta que oiga: “Lugares, tabla, <nombre de la primera ubicación de almacenamiento en línea>, seleccionado”.

  5. Presione Control+Opción+Flecha abajo hasta que oiga “SharePoint Online, <nombre de la cuenta de SharePoint>” y, a continuación, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

  6. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Botón predeterminado Guardar” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora. El foco volverá a la ventana de edición del documento.

Agregar una ubicación de almacenamiento en línea

OneDrive está disponible de inmediato al empezar a usar Word para Mac, pero es posible que deba agregar manualmente un sitio de SharePoint antes de poderlo usar como ubicación de almacenamiento.

  1. Presione Comando+Mayús+S. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

  2. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Botón Ubicaciones en línea” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora.

  3. Pulse la tecla Tab hasta que oiga: “Botón Agregar un sitio”. Pulse Control+Opción+Barra espaciadora.

  4. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Botón SharePoint” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora.

  5. Escriba o pegue la dirección URL de la carpeta de SharePoint y, a continuación, presione la tecla Tab hasta que oiga: “Botón Siguiente”.

  6. Pulse Control+Opción+Barra espaciadora. Cuando se le solicite, escriba la dirección de correo electrónico que usa con su sitio de SharePoint y, a continuación, pulse la barra espaciadora.

  7. Cuando se le solicite, escriba la contraseña y, a continuación, pulse la barra espaciadora.

El sitio está ahora disponible en el cuadro de diálogo Guardar como de WordforMac.

Compartir un documento con otros usuarios

Después de guardar un documento en línea, compártalo con los usuarios con los que desee colaborar.

Invitar a otros usuarios a colaborar

Puede invitar a otros usuarios para que trabajen con usted en un documento. Envíe un correo electrónico de invitación de colaboración directamente desde Word para Mac con un vínculo al documento.

  1. Presione Control+Opción+M. Escuchará lo siguiente: “Barra de menús de Apple”.

  2. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Archivo” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora.

  3. Presione Control+Opción+Flecha abajo hasta que oiga “Compartir” y, después, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

  4. Escuchará “Puntos suspensivos de Invitar a personas” y, a continuación, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

  5. Escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que desee colaborar. Si hay más de una dirección, sepárelas con una coma.

  6. Si desea escribir un mensaje para el destinatario, presione la tecla Tab hasta que oiga “Incluir un mensaje” y, a continuación, escriba el texto.

  7. Pulse la tecla Tab hasta que oiga: “Puede editar, activado, casilla de verificación”. Si no desea que su colaborador pueda editar el documento, presione la barra espaciadora.

  8. Pulse la tecla Tab hasta oír “Botón Compartir” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora para enviar el correo electrónico de uso compartido a sus colaboradores.

Compartir un vínculo al documento

Puede copiar el vínculo al documento y pegarlo en otro archivo compartido, como en una presentación de PowerPoint.

  1. Presione Control+Opción+M. Escuchará lo siguiente: “Barra de menús de Apple”.

  2. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Archivo” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora.

  3. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga “Compartir” y, después, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

  4. Presione Control+Opción+Flecha abajo hasta que oiga “Copiar vínculo” y, después, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

  5. Pegue el vínculo, por ejemplo, en otro archivo compartido.

Trabajar en colaboración en un documento compartido

Cuando use Word para Mac para trabajar con un documento compartido, no es necesario que cambie su forma de trabajar. Sus coautores pueden seguir simplemente el vínculo que envió y su documento se abrirá en su versión de Word o en Word Online.

Para actualizar el documento con las actualizaciones realizadas por otros autores, presione Comando+S.

Extraer un documento del repositorio

Si desea bloquear un documento para que nadie más pueda actualizarlo, puede extraer el archivo del repositorio. Cuando extrae un archivo del repositorio, otras personas no pueden actualizarlo o ver las modificaciones que ha hecho hasta que haya guardado e insertado el documento en el repositorio.

  1. Con el documento abierto, presione Control+Opción+M. Escuchará lo siguiente: “Barra de menús de Apple”.

  2. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Archivo” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora.

  3. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga “Extraer del repositorio” y, después, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

  4. Edite el documento y, cuando haya terminado, presione Control+Opción+M.

  5. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Archivo” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora.

  6. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga “Insertar en el repositorio” y, después, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

  7. Escuchará lo siguiente: “Comentarios de la versión”. Escriba una breve descripción de sus actualizaciones. Cuando haya terminado, pulse Tab hasta que escuche “Insertar en el repositorio” y pulse Control+Option+Spacebar.

Bloquear a otros autores

Puede impedir que otros autores cambien secciones determinadas del documento.

  1. En el documento, seleccione la sección que no desea que otros usuarios editen.

  2. Presione Control+Opción+M. Escuchará lo siguiente: “Barra de menús de Apple”.

  3. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Herramientas” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora.

  4. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga “Bloquear a autores” y, después, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

  5. Para desbloquear a autores, presione Control+Opción+M.

  6. Pulse la tecla Tab hasta que escuche “Herramientas” y, a continuación, pulse Control+Opción+Barra espaciadora.

  7. Presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga “Desbloquear todas mis áreas bloqueadas” y, después, presione Control+Opción+Barra espaciadora.

Vea también

Usar un lector de pantalla para alinear texto y párrafos en Word

Métodos abreviados de teclado de Word para Mac

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