Usar un lector de pantalla para crear una consulta en bases de datos de escritorio de Access

Puede usar un lector de pantalla y un teclado para crear una consulta en Access. Las consultas hacen que sea más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. También resultan útiles cuando se quiere encontrar rápidamente datos específicos, calcular o resumir datos, o automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar periódicamente los datos más actualizados.

Nota: En este tema se asume que los usuarios de JAWS han desactivado la característica Menú de cinta virtual.

Contenido

Tipos de consultas

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren presentar mediante un formulario o informe suelen encontrarse en varias tablas. Una consulta extrae la información de varias tablas y la ensambla para su presentación en un formulario o informe. Existen dos tipos principales de consultas, consulta de selección y consulta de acciones. El tipo de consulta que se crea depende de la tarea que se quiera realizar.

Una consulta de selección es una solicitud de resultados de datos. Las consultas de selección ayudan a obtener solo los datos que se necesitan en una vista Hoja de datos. Use una consulta de selección para:

  • Revisar solo los datos de determinados campos de una tabla

  • Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez

  • Revisar los datos en función de determinados criterios

  • Hacer cálculos

  • Combine datos de distintas tablas.

Por ejemplo, si una tabla de productos tiene varios campos (columnas), puede crear una consulta de selección para obtener una vista despejada que se centra en solo los campos (columnas) que necesita. También puede agregar criterios para filtrar el número de filas que se devuelven, para que, por ejemplo, solo se devuelvan las filas que contienen productos que cuestan más de 10,00 dólares.

Una consulta de acciones es una solicitud de acción en los datos. Use una consulta de acciones para agregar, cambiar o eliminar datos de la base de datos. Cada tarea, como la adición o eliminación de datos, tiene un tipo específico de consulta de acciones.

Crear una consulta de selección

Puede crear una consulta de selección con el Asistente para consultas o el Diseñador de consultas. Si quiere ejecutar una consulta sencilla, use el Asistente para consultas. Si quiere agregar criterios a la consulta, use el Diseñador de consultas.

Usar el Asistente para consultas

  1. Presione Alt+C, Q+Z. Se abrirá la ventana Nueva consulta, con el Asistente para consultas sencillas seleccionado.

    Sugerencias: 

    • Si aún no ha guardado la tabla en la que quiere crear una consulta, se le pedirá que lo haga antes de que se abra el Asistente para consultas.

    • También puede usar el Asistente para consultas para crear otros tipos de consultas: Consulta de tabla de referencias cruzadas, Consulta de buscar duplicados (para buscar registros con valores de campo duplicados en una sola tabla) y Consulta de buscar no coincidentes (para buscar registros [filas] en una tabla que no tiene registros relacionados en otra tabla).

  2. Presione Entrar. Se abrirá la ventana Consulta sencilla, con el foco en el cuadro de lista Campos disponibles.

  3. Para ir al cuadro combinado de edición Tablas/Consultas, presione Alt+T o Mayús+Tab.

  4. Para abrir una lista desplegable, presione Alt+tecla de dirección abajo. En la lista desplegable, use las teclas de dirección arriba o abajo para seleccionar la tabla en la que quiere ejecutar la consulta.

  5. Para ir al cuadro de lista Campos disponibles, presione la tecla Tab. Para seleccionar el campo en el que quiere ejecutar la consulta, use la tecla de dirección abajo.

  6. Para agregar el campo a la consulta, presione ALT+S. El foco se desplaza al cuadro de lista Campos seleccionados.

  7. Presione la tecla Tab. Cuando oiga "Botón Mayor que", presione Entrar. Si quiere agregar todos los campos, presione Alt+S, use la tecla Tab hasta que oiga "Botón de doble flecha derecha" y presione Entrar.

    Para agregar otras tablas a la consulta, presione ALT+T. El foco se desplaza al campo de edición Tablas/Consultas. Repita los pasos del 4 al 7 según sea necesario.

  8. Cuando termine de especificar todas las tablas y campos, presione Alt+N para ir a la página siguiente del asistente.

    Sugerencia: Según la información que especifique, es posible que las páginas siguientes del asistente varíen. Por ejemplo, puede que se le pida que seleccione una versión de detalle o de resumen de la consulta. Realice la selección y, para ir a la página siguiente del asistente, presione Alt+N.

  9. Cuando se desplace a otra página del asistente y oiga "¿Qué título desea asignar a la consulta?, presione Mayús+Tab. El foco se desplaza al campo de edición Título. Escriba un nombre.

  10. Vea, modifique y guarde la consulta.

    • Para guardar la consulta y abrirla para ver la información, presione Alt+O, Entrar. Para cerrar la consulta, presione F6.

    • Para guardar la consulta y salir del asistente sin ver los resultados de la consulta, presione Alt+F. Cuando el asistente se cierra, la consulta aparece en una nueva pestaña, con el foco en la primera celda.

    • Para modificar el diseño de la consulta, presione Alt+M, Entrar. Se abrirá la consulta en la vista Diseño.

Usar el Diseñador de consultas

  1. Presione Alt+C, Q+D. Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla con la pestaña Tablas seleccionada y oirá "Cuadro de diálogo Mos+trar tabla".

  2. En el cuadro Mostrar tabla, para seleccionar una tabla y agregarla a la consulta, use la tecla de dirección abajo y luego presione Alt+A. La tabla se pega en el área de trabajo, encima de la cuadrícula de diseño.

  3. Para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla, presione Alt+C.

  4. El foco se encuentra en la cuadrícula de diseño, en el cuadro de edición Fila de campos. Oirá "Diseño, Autonumeración, Tipo y texto" (en el Narrador, oirá "Acceso, Fila 1, Columna 1"). Para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, presione Alt+tecla de dirección abajo. Se abrirá una lista desplegable de campos disponibles.

  5. Para ir a la lista desplegable, presione Ctrl+tecla de dirección arriba. (En el Narrador, el foco se desplaza automáticamente a la lista desplegable).

  6. Para seleccionar un campo de la lista desplegable, use la tecla de dirección abajo y luego presione Entrar. El campo seleccionado aparecerá en la columna. El foco se desplaza automáticamente a la columna siguiente.

  7. Para agregar otro campo a la consulta, repita los pasos del 4 al 6.

  8. Para agregar un criterio a un campo:

    1. En la columna del campo al que quiera agregar un criterio, presione la tecla de dirección abajo hasta que oiga "Criterios" (en el Narrador, oirá "Fila 11, Columna 1").

    2. Especifique un criterio. Por ejemplo, para un campo de precio en una tabla de productos, puede escribir >=10 para mostrar una lista de productos con un precio mayor o igual a 10,00 $.

  9. Para ver los resultados de la consulta, presione Alt, J+Q y después G.

  10. Para guardar la consulta, presione Ctrl+G. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la consulta y presione Entrar.

Nota: Puede usar el Diseñador de consultas para revisar simultáneamente datos de varias tablas relacionadas. Por ejemplo, si tiene una base de datos con una tabla de clientes y una tabla de pedidos, y cada tabla tiene un campo Id. de cliente, que es la base de una relación uno a varios entre las dos tablas, puede crear una consulta que devuelva los pedidos de clientes de una ciudad determinada. Para crear una consulta que revise simultáneamente los datos de varias tablas, use el procedimiento indicado aquí, pero repita los pasos del 2 al 8 para agregar más tablas, campos y criterios a la consulta.

Crear una consulta de parámetros

Si ejecuta variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

  1. En el panel de navegación, seleccione la consulta en la que quiere basar la consulta de parámetros.

  2. Presione la tecla de aplicaciones (suele encontrarse en la sección inferior derecha del teclado) o Mayús+F10. Se abrirá un menú contextual y oirá "Abrir, O".

  3. Presione D. La consulta se abrirá en la vista Diseño, con el foco en la primera fila del primer campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.

  4. Para ir al campo que quiere modificar, use la tecla de dirección derecha.

  5. Para ir a la fila Criterios, presione la tecla de dirección abajo hasta que oiga "Criterios" (en el Narrador, oirá "Fila 11, Columna 1").

  6. En la celda, elimine cualquier información existente y escriba una cadena de parámetro. Por ejemplo, si quiere crear una consulta de parámetros en una consulta para buscar los clientes de Nueva York, elimine "Nueva York" y escriba [¿Qué ciudad?]. No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamación (!) como texto en la petición de datos del parámetro.

    La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de datos del parámetro. Los corchetes indican que quiere que la consulta pida información y el texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la petición de datos del parámetro.

  7. Para ejecutar la consulta, presione Alt, J+Q y después G. Se abrirá la ventana Introduzca el valor del parámetro, con el foco en el campo de edición. Escriba un valor, por ejemplo, Nueva York.

  8. Use la tecla Tab para ir al botón Aceptar y presione Entrar. En este ejemplo, aparecerán los pedidos de clientes de Nueva York.

Especificar los tipos de datos de los parámetros

También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.

Nota: Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta:

  1. Abra la consulta de parámetros. Para cambiar a la vista Diseño, presione Alt+U, W y después D. Se abrirá la cuadrícula de diseño.

  2. Presione Alt, J+Q y después S+P. Se abrirá el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, con el foco en la columna Parámetro.

  3. Escriba la petición de datos para cada parámetro cuyo tipo de datos desea especificar. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la petición de datos que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de consulta. Por ejemplo, si especificó [¿Qué ciudad?], tendría que escribir esa misma petición de datos en el cuadro de diálogo Parámetros de consulta.

  4. Para ir a la columna Tipo de datos, presione la tecla Tab.

  5. Para abrir una lista desplegable, presione Alt+tecla de dirección abajo.

  6. Para seleccionar el tipo de datos para un parámetro, use la tecla de dirección abajo.

  7. Para guardar y salir del cuadro de diálogo, presione Entrar.

Más información sobre cómo usar parámetros para pedir información al ejecutar una consulta.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Cuando quiera reestructurar los datos de resumen para facilitar su lectura y comprensión, use una consulta de tabla de referencias cruzadas. Las consultas de tabla de referencias cruzadas calculan una función suma, promedio u otra función de agregado, y luego agrupan los resultados en dos conjuntos de valores: uno en un lado de la hoja de datos y el otro en la parte superior. Puede usar al Asistente para consultas si desea crear rápidamente una consulta de tabla de referencias cruzadas.

El Asistente para consultas de referencias cruzadas le hace elegir una sola tabla o consulta como origen de registros para la consulta. Si una única tabla no tiene todos los datos que desea incluir en la consulta, comience por crear una consulta de selección que devuelva los datos que quiera.

  1. Presione Alt+C, Q+Z. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva consulta, con el Asistente para consultas sencillas seleccionado.

    Sugerencia: Si aún no ha guardado la tabla en la que quiere crear una consulta, se le pedirá que lo haga antes de que se abra el Asistente para consultas.

  2. Presione la tecla de dirección abajo. Oirá "Asistente para consultas de referencias cruzadas".

  3. Presione Entrar o Alt+N. Se abrirá el Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas, con el botón de radio Tablas seleccionado y el foco en el cuadro de lista de tablas.

  4. Seleccione los objetos que quiera usar para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas:

    • Use la tecla de dirección abajo para seleccionar una tabla.

    • Presione Alt+Q para seleccionar una consulta. Cuando oiga "Botón de radio Consultas activado", presione Mayús+Tab para ir al cuadro de lista y, luego, use la tecla de dirección abajo para seleccionar una consulta.

    • Presione Alt+O para seleccionar las tablas y las consultas. Cuando oiga "Botón de radio Ambas activado", presione Mayús+Tab para ir al cuadro de lista y, luego, use la tecla de dirección abajo para seleccionar las tablas y consultas que quiera.

  5. Presione Entrar o Alt+N para ir a la página siguiente.

  6. Se abrirá la página siguiente con el foco en el cuadro de lista Campos disponibles. Presione la tecla de dirección abajo para seleccionar el campo que contiene los valores que quiera usar como encabezados de fila.

  7. Presione la tecla Tab y luego Entrar para agregar el campo seleccionado. Repita este procedimiento para cada campo que quiera agregar.

    Sugerencias: 

    • Puede seleccionar hasta tres campos para los orígenes de encabezados de fila, pero cuantos menos encabezados de fila use, más fácil será de leer la hoja de datos de tabla de referencias cruzadas.

    • Si elige más de un campo para los encabezados de fila, el orden en que elija los campos determinará el orden predeterminado en el que se ordenarán los resultados.

  8. Presione Entrar o Alt+N para ir a la página siguiente del asistente.

  9. En la página siguiente, presione la tecla de dirección abajo para seleccionar el campo que contiene los valores que quiera usar como encabezados de columna.

    Sugerencia: En general, debe elegir un campo que contenga pocos valores para facilitar la lectura de los resultados. Por ejemplo, puede ser preferible usar un campo que solo tenga algunos valores posibles (por ejemplo, sexo) que usar un campo que pueda contener muchos valores diferentes (por ejemplo, edad).

  10. Si el campo que elige para los encabezados de columna tiene un tipo de datos de fecha y hora, el asistente agregará un paso que le permitirá especificar cómo agrupar las fechas por intervalos. Puede especificar Año, Trimestre, Mes, Fecha, o Fecha y hora. Si no elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, el asistente omitirá esta página.

  11. Presione Entrar o Alt+N para ir a la página siguiente. Cuando la página se abra, el primer campo estará seleccionado en el cuadro de lista Campos y el foco estará en el cuadro de lista Funciones.

  12. Para ir al cuadro de lista de campos y seleccionar otro campo, presione Mayús+Tab. Oirá "Campos, dos puntos, cuadro de lista" y el nombre del primer campo. (En el Narrador, oirá "Campos, seleccionado").

  13. Use la tecla de dirección abajo para seleccionar un campo.

  14. Para ir al cuadro de lista Funciones, presione la tecla Tab. Oirá "Funciones, dos puntos, cuadro de lista" y el nombre de la primera función. (En el Narrador, oirá "Funciones, seleccionado").

  15. Si desea seleccionar una función para calcular valores de resumen, use la tecla de dirección abajo. El tipo de datos del campo seleccionado determina las funciones que están disponibles.

  16. Cuando termine de realizar la selección, use la tecla Tab para ir a la casilla Sí, incluir sumas de filas. y activarla o desactivarla.

    Si incluye sumas de fila, la consulta de tabla de referencias cruzadas tendrá un encabezado de fila adicional que usa el mismo campo y función que el valor del campo. Al incluir una suma de fila se inserta una columna adicional que resume las demás columnas. Por ejemplo, si la consulta calcula el promedio de edad por ubicación y sexo (con encabezados de columna de sexo), la columna adicional calcula el promedio de edad por ubicación para todos los sexos.

    Sugerencia: Puede cambiar la función que se usa para producir sumas de fila si edita la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño.

  17. Presione Entrar o Alt+N para ir a la página siguiente del asistente.

  18. En la página siguiente, para asignarle un nombre a la consulta, presione Mayús+Tab y escriba un nombre. El nombre predeterminado contiene el sufijo "_crosstab".

  19. Ver, modificar y guardar la consulta.

    • Para ver la consulta de tabla de referencias cruzadas, presione Entrar.

    • Para modificar el diseño de la consulta, presione Alt+M, Entrar.

    • Para guardar la consulta y salir del asistente, presione Alt+F.

Crear una consulta de eliminación

Cuando quiera quitar simultáneamente registros (filas) completos de una tabla o de dos tablas relacionadas, utilice una consulta de eliminación. Las consultas de eliminación resultan útiles porque le permiten especificar criterios para encontrar y eliminar los datos rápidamente. También pueden ahorrarle tiempo, porque podrá reutilizar una consulta guardada.

Notas: 

  • Antes eliminar ningún dato o ejecutar una consulta de eliminación, asegúrese de que tiene una copia de seguridad de la base de datos de escritorio de Access. Una consulta de eliminación le ofrece la posibilidad de revisar las filas que se van a eliminar antes de eliminarlas.

  • Si solo desea eliminar solo cuantos registros, no es necesario que haga una consulta. Basta con que abra la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos (columnas) o los registros (filas) que desea eliminar y, luego, presione Supr. Se le pedirá que confirme la eliminación permanente.

Crear una consulta de eliminación

  1. Presione Alt+C, Q+D. Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  2. Use la tecla de dirección abajo para seleccionar una tabla. Presione Alt+A. Repita este procedimiento para cada tabla en la que quiera eliminar registros.

  3. Para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla, presione Alt+C. La tabla aparecerá como una ventana en la sección superior izquierda de la cuadrícula de diseño de consulta, con todos los campos.

  4. Presione Alt, J+Q y después X. Se abrirá la cuadrícula de diseño con el foco en el primer campo. En la cuadrícula de diseño, las filas Ordenar y Mostrar ya no están disponibles. Ahora está disponible la fila Eliminar.

  5. Cuando oiga "Autonumeración, Fila 1, Tipo y texto", presione Alt+de tecla de dirección abajo para abrir la lista desplegable.

  6. Para eliminar todas las filas vacías de la tabla o el campo:

    1. Use la tecla de dirección abajo para seleccionar un campo de la lista desplegable y luego presione Entrar. El foco se desplaza a la columna siguiente.

    2. Para ir a la columna anterior, presione la tecla de dirección izquierda.

    3. Presione la tecla de dirección abajo para ir a la fila Eliminar. Cuando oiga "Eliminar dos puntos (:)", presione Alt+tecla de dirección abajo para abrir una lista desplegable.

    4. Para seleccionar "Dónde", presione la tecla de dirección arriba y, luego, Entrar. El foco se desplaza a la columna siguiente.

    5. Para ir a la columna anterior, presione la tecla de dirección izquierda.

    6. Presione la tecla de dirección abajo para ir a la fila Criterios.

    7. Cuando oiga "Criterios" o "Fila 11, Columna 1", escriba Es Nulo.

  7. Para usar criterios específicos en una consulta de eliminación:

    1. a. Use la tecla de dirección abajo para seleccionar el campo con los criterios que quiere usar para la eliminación y presione Entrar.

    2. b. Presione la tecla de dirección abajo para ir a la fila Eliminar. Presione Alt+tecla de dirección abajo y después, para seleccionar "Dónde", presione la tecla de dirección abajo y luego Entrar. El foco se desplaza a la columna siguiente.

    3. c. Para ir a la columna anterior, presione la tecla de dirección izquierda.

    4. d. Presione la tecla de dirección abajo para ir a la fila Criterios.

    5. e. Especifique los criterios. Para obtener un ejemplo de lista de criterios de consultas, vea Crear y ejecutar una consulta de eliminación.

    6. f. Para ir a la fila Mostrar, presione la tecla de dirección arriba.

    7. g. Desactive la casilla Mostrar para cada criterio.

  8. Para comprobar que la consulta devuelve los registros que quiere eliminar, presione Alt+U, W y después H.

  9. Para ejecutar la consulta:

    1. Presione Ctrl+H, W y después D para cambiar a la vista Diseño.

    2. En la vista Diseño, presione Alt, J+Q y después G. Se abrirá una ventana de confirmación que le pedirá que confirme la eliminación de x número de filas.

    3. Presione Entrar para eliminar las filas.

  10. Para guardar la consulta, presione Ctrl+G. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre y presione Entrar.

Hacer copia de seguridad del correo electrónico

  1. Presione Alt+F, A. Se abrirá la página Guardar como, con la opción Guardar base de datos como seleccionada.

  2. Para realizar una copia de la base de datos, presione B, Entrar. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, con el cuadro de edición Nombre de archivo seleccionado. Si quiere, escriba otro nombre para la base de datos y luego presione Entrar.

Si usa un archivo de solo lectura o de una base de datos creada en una versión anterior de Access, podría obtener un mensaje que indique que no es posible crear una copia de seguridad de la base de datos.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre, de modo que se pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, después, ábrala con el nombre cambiado en Access.

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