Usar un lector de pantalla para crear tablas en bases de datos de escritorio de Access

Puede usar un lector de pantalla y métodos abreviados de teclado para agregar tablas a una base de datos de escritorio de Access.

Nota En este tema se asume que los usuarios de JAWS han desactivado la característica Menú de cinta virtual.

Contenido

Información general

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos, porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Antes de crear tablas, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si necesita ayuda para planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Una base de datos relacional, como Access, normalmente tiene varias tablas conectadas de forma lógica. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas), campos (columnas) y valores de campo (celdas) para cada registro.

  • Un registro (fila) contiene datos específicos, como información sobre un determinado empleado o un producto.

  • Un campo (columna) contiene datos sobre un aspecto del tema de la tabla, como el nombre, la dirección de correo electrónico o el precio.

  • Un valor de campo (celda) de un registro contiene diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Aunque cada tabla almacena datos sobre un tema específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre temas relacionados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:

  • Una tabla Clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

  • Una tabla Productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.

  • Una tabla Pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen un campo común. Para obtener información sobre cómo crear relaciones entre tablas en una base de datos de escritorio de Access, consulte Crear, modificar o eliminar una relación.

Agregación de una tabla

  1. Abra una base de datos nueva o existente.

    Sugerencia Puede que el lector de pantalla no inicie la lectura hasta que se abra una tabla. Si abre una base de datos existente sin tablas abiertas, presione ENTRAR. Se abre la tabla superior en el panel de navegación.

  2. Presione Alt+C, T+N. Se agrega una nueva tabla y escucha "Saliendo de la barra de menús, tabla X". (En Narrador, escucha "Tabla X"). El foco en la primera celda del segundo campo. (El nombre predeterminado del primer campo es Id.).

  3. Escriba datos en la tabla o péguelos de otro origen, como un libro de Excel. Cuando escriba un valor de campo en el nuevo campo y pase al siguiente valor de campo, Access denomina el campo Campo X de forma automática.

  4. Para cambiar el nombre de un encabezado de campo (columna) de la tabla:

    1. Para seleccionar el campo, sitúe el foco en el campo y presione Ctrl+barra espaciadora.

    2. Para abrir un menú contextual, presione la tecla de aplicación (suele encontrarse en la sección inferior derecha del teclado) o Mayús+F10.

    3. Presione N. El foco se desplaza al encabezado de campo y escucha "Saliendo de los menús, hoja de datos, fila X", el nombre del campo y "Escribir y texto". Escriba un nombre nuevo para el campo.

    Sugerencia Los nombres descriptivos le ayudan a saber qué contiene cada campo sin ver el contenido, por ejemplo, Nombre del producto o Precio.

  5. Para agregar un campo (columna) a la tabla:

    1. Para desplazarse al primer registro de la tabla, presione Ctrl+Inicio.

    2. Para ir al último registro del último campo de la tabla, presione Ctrl+Fin.

    3. Para ir a un nuevo campo, presione la tecla de dirección derecha.

    4. Para ir al primer registro del nuevo campo, presione Ctrl+Flecha arriba.

    5. Escriba los datos. Al pasar a otra celda, se agrega el nuevo campo con el nombre predeterminado Campo X.

Guardar una tabla

Después de crear una tabla o modificar una tabla existente, debe guardarla.

  1. Para guardar una tabla, presione Ctrl+G o Alt+F, S o ALT+H, K+S.

    Al guardar una tabla la primera vez, se abre el cuadro de diálogo Guardar como y escucha "Guardar como, nombre de la tabla, dos puntos, editar, escribir y texto" y el nombre de la tabla.

    Sugerencias

    • Si intenta cerrar una tabla antes de guardarla, aparecerá un cuadro de diálogo de forma automática y escuchará "¿Quiere guardar los cambios en el diseño de la tabla Tabla X?" El foco estará en el botón . Para guardar la tabla, presione Entrar.

    • Al guardar los cambios en una tabla existente, a la tabla se le asigna el nombre que le ha dado previamente. Para cambiar el nombre de la tabla al guardarla, presione F12. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como y puede escribir un nombre nuevo.

  2. En el cuadro de texto, escriba un nombre para la tabla. Al guardar una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa los datos que contiene. Por ejemplo, puede denominar una tabla Clientes, Inventario de piezas o Productos. Access le ofrece una gran flexibilidad respecto a los nombres para tablas de aplicaciones web, pero hay algunas restricciones:

    • El nombre de una tabla puede tener hasta 64 caracteres.

    • Puede incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto un punto (.), signo de exclamación (!), corchetes ([]), un espacio inicial, un signo igual inicial (=), o caracteres no imprimibles como retornos de carro. El nombre no puede contener ninguno de los siguientes caracteres: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

    • El nombre no puede contener ninguno de los siguientes caracteres: ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

    Sugerencia Decídase por una convención de nomenclatura para los objetos de la base de datos y úselo regularmente.

  3. Presione Entrar.

Cambiar el nombre de una tabla

Nota No puede cambiar el nombre de una tabla cuando está abierta. Para cerrar una tabla activa, presione F6 o CTRL+R. El foco se desplaza al panel de navegación, en la tabla que ha cerrado.

  1. En el panel de navegación, para seleccionar la tabla a la que le quiera cambiar el nombre, use la tecla de flecha abajo.

    Sugerencia Para obtener acceso a las tablas del panel de navegación, puede que tenga que presionar la tecla TAB.

  2. Para abrir un menú contextual, presione la tecla de aplicación (suele encontrarse en la sección inferior derecha del teclado) o Mayús+F10.

  3. En el menú contextual, presione M dos veces y, después, presione ENTRAR. Escuchará "Saliendo de los menús, cuadro de texto Cambiar nombre, Editar". (En Narrador, escuchará "Cuadro de texto Cambiar nombre" y el nombre actual).

  4. En el cuadro de texto, escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.

Eliminar una tabla

  1. En la vista Hoja de datos, cierre todas las tablas. El foco cambia al panel de navegación. Para seleccionar la tabla que quiera eliminar, use la tecla de flecha abajo.

  2. Presione Suprimir. Se abrirá una ventana en la que se le pide que confirme la eliminación y escuchará "¿Quiere eliminar la tabla X?" (En Narrador, escuchará "Diálogo de Microsoft Access, botón Sí”). El foco está en el botón .

  3. Para eliminar la tabla, presione Entrar.

Nota Si se encuentra en la vista Diseño, para cambiar a la vista Hoja de datos, presione Alt, J+ D, W y, después, H. Para cambiar a la vista Diseño cuando se encuentra en la vista Hoja de datos, presione Alt+H, J y, luego, D.

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