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Usar un flujo de trabajo con tres estados

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El flujo de trabajo con tres estados se ha diseñado para realizar un seguimiento del estado de un elemento de la lista mediante tres estados (fases). Se puede utilizar para administrar los procesos empresariales que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento de un gran volumen de asuntos o elementos, como asuntos de servicio de atención al cliente, potenciales ventas o tareas de proyectos.

En este artí­culo

¿Cómo funciona el flujo de trabajo de tres Estados?

Configurar una lista para usar con un flujo de trabajo de tres Estados

Agregar un flujo de trabajo de tres Estados a una lista

Iniciar un flujo de trabajo de tres estados en un elemento

Completar una tarea de flujo de trabajo en un flujo de trabajo de tres Estados

¿Cómo actúa el flujo de trabajo con tres estados?

El flujo de trabajo con tres estados apoya a los procesos empresariales que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento del estado de un asunto o elemento mediante tres estados distintos y dos transiciones entre estados. Con cada transición entre estados, el flujo de trabajo asigna una tarea a una persona y envía a dicha persona una alerta de correo electrónico acerca de la tarea. Una vez que se ha completado esta tarea, el flujo de trabajo actualiza el estado del elemento y continúa con el siguiente estado. El flujo de trabajo con tres estados se ha diseñado para trabajar con la plantilla de lista Seguimiento de asuntos, pero se puede utilizar con cualquier lista que se haya configurado para contener una columna Opción con tres o más valores. Los valores en esta columna Opción actúan como los estados para los que el flujo de trabajo realiza un seguimiento.

El flujo de trabajo con tres estados se puede utilizar para administrar los procesos empresariales que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento de un gran volumen de asuntos o elementos, como asuntos de servicio de atención al cliente, potenciales ventas o tareas de proyectos. Por ejemplo, los empleados de una pequeña empresa de organización de eventos pueden utilizar una lista de seguimiento de asuntos y un flujo de trabajo con tres estados personalizado para administrar las numerosas tareas relacionadas con los eventos que están organizando. El flujo de trabajo con tres estados realiza un seguimiento de las tareas de organización de eventos mediante tres estados: En activo, Listo para revisión y Completado. Todas las tareas de preparación de eventos relacionadas con un evento específico se compilan en una lista de seguimiento de asuntos que se crea para dicho evento y se marca como En activo. El coordinador de eventos asigna tareas individuales a los miembros de su equipo y, a continuación, inicia el flujo de trabajo con tres estados en estos elementos para comenzar el trabajo en las tareas del evento.

Cuando se inicia el flujo de trabajo, crea una tarea para la persona designada. Cuando un miembro del equipo recibe una tarea, debe realizar el trabajo necesario para completar la tarea. Esto puede ser trabajo que se realiza fuera de la lista o sitio donde se encuentra la lista de seguimiento de asuntos. Por ejemplo, si un miembro del equipo recibe una tarea de flujo de trabajo para desarrollar un plan de catering, se pondrá en contacto con una compañía de catering y, a continuación, trabajará con ellos para desarrollar un plan. Una vez que se ha realizado un borrador del plan de catering, el miembro del equipo marca su tarea de flujo de trabajo como completada. En este punto, el flujo de trabajo actualiza el estado de la tarea del evento en la lista de seguimiento de asuntos de En activo a Listo para revisión y crea una segunda tarea para que el coordinador del evento revise el plan de catering. Después de que el coordinador de eventos revise y apruebe el plan de catering, marcará su tarea del flujo de trabajo como completada y el flujo de trabajo actualiza el estado de la tarea de Listo para revisión a Completado.

Un participante en el flujo de trabajo puede completar una tarea de flujo de trabajo en un flujo de trabajo con tres estados de dos formas distintas: puede editar la tarea del flujo de trabajo para marcarla como completada o puede cambiar el estado del elemento del flujo de trabajo en la lista (si tiene permiso para modificar esta lista). Si un participante actualiza manualmente el estado del elemento del flujo de trabajo en la lista, la tarea de flujo de trabajo se completa. Si un participante edita la tarea del flujo de trabajo para marcarla como completada, el estado del elemento del flujo de trabajo en la lista se actualiza a Completado.

Las acciones en el flujo de trabajo con tres estados de este ejemplo siguen este procedimiento:

Diagrama de flujo de trabajo con tres estados de ejemplo

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Configuración de una lista para utilizarla en el flujo de trabajo con tres estados

Antes de poder utilizar el flujo de trabajo con tres estados, deberá configurar una lista para utilizarla junto con el flujo de trabajo. Esta lista debe contener los elementos para los que tiene previsto realizar un seguimiento o administrar utilizando el flujo de trabajo. La plantilla de lista Seguimiento de asuntos se ha diseñado para trabajar con el flujo de trabajo con tres estados, pero también puede crear una lista personalizada para utilizarla con estos flujos de trabajo. Si crea una lista personalizada para utilizarla con el flujo de trabajo con tres estados, deberá asegurar que la lista contiene al menos una columna Opción que incluya tres o más valores de opción. Cuando configura un flujo de trabajo con tres estados para utilizarlo con la lista, debe especificar la columna Opción que contiene los valores de estado para los que el flujo de trabajo realizará un seguimiento.

Cree una lista de seguimiento de asuntos para utilizarla con el flujo de trabajo con tres estados

De forma predeterminada, puede utilizar un flujo de trabajo con tres estados con cualquier lista creada a partir de la plantilla de lista Seguimiento de asuntos.

  1. Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y en Crear en la página Todo el contenido del sitio.

    En la mayoría de los casos, puede usar el menú Acciones del sitio Imagen del botón en su lugar para completar este paso.

  1. En Seguimiento, haga clic en Seguimiento de asuntos.

    1. En el cuadro nombre, escriba un nombre para la lista. Se requiere el nombre de lista.

      El nombre aparece en la parte superior de la página de lista, pase a formar parte de la dirección Web de la página de lista y aparece en elementos de exploración que ayudan a los usuarios a buscar y abrir la lista.

  2. En el cuadro de diálogo Descripción, escriba una descripción sobre el propósito de la lista. La descripción es opcional.

  3. Para agregar un vínculo a esta lista en el Inicio rápido, haga clic en en la sección Navegación.

  4. Haga clic en Crear.

Cree una lista personalizada para utilizarla con el flujo de trabajo con tres estados

Si desea crear una lista personalizada para utilizarla con un flujo de trabajo con tres estados, deberá agregar al menos una columna Opción que contenga los valores de estado para los que el flujo de trabajo realizará un seguimiento.

  1. Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y en Crear en la página Todo el contenido del sitio.

    En la mayoría de los casos, puede usar el menú Acciones del sitio Imagen del botón en su lugar para completar este paso.

  1. En Listas personalizadas, haga clic en Lista personalizada.

    1. En el cuadro nombre, escriba un nombre para la lista. Se requiere el nombre de lista.

      El nombre aparece en la parte superior de la página de lista, pase a formar parte de la dirección Web de la página de lista y aparece en elementos de exploración que ayudan a los usuarios a buscar y abrir la lista.

  2. En el cuadro de diálogo Descripción, escriba una descripción sobre el propósito de la lista. La descripción es opcional.

  3. Para agregar un vínculo a esta lista en el Inicio rápido, haga clic en en la sección Navegación.

  4. Haga clic en Crear.

Personalice una lista personalizada para utilizarla con el flujo de trabajo con tres estados

  1. Si la lista no está ya abierta, haga clic en su nombre en el inicio rápido.

    Si no aparece el nombre de la lista, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y haga clic en el nombre de la lista.

  2. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista.

  3. En Columnas, haga clic en Crear columna.

  4. En la sección Nombre y tipo, en Nombre de columna, escriba el nombre de la columna que desea utilizar para especificar los valores de estado del flujo de trabajo.

  5. En Esta columna muestra la siguiente información, seleccione Opción (menú del que elegir).

  6. En la sección Configuración adicional de columna, en Descripción, escriba una descripción opcional de la columna.

  7. En Esta columna debe contener información, haga clic en .

  8. En el cuadro de lista Escriba cada opción en una línea distinta, escriba tres o más valores de opción que desee para esta columna.

    Estos valores serán los estados del flujo de trabajo.

  9. En Mostrar opciones con, seleccione Menú desplegable o Botones de opción.

  10. En Permitir opciones de "Rellenar", haga clic en No.

  11. Especifique si desea un valor predeterminado específico para esta columna o si desea agregarla a la vista predeterminada de la lista.

  12. Haga clic en Aceptar.

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Agregar un flujo de trabajo con tres estados a una lista

Debe agregar un flujo de trabajo con tres estados a una lista antes de poder utilizarlo con los elementos de dicha lista. Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, especifica la columna en la lista que contiene los valores de estado para los que desea que el flujo de trabajo realice un seguimiento. También especificará la información acerca de lo que desea que suceda en cada fase del flujo de trabajo. Por ejemplo, puede especificar las personas a las que se les asignarán las tareas y los detalles de las alertas de correo electrónico que reciben los destinatarios de la tarea.

Debe tener el permiso Administrar listas para agregar un flujo de trabajo a una lista.

  1. Abra la lista a la que desea agregar un flujo de trabajo con tres estados.

    1. En el menú de configuración de Menú Configuración , haga clic en Configuración de la lista o haga clic en la configuración del tipo de biblioteca que está abriendo.

      Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

  2. En Permisos y administración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

    Si los flujos de trabajo ya se han agregado a esta lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página Cambiar la configuración del flujo de trabajo y deberá hacer clic en Agregar flujo de trabajo para ir a la página del mismo nombre. Si no se ha agregado ningún flujo de trabajo a esta lista, biblioteca o tipo de contenido, este paso le lleva directamente a la página de Agregar flujo de trabajo.

  3. En la página de modificación de la configuración del flujo de trabajo, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

  4. En la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo, haga clic en Tres estados en Seleccione una plantilla de flujo de trabajo.

  5. En la sección Nombre, escriba un nombre para el flujo de trabajo.

  6. En la sección Lista de tareas, especifique una lista de tareas para utilizarla con este flujo de trabajo.

    • Puede utilizar la lista Tareas predeterminada o puede crear una nueva. Si utiliza la lista Tareas predeterminada, los participantes del flujo de trabajo podrán buscar y ver sus tareas del flujo de trabajo fácilmente utilizando la vista Mis tareas de la lista Tareas.

    • Cree una nueva lista de tareas si las tareas para este flujo de trabajo revelarán datos confidenciales o importantes que desea mantener separados de la lista general Tareas.

    • Cree una nueva lista de tareas si la organización tiene varios flujos de trabajo o si los flujos de trabajo implican numerosas tareas. En este caso, es posible que tenga que crear listas de tareas para cada flujo de trabajo.

  7. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para utilizarla con este flujo de trabajo. La lista de historial muestra todos los eventos que se producen durante cada instancia del flujo de trabajo.

    Puede utilizar la lista Historial predeterminada o puede crear una nueva. Si su organización tendrá numerosos flujos de trabajo, es posible que desee crear una lista de historial separada para cada flujo de trabajo.

  8. En la sección Opciones de inicio, siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Si desea permitir que el flujo de trabajo se inicie manualmente, active la casilla de verificación Permitir que este flujo de trabajo sea iniciado manualmente por un usuario autenticado con permisos para modificar elementos. Active la casilla de verificación Requerir permisos de administración de listas para iniciar el flujo de trabajo si desea requerir permisos adicionales para iniciar el flujo de trabajo.

    • Si desea que el flujo de trabajo se inicie automáticamente cuando se creen nuevos elementos, active la casilla de verificación Iniciar este flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento.

  9. Haga clic en Siguiente.

  10. En la sección Estados del flujo de trabajo, en Seleccione un campo 'Opción' , seleccione la columna Opción de la lista que contiene los valores que desea utilizar para los estados en el flujo de trabajo y, a continuación, seleccione los valores de columna que desea para Estado inicial, Estado medio y Estado final del flujo de trabajo.

  11. En las dos secciones Especifique qué desea que suceda al iniciar un flujo de trabajo (opciones para la primera tarea del flujo de trabajo) y Especifique qué desea que suceda cuando un flujo de trabajo cambia a su estado medio (opciones para la segunda tarea del flujo de trabajo), especifique la siguiente información:

    Detalles de la tarea

Título de la tarea:

Escriba la información que desea incluir en el título de la tarea. Si activa la casilla de verificación Incluir campo de lista, la información del título del elemento de la lista se agrega al mensaje personalizado.

Descripción de la tarea

Escriba la información que desea incluir en la descripción de la tarea. Si activa la casilla de verificación Incluir campo de lista, la información del título del elemento de la lista se agrega al mensaje personalizado. Si activa la casilla de verificación Insertar vínculo al elemento de lista, se incluirá un vínculo al elemento de la lista en la descripción.

Fecha de vencimiento de la tarea:

Si desea especificar una fecha de vencimiento para la tarea, active la casilla Incluir campo de lista y, a continuación, seleccione la columna de fecha de la lista que contiene la información de fecha de vencimiento que desea utilizar.

Tarea asignada a:

Para asignar la tarea a una persona especificada en la lista, haga clic en Incluir campo de lista y, a continuación, seleccione la columna de la lisa que contiene la información de usuario que desea utilizar. Cuando se inicia este flujo de trabajo, la primera tarea se asigna a la persona cuyo nombre aparece en esta columna para el elemento del flujo de trabajo.

Para asignar esta tarea en todas las instancias de este flujo de trabajo a una persona especifica, haga clic en personalizado y, a continuación, escriba o seleccione el nombre de la persona a quien desea asignar la tarea.

Detalles del mensaje de correo electrónico

Active la casilla de verificación Enviar mensaje de correo electrónico si desea que los participantes del flujo de trabajo reciban alertas por correo electrónico acerca de sus tarea del flujo de trabajo.

Si desea asegurar que los participantes del flujo de trabajo reciben alertas de correo electrónico y recordatorios sobre sus tareas del flujo de trabajo después de iniciar un flujo de trabajo, compruebe con el administrador del servidor para comprobar que el correo electrónico está habilitado para su sitio.

Para

Escriba el nombre de la persona a la que desea enviar una alerta por correo electrónico acerca de la tarea del flujo de trabajo. Active la casilla de verificación Incluir tarea asignada a si desea enviar una alerta por correo electrónico al propietario de la tarea.

Asunto

Escriba la línea de asunto que desea utilizar para la alerta enviada por correo electrónico. Active la casilla de verificación Utilizar título de tarea si desea agregar el título de la tarea en la línea del asunto del mensaje de correo electrónico.

Cuerpo

Escriba la información que desea que aparezca en el cuerpo del mensaje de la alerta por correo electrónico. Active la casilla de verificación Insertar vínculo al elemento de lista si desea incluir un vínculo al elemento de lista en el mensaje.

  1. Haga clic en Aceptar.

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Iniciar un flujo de trabajo con tres estados en un elemento

Un flujo de trabajo con tres estados se debe agregar en primer lugar a una lista para que esté disponible para utilizarla con los elementos en dicha lista.

Un flujo de trabajo con tres estados se puede configurar para que se inicie automáticamente cuando se agregan nuevos elementos a una lista o se puede configurar para permitir que los usuarios con permisos específicos lo inicien manualmente. Algunos flujos de trabajo pueden permitir ambas opciones. Para iniciar manualmente un flujo de trabajo con tres estados en un elemento de lista, deberá tener permisos para editar elementos para la lista. Algunos flujos de trabajo requieren que tenga el permiso de administración de listas.

Si desea asegurar que los participantes del flujo de trabajo reciben alertas de correo electrónico y recordatorios sobre sus tareas del flujo de trabajo después de iniciar un flujo de trabajo, compruebe con el administrador del servidor para comprobar que el correo electrónico está habilitado para su sitio.

  1. Abra la lista que contiene el elemento en el que desea iniciar un flujo de trabajo con tres estados.

  2. Elija el elemento para el que desea iniciar un flujo de trabajo, haga clic en la flecha que aparece y haga clic en Flujos de trabajo.

    Nota: El comando Flujos de trabajo está disponible únicamente cuando el elemento se encuentra en una lista o biblioteca que tenga al menos un flujo de trabajo asociado a ella.

  3. En Iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el nombre del flujo de trabajo con tres estados que desea iniciar.

    El flujo de trabajo se inicia inmediatamente.

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Completar una tarea en un flujo de trabajo con tres estados

Para completar una tarea en el flujo de trabajo con tres estados, deberá contar al menos con permiso de para editar elementos para las listas de tareas donde se guardan las tareas del flujo de trabajo.

  1. Abra la lista de tareas del sitio y, a continuación, seleccione Mis tareas en el menú Ver para localizar la tarea de flujo de trabajo.

    Nota:  Si el flujo de trabajo no usa la lista Tareas predeterminada, es posible que la tarea del flujo de trabajo no aparezca en la lista Tareas. Para localizar la tarea del flujo de trabajo, vaya a la lista o biblioteca donde se ha guardado el elemento del flujo de trabajo. Elija el nombre del elemento que desea completar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo. En la página Estado del flujo de trabajo, en Flujos de trabajo en ejecución, haga clic en el nombre del flujo de trabajo en el que está participando. En Tareas, localice su tarea del flujo de trabajo.

  2. Elija el nombre de la tarea que desee completar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Editar elemento.

  3. En el formulario que aparece, escriba o seleccione la información solicitada para completar la tarea.

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