Usar tareas de proyecto en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Para ayudarle a completar un proyecto profesional, puede dividirlo en una serie de tareas de proyecto que se pueden organizar en el orden en que debe realizar y asignarlos a los integrantes del grupo.

Para cada tarea, se asignan una fecha de inicio y una fecha de vencimiento. A medida que avance en una tarea, puede actualizar el nivel de finalización. Con esta información, puede ver el proyecto profesional como un gráfico de barras diseñado a través de una escala de tiempo. Esto le da una útil visual de dónde se encuentra en el proceso y cuánto más tiene que ir.

En este artículo se explica cómo crear, asignar, actualizar y realizar un seguimiento de las tareas del proyecto.

Para obtener información sobre cómo eliminar registros, incluidas las tareas del proyecto, consulte registros de Business Contact Manager eliminar.

¿Qué desea hacer?

Crear y asignar una tarea de proyecto

Actualizar una tarea de proyecto que está asignada a usted

Realizar un seguimiento de las tareas del proyecto que están vinculadas a un proyecto de empresa

Tareas del proyecto de gráfico en una escala de tiempo

Crear y asignar una tarea de proyecto

Al crear un proyecto de empresa, como una presentación de ventas, puede incluir varias tareas de proyecto. Por ejemplo:

  • Organizar para un espacio de presentación

  • Proporcionar dirigidos refrescos

  • Crear, producir y entregar materiales de ventas.

Puede asignar estas tareas a cualquier persona con quien haya compartido su base de datos de Business Contact Manager.

Nota: No se puede vincular archivos o mensajes de correo electrónico a tareas del proyecto, pero puede adjuntar elementos como archivos y mensajes de correo electrónico en la sección de comentarios de un registro de tarea de proyecto.

Crear una nueva tarea de proyecto

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo nuevo, haga clic en Nueva tarea de proyecto.

Complete el formulario de tareas de proyecto

El formulario de tareas de proyecto incluye páginas General y Detalles. Se abrirá la página General de forma predeterminada.

Página general

Puede usar esta vista para registrar información sobre la tarea de proyecto, incluyendo a quién proyecto está asignada la tarea, el proyecto profesional vinculado y la fecha de vencimiento, el estado.

Sección de información de tarea de proyecto
  1. En el cuadro asunto, escriba un nombre para la tarea del proyecto (obligatorio).

  2. Asignar a un miembro del equipo o la tarea de proyecto    Haga clic en el nombre de la persona en la lista asignado a.

    Nota: Los nombres en la lista asignado a son los empleados con los que ha compartido la base de datos de Business Contact Manager. Para obtener información sobre cómo compartir la base de datos, vea compartir los datos de Business Contact Manager con otros usuarios.

Sección de proyecto vinculado
  1. Haga clic en el botón Vincular a seleccionar el proyecto profesional que está vinculada esta tarea de proyecto (obligatorio).

    Nota: Una tarea del proyecto se puede vincular a solo un proyecto profesional. Si ha creado esta tarea de proyecto desde un formulario de proyecto profesional, ya se insertó esta información.

Sección de configuración de tarea de proyecto
  1. En los cuadros fecha de inicio y fecha de vencimiento, especifique el inicio y las fechas de vencimiento de la tarea.

    Información sobre la fecha de inicio se agrega a la parte superior del registro, debajo de la cinta de opciones.

  2. Haga clic en una descripción del estado de la tarea de proyecto en el cuadro de estado.

  3. En el cuadro % completado, escriba un número entre 0 y 100.

  4. Active la casilla de verificación requiere atención si esta tarea de proyecto requiere atención de la persona que está asignado.

La tarea se agrega a la lista de tareas de la persona en la barra de tareas pendientes de Outlook.

  1. En el cuadro prioridad, seleccione un nivel de prioridad, bajo, Normal o alta, para la tarea de proyecto.

Para personalizar la lista, haga clic en Editar esta lista. Para obtener información sobre cómo personalizar una lista, consulte la sección "crear o editar listas" de la crear y personalizar listas y tipos de registro artículo.

  1. Seleccione la casilla de verificación aviso para establecer un aviso para el propietario de esta tarea de proyecto y, a continuación, haga clic en la flecha y seleccione una fecha y hora.

Sección Comentarios
  1. Escriba o pegue comentarios o adjuntar archivos u otros elementos de Outlook, como mensajes de correo electrónico, en el campo comentarios.

    Nota: Archivos adjuntos y elementos de Outlook se muestran en el campo comentarios. Los elementos no aparecen en la página de historial de proyecto profesional vinculado.

  2. Haga clic en el botón Agregar marca de tiempo para agregar la fecha y hora a los comentarios.

  3. Si ha terminado de introducir información sobre la tarea de proyecto, haga clic en Guardar y cerrar. En caso contrario, continúe con la siguiente sección de este artículo.

Página de detalles

Puede usar esta página para registrar la fecha de finalización, horas de trabajo completadas y cualquier kilometraje que puede realizar el reembolso o que necesita realizar el seguimiento.

  1. Para mostrar la página Detalles, en la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Detalles.

  2. Escriba la fecha en que se completó la tarea de proyecto en el cuadro fecha de finalización.

  3. Escriba el número de horas de trabajo total estimado para esta tarea en el cuadro trabajo Total.

  4. Introduzca el número de horas de trabajo real en el cuadro trabajo real.

  5. En el cuadro de kilometraje, escriba el kilometraje facturable para esta tarea de proyecto.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Sugerencia: Una vez que haya guardado la tarea del proyecto, mostrar los detalles de la tarea en la sección información de tareas de proyecto del proyecto profesional vinculado.

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Asignar una tarea de proyecto

Nota: Sólo puede asignar una tarea de proyecto a otra persona si la base de datos de Business Contact Manager se comparte con otros usuarios. Para obtener más información acerca de cómo la base de datos, vea compartir los datos de Business Contact Manager con otros usuarios.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En el panel de lista, haga clic en la pestaña Tareas de proyecto y, a continuación, haga doble clic en la tarea de proyecto para abrirlo.

  3. En el registro de tareas de proyecto, en la lista asignado a, haga clic en un nombre.

    Nota: Verá los nombres en la lista asignado a solo si se ha compartido la base de datos con otros usuarios.

  4. Haga clic en Guardar y cerrar.

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Actualizar una tarea de proyecto que está asignada a usted

Para mantener actualizada la el progreso del proyecto profesional, deben actualizarse a medida que las tareas del proyecto y con compañeros de trabajo realizan el trabajo en las tareas. Cuando se le asigna una tarea de proyecto, puede verla en la barra Tareas pendientes de Outlook.

¿Cómo?

  1. En Outlook, en la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Ver.

  2. En el grupo Diseño, haga clic en La barra Tareas pendientes y, a continuación, haga lo siguiente:

  3. Si no se muestra la barra Tareas pendientes, haga clic en Normal.

  4. Si la lista de tareas no se incluye en la barra Tareas pendientes, repita los pasos anteriores y, a continuación, haga clic en Lista de tareas.

Actualizar una tarea de proyecto

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En el panel de lista, en la pestaña Tareas del proyecto, haga doble clic en la tarea de proyecto para abrirlo.

  3. En la sección configuración de la tarea de proyecto, actualice el estado actual, porcentaje completado y si la tarea necesita atención del propietario del proyecto profesional.

  4. En la sección comentarios, puede pegar Comentarios de otros archivos o escribir comentarios directamente en este campo. Haga clic en el botón Agregar marca de tiempo para agregar una fecha y hora a los comentarios.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Nota: Después de guardar el registro de tareas de proyecto, se muestra la información más reciente de esta tarea en la sección información de tareas de proyecto del registro de proyecto profesional vinculado.

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Realizar un seguimiento de las tareas del proyecto que están vinculadas a un proyecto de empresa

Si es el propietario del proyecto profesional, puede realizar un seguimiento del progreso de las tareas del proyecto si ve los gadgets de tareas de proyecto, como siguiente de vencimiento de las tareas del proyecto, o ver las tareas del proyecto en la sección información de tareas de proyecto de un registro de proyecto profesional.

Los gadgets de tareas de proyecto muestran información sobre todas las tareas de proyectos para todos los proyectos de empresa.

Para obtener información sobre cómo mostrar gadgets en el área de trabajo de administración de proyectos, vea usar gadgets en Business Contact Manager.

Ver las tareas del proyecto en un proyecto de empresa individual

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En el panel de lista, en la pestaña Proyectos profesionales, haga doble clic en el proyecto profesional que desee revisar.

    En la sección información de tareas del proyecto, se muestra información sobre cada tarea del proyecto. Hacer doble clic en cualquier tarea de proyecto para abrirla y vea información más detallada.

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Tareas del proyecto de gráfico en una escala de tiempo

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de proyectos.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes.

  3. En el grupo de Administración de proyectos, haga clic en Las tareas del proyecto y, a continuación, seleccione las tareas del proyecto - todos los.

  4. En la ventana de informe, en la cinta de opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en filtro.

  5. En el cuadro de diálogo Filtro de las tareas del proyecto, haga clic en la pestaña Filtro avanzado.

  6. En la lista Nombre de campo, haga clic en Vinculado a. En la lista comparación, haga clic en es igual a y, a continuación, en el cuadro comparado con, escriba el nombre del proyecto de empresa que está siguiendo.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en gráfico.

    Mostrar las tareas del proyecto del proyecto profesional como barras de tareas de color verde en una escala de tiempo. Una línea negra dentro de una barra de tareas indica el porcentaje de la tarea que se ha completado.

Sugerencia: Puede mostrar otros elementos del gráfico. En la cinta de opciones, en el grupo gráficos, haga clic en etiquetas y, a continuación, seleccione las etiquetas que desea mostrar.

Para obtener más información sobre informes y filtros, consulte uso de informes y gráficos en Business Contact Manager y filtrar registros en Business Contact Manager.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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