Usar reglas para responder a mensajes

Usar reglas para responder a mensajes

Si usa POP o una cuenta IMAP, no tiene acceso a la característica respuestas automáticas (fuera de oficina). Sin embargo, si deja en ejecución Outlook mientras está ausente, puede usar reglas para responder automáticamente a los mensajes de correo electrónico. Las reglas también permiten reenviar mensajes de correo electrónico a otra cuenta, marcar mensajes como leídos o moverlos a una carpeta automáticamente. Para obtener más información sobre cómo trabajar con reglas, consulte Crear una regla en Outlook.

Usar reglas para responder a correos electrónicos entrantes cuando está ausente

De forma predeterminada, las cuentas de Microsoft Exchange Server (a partir de Exchange Server 2010) no pueden usar reglas para reenviar mensajes a direcciones de correo que no pertenezcan a su organización. Esta configuración ayuda a evitar que se distribuya información confidencial y privada de la organización. Solo un administrador de Exchange puede modificar esta opción.

Si usa una cuenta POP o IMAP, puede usar los siguientes pasos para responder a todos los correos electrónicos entrantes con un mensaje que indica que está fuera de la oficina.

  1. Seleccione la pestaña Archivo.

  2. Seleccione Administrar reglas y alertas.

  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

  4. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Aplicar regla a los mensajes que reciba y, a continuación, en Siguiente.

  5. Para responder a cada mensaje de correo electrónico que reciba, deje los cuadros de los pasos 1 y 2 sin alterar y haga clic de nuevo en Siguiente. 

  6. ¿En Qué desea hacer con el mensaje, en Paso 1: seleccionar acciones, seleccione una de las opciones:

    • reenviarlo a personas o grupo público

    • redirigirlo a personas o grupo público

  7. En Paso 2: editar la descripción de la regla, haga clic en el texto subrayado de contactos o grupo público, especifique el contacto o grupo público al que desee reenviar mensajes y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  8. En Paso 1: seleccionar excepciones (si fuera necesario), seleccione las excepciones que desee.

  9. En Paso 2: editar la descripción de la regla, haga clic en las partes de texto subrayado, especifique los valores y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  10. En Paso 1: especificar un nombre para esta regla, escriba un nombre.

  11. En Paso 2: configurar las opciones de regla, seleccione las casillas de las opciones que desee.

    • Si desea ejecutar esta regla para los mensajes que ya estén en la Bandeja de entrada, seleccione la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la "Bandeja de entrada".

    • De forma predeterminada, la nueva regla está activada. Para desactivarla, desactive la casilla Activar esta regla.

    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, seleccione la casilla Crear esta regla en todas las cuentas.

  12. Haga clic en Finalizar.

Nota: Si usa una cuenta POP o IMAP, para que la regla envíe respuestas automáticas a los mensajes de correo electrónico mientras está ausente, debe dejar Outlook en ejecución.

Nota: Para crear una regla aplicable a una carpeta pública, debe hacerlo desde el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta.

  1. En el Panel de navegación, haga clic en Correo.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

  3. Si tiene más de una cuenta de correo electrónico en su perfil de correo electrónico de Outlook, vaya a la lista Aplicar los cambios a esta carpeta y haga clic en la bandeja de entrada en la que quiere aplicar la nueva regla.

  4. Haga clic en Nueva regla.

  5. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar los mensajes cuando lleguen y después en Siguiente.

  6. En el Paso 1: seleccionar condiciones, seleccione la casilla situada junto a cada condición que desee aplicar a los mensajes entrantes.

  7. En el Paso 2: editar la descripción de la regla, haga clic en el valor subrayado que corresponde a la condición y, después, seleccione o escriba la información necesaria para la condición.

    1. En el Paso 1: seleccionar condiciones, seleccione la casilla de personas o lista de distribución.

    2. En el Paso 2: editar la descripción de regla, haga clic en personas o lista de distribución.

    3. En una de las listas de direcciones, haga doble clic en el nombre del destinatario y después haga clic en Aceptar.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. En el Paso 1: seleccionar acciones, seleccione cualquiera de estas casillas:

    • reenviarlo a personas o grupo público

    • redirigirlo a personas o grupo público

  10. En el Paso 2: editar la descripción de regla, haga clic en personas o lista de distribución.

  11. En una de las listas de direcciones, haga doble clic en el nombre o la lista de distribución a la que desea reenviar los mensajes y, después, haga clic en Aceptar.

  12. Haga clic dos veces en Siguiente.

  13. En el Paso 1: especificar un nombre para esta regla, escriba un nombre.

    Para ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en sus carpetas, seleccione la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “carpeta”.

    Para aplicar esta regla en todas las cuentas de correo electrónico y bandejas de entrada, seleccione la casilla Crear esta regla en todas las cuentas. Esta opción está atenuada si no tiene más de una cuenta de correo electrónico o bandeja de entrada.

  14. Haga clic en Finalizar.

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