Usar los contactos de Outlook como un origen de datos para combinar correspondencia

Usar los contactos de Outlook como un origen de datos para combinar correspondencia

Cuando tenga que enviar correo masivo a contactos de su lista de contactos de Outlook, puede usar la combinación de correspondencia en Word. Una lista de contactos de Outlook se puede usar como un origen de datos para combinar correspondencia. La lista de contactos es una libreta de direcciones que se usa para registrar y organizar la información sobre los contactos.

Realizar una combinación de correspondencia con una lista de contactos de Outlook

El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es configurar y preparar los datos. Una tarjeta de contacto de Outlook puede contener información básica (un nombre, una dirección de correo electrónico e información adicional, como la calle, el número de teléfono y una foto). Para agregar más contactos a la libreta de direcciones de Outlook, vea Agregar un contacto.

Cuando la lista de contactos de Outlook esté preparada, siga los pasos que se indican a continuación para realizar una combinación de correspondencia con Word.

  1. En la carpeta Contactos de Outlook, en la pestaña Inicio de la cinta de opciones, seleccione Combinar correspondencia.

    El botón Combinar correspondencia se encuentra en la pestaña Inicio del grupo Acciones.

  2. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia de contactos, seleccione las opciones que prefiera y, después, haga clic en el Tipo de documento que quiera crear. Haga clic en Aceptar.

    Haga clic en Combinar correspondencia en la pestaña Inicio de la carpeta Contactos para iniciar una combinación de correspondencia.

    Notas: 

    • Si solo quiere combinar correspondencia de los contactos seleccionados, seleccione el botón de radio Solo los contactos seleccionados. Es necesario que esos contactos estén seleccionados antes de llegar a este punto; por lo tanto, si no lo están, seleccione Cancelar, vuelva a la carpeta Contactos, selecciónelos y vuelva a empezar en el paso 1.

    • Si ya creó un documento de combinación de Word y lo guardó, cambie el botón de radio a la opción Documento existente y especifíquelo. De lo contrario, deje activado el botón de radio Nuevo documento y Word le pedirá que cree uno cuando llegue al paso 3.

    • Si tiene previsto volver a usar esta lista en el futuro, active la casilla Archivo permanente y asigne un nombre al archivo de contactos para guardarlo. Esto es especialmente útil si seleccionó un conjunto específico de contactos para combinarlos y quiere volver a usar ese conjunto sin tener que seleccionarlos de forma manual cada vez.

  3. Se abrirá Microsoft Word. En función de las opciones que seleccione en el paso 2, tendrá el documento de combinación existente o un nuevo documento en blanco. Escriba el texto que quiera que aparezca en todos los documentos combinados.

    Nota: Para obtener más ayuda con el proceso de combinación de correspondencia, en la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia, seleccione Iniciar combinación de correspondencia > Asistente paso a paso para la combinación de correspondencia. Puede ver la información de este artículo cuando llegue al paso 3 del Asistente para combinar correspondencia (Seleccionar destinatarios).

  4. Inserte los campos de combinación de correspondencia que extraigan información de la lista de contactos de Outlook y la inserten en el documento.

    Notas: Estos son algunos ejemplos de campos de combinación de correspondencia:

    • Bloque de direcciones. Use esta opción para agregar el nombre completo y la dirección de un destinatario de la lista de contactos de Outlook a una carta o correo electrónico.

      En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, seleccione Bloque de direcciones.

    • Línea de saludo. Use esta opción para agregar un saludo (por ejemplo, “Estimada señora Linares”) a una carta o un correo electrónico.

      En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, seleccione Línea de saludo.

    Los campos Escribir e Insertar le permiten insertar campos en un documento de combinación.

    Para obtener más información sobre cómo agregar campos de combinación desde los contactos de Outlook, vea Insertar campos de combinación de correspondencia.

  5. Cuando el documento esté preparado, seleccione Vista previa de resultados y, después, seleccione el botón del registro Siguiente Botón de registro siguiente para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o Anterior Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia para ver las copias específicas del documento.

  6. Para completar el proceso de combinación, en el grupo Finalizar, seleccione Finalizar y combinar y, después, haga clic en Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.

Guardar la combinación de correspondencia

Al guardar el documento para combinar correspondencia, se mantendrá conectado al origen de datos.

Para reutilizar el documento para combinar correspondencia

  • Abra el documento de combinación de correspondencia y elija cuando Word le pregunte si desea mantener la conexión.

Para editar la lista de distribución de correo

  • Abra el documento para combinar correspondencia y seleccione Editar lista de destinatarios para ordenar, filtrar y seleccionar direcciones específicas.

¿Tiene alguna pregunta sobre la combinación de documentos de Word que no respondimos aquí?

Publique una pregunta en el foro de la comunidad de Word

Ayúdenos a mejorar Outlook

¿Tiene sugerencias sobre cómo podemos mejorar la combinación de correspondencia (u otra característica) de Outlook? En ese caso, visite la página de UserVoice de Outlook y envíenos sus comentarios.

Temas relacionados

Combinación de correspondencia: Un tutorial en vídeo gratuito de 10 minutos
Combinar correspondencia con sobres

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×