Usar listas para administrar proyectos de un sitio de grupo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Listas ayudan a administrar proyectos de equipo y realizar un seguimiento de la información en un sitio. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de eventos del equipo con un calendario, administrar una lista de tareas e iniciar sesión y responder a los problemas.

Nota: En este artículo se refiere a un sitio de SharePoint de ejemplo creado por Adventure Works, ficticia compañía que fabrica bicicletas, componentes de bicicleta y accesorios ciclistas.

El equipo de Marketing de Adventure Works usa un calendario para realizar un seguimiento de las conferencias, vacaciones y eventos del equipo. Los miembros del equipo pueden conectarse este calendario a Microsoft Office Outlook 2007, donde superpone con sus calendarios personales para evitar conflictos de programación. Pueden copiar eventos entre los calendarios.

El equipo de Marketing utiliza listas de tareas para administrar el trabajo para proyectos grandes, como una convención de planificación y administración de una campaña de marketing. Pueden configurar tareas con una vista de lista estándar o como una lista de tareas de proyecto. Una lista de tareas del proyecto proporciona una descripción visual, conocida como una vista de Gantt de las tareas y su progreso. Las plantillas están disponibles para la creación de listas en formato: lista de tareas de una vista de lista estándar o un proyecto.

Lista de tareas de proyecto

El equipo de Marketing también usa una lista de seguimiento de asuntos para realizar un seguimiento de problemas logísticos relacionados con la planificación, como los problemas de la base de datos de registro de conferencia. Un miembro del equipo registra el problema y personas graban las actualizaciones y correcciones hasta que se resuelve el problema.

Trabajar con listas

Cuando se crea un sitio de grupo, se crearán varias listas. Estas listas predeterminadas abarcan desde un panel de discusión a una lista de calendario. Puede personalizar y agregar elementos a estas listas, crear listas adicionales a partir de plantillas y crear listas personalizadas con la configuración y las columnas que elija.

Listas pueden incluir muchos tipos de información, desde texto en fechas a las imágenes. Listas también pueden incluir cálculos, como totales o una fecha calculada, como una semana desde la fecha de hoy.

Mediante las listas, puede hacer lo siguiente:

  • Seguimiento de versiones    Puede realizar un seguimiento de versiones de los elementos de lista, para que pueda ver qué elementos de lista han cambiado, así como los que se han cambiado. Si se producen errores en una versión más reciente, puede restaurar una versión anterior de un elemento.

  • Requerir la aprobación    Su organización puede especificar que se requiere la aprobación de un elemento de lista antes de que se puede ver.

  • Integrar correo con una lista    Si está habilitado el correo electrónico entrante y saliente en su sitio, pueden aprovechar algunas de las listas de características de correo electrónico. Algunos tipos de listas, como calendarios y discusiones, pueden configurar para que se puede agregar contenido a ellas mediante el envío de correo electrónico. Además, Office Outlook 2007 se integra con listas de contactos, tareas y calendario.

  • Personalizar los permisos    Su organización puede especificar permisos personalizados para una lista o incluso un único elemento de lista. Esta característica puede ser útil, por ejemplo, si un elemento específico contiene información confidencial.

  • Crear y administrar vistas    Su grupo puede crear diferentes vistas de la misma lista. El contenido de la lista real no cambia, pero los elementos se organizan o filtran para que los usuarios pueden encontrar la información más importante o interesante.

  • Mantenerse informado sobre los cambios    Puede suscribirse a fuentes RSS de listas y vistas para ver las actualizaciones de listas en el Visor de RSS, como Outlook 2007. Si su organización ha configurado el correo electrónico entrante, pueden recibir alertas de correo electrónico cuando cambien los elementos.

  • Administrar listas y trabajar sin conexión con las listas en Microsoft Office Access 2007    Puede administrar listas con herramientas de base de datos y desconectar listas con Office Access 2007.

  • Ver listas en un dispositivo móvil    Puede ver muchas listas, como listas de tareas y los calendarios y las bibliotecas de documentos en dispositivos móviles. Para ver una lista móvil, escriba /m después de la dirección Web del sitio. Vistas móviles no están disponibles para algunos tipos de lista, como discusiones y no pueden mostrar todos los tipos de columna.

Tipos de listas de colaboración comunes

Estos son algunos de los tipos de listas de que su organización puede utilizar más comunes:

  • Calendario    Use un calendario para todos los eventos de su equipo o para situaciones específicas, como un proyecto calendario o empresa días no laborables.

  • Tareas y tareas de proyecto     Utilizar una lista de tareas para realizar un seguimiento de la información sobre proyectos y otras actividades de su grupo. Puede asignar tareas a personas, así como realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado cuando la tarea se mueve hacia la finalización. Una lista de tareas de proyecto muestra las tareas con las barras de progreso, conocidas como una vista de Gantt.

  • Seguimiento de asuntos     Usar una lista de seguimiento de asuntos para almacenar los problemas, su estado y resolución. Se trata de un tipo común de la lista para realizar el seguimiento de problemas de soporte técnico o incidencias como servicio al cliente, control de calidad o soporte técnico.

  • Paneles de discusión     Usar un panel de discusión para proporcionar un lugar central para grabar y almacenar las discusiones del equipo similar al formato de grupos de noticias.

  • Anuncios     Usar una lista de anuncios para compartir noticias y el estado y proporcionar avisos.

  • Contactos     Utilizar una lista de contactos para almacenar información sobre las personas o grupos que funcionan con.

  • Vínculos     Usar una lista de vínculos como ubicación central para los vínculos a la Web, la intranet de su empresa y otros recursos.

  • Encuestas    Utilice una encuesta para recopilar y recopilar comentarios, como una encuesta de satisfacción de empleados o una prueba.

  • Personalizado     Aunque puede personalizar cualquier lista integrada, puede empezar con una lista personalizada y, a continuación, agregue sólo las opciones que desee. También puede crear una lista basada en una hoja de cálculo, como un libro de Microsoft Office Excel 2007 de administración de contratos de proveedores.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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