Usar listas externas en un área de trabajo de SharePoint

La mayoría de las listas de SharePoint son "internas" del sitio de SharePoint. Los usuarios crean y guardan elementos directamente en la lista del sitio. Algunas listas de SharePoint son "externas". Estas listas, que recuperan datos mediante las funciones de los Servicios de conectividad empresarial (BCS) de SharePoint y Office 2010, extraen los datos directamente de sistemas externos, como sistemas de línea de negocio o servicios Web 2.0.

Puede descargar y sincronizar listas externas en un área de trabajo de SharePoint del mismo modo que otros tipos de listas de SharePoint. En el panel de contenido del área de trabajo de SharePoint, estas listas se ordenan bajo el encabezado "Listas externas" cuando el contenido se ordena por "Tipo".

En este artículo de Ayuda se describe cómo el comportamiento y las características de las listas externas difieren de otros tipos de listas de SharePoint en un área de trabajo de SharePoint.

Requisitos del sistema

Descargar listas externas

Sincronizar listas externas

Buscar contenido en listas externas en un área de trabajo de SharePoint

Ordenar, agrupar o filtrar elementos en listas externas

Actualizar la memoria caché local

Resolver conflictos y errores en listas externas

Requisitos del sistema

Tenga en cuenta los siguientes requisitos:

  • Las listas externas deben estar hospedadas en SharePoint Server con Licencia de acceso de cliente Enterprise.
    Aunque BCS está ahora admitido en la actualización 1 del servicio SharePoint Online, no puede sincronizar listas internas hospedadas en SharePoint Online en SharePoint Workspace.

  • Nota: Elija una alerta y escriba el texto aquí.

    El sistema debe tener Microsoft .NET Framework 3.5 o una versión superior.

  • La instalación de Microsoft Office 2010 debe tener la opción "Servicios de conectividad empresarial" habilitada. Esta opción, que aparece bajo "Características compartidas de Office", está habilitada de forma predeterminada. Si deshabilita voluntariamente esta opción durante la instalación, puede actualizar su instalación mediante Agregar o quitar programas en el panel de control de Windows. Si no está seguro de si puede habilitar esta opción, consulte al administrador.

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Descargar listas externas

Mientras se descarga una lista externa en un área de trabajo de SharePoint, verá un cuadro de diálogo de instalación adicional que se requiere para instalar la lista. También verá estos mensajes al seleccionar el comando "Sincronizar herramienta" mientras usa la lista externa en el área de trabajo de SharePoint.

Si selecciona la opción Configurar en el cuadro de diálogo Sincronizar con el equipo para revisar las listas y bibliotecas disponibles, las listas externas aparecerán en el cuadro de diálogo Establecer configuración con las siguientes diferencias:

  • Los campos Elemento y Última modificación estarán vacíos. SharePoint Workspace no puede proporcionar un recuento de elementos ni la fecha de la última modificación para una lista externa, puesto que esos datos no se almacenan en SharePoint.

  • El menú desplegable Descargar se establece en la vista predeterminada. Si la lista externa seleccionada contiene varias vistas, puede elegir una vista diferente seleccionando Vistas seleccionadas en el menú desplegable y, a continuación, haciendo clic en el botón Editar.

    Puede que desee seleccionar una vista diferente si la lista contiene una gran cantidad de elementos y desea limitar el ámbito de la descarga.

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Sincronizar listas externas

Las actualizaciones que guarda en una lista externa en un área de trabajo de SharePoint se sincronizan inmediatamente con el sistema externo si está en línea.

Sin embargo, la sincronización automática entre el sitio de SharePoint y una lista externa de un área de trabajo de SharePoint se produce con mucha menos frecuencia que con otras listas de SharePoint, por lo general, aproximadamente cada 180 minutos. Si desea asegurarse de que dispone de los datos actuales, incluidos los posibles cambios estructurales en la lista, puede iniciar sincronizaciones manuales si es necesario.

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Buscar contenido en listas externas en un área de trabajo de SharePoint

La característica de búsqueda de SharePoint Workspace (funciona con Windows Search 4.0) no devuelve resultados para el contenido de listas externas. Sin embargo, puede usar la característica Buscar en esta lista, que se encuentra disponible en cada una de las listas externas.

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Ordenar, agrupar o filtrar elementos en listas externas

Puede hacer clic en las flechas desplegables situadas junto a los encabezados de columna de una lista externa para ver las mismas opciones de ordenación, agrupación y filtrado que se encuentran disponibles para las listas externas en el sitio de SharePoint.

Opciones de agrupación, ordenación y filtrado de listas externas

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Actualizar la memoria caché local

Aunque es poco habitual, es posible que otras aplicaciones de Microsoft Office puedan interactuar con los mismos datos que se usan en una lista externa en un área de trabajo de SharePoint. Puesto que SharePoint Workspace no se sincroniza con otras aplicaciones de Microsoft Office, es posible que los datos de la lista externa se hayan actualizado en otra aplicación y no se encuentren actualizados en SharePoint Workspace.

Para asegurarse de que está usando el contenido más actualizado con respecto a otras aplicaciones de Office, puede actualizar la memoria caché local: haga clic en Sincronizar y, a continuación, haga clic en Actualizar desde memoria caché local.

Nota: El contenido de la lista externa también se actualiza cada vez que selecciona la lista en el área de trabajo.

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Resolver conflictos y errores en listas externas

Para obtener información sobre cómo resolver conflictos y errores en una lista externa, vea el tema sobre cómo resolver conflictos y errores en una herramienta Listas externa.

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