Usar la vista Hoja de datos web en una aplicación de Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Importante    Microsoft ya no recomienda crear ni usar aplicaciones web de Access en SharePoint. Como alternativa, puede usar Microsoft PowerApps para crear soluciones de negocio sin código para la web y dispositivos móviles.

Para ver varios registros de datos en la aplicación de Access a la vez, use la vista Hoja de datos. Al agregar una nueva tabla a la aplicación de Access o importar datos en la aplicación, Access crea automáticamente una vista de hoja de datos para cada tabla, pero puede crear vistas de hoja de datos adicionales para las tablas. La vista Hoja de datos tiene filtros integrados y opciones de ordenación disponibles cuando desee buscar o filtrar los datos concretos. La vista Hoja de datos también es útil para ver los detalles de varios registros, agregar nuevos registros y eliminación de registros de una tabla rápidamente. También puede descargar los registros de una vista de hoja de datos en una aplicación de Access en Excel. Para obtener más información sobre cómo agregar tablas a aplicaciones de Access, vea crear un App acceso.

Nota: En este artículo no se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Para obtener más información sobre cómo crear formularios en bases de datos de escritorio, consulte crear un formulario de Access.

Hoja de datos en la que se muestran los registros del cliente

Cuando Access crea una nueva vista Hoja de datos, crea automáticamente un control en la vista para cada campo de la tabla. Al agregar un nuevo campo a la tabla, Access agrega un nuevo control de ese campo en la vista de hoja de datos. Sin embargo, si realiza los cambios de diseño a una vista de hoja de datos, como mover o cambiar el tamaño de los controles y guardar los cambios de diseño, Access agrega ya no nuevos controles a la vista Hoja de datos al agregar nuevos campos a la tabla. En este caso, deberá agregar nuevos controles a la vista Hoja de datos al agregar nuevos campos a la tabla.

¿Qué es una vista de hoja de datos web?

Vista Hoja de datos web en una aplicación de Access muestra datos online organizados en filas y columnas en un explorador web. Puede permitir ediciones de datos o no, según sus preferencias.

Cuando se crea una vista de hoja de datos web en Access, se abre en la vista Diseño, donde puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

  • Establecer el origen del registro

  • Dar un título a la vista

  • Agregar acciones automáticas que pasan cuando la vista se abre y cuando alguien alterna entre registros usando la vista

  • Agregar acciones personalizadas que pasan cuando alguien hace clic en un botón (de su elección)

  • Cambiar el tamaño y mover controles y establecer las propiedades de control

Agregar una nueva vista Hoja de datos

Para agregar una nueva vista Hoja de datos a una tabla en una aplicación de Access, complete los pasos siguientes:

  1. Inicie la aplicación en Access.

  2. Haga clic en el nombre del título en el Selector de tabla en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en el botón Agregar nueva vista (el botón de signo más junto a los nombres de título de la vista).

    Cuadro de diálogo Agregar nueva vista

  3. En el cuadro de diálogo Agregar nueva vista, escriba un nombre para la vista en el cuadro Nombre de vista, establecer el Tipo de vistahoja de datos y seleccione el nombre de tabla en el cuadro Origen del registro.

Establecer o cambiar el origen de registro de la vista

En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Datos para abrir el cuadro conel mismo nombre:

Cuadro de diálogo Datos de una vista de hoja de datos web

Elija el nombre de tabla para proporcionar datos para la vista y, opcionalmente, active la casilla de verificación de Solo lectura para evitar que los usuarios cambien los datos en esta vista. Cuando haya terminado de realizar los cambios, simplemente cierre el cuadro de diálogo.

Sugerencia: Si tiene problemas para encontrar las opciones de datos para la vista Hoja de datos, haga clic en el área de diseño fuera de los controles de una zona vacía.

También puede seleccionar el nombre de una consulta guardada en el cuadro origen del registro si desea mostrar los resultados de una consulta en la vista Hoja de datos.

Dar un título

En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Formato para abrir el cuadro conel mismo nombre:

Cuadro de diálogo Formato de una vista de hoja de datos web

Elija si desea que sean visibles u ocultos en el cuadro de Propiedad Visible de la barra de acciones. Aún puede agregar, editar y eliminar registros en las vistas Hoja de datos si está oculta la barra de acciones siempre y cuando los datos en la vista Hoja de datos están actualizables.

En el cuadro título, escriba el texto para mostrar en la vista Hoja de datos cuando se abre como una ventana emergente en una ventana del explorador. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo.

Cuando se establece la propiedad título en el cuadro de diálogo de formato, Access muestra ese título solo si la vista Hoja de datos se abre como una ventana emergente. Establecer la propiedad título en el cuadro de diálogo Formato no cambia lo que Access muestra en el Selector de vistas para la vista. Para cambiar el texto que aparece en el Selector de vistas, vea la sección en Cambiar nombre un título de la vista Hoja de datos.

Agregar acciones automáticas

En la parte superior derecha del área de diseño, haga clic en Acciones para abrir el cuadrocon el mismo nombre:

Cuadro de diálogo Acciones de una vista de hoja de datos web

Cada botón abre una macro en la vista Diseño. Haga clic en Cargar para diseñar una macro que se ejecuta cuando se abre la hoja de datos y haga clic en Activar registro de una macro que se ejecute siempre que un usuario selecciona una fila distinta en la hoja de datos. Cuando haya terminado, simplemente cierre el cuadro de diálogo. Obtenga más información sobre Personalizar una vista mediante la creación de una macro de interfaz de usuario.

Cómo agregar acciones personalizadas a la Barra de acciones

De forma predeterminada, las vistas Hoja de datos incluyen un botón de acción de Agregar Botón para agregar registro en la barra de acciones y un botón de acción de Eliminar el botón de registro de acción en la Barra de acciones Eliminar. Más información sobre cómo trabajar con botones de acción en una aplicación de Access. También puede agregar sus propios botones de acción personalizada a la barra de acciones.

En la parte superior central del área de diseño, haga clic en Agregar acción personalizada (el botón de signo más junto a la barra de acción). Muestra la nueva acción como un botón con un icono de estrella:

Botón de acción personalizada en una hoja de datos web

Haga clic en el botón de acción personalizada y, después, en el botón Datos que aparece. Access abrirá el cuadro de diálogo Datos relativo a la acción personalizada:

Cuadro de diálogo Datos de una acción personalizada en una hoja de datos web

Escriba un nombre para el botón de acción personalizada, seleccione un icono para utilizar, escriba la información sobre herramientas (texto que aparece al colocar el puntero sobre el icono de acción) y, a continuación, haga clic En haga clic en abrir la vista de diseño de macro y escribir una macro que se ejecuta cuando se hace clic en el botón de acción personalizada. Más información sobre cómo Agregar acciones personalizadas a la barra de acciones.

Agregar, editar y eliminar datos

Puede realizar cambios en los datos con vistas de hoja de datos al abrir la vista en el explorador. Access guarda automáticamente los cambios a los registros cada vez que se mueve a otro registro en la vista.

  • Para agregar un nuevo registro: haga clic en el botón de registro de Botón para agregar registro en la barra de acciones Agregar en la barra de acciones, escriba los datos que desee en las columnas y, a continuación, ficha o haga clic en a otro registro para guardar el nuevo registro. Nuevos registros en las vistas Hoja de datos siempre aparecen en la parte inferior.

  • Para editar un registro: haga clic en la fila que desea editar y tabular a la columna desea cambiar. Escriba los nuevos datos y, a continuación, tab o haga clic en a otro registro para guardar los cambios en los registros.

  • Para eliminar un registro: haga clic en la fila que desea eliminar y, a continuación, haga clic en el botón de acción Eliminar Eliminar el botón de registro de acción en la Barra de acciones . Access muestra un cuadro de diálogo de confirmación para asegurarse de que desea eliminar dicho registro. Haga clic en para eliminar o haga clic en No para cancelar la eliminación del registro.

    También puede eliminar un registro haciendo clic en el selector de fila en el lado izquierdo y, a continuación, haga clic en Eliminar. Para eliminar más de un registro a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en selectores de fila diferente, haga clic en uno de los selectores de fila y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Filtrar y ordenar datos

Vistas de hoja de datos en aplicaciones de Access tienen opciones integradas para filtrar y ordenar los datos. Puede filtrar y ordenar distintas columnas de datos para ver solo los registros que desea ver rápidamente.

Para filtrar los datos:

  1. Vaya a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access mediante el explorador.

  2. Mantenga el mouse sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en una opción para filtrar la lista para los datos específicos de la columna. Access muestra un icono de embudo encima de cada columna que tiene un filtro aplicado.

    Opciones de filtro para la columna Puesto de la hoja de datos

    Sugerencia: Seleccione más opciones de la lista para filtrar por más de una opción de datos.

  3. Para quitar un filtro en una columna, haga clic en Borrar filtro en la lista de opciones.

    Sugerencia: Use la función del explorador "Buscar en la página" para encontrar rápidamente los datos en una vista de hoja de datos. Por ejemplo, en Internet Explorer, presione CTRL+f, escriba el texto o el número que está buscando y, a continuación, haga clic en anterior o siguiente para avanzar por los valores encontrados

Para ordenar los datos:

  1. Vaya a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access mediante el explorador.

  2. Mantenga el mouse sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en Orden ascendente u Orden descendente para ordenar los registros en la vista por esa columna.

Para ocultar una columna:

  1. Vaya a la vista Hoja de datos en la aplicación de Access mediante el explorador.

  2. Mantenga el mouse sobre un encabezado de columna, haga clic en la flecha desplegable y haga clic en Ocultar columna. Access oculta la columna de la vista en el explorador.

    Nota: Ocultar una columna en una vista de hoja de datos en el explorador es sólo temporal. Si vaya a una vista diferente y que vuelva o actualice la vista, Access muestra la columna de nuevo.

Descargar los registros de las vistas Hoja de datos en Excel

Puede descargar los registros de la aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos.

Para descargar registros en Excel:

  1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos.

  2. Haga clic en el botón de acción descargar en Excel Botón de acción Descargar a Excel en la Barra de acciones en la barra de acciones.

    Botón de acción Descargar en Excel, en la vista Hoja de datos
  3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel.

  4. Excel muestra los registros de la vista Hoja de datos.

    Hoja de cálculo de Excel que muestra tres registros de los datos en tres columnas

Sugerencia: Si usa las opciones de filtro para restringir los registros que se muestra para un conjunto de registros más pequeño antes de hacer clic en la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto de registros más pequeño, puede abrir una vista de hoja de datos desde una vista diferente con la acción de macro OpenPopup y utilice dónde argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos en este caso, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel.

Nota: No se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar en este botón de acción, deberá ocultar la barra de acciones de la vista Hoja de datos.

Eliminar una vista de hoja de datos

Para eliminar una vista de hoja de datos existente, realice los pasos siguientes:

  1. Inicie la aplicación en Access.

  2. Haga clic en el nombre del título en el Selector de tabla en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos.

  3. Haga clic en el botón de propiedad y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Cambiar el nombre de un título de la vista Hoja de datos que se muestra en el Selector de vistas

Access muestra una lista de nombres de título de la vista en la parte superior de la aplicación en el Selector de vistas. Para cambiar el título de la vista Hoja de datos que se muestra en el Selector de vistas, siga estos pasos:

  1. Inicie la aplicación en Access.

  2. Haga clic en el nombre del título en el Selector de tabla en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos.

  3. Haga clic en el botón de propiedad y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

    Menú Configuración con las opciones Abrir en el explorador, Editar, Cambiar el nombre, Duplicar y Eliminar

  4. Escriba el nuevo nombre de título de la vista Hoja de datos y, a continuación, presione ENTRAR.

    Se cambió la leyenda Vista de hoja de datos a Clientes

  5. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios de título.

Para cambiar la posición de la vista Hoja de datos en la parte superior de la pantalla, haga clic y mantenga presionado el título y arrástrela hacia la derecha o izquierda hasta una nueva posición.

Hacer una copia de la vista Hoja de datos

Si desea realizar una copia idéntica de una vista de hoja de datos, puede usar la característica de duplicar en aplicaciones de Access.

Para hacer una copia de la vista Hoja de datos, realice los pasos siguientes:

  1. Inicie la aplicación en Access.

  2. Haga clic en el nombre del título en el Selector de tabla en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en la vista Hoja de datos.

  3. Haga clic en el botón de propiedad y, a continuación, haga clic en Duplicar.

    Menú Configuración con Abrir en el explorador, Editar, Cambiar el nombre, Duplicar y Eliminar

  4. Escriba el nombre de la nueva copia de la vista Hoja de datos en el cuadro Nombre de duplicado. Tenga en cuenta que cada objeto de vista en el panel de navegación debe ser único.

  5. Seleccione una tabla para asignar esta opción para en la ubicación para duplicar cuadro. Cuando se asigna una copia de una vista a una tabla, Access muestra el nombre del título de la vista al hacer clic en el nombre del título en el panel izquierdo.

    Diálogo Duplicar vista que muestra el nombre del cuadro duplicado y su ubicación.

    Sugerencia: Si no desea asignar una copia de la vista a una tabla específica, puede seleccionar [independiente o emergente] en el cuadro ubicación para duplicar. Cuando realiza una copia de la vista como una vista independiente, Access muestra el objeto en el panel de navegación, pero no en la lista de vistas que se asignan a tablas. Para abrir vistas independiente en el explorador, debe usar la acción de macro OpenPopup.

  6. Haga clic en Aceptar para crear la nueva copia de la vista Hoja de datos o haga clic en Cancelar para cancelar la creación de la copia de la vista Hoja de datos.

  7. Haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios a la lista de vistas.

Más información sobre las aplicaciones de Access

Vistas de hoja de datos Web son una característica de aplicaciones de Access: bases de datos que se ejecuta en un explorador que los usuarios pueden utilizar en línea – pero son solo una característica. Para obtener más información sobre aplicaciones de Access, vea el artículo crear una aplicación de Access.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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