Usar la segmentación de datos para filtrar datos de tablas dinámicas

En versiones anteriores de Microsoft Excel, puede usar los filtros de informe para filtrar datos en una tabla dinámica, pero no es fácil ver el estado de filtrado actual al filtrar varios elementos. En Excel, tiene la opción de usar segmentaciones de datos para filtrar los datos. La segmentación de datos proporciona botones en los que puede hacer clic para filtrar datos de tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, las segmentaciones de datos también indican el estado de filtrado actual, de este modo es fácil entender qué se muestra exactamente en una tabla dinámica filtrada.

Imagen de la cinta de Excel

Al seleccionar un elemento, dicho elemento se incluye en el filtro y los datos de ese elemento se mostrarán en el informe. Por ejemplo, cuando selecciona Valladares en el campo Vendedores, se muestran únicamente los datos que incluyen Valladares en ese campo.

En este artículo

¿Qué es la segmentación de datos?

Usar la segmentación de datos

Crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente

Crear una segmentación de datos independiente

Aplicar formato a una segmentación de datos

Compartir una segmentación de datos mediante su conexión a otra tabla dinámica

Desconectar o eliminar una segmentación de datos

¿Qué es la segmentación de datos?

Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado fáciles de usar que contienen un conjunto de botones que le permiten filtrar los datos de una tabla dinámica rápidamente sin la necesidad de abrir listas desplegables para buscar los elementos que se desean filtrar.

Al usar un filtro de tabla dinámica normal para filtrar varios elementos, el filtro solamente indica que se filtran varios elementos y es necesario que abra una lista desplegable para consultar la información de filtrado. Sin embargo, una segmentación de datos etiqueta de forma clara el filtro que se aplica y proporciona información para que pueda comprender fácilmente los datos que se muestran en la tabla dinámica filtrada.

Las segmentaciones de datos generalmente se asocian a la tabla dinámica en la cual se crean. Sin embargo, también se pueden crear segmentaciones de datos independientes a la cuales se hace referencia desde las funciones de cubos de procesamiento analítico en línea (OLAP) o que luego se pueden asociar a cualquier tabla dinámica.

Una segmentación de datos generalmente incluye los siguientes elementos:



Elementos de segmentación de datos de tablas dinámicas

1. Un encabezado de segmentación de datos indica la categoría de los elementos que contiene.

2. Un botón de filtrado que no está activado indica que el elemento no está incluido en el filtro.

3. Un botón de filtrado que está activado indica que el elemento está incluido en el filtro.

4. Un botón Borrar filtro quita el filtro mediante la selección de todos los elementos de la segmentación de datos.

5. Una barra de desplazamiento permite desplazarse cuando hay más datos de los que pueden verse actualmente en la segmentación de datos.

6. Los controles para mover y cambiar el tamaño de los bordes permiten cambiar el tamaño y la ubicación de la segmentación de datos.

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Usar la segmentación de datos

Hay varias formas de crear segmentaciones de datos para filtrar los datos de la tabla dinámica. En una tabla dinámica existente, puede hacer lo siguiente:

  • Crear una segmentación de datos asociada a la tabla dinámica.

  • Crear una copia de la segmentación de datos asociada a la tabla dinámica.

  • Usar una segmentación de datos existente asociada a otra tabla dinámica.

Además de crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente, o en lugar de hacerlo, también se puede crear una segmentación de datos independiente a la que se puede hacer referencia mediante las funciones de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) o que luego se puede asociar a cualquier tabla dinámica.

Dado que cada segmentación de datos que se crea está diseñada para filtrar un campo de tabla dinámica concreto, es probable que cree más de una segmentación de datos para filtrar una tabla dinámica.

Después de crear una segmentación de datos, ésta aparecerá en la hoja de cálculo junto con la tabla dinámica. Si hay más de una segmentación de datos, se mostrarán de manera superpuesta. Es posible mover una segmentación de datos a otra ubicación en la hoja de cálculo y cambiar su tamaño según sea necesario.

Segmentaciones de datos superpuestas

Para filtrar los datos de tabla dinámica, simplemente haga clic en uno o varios botones de la segmentación de datos.

Segmentación de datos con un filtro seleccionado

Aplicar formato a la segmentación de datos para lograr un aspecto uniforme

Para crear informes de aspecto profesional o simplemente para que el formato de una segmentación de datos coincida con el de la tabla dinámica asociada, puede aplicar estilos de segmentación de datos para conseguir una apariencia coherente. Al aplicar alguno de los distintos estilos predefinidos disponibles para las segmentaciones de datos, puede hacer coincidir el tema de color aplicado a una tabla dinámica. Para lograr una apariencia personalizada, puede incluso crear sus propios estilos de segmentación de datos del mismo modo en que crea estilos personalizados de tabla dinámica.

Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinámicas

Cuando en un informe hay muchas tablas dinámicas diferentes, como en el caso de un informe de inteligencia empresarial (BI) con el que se esté trabajando, es probable que desee aplicar el mismo filtro a alguna de las tablas dinámicas o a todas ellas. Puede compartir una segmentación de datos creada en una tabla dinámica con otras tablas dinámicas. No es necesario duplicar el filtro para cada tabla de dinámica.

Al compartir una segmentación de datos, se crea una conexión a otra tabla dinámica que contiene la segmentación de datos que desea usar. Los cambios que realiza en una segmentación de datos compartida se reflejan inmediatamente en todas las tablas dinámicas conectadas a esa segmentación de datos. Por ejemplo, si usa una segmentación de datos País en la tabla dinámica 1 para filtrar los datos de un país específico, la tabla dinámica 2, que también usa esa segmentación de datos, mostrará los datos de ese mismo país.

Las segmentaciones de datos que están conectadas a más de una tabla dinámica, y que se usan en más de una, se denominan segmentaciones de datos compartidas. Las segmentaciones de datos que se usan en una sola tabla dinámica se denominan segmentaciones de datos locales. Una tabla dinámica puede usar tanto segmentaciones de datos locales como compartidas.

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Crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente

  1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para la cual desea crear una segmentación de datos.

    De esta forma, se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.

  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en Insertar Segmentación de datos.

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  3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea crear una segmentación de datos.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Se mostrará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.

  5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro.

    Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en los que desea aplicar el filtro.

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Crear una segmentación de datos independiente

  1. En el grupo Filtros de la pestaña Insertar, haga clic en Segmentación de datos.

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  2. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes del cuadro Mostrar, realice una de las siguientes acciones:

    • Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Esta opción está seleccionada de forma predeterminada.

    • Para mostrar solo la lista de conexiones recientemente utilizadas, haga clic en Conexiones en este libro.

      Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ha definido, ha creado desde el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos del Asistente para la conexión de datos, o ha seleccionado previamente como conexión desde este cuadro de diálogo.

    • Para mostrar solo las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexión en este equipo.

      Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos, normalmente almacenada en la carpeta Mis documentos.

    • Para mostrar solo las conexiones disponibles de un archivo de conexión al que se accede desde la red, haga clic en Archivos de conexión en la red.

      Esta lista se crea una Biblioteca de conexiones de datos (DCL) en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 o Microsoft SharePoint Server 2010. Una DCL es una biblioteca de documentos de un sitio de SharePoint Foundation que contiene una colección de archivos ODC (.odc), de conexión de datos de Office. Generalmente, es el administrador del sitio el que configura la DCL, quien, además, puede configurar el sitio de SharePoint para mostrar archivos ODC desde esta DCL en el cuadro de diálogo Conexiones externas.

      Sugerencia    Si no ve la conexión que desea, puede crear una. Para ello, haga clic en Examinar en busca de más y luego, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el origen de datos al cual desea conectarse.

      Nota    Si elige una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y luego se usa como la nueva información de conexión.

  3. En Seleccione una conexión, haga clic en la conexión que quiera y luego en Abrir.

  4. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de los campos en los que quiere crear una segmentación de datos.

  5. Haga clic en Aceptar.

    Se creará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.

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Aplicar formato a una segmentación de datos

  1. Haga clic en la segmentación de datos a la que desea dar formato.

    Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la pestaña Opciones.

  2. En el grupo Estilos de Segmentación de datos de la pestaña Opciones, haga clic en el estilo que prefiera.

    Para ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botón Más Imagen del botón .

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Compartir una segmentación de datos mediante su conexión a otra tabla dinámica

Puede compartir una segmentación de datos con otra tabla dinámica conectándola a dicha tabla dinámica. También puede insertar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica conectándola con dicha tabla dinámica.

Haga que una segmentación de datos esté disponible para ser usada en otra tabla dinámica

  1. Haga clic en la segmentación de datos que desea compartir con otra tabla dinámica.

    Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la pestaña Opciones.

  2. En el grupo Segmentación de datos de la pestaña Opciones, haga clic en Conexiones de tabla dinámica.

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  3. En el cuadro de diálogo Conexiones de tabla dinámica, active la casilla de verificación de las tablas dinámicas en las cuales desea que la segmentación de datos esté disponible.

Usar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica

  1. Para crear una conexión con la tabla dinámica que contiene la segmentación de datos que desea compartir, haga lo siguiente:

    1. En el grupo Obtener datos externos de la pestaña Datos, haga clic en Conexiones existentes.

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    2. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes, en el cuadro Mostrar, asegúrese de que la opción Todas las conexiones esté seleccionada.

      Sugerencia    Si no ve la conexión que desea, puede crear una. Para ello, haga clic en Examinar en busca de más y luego, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el origen de datos al cual desea conectarse.

    3. Seleccione la conexión que quiera y, después, haga clic en Abrir.

    4. En el cuadro de diálogo Importar datos en la sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, haga clic en Informe de tabla dinámica.

  2. Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para la cual desea insertar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica.

    De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.

  3. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en la flecha Insertar Segmentación de datos y luego haga clic en Conexiones de Segmentación de datos.

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  4. En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, active la casilla de verificación de las segmentaciones de datos que desea usar.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro.

    Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los elementos a los que quiere aplicar el filtro.

    Nota    Todas las tablas dinámicas que comparten la segmentación de datos mostrarán inmediatamente el mismo estado de filtrado.

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Desconectar o eliminar una segmentación de datos

Si ya no necesita una segmentación de datos, puede desconectarla desde la tabla dinámica o puede eliminarla.

Desconectar una segmentación de datos

  1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para la cual desea desconectar una segmentación de datos.

    De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.

  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en la flecha Insertar Segmentación de datos y luego haga clic en Conexiones de Segmentación de datos.

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  3. En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, desactive la casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea desconectar una segmentación de datos.

Eliminar una segmentación de datos

Siga uno de estos procedimientos:

  • Haga clic en la segmentación de datos y luego presione SUPR.

  • Haga clic con el botón secundario en la segmentación de datos y, a continuación, haga clic en Quitar <Nombre de la segmentación de datos>.

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