Usar la plantilla de base de datos de proyectos de Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Por Michael Groh, MVP de Access

Use la base de datos de administración de proyectos de Access 2007 para administrar proyectos, así como sus tareas y empleados asociados. También puede buscar y filtrar detalles de proyectos, especificar tareas comunes y enviar o recibir datos con mensajes de correo electrónico.

La plantilla de la base de datos Proyectos

Uso de la base de datos

En este artículo se describen los pasos básicos para el uso de la plantilla de base de datos de escritorio de proyectos.

Preparar la base de datos para su uso

Siga este procedimiento para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos esté habilitado:

  1. En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de una base de datos, vea el artículo Decidir si se debe confiar en una base de datos.

Agregar empleados

Para empezar a usar la plantilla de base de datos de proyectos, el primer paso es agregar empleados para que tenga usuarios a quien pueda asignar proyectos y tareas. Use este procedimiento para agregar empleados de forma manual, o bien vea la sección siguiente para agregar empleados desde sus contactos de Outlook 2007.

  1. En el formulario Lista de proyectos, haga clic en Lista de empleados.

  2. En el formulario Lista de empleados, rellene los detalles de cada empleado.

  3. Para escribir más información detallada sobre un empleado, haga doble clic en el nombre del empleado en el formulario Lista de empleados y escriba la información en el formulario Detalles del empleado.

  4. Haga clic en Cerrar para volver al formulario Lista de proyectos.

Agregar contactos desde Microsoft Office Outlook 2007

Si usa Office Outlook 2007, puede agregar empleados desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de proyectos, haga clic en Lista de empleados.

  2. En el formulario Lista de empleados, haga clic en Agregar de Outlook.

  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que quiera agregar a la base de datos.

  4. Haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.

Agregar un nuevo proyecto

  1. En el formulario Lista de proyectos, haga clic en Nuevo proyecto.

  2. En el formulario Detalles del proyecto, rellene los detalles del proyecto y, después, haga clic en Cerrar.

Editar un proyecto existente

  1. En el formulario Lista de proyectos, haga doble clic en el proyecto que quiera editar.

  2. En el formulario Detalles del proyecto, agregue o edite los detalles del proyecto.

    Agregar una tarea

    • En el formulario Detalles del proyecto, haga clic en Nueva tarea.

    • En el formulario Detalles de la tarea, rellene los detalles de la tarea y, después, haga clic en Cerrar.

      Access mostrará el nuevo proyecto en la lista Tareas del proyecto del formulario Detalles del proyecto.

      Editar una tarea

    • En el formulario Detalles del proyecto, haga clic en la pestaña Tareas del proyecto.

    • Haga doble clic en la tarea que quiera editar.

    • En el formulario Detalles de la tarea, edite los detalles de la tarea y, después, haga clic en Cerrar.

      Agregar una tarea común

      Las tareas comunes son tareas que se usan con frecuencia en una gran variedad de proyectos, como presupuestos o aprendizaje. Después de escribir una tarea común, se puede agregar a cualquier proyecto de la base de datos del proyecto sin tener que volver a escribir los detalles de la tarea.

    • En el formulario Detalles del proyecto, haga clic en Tareas comunes.

    • Seleccione la casilla junto a cada tarea común que quiera agregar al proyecto. Agregue las nuevas tareas comunes al final de la lista.

    • Haga clic en Cerrar para volver al formulario Detalles del proyecto.

Recopilar datos por correo electrónico

Puede recopilar datos sobre empleados o proyectos de los usuarios de correo electrónico si les envía un formulario de entrada de datos en un mensaje de correo electrónico. Cuando los usuarios devuelvan el formulario completado, los datos se pueden procesar y almacenar en la lista de tareas.

  1. En el formulario Lista de proyectos o Lista de empleados, haga clic en Recopilar datos.

  2. Siga las instrucciones del asistente Recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico para recopilar datos de los destinatarios de correo electrónico especificados.

Filtrar la lista de proyectos

En el formulario Lista de proyectos, puede filtrar la lista de proyectos y guardar sus filtros favoritos para su uso en el futuro.

  1. Para aplicar los filtros, haga clic con el botón derecho en el formulario y seleccione los filtros que quiera aplicar.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario Detalles del filtro, escriba el nombre del filtro y una descripción y, después, haga clic en Cerrar.

  4. Use el cuadro Filtros favoritos para aplicar un filtro guardado, o bien haga clic en (Borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar los detalles de un proyecto o empleado

En los formularios Detalles del proyecto y Detalles del empleado, puede ver y especificar más información sobre un proyecto o empleado. Para mostrar el formulario Detalles del proyecto o Detalles del empleado:

  • En el formulario Lista de proyectos o Lista de empleados, haga doble clic en el elemento que quiera ver.

Agregar datos adjuntos

En los formularios Detalles del proyecto, Detalles de la tarea y Detalles del empleado puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • En cualquier formulario de detalles, haga doble clic en el campo Datos adjuntos (en el formulario Detalles del empleado, haga doble clic en el icono de imagen).

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo Elegir archivo, abra la carpeta que contenga el archivo.

  • Seleccione el archivo que quiera agregar y, después, haga clic en Abrir.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos a cada elemento, incluidos diferentes tipos de archivo, como documentos u hojas de cálculo.

Mostrar informes

En la base de datos de proyectos se incluyen varios informes, como Proyectos abiertos, Detalles de la tarea, Libreta de direcciones de empleados, etc. Para mostrar un informe:

  • En el formulario Lista de proyectos, seleccione el informe que quiera mostrar en la lista Informes.

Para imprimir un informe:

  • Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Office y, después, haga clic en Imprimir.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo Crear un informe sencillo.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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