Usar la plantilla de base de datos de Access para proyectos

Preparar la base de datos para su uso

Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, siga este procedimiento:

• Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en Habilitar este contenido.

  Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo Decidir si se debe confiar en una base de datos.

Agregar empleados

Para empezar a usar la plantilla de base de datos Proyectos, el primer paso es agregar empleados para que tenga a alguien al que asignar proyectos y tareas. Use este procedimiento para agregar empleados manualmente o vea la siguiente sección para agregar empleados desde sus contactos de Outlook.

1. En el formulario Lista de proyectos , haga clic en Lista de empleados.

2. En el formulario Lista de empleados , rellene los detalles de cada empleado.

3. Para escribir información más detallada sobre un empleado, haga doble clic en el nombre del empleado en el formulario Lista de empleados y escriba la información en el formulario Detalles del empleado .

4. Haga clic en Cerrar para volver al formulario Lista de proyectos.

Agregar contactos desde Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook, puede agregar empleados de ese programa sin tener que volver a escribir la información.

1. En el formulario Lista de proyectos , haga clic en Lista de empleados.

2. En el formulario Lista de empleados , haga clic en Agregar desde Outlook.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar , seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

4. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Agregar un nuevo proyecto

1. En el formulario Lista de proyectos, haga clic en Nuevo proyecto.

2. En el formulario Detalles del proyecto, rellene los detalles del proyecto y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Editar un proyecto existente

1. En el formulario Lista de proyectos, haga doble clic en el proyecto que desea editar.

2. En el formulario Detalles del proyecto, agregue o edite los detalles del proyecto.

   Agregar una tarea

   • En el formulario Detalles del proyecto , haga clic en Agregar tarea.

   • En el formulario Detalles de la tarea, rellene los detalles de la tarea y, a continuación, haga clic en Cerrar.

     Access muestra el nuevo proyecto en la lista Tareas del proyecto del formulario Detalles del proyecto .

     Editar una tarea

   • En el formulario Detalles del proyecto , haga clic en la pestaña Tareas del proyecto .

   • Haga doble clic en la tarea que desea editar.

   • En el formulario Detalles de la tarea, edite los detalles de la tarea y, a continuación, haga clic en Cerrar.

     Agregar una tarea común

     Las tareas comunes son tareas que se usan con frecuencia en muchos proyectos diferentes, como la gestión presupuestaria o la formación. Después de escribir una tarea común, se puede agregar a cualquier proyecto en la base de datos de Project sin tener que volver a escribir los detalles de la tarea.

   • En el formulario Detalles del proyecto , haga clic en Tareas comunes.

   • Active la casilla situada junto a cada tarea común que desee agregar al proyecto. Agregue nuevas tareas comunes al final de la lista.

   • Haga clic en Cerrar para volver al formulario Detalles del proyecto .

Filtrar la lista de proyectos

En el formulario Lista de proyectos, puede filtrar la lista de proyectos y guardar sus filtros favoritos para usarlos en el futuro.

1. Aplique filtros haciendo clic con el botón derecho en el formulario y seleccionando los filtros que desee.

2. Haga clic en Guardar filtro.

3. En el formulario Detalles del filtro, escriba un nombre y una descripción del filtro y, a continuación, haga clic en Cerrar.

4. Use el cuadro Filtrar favoritos para aplicar un filtro guardado o haga clic en (Borrar filtro) para quitarlo.

Mostrar detalles del proyecto o empleado

El formulario Detalles del proyecto y los formularios Detalles del empleado le permiten ver e introducir más información sobre un proyecto o empleado. Para mostrar el formulario Detalles del proyecto o el formulario Detalles del empleado :

• En el formulario Lista de proyectos o en el formulario Lista de empleados , haga doble clic en el elemento que desea ver.

Agregar datos adjuntos

En el formulario Detalles del proyecto , en el formulario Detalles de la tarea y en el formulario Detalles del empleado , puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.

• En cualquier formulario Detalles , haga doble clic en el campo Datos adjuntos (en el formulario Detalles de empleados , haga doble clic en el icono de imagen).

• En el cuadro de diálogo Datos adjuntos , haga clic en Agregar.

• En el cuadro de diálogo Elegir archivo , busque la carpeta que contiene el archivo.

• Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

• En el cuadro de diálogo Datos adjuntos , haga clic en Aceptar.

Mostrar informes

La base de datos Proyectos incluye varios informes, incluidos Proyectos abiertos, Detalles de tareas, Libreta de direcciones de empleado y mucho más. Para mostrar un informe:

• En el formulario Lista de proyectos, seleccione el informe que desea mostrar en la lista Informes .

Para imprimir un informe:

• Haga clic en Archivo > Imprimir.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo Crear un informe sencillo.