Usar la plantilla de base de datos de administración de tareas de Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Use la plantilla de base de datos de administración de tareas de Access 2007 para realizar un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que necesite completar de forma individual o con su equipo. También puede buscar y filtrar detalles de tareas, mostrar u ocultar columnas, enviar mensajes de correo electrónico y ubicar en un mapa las direcciones de los propietarios de las tareas.

La plantilla de base de datos Tareas de Access 2007

Uso de la base de datos

En este artículo se describen los pasos básicos para el uso de la plantilla de base de datos de administración de tareas.

Preparar la base de datos para su uso

  • Al abrir por primera vez la base de datos, Access mostrará la página Introducción. Para evitar que esta página se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar Introducción al abrir esta base de datos.

    Cierre la página Introducción para empezar a usar la base de datos.

  • Siga este procedimiento para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos esté habilitado:

    1. En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

    2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de una base de datos, vea el artículo Decidir si se debe confiar en una base de datos.

Recopilar datos por correo electrónico

Puede recopilar la información de las tareas de los usuarios de correo electrónico si les envía un formulario de entrada de datos en un mensaje de correo electrónico. Cuando los usuarios devuelvan el formulario completado, los datos se pueden procesar y almacenar en la lista de tareas.

  1. En el formulario Lista de tareas, haga clic en Recopilar datos.

  2. Siga las instrucciones del asistente Recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico para recopilar datos de los destinatarios de correo electrónico especificados.

Buscar una tarea un contacto

El cuadro Búsqueda rápida le permite buscar rápidamente una tarea en el formulario Lista de tareas, o bien un contacto en el formulario Lista de contactos.

  • Escriba el texto que quiera buscar en el cuadro Búsqueda rápida y, después, presione Entrar o haga clic en Ir.

    Access filtra la lista para mostrar solo aquellos registros que contengan el texto que buscó. Para volver a la lista completa, haga clic en Mostrar todos los registros.

Filtrar la lista de tareas

En el formulario Lista de tareas, puede filtrar la lista de tareas y guardar los filtros favoritos para su uso en el futuro.

  1. Para aplicar los filtros, haga clic con el botón derecho en el formulario y seleccione los filtros que quiera aplicar.

  2. Haga clic en Guardar filtro.

  3. En el formulario Detalles del filtro, escriba el nombre del filtro y una descripción y, después, haga clic en Cerrar.

  4. Use el cuadro Filtros favoritos para aplicar un filtro guardado, o bien haga clic en (Borrar filtro) para quitar el filtro.

Mostrar u ocultar columnas

En los formularios Lista de tareas y Lista de contactos, algunos campos (columna) están ocultos de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, seleccione la casilla junto a cada columna que quiera mostrar. Desactive la casilla para ocultar la columna.

Mostrar los detalles de una tarea o contacto

Los formularios Detalles de la tarea y Detalles del contacto permiten ver y especificar más información sobre un elemento. Para mostrar el formulario Detalles de la tarea o Detalles del contacto:

  • En el formulario Detalles de la tarea o Detalles del contacto, haga clic en Abrir junto al elemento que quiera ver.

Agregar datos adjuntos

En los formularios Detalles de la tarea y Detalles del contacto se pueden agregar imágenes y otros datos adjuntos.

  • En el formulario Detalles, haga clic en + / – imágenes.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  • En el cuadro de diálogo Elegir archivo, abra la carpeta que contenga el archivo.

  • Seleccione el archivo que quiera agregar y, después, haga clic en Abrir.

  • En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos a cada elemento, incluidos diferentes tipos de archivo, como documentos u hojas de cálculo.

Agregar contactos desde Microsoft Office Outlook 2007

Si usa Office Outlook 2007, puede agregar contactos o propietarios de tareas desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de contactos, haga clic en Agregar de Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que quiera agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario Detalles del contacto, si especificó una dirección postal del contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en Clic para mapa.

Mostrar informes

En la base de datos de tareas se incluyen varios informes, como Tareas activas, Detalles de tareas, Libreta de direcciones de contactos, etc. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en Informes, haga doble clic en el informe que quiera mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo Crear un informe sencillo.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×