Usar la plantilla de base de datos de administración de contactos de Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Use la plantilla de base de datos de administración de contactos de Access 2007 para realizar un seguimiento de nombres, direcciones, números de teléfono y otra información. Esta nueva versión de la popular plantilla de Access también le permite clasificar por categorías los contactos, enviar mensajes de correo electrónico y crear mapas de direcciones.

La base de datos de Administración de contactos

Uso de la base de datos

En este artículo se describen los pasos básicos para el uso de la plantilla de base de datos de administración de contactos.

Preparar la base de datos para su uso

  • Al abrir por primera vez la base de datos, Access mostrará la página Introducción. Para evitar que esta página se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar Introducción al abrir esta base de datos.

    Cierre la página Introducción para empezar a usar la base de datos.

  • Siga este procedimiento para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos esté habilitado:

    1. En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

    2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de una base de datos, vea el artículo Decidir si se debe confiar en una base de datos.

Agregar contactos desde Microsoft Office Outlook 2007

Si usa Office Outlook 2007, puede agregar contactos desde ese programa sin tener que volver a escribir la información.

  1. En el formulario Lista de contactos, haga clic en Agregar de Outlook.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar, seleccione los nombres que quiera agregar a la base de datos.

  3. Haga clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.

Buscar un contacto

El cuadro Búsqueda rápida le permite buscar rápidamente un contacto en el formulario Lista de contactos.

  • En el formulario Lista de contactos, en el cuadro Búsqueda rápida, escriba el texto que quiera buscar y, después, presione Entrar o haga clic en Ir.

    Access filtra la lista para mostrar solo aquellos registros que contengan el texto que buscó. Para volver a la lista completa, haga clic en Mostrar todos los registros.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario Lista de contactos, algunos campos (columnas) están ocultos de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

  1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas, seleccione la casilla junto a cada columna que quiera mostrar. Desactive la casilla para ocultar la columna.

Mostrar informes

En la base de datos Administración de contactos se incluyen dos informes: Directorio y Libreta de teléfonos. Para mostrar un informe:

  • En el panel de navegación, en Informes, haga doble clic en el informe que quiera mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo Crear un informe sencillo.

Mostrar los detalles del contacto

El formulario Detalles del contacto permite ver y especificar más información sobre cada contacto. Para mostrar el formulario Detalles del contacto:

  • En el formulario Lista de contactos, haga clic en Abrir junto al contacto que quiera ver.

Agregar una imagen

En el formulario Detalles del contacto puede agregar una imagen del contacto.

  1. Debajo del marco de imagen, haga clic en + / – Imágenes.

  2. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.

  3. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, abra la carpeta que contenga el archivo.

  4. Seleccione el archivo que quiera agregar y, después, haga clic en Abrir.

  5. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.

Nota: Puede adjuntar varios archivos a cada contacto, incluidos diferentes tipos de archivo como documentos u hojas de cálculo.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario Detalles del contacto, si especificó una dirección postal del contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

  • Haga clic en Clic para mapa.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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