Usar la plantilla Seguimiento de activos de Access

Preparar la base de datos para su uso

• La primera vez que abra la base de datos, Access mostrará el formulario de bienvenida. Para evitar que este formulario se muestre la próxima vez que abra la base de datos, desactive la casilla Mostrar bienvenida al abrir la base de datos .

  Cierre el formulario de bienvenida para empezar a usar la base de datos.

• Para asegurarse de que todo el contenido de la base de datos está habilitado, en la barra de mensajes, haga clic en Habilitar este contenido.

  Para obtener más información sobre cómo habilitar el contenido de la base de datos, vea el artículo Decidir si se debe confiar en una base de datos.

Mostrar u ocultar activos retirados

Los Activos retirados son elementos que tienen una Fecha de retirada en o antes de la fecha actual. Los activos pueden retirarse cuando estén obsoletos, rotos o sin usar. Puede mostrar u ocultar activos retirados en el formulario Lista de activos.

• En el formulario Lista de activos , active o desactive la casilla Mostrar retirado .

Buscar un activo o un contacto

El cuadro Búsqueda rápida le permite encontrar rápidamente un activo en el formulario Lista de activos y un contacto en el formulario Lista de contactos .

• Escriba el texto que desea buscar en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, presione ENTRAR.

  Access filtra la lista para mostrar solo los registros que contienen el texto que ha buscado. Para volver a la lista completa, haga clic en Borrar la búsqueda actual. (Es la X dentro del cuadro de búsqueda).

Filtrar la lista de activos

En el formulario Lista de activos , puede filtrar la lista de Activos y guardar sus filtros favoritos para usarlos en el futuro.

1. Aplique filtros haciendo clic con el botón derecho en el formulario y seleccionando los filtros que desee.

2. Haga clic en Guardar filtro.

3. En el formulario Detalles del filtro, escriba un nombre y una descripción del filtro y, a continuación, haga clic en Cerrar.

4. Use el cuadro Filtrar favoritos para aplicar un filtro guardado o haga clic en (Borrar filtro) para quitarlo.

Mostrar u ocultar columnas

En el formulario Lista de activos y en el formulario Lista de contactos , algunos campos (columnas) están ocultos de forma predeterminada. Para cambiar los campos que se muestran:

1. Haga clic en Mostrar u ocultar campos.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar columnas , active la casilla junto a cada columna que desee mostrar. Desactive la casilla para ocultar la columna.

Mostrar detalles de activo o contacto

El formulario Detalles de activos y el formulario Detalles de contacto le permiten ver e introducir más información sobre un elemento. Para mostrar los Detalles de activos o el formulario Detalles de contacto :

• En el formulario Lista de activos o en el formulario Lista de contactos , haga clic en Abrir junto al elemento que desea ver.

Agregar una imagen

En el formulario Detalles de activos y en el formulario Detalles de contacto, puede agregar imágenes y otros datos adjuntos.

• En el marco de imagen del formulario Detalles de activos , haga clic en Agregar o quitar datos adjuntos.

  En el marco de imagen del formulario Detalles de contacto , haga clic en Editar imagen.

• En el cuadro de diálogo Datos adjuntos , haga clic en Agregar.

• En el cuadro de diálogo Elegir archivo , busque la carpeta que contiene el archivo.

• Seleccione el archivo que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir.

• En el cuadro de diálogo Datos adjuntos , haga clic en Aceptar.

Agregar contactos desde Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook, puede agregar contactos o propietarios de activos de ese programa sin tener que volver a escribir la información.

1. En el formulario Lista de contactos , haga clic en Agregar desde Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar nombres para agregar , seleccione los nombres que desea agregar a la base de datos.

3. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.

Mostrar un mapa de la dirección de un contacto

En el formulario Detalles de contacto, si ha introducido una dirección postal para el contacto, puede mostrar un mapa de esa ubicación:

• Haga clic en Asignar esta dirección.

Mostrar informes

El seguimiento de activos incluye varios informes, incluidos Todos los activos, Detalles de activos, Activos retirados, Libreta de direcciones de contacto y mucho más. Para mostrar un informe:

• En el panel de navegación, en Informes, haga doble clic en el informe que desea mostrar.

Puede crear sus propios informes personalizados. Para obtener más información, vea el artículo Crear un informe sencillo.

Agregar un campo a la tabla Activos

1. Cerrar todas las pestañas abiertas.

2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla Activos .

3. Desplácese hacia la derecha hasta que vea la columna denominada Agregar nuevo campo. Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nombre del campo.

La primera vez que escriba datos en la columna, Access establece el tipo de datos por usted.

Agregar un campo a un formulario o informe

Una vez que un campo se ha agregado a una tabla, puede agregarlo a un formulario o informe.

1. Haga clic con el botón secundario en el formulario o informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

3. Arrastre el campo que desee de la Lista de campos al formulario o informe.