Usar la combinación de correspondencia para personalizar las letras de correo masivo

Usar la combinación de correspondencia para personalizar las letras de correo masivo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Cuando tenga correo masivo para enviar a personas de su lista de distribución de correo, puede usar la combinación de correspondencia para crear un lote de cartas personalizadas. Cada letra que se ha producido tiene diseño idéntico, formato, texto y gráficos. Solo determinadas secciones de la carta varían y se ha personalizado.

Existen tres archivos para crear e imprimir cartas con el proceso de combinación de correspondencia:

  • El documento principal
    este documento contiene texto y gráficos (un logotipo o una imagen, por ejemplo) son idénticos para cada versión del documento combinado. El cuerpo de la carta es un ejemplo de contenido idéntico.

  • La lista de distribución de correo
    éste es el origen de datos que se utiliza para rellenar la información de la letra. La lista de distribución tiene nombres, por ejemplo, y el documento principal es la letra que se enviará a los nombres en la lista.

  • El documento combinado
    este documento es una combinación del documento principal y la lista de distribución. Combinación de correspondencia extrae información de la lista de distribución y se coloca en el documento principal, que es el resultado de una carta personalizada para cada persona.

Puede obtener más información sobre cómo funciona la combinación de correspondencia para cartas en el siguiente vídeo que forma parte de un curso de formación.

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Paso 1: Preparar el documento principal

Antes de comenzar la combinación de correspondencia, prepare su carta. Si está permitiendo la gente saber sobre próximos eventos, por ejemplo, incluya el nombre, la fecha, la hora y la ubicación del evento. Es esos detalles que serían importantes para todos los destinatarios de la carta.

  1. En la pestaña envíos, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia > cartas.

    En Word, en la pestaña Envíos, elija Iniciar combinación de correspondencia y, a continuación, elija una opción.

  2. En Word, escriba el cuerpo de la carta (ejemplo a continuación) para enviar a todos los usuarios.

    Ejemplo de carta etiqueta utilizado para una combinación de correspondencia en Word.

Paso 2: Configurar la lista de distribución de correo

La lista de distribución es el origen de datos. Puede ser una hoja de cálculo Excel, un directorio de contactos de Outlook, una base de datos Access o una lista de direcciones Office. Que contiene los registros que Word se usa para extraer información de crear la carta.

Sugerencias

  • Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crearla durante la combinación de correspondencia. Antes de iniciar el proceso de combinación de correspondencia, recopilar todos los registros de datos y agregarlas a su origen de datos.

  • Si está usando una hoja de cálculo Excel, asegúrese de que la columna de códigos postales o códigos postales tienen formato de texto para que no pierda los ceros.

  • Si desea utilizar los contactos Outlook, asegúrese de que Outlook es su programa de correo electrónico predeterminado.

Paso 3: Vincular la lista de distribución de correo a su documento principal

Ahora ya está listo para abrir el origen de datos para la lista de distribución y vincularlo a la carta.

  1. En la pestaña envíos, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, elija Seleccionar destinatarios y, a continuación, elija una opción.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña Envíos, en el grupo combinar de inicio, elija Seleccionar destinatarios y, a continuación, escriba una nueva lista

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si no tiene una lista de distribución de correo, elija escribir una nueva lista y crear uno.

      o bien

    • Si su lista de distribución en una hoja de cálculo Excel, una base de datos de Access u otro tipo de archivo de datos, elija Usar lista existente. A continuación, vaya a la lista y elija Abrir.

      o bien

    • Si usa los contactos de Outlook, seleccione Elegir de contactos de Outlook.

  3. Elija archivo > Guardar como.

  4. En el cuadro nombre de archivo, escriba un nombre de archivoy, a continuación, elija Guardar.


Editar lista de destinatarios

Si está crear e imprimir cartas para todos los usuarios en la lista, vaya a "paso 4: agregar contenido personalizado a la carta." Si desea enviar cartas a las personas que viven, por ejemplo, 20 millas de un evento que aloja, a continuación, usar un filtro como un código postal o un código postal para reducir la lista.

  1. Elija Editar lista de destinatarios.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña Envíos, en el grupo combinar de inicio, elija Editar lista de destinatarios.

  2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, active la casilla de verificación situada junto al nombre de cada persona que desea recibir mensajes de correo electrónico.

    Seleccione filas activando la casilla

En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, existen opciones para restringir la lista de destinatarios. Las dos opciones de usadas más frecuente son para ordenar y filtrar la lista para facilitar la búsqueda de nombres y direcciones.

En una palabra documento de combinación de correspondencia, elija Editar destinatarios y en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en Restringir lista de destinatarios, elija una opción.

Para obtener más información, vea Ordenar y filtrar los datos de una combinación de correspondencia.

Paso 4: Agregar contenido personalizado a la carta

Agregar contenido a la carta que es distinta para cada persona que lo recibe, por ejemplo, su nombre y dirección. Es el método recomendado para agregar estos detalles insertar campos de combinación en el documento principal.

  1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque de direcciones.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña Envíos, en el grupo escribir e insertar campos, seleccione el bloque de direcciones.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el nombre del destinatario, tal como aparecerá en la carta.

    Opciones del bloque de dirección

  3. Elija Aceptar.

    Nota: Para ver cómo aparecerá una dirección en la carta, en vista previa, elija Vista previa de resultados. Seleccione la siguiente Botón de registro siguiente para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o un botón de registro de Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia anterior para desplazarse por los registros del origen de datos.

  4. En el grupo escribir e insertar, elija Línea de saludo.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña Envíos, en el grupo escribir e insertar campos, seleccione la línea de saludo.

  5. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, elija el formato que desea usar.

  6. Elija Aceptar para insertar el campo de combinación de correspondencia en la carta.

  7. Elija archivo > Guardar para conservar la letra (ejemplo siguiente) que está creando para la combinación de correspondencia.

    Carta de combinación de correspondencia de ejemplo en Word que muestra campos "bloque de direcciones" y "línea de saludo".

Para insertar otra información personalizada en la carta de su lista de distribución de correo, vea Agregar campos de combinación de correspondencia de uno en uno.


Comprobar los nombres de campo de combinación

Asegúrese de que Word busca los nombres y direcciones en su lista de distribución.

  1. En la pestaña envíos, en el grupo escribir e insertar campos, elija Asignar campos.

    Sugerencia: Campos de combinación también se puede abrir desde el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones que ha usado para agregar un bloque de direcciones en el documento principal.

  2. En el cuadro de diálogo Asignar campos, compruebe que los campos que aparecen en la lista de registros que coincidan con los nombres de los encabezados de columna de registros en su origen de datos de lista de distribución.

    Cuadro de diálogo Asignar campos

    Nota: Hay dos columnas en el cuadro de diálogo. La columna izquierda es una lista de nombres comunes en un registro profesional por ejemplo. La columna derecha es el nombre de campo para el nombre común que está asignado a un encabezado de columna en el archivo de origen de datos.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si los nombres de campo coincidir se muestran los encabezados de columna que ha usado para los registros en su origen de datos de lista de distribución, no haga nada.

      o bien

    • Si (no coincide) aparece en el nombre de un campo que espera para que coincida con un encabezado de columna en el origen de datos, elija la flecha desplegable y, a continuación, elija el nombre del campo en el origen de datos de lista de distribución. Repita según sea necesario.

  4. Elija Aceptar.


Campos de combinación de correspondencia de formato

Para cambiar la fuente, el tamaño o el espaciado de los contenidos combinados, seleccione el nombre del campo de combinación y realice los cambios que desee.

  1. En la pestaña envíos, en el grupo Vista previa de resultados, elija Vista previa de resultados para cambiar de los resultados combinados a los campos de combinación de correspondencia de la carta.

    En Word, en la pestaña Correo, el grupo Vista previa de resultados.

  2. Elija el nombre de campo de combinación.

    Campo Bloque de direcciones seleccionado

  3. En la ficha Inicio, elija la fuente y el tamaño de fuente que desea usar.

    En Word, en la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, elija una fuente y un tamaño de fuente.

  4. En la ficha Diseño de página (Word 2013 ) o la pestaña Diseño (Word 2016 ), elija el espacio entre párrafos que desee.

    En Word, en la pestaña Diseño, en el grupo Párrafo, defina el espaciado.

    Nota: Dado que Word trata cada línea en un bloque de direcciones, como un párrafo, desea reducir el espaciado entre las líneas.

Paso 5. Obtener una vista previa e imprimir las letras

  1. Elija la Vista previa de resultados y, a continuación, elija la siguiente Botón de registro siguiente para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia o un botón de registro Botón de registro anterior para los resultados de vista previa de combinación de correspondencia anterior para asegurarse de que los nombres y direcciones en el cuerpo de la carta se muestran correctamente.

    Sugerencia: Para ir al final de la lista, elija el primer botón de registro de Botón Primer registro de los resultados de vista previa de combinación de correspondencia y vaya hasta el final de la lista, elija el botón último registro de Botón Último registro de los resultados de vista previa de combinación de correspondencia .

  2. Elija Finalizar y combinar > Imprimir documentos.

    Como parte de la combinación de correspondencia de Word, en la pestaña Envíos, en el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar y, a continuación, elija una opción.

Paso 6: Guardar la carta personalizada

Cuando guarde el documento de combinación de correspondencia, permanece conectado a la lista de distribución de correo para que puede usar para la correspondencia masiva siguiente.


Reutilizar el documento de combinación de correspondencia

  • Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Word le pregunte si desea mantener la conexión.


Para cambiar las direcciones en el documento de combinación de correspondencia

  • Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Editar lista de destinatarios para ordenar, filtrar y seleccione direcciones específicas.

Más información

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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