Usar la combinación de correspondencia para enviar datos a Word

Usar la combinación de correspondencia para enviar datos a Word

La combinación de correspondencia es una forma magnífica de poner los datos de Access en funcionamiento. En este vídeo se muestra cómo crear una carta modelo típica en Word 2013, ejecutando el comando Word Merge en Access 2013. Si lo prefiere, también puede consultar los pasos básicos que se indican debajo del vídeo.

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En el vídeo

Aquí tenemos el procedimiento general para crear una combinación de correspondencia en Word desde Access:

  1. Abra la base de datos de Access que contiene las direcciones que desea combinar con Word.

  2. Si no se abre el panel de navegación, presione F11 para abrirlo.

  3. Seleccione la tabla o la consulta que contiene las direcciones. Si los campos de dirección están dispersos entre varias tablas, cree una consulta que contenga los campos que necesita y seleccione dicha consulta para la tarea de combinación.

  4. Haga clic en Datos externos > Word Merge.

  5. Elija entre dejar que el asistente combine las direcciones en un documento de Word que ya existe o empezar con un documento nuevo, en blanco.

  6. Haga clic en Aceptar.

Word se iniciará y aparecerá la pestaña Correspondencia y el panel Combinar correspondencia.

  1. Vaya avanzando por los pasos del asistente, haciendo clic en los vínculos Siguiente o Anterior de la parte inferior del panel Combinar correspondencia.

  2. En el paso 3 del asistente no será necesario que seleccione la lista de destinatarios porque ya la seleccionó en Access. Ahora bien, puede que quiera precisar la lista haciendo clic en Editar lista de destinatarios. En el cuadro que se abre, puede eliminar destinatarios individuales de la combinación, aplicar filtros, ordenar la lista, etc.

  3. En el paso 4 del asistente, escriba la carta (a menos que esté trabajando con un documento que ya existe).

  4. Ponga el cursor en la ubicación donde quiera que aparezcan los datos y haga clic en Bloque de direcciones, Línea de saludo o Más elementos en el panel Combinar correspondencia para insertar los datos de Access en el documento. En los cuadros que aparezcan, seleccione el formato que quiere y haga clic en Asignar campos para asegurarse de que los campos se asignan correctamente.

  5. En el paso 5 del asistente, haga clic en los botones Siguiente (>>) o Anterior (<<) para obtener una vista previa y tener una idea del aspecto que tendrán los datos combinados cuando imprima el documento.

  6. En el paso 6 del asistente, haga clic en Imprimir y seleccione las opciones de impresión que desee.

  7. Guarde y cierre el documento de Word.

    Notas: 

    • Si después de acabar el asistente, necesita regresar y ajustar algunos de los valores de configuración de la combinación, encontrará todas las tareas en la pestaña Correspondencia de Word.

    • Si cambia el diseño de la base de datos de Access, es posible que tenga que ajustar parte de la configuración de la combinación en Word para que la combinación vuelva a funcionar correctamente.

    • El asistente para combinar correspondencia se ha diseñado para trabajar con datos de direcciones de correo postal, aunque también puede usar la característica Combinar correspondencia para combinar cualquier tipo de datos con Word, como, por ejemplo, registros de inventario, tareas o cualquier cosa que almacene en Access.

Para ver más detalles sobre las características de combinación de correspondencia de Word, consulte estos artículos:

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