Usar la combinación de correspondencia para crear y enviar correo masivo, etiquetas y sobres

Usar la combinación de correspondencia para crear y enviar correo masivo, etiquetas y sobres

La comunicación con los clientes forma parte de los procedimientos diarios de las organizaciones. Dicha comunicación puede tomar diferentes formas: cartas de bienvenida, anuncios especiales, correos electrónicos de agradecimiento o facturas, por nombrar tan solo unas pocas. La característica de combinación de correspondencia de Word puede ayudar a las organizaciones a producir diversas formas de comunicación escrita de manera más eficiente.

Con el proceso de combinación de correspondencia, su organización puede crear un lote de cartas o correos electrónicos personalizados para enviar a los contactos profesionales. Cada carta o correo electrónico puede incluir tanto contenido estándar como personalizado. Puede elegir, por ejemplo, saludar a cada destinatario por su nombre, usar su dirección de correo o agregar información exclusiva como un número de suscripción. Toda la información que use para personalizar la carta o el correo electrónico procede de entradas de su origen de datos, que puede ser una lista de distribución de correo.

Con la combinación de la carta o el correo electrónico y una lista de distribución, puede crear un documento de combinación de correspondencia que envía correo masivo a personas específicas o a todas las personas de la lista de distribución de correo. También puede crear e imprimir etiquetas postales y sobres con la combinación de correspondencia.

Proceso de combinación de correspondencia

El proceso de combinación de correspondencia tiene tres documentos implicados en la creación e impresión de cartas y correos electrónicos, o de etiquetas y sobres.

  • El documento principal
    Este documento contiene texto y gráficos (un logotipo o una imagen, por ejemplo) que son idénticos para todas las versiones del documento combinado. Un ejemplo de contenido idéntico es el remite de un sobre, del cuerpo de una carta o del cuerpo de un correo electrónico.

  • La lista de distribución de correo
    Este documento contiene los datos que se usan para rellenar la información en el documento principal. Por ejemplo, una lista de distribución de correo contiene las direcciones que se imprimirán en las etiquetas o en los sobres.

  • El documento combinado
    Este documento es una combinación del documento principal y la lista de distribución de correo. La información se extrae de la lista de distribución de correo y se inserta en el documento principal, lo que produce el documento combinado (la carta, el correo electrónico, las etiquetas o los sobres) personalizado para diferentes personas de la lista de distribución.

¿Qué documento de envío de correo masivo desea crear?

¿Qué tipo de lista de distribución de correo usa?

Word puede extraer datos de una amplia variedad de orígenes de datos para combinar correspondencia. Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una durante el proceso de combinar correspondencia. A continuación, encontrará una lista con algunos orígenes de datos que puede usar para combinar correspondencia fácilmente.

Cuando haya elegido el documento de envío de correo masivo y la lista de distribución de correo esté preparada, siga con el proceso: realice la combinación de correspondencia y envíe el mensaje al cliente.

¿Qué documentos de envío de correo masivo desea crear?

Tipo de documento de envío de correo masivo

Word para Mac 2011

Word para Mac 2016

Cartas

Use la combinación de correspondencia para crear una carta. Cada carta se imprime en una hoja de papel separada.

Cree e imprima un lote de cartas personalizadas para todos los contactos de una lista de distribución de correo. Cada carta se imprime en una hoja de papel separada.

Correo electrónico

Esta característica no está disponible para Word para Mac 2011

Cree y envíe mensajes de correo electrónico para cada persona de la lista de distribución de correo con información personalizada insertada desde la lista.

Sobres

Crear sobres con la combinación de correspondencia en Word para Mac

Crear sobres con la combinación de correspondencia en Word para Mac

Etiquetas

Crear e imprimir etiquetas con la combinación de correspondencia

Crear e imprimir etiquetas con la combinación de correspondencia, en las que cada etiqueta consiste en una dirección de correo diferente.

¿Qué tipo de lista de distribución de correo usa?

Word puede extraer datos de una amplia variedad de orígenes de datos para combinar correspondencia. Si no tiene una lista de distribución de correo, puede crear una fácilmente durante el proceso de combinar correspondencia. A continuación, encontrará algunos orígenes de datos que puede usar para combinar correspondencia con facilidad.

Cuando haya elegido el documento de envío de correo masivo y tenga la lista de correo preparada, puede pasar a combinar la correspondencia.

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