Usar la combinación de correspondencia para crear un formulario de mensaje de correo electrónico en Word 2016 para Mac

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Si tiene una carta para enviar a muchas personas por correo electrónico que desee personalizadas para cada destinatario, use la combinación de correspondencia. Puede crear un lote de mensajes de correo electrónico personalizado que se les aplica formato idénticos y usar el mismo texto. Solo determinadas secciones del mensaje de correo electrónico varían y se ha personalizado. Combinación de correspondencia, a diferencia de difundir un mensaje a un grupo de personas, realiza el único destinatario de cada destinatario del mensaje.

Hay tres archivos implicados en la creación de mensajes de correo electrónico mediante el proceso de combinación de correspondencia:

  • El documento principal
    este documento es el mensaje de correo electrónico; contiene texto que es idéntico para cada versión del documento combinado.

  • La lista de distribución de correo
    éste es el origen de datos, a menudo un Excel hoja de cálculo, que se utiliza para rellenar la información en el mensaje de correo electrónico. La lista de distribución tiene nombres, por ejemplo, y el documento principal es el correo electrónico que se enviará a los nombres en la lista.

  • El documento combinado
    este documento es una combinación del documento principal y la lista de distribución. Combinación de correspondencia extrae la información de la lista de distribución y se coloca en el documento principal, lo que en un documento combinado personalizado para cada persona en la lista de distribución.

Es un primer paso en el proceso de combinación de correspondencia crear un documento principal.

  1. En la pestaña envíos, elija Iniciar combinación de correspondencia > Mensajes de correo electrónico.

    correo electrónico de combinación de correspondencia

  2. En Word, escriba el mensaje de correo electrónico que desea enviar a todos los usuarios.

La primera fila de la hoja de cálculo Excel es el registro de encabezado. Cada columna de la fila tiene un nombre de etiqueta que indica una categoría de información. Por ejemplo, las etiquetas de columna posible dirección de correo electrónico, nombre, dirección, Ciudad, estadoy código postal. Las filas siguientes contienen un único registro de datos para cada destinatario. No debe haber las filas en blanco o las columnas en la lista.

Sugerencia: Para hacer que una hoja de cálculo Excel de la libreta de direcciones Outlook, exporte los contactos a un archivo delimitado por tabulaciones (.txt) y, a continuación, abra el archivo .txt en Excel. Para obtener más información, vea exportar o archivar manualmente elementos de Outlook.

  1. En la primera fila de la hoja de cálculo Excel, escriba las etiquetas de columna para los destinatarios. Por ejemplo, en la primera columna, escriba la dirección de correo electrónico; en la segunda columna, escriba el nombre; y en la tercera columna, escriba Apellidos.

    Importante: Se recomienda que la primera columna contiene direcciones de correo electrónico de cada destinatario.

  2. En la segunda y posteriores, escriba el apellido, nombrey dirección de correo electrónicode un destinatario.

  3. En el menú archivo, elija Guardar y escriba un nombre de archivo.

    Nota: Recuerde que la ubicación de la hoja de cálculo; deberá posterior a vincular a un documento de combinación de correspondencia.

  4. Guarde y cierre la hoja de cálculo.

    Nota: No puede completar la combinación de correspondencia si no cierra la hoja de cálculo Excel que contiene la lista, o si lo vuelve abrir antes de que finalice la combinación de correspondencia.

En la pestaña envíos, elija Seleccionar destinatarios y, a continuación, elija una opción.

En la pestaña Envíos, seleccione los destinatarios está resaltada con una lista de opciones

Opción

Descripción

Crear una nueva lista

Iniciar una nueva lista de direcciones mientras está configurando la combinación de correspondencia

Usar una lista existente

Usar una hoja de cálculo de Excel u otro tipo de archivo de datos como la lista de direcciones

Elegir en contactos Outlook

Seleccione los nombres directamente desde los contactos de Outlook para la lista de direcciones

Contactos de Apple

Seleccione los nombres directamente desde la libreta de direcciones de Apple para su lista de direcciones

FileMaker Pro

Importar datos desde una base de datos de FileMaker Pro

Crear una nueva lista

En el cuadro de diálogo Editar lista de campos, Word crea automáticamente campos para información básica, como nombre, apellidos y dirección. Si desea agregar un nuevo campo, por ejemplo, un campo de mensaje: agregarla ahora para que pueda rellenarla en el campo al escribir la entrada.

  1. En el nuevo nombre de campo, escriba el nombre del campo que desea agregar y, a continuación, haga clic en + (signo más).

    Sugerencia: Para cambiar el orden de los campos, seleccione el campo que desea mover y, a continuación, utilice la arriba o flecha hacia abajo para mover el campo.

  2. Cuando todos los campos se configuran como desee, elija crear para crear una nueva lista.

Usar una lista existente

  1. Busque el archivo que desea utilizar y elija Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir libro, seleccione la hoja de cálculo que desea usar y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

    • Deje el Rango de celdas en blanco para usar toda la hoja de cálculo.

      o bien

    • Especifique un rango de celdas para los datos que desea usar.

  3. Elija Aceptar.

Elegir en contactos Outlook

  1. Elija Filtrar destinatarios para seleccionar a los destinatarios que desea incluir.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de consulta, junto a los destinatarios de combinar correspondencia de la lista por, elija registro completo.

  3. En la lista de contactos, seleccione los contactos que desea incluir en la combinación de correspondencia y, a continuación, elija Aceptar.

Contactos de Apple

  1. Elija Filtrar destinatarios para seleccionar a los destinatarios que desea incluir.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de consulta, en Contactos de grupo de Apple, seleccione el grupo que desea incluir en la combinación de correspondencia y, a continuación, elija Aceptar.

FileMaker Pro

  1. Busque el archivo que desea utilizar y elija Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Delimitadores de registro inicial, elija un delimitador de campo para separar cada campo de datos y un delimitador de registro para separar cada registro de datos y, a continuación, elija Aceptar.

  1. En la pestaña envíos, elija Insertar campo de combinación y, a continuación, elija el campo que desea agregar.

    En la pestaña Envíos, se resalta Insertar campo de combinación

  2. En el documento principal, haga clic en el cuadro arrastre campos a este cuadro o escriba el texto y, a continuación, haga clic en el texto para quitarlo.

  3. Agregar y dar formato a los campos que desea incluir en el mensaje de correo electrónico y elija Aceptar.

  1. En la pestaña envíos, elija Vista previa de resultados para ver el aspecto de los mensajes de correo electrónico.

    En la pestaña Envíos, se resalta la vista previa de resultados

    Nota: Use los botones de flecha izquierda y derecha en la pestaña envíos, para desplazarse por cada mensaje de correo electrónico.

  2. Para realizar cambios de formato adicionales, vuelva a elegir Vista previa de resultados, que le permite agregar o quitar campos de combinación.

  3. Cuando los mensajes adapte a sus necesidades, en la pestaña envíos, elija Finalizar y combinar > Combinar en correo electrónico para completar la combinación de correspondencia.

    Sugerencia: Combinar en correo electrónico no está disponible si no ha seleccionado el programa de correo electrónico predeterminado.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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