Usar informes y gráficos en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Un informe es una excelente herramienta para obtener recomendaciones sobre sus cuentas, contactos profesionales, clientes potenciales, oportunidades, proyectos profesionales y las actividades de marketing. Puede abrir docenas de informes predeterminados en Business Contact Manager para Outlook, además de modificar, guardar, actualizar y volver a utilizar un número casi ilimitado de informes adicionales.

En este artículo se describe las características de informe de Business Contact Manager para Outlook y cómo se puede trabajar con informes, personalizarlos y usarlos para iniciar actividades de otras empresas.

¿Qué desea hacer?

Abrir y modificar un informe

Guardar, actualizar o imprimir un informe abierto

Crear un gráfico a partir de un informe

Exportar un informe a Excel u otro programa para su análisis

Iniciar una actividad de marketing desde un informe

Abrir un informe desde un gadget

Ver la lista de informes estándar

Abrir y modificar un informe

Business Contact Manager para Outlook ofrece muchos informes predefinidos. Si no ve exactamente lo que necesita, puede abrir un informe similar y, a continuación, modifíquela según sea necesario. También puede guardar sus informes personalizados para volver a utilizar una versión posterior.

Abrir un informe

  1. En la cinta de opciones, haga clic en los informes disponibles de ficha informes se agrupan por sus áreas de trabajo relacionados: Administración de contactos, ventas, Marketing o Proyectos profesionales. Abrir grupo contiene informes que ha modificado y guardado.

    Ficha Informes en la cinta de opciones

  2. Para abrir un informe predefinido, haga clic en el botón del tipo de informe que desee abrir y, a continuación, haga clic en el nombre del informe en esta lista.

  3. Para abrir un informe modificado que haya guardado, haga clic en Informes guardados, haga clic en el informe en el cuadro de diálogo Abrir informes guardados y, a continuación, haga clic en Abrir.

Sugerencia: Si no está seguro de qué grupo o categoría contiene el informe que está buscando, vea la lista de informes estándar.

Para obtener ayuda con la modificación de un informe, vea Modificar un informe para que sea más útil.

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Modificar un informe

Tiene una gran cantidad de control sobre la apariencia de los informes en Business Contact Manager para Outlook.

En esta sección

Cambiar el diseño de un informe

Modificar un informe para que sea más útil

Cambiar el diseño de un informe

Existen varias formas para cambiar el diseño o el aspecto de un informe. Puede usar estos métodos de manera individual o en combinación; no importa el orden de los cambios que realice.

  • Usar el panel Personalizar informe    En la cinta de opciones, en el grupo Diseño, haga clic en cualquiera de las opciones para abrir el Panel Personalizar de informe:

    • Elegir columnas. Si desea cambiar las columnas que se mostrarán, haga clic en este botón y, a continuación, haga clic en el signo + (más) para expandir la lista y vea todos los elementos que aparecen allí. Las opciones disponibles variarán con el informe que esté modificando. Active las casillas de verificación de las columnas que desee mostrar y desactive las de los elementos que no desea ver en el informe.

    • Encabezado y pie de página. Si desea agregar un encabezado o pie de página al informe, o bien agregar notas al informe, haga clic en este botón; a continuación, active las casillas de verificación y escriba información para las columnas que desea mostrar. Desactive las casillas de verificación de las columnas que no desea ver en el informe.

    • Fuentes. Si desea cambiar cómo se muestran las fuentes y los números, haga clic en Fuentes. Haga clic en las opciones que desee cambiar y actualícelas como sea necesario. Puede cambiar la fuente en el cuerpo del informe, en las etiquetas de filas y columnas, y los campos numéricos de los totales y subtotales.

  • Use los controles de ordenar y filtrar     En la cinta de opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

    • Filtro. Puede limitar los resultados mostrados en el informe filtrando el informe. Para obtener información sobre el filtrado de un informe, vea filtrar registros en Business Contact Manager.

    • Ascendente o Descendente. Haga clic en una de estas opciones para cambiar el criterio de ordenación de los registros en el informe. De forma predeterminada, las listas se ordenan alfabéticamente en función del campo principal del informe. Por ejemplo, en el informe llamado Contactos profesionales por cuenta, la lista se ordena inicialmente por el nombre de cuenta. En el nombre de cuenta, cada contacto profesional asociado a una cuenta se muestra en orden alfabético.

      Sugerencia: Los nombres se muestran en la información del campo Nombre completo. Si incluye un tratamiento en el nombre completo, el tratamiento se incluye en orden. Por ejemplo, el nombre completo Sr. Carlos Lacerda se incluiría en la S.

  • Cambiar el orden de columnas     Para cambiar el orden de columnas en un informe, simplemente haga clic en un nombre de columna y, a continuación, arrástrelo hasta donde desee.

  • Ordenar los elementos de un campo de datos secundario    Para invertir el orden de texto o números en un campo secundario, haga clic en el nombre del campo en el informe. Por ejemplo, en el informe titulado Contactos profesionales por cuenta, puede hacer clic en la columna Nombre de contacto profesional para volver a ordenar los nombres de los contactos profesionales mostrados en cada nombre de cuenta en orden alfabético inverso. Haga clic en el título de columna para restaurar el orden original. Del mismo modo, si hace clic en el nombre de la columna de dirección: código postal, la lista de contactos profesionales en cada nombre de cuenta se ordenar en orden inverso numérico.

  • Contraer o expandir grupos en un campo de datos secundario     Haga clic en la - (signo menos) en cualquier fila del informe para mostrar solo la primera línea de la entrada del informe y contraer todos los elementos secundarios. Por ejemplo, en el informe titulado Contactos profesionales por cuenta, puede hacer clic en el - (signo menos) por un nombre de cuenta para ocultar la lista de los contactos profesionales vinculados. Para indicar que una lista está contraída, (signo menos) cambia a un + (signo más). Esta característica puede ser útil para reducir el tamaño y la complejidad del informe. Para expandir un grupo, haga clic en el + signo más.

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Modificar un informe para que sea más útil

Existen varias formas en las que puede modificar los informes para que sean más útiles para uno mismo o para un compañero de trabajo.

  • Filtrar los resultados    Después de abrir un informe, use los filtros simples y avanzados para excluir registros específicos del informe. Filtrar los resultados del informe puede ser útil para una gran variedad de tareas. Por ejemplo, un informe en clientes potenciales filtrados por ubicación es una excelente base para un correo directo campaña sobre un evento que piensa en el área de marketing. Para obtener más información acerca del filtrado, vea filtrar registros en Business Contact Manager.

  • Cambiar la apariencia    Actualizar el aspecto de los informes con la información de cambiar el diseño de un informe

  • Personalizaciones de datos    Antes de abrir un informe de par, puede realizar cambios importantes, con personalizaciones como campos definidos por el usuario o los cambios realizados en las entradas de forma predeterminada en varias listas. Agregar campos definidos por el usuario a la formulario de cliente potencial, por ejemplo, grabar la información específica del sector que necesita y para generar informes del mismo. Cambiar las opciones disponibles en una lista, y esas opciones se convierten en columnas de datos en el siguiente informe.

Para obtener más información acerca de cómo modificar los valores de listas, consulte crear y personalizar listas y tipos de registro.

Nota: Si se elimina un campo definido por el usuario que haya agregado a un informe desde el base de datos de Business Contact Manager, el informe guardado no mostrará la información del campo eliminado. Si exportar un informe con la información de Excel antes de que el campo se elimina, los informes no están afectados.

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Corregir errores de datos en un informe

Al observar un informe, es posible que detecte errores que desea corregir. Por ejemplo, es posible que vea que un contacto profesional se ha asociado con una cuenta incorrecta. Este tipo de error no puede corregirse en el informe, pero debe corregirse en los registros individuales involucrados.

Para corregir el error en este ejemplo, abra el registro del contacto profesional y, en la Página general del registro, en el campo Cuenta vinculada, escriba la cuenta correcta. Si luego vuelve al informe y, en el grupo Acciones, hace clic en Actualizar, el informe se corregirá.

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Guardar, actualizar o imprimir un informe abierto

Después de revisar el informe, es posible que desee guardar los cambios que haya realizado, actualizar los datos o imprimir el informe. Comience con un informe abierto para completar cualquiera de estas acciones.

Guardar un informe modificado

No es necesario para guardar un informe que todavía no lo ha modificado, ya que está disponible en la ficha informes de la cinta de opciones. Informes guardados se almacenan en la base de datos de Business Contact Manager para Outlook.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desee abrir y haga clic en el nombre del informe para abrirlo.

  2. Personalice el informe como se describe en Abrir y modificar un informe.

  3. En la cinta, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar como.

  4. En el cuadro de diálogo Guardar como que se abre, escriba un nombre para el informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para abrir un informe personalizado, haga clic en Informes guardados.

Sugerencia: El informe se guarda en la misma categoría que el informe que modificó para crear el informe guardado.

Actualizar datos de un informe

Los datos del informe se actualizan cuando abre un informe guardado. También puede actualizarlo según sea necesario.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desee abrir y haga clic en el nombre del informe para abrirlo.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Actualizar.

Imprimir un informe

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el tipo de informe que desee abrir y haga clic en el nombre del informe para abrirlo.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Imprimir.

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Crear un gráfico a partir de un informe

Puede crear un gráfico de la mayoría de los informes en Business Contact Manager para Outlook y de los informes personalizados que haya creado en un informe. Informes que se pueden mostrar en forma de gráfico mostrarán un botón gráfico activo ( chart button ), en la cinta de opciones. No se pueden ver los informes que no tengan datos como gráficos.

  1. Abra el informe que desee ver como gráfico.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Gráfico. Si un gráfico es demasiado ancho para mostrarse en el monitor, aparecerá una barra de desplazamiento horizontal debajo del gráfico.

    Sugerencia: Si desea crear gráficos más sofisticados, exporte los datos del informe a Excel y use ese programa para crear el gráfico. Para obtener más información acerca de cómo exportar datos de informes a Excel, vea Exportar un informe a Excel u otro programa para su análisis.

chart example

  1. Para personalizar los gráficos, use los controles del grupo Gráfico en la cinta de opciones.

  2. Etiquetas     Haga clic en etiquetas para agregar o quitar títulos de eje y una leyenda.

  3. Valores     Haga clic en valores para seleccionar los datos que aparecen en el informe. Por ejemplo, en el gráfico para oportunidades por origen, puede mostrar datos de Número de oportunidades    o los ingresos.

  4. Esperado    y Total    Active estas casillas de verificación si desea que el gráfico para mostrar los ingresos reales, los ingresos previstos o ambos.

    Nota: Estas casillas de verificación no están disponibles en todos los gráficos.

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Exportar un informe a Excel u otro programa para su análisis

Puede exportar un informe de Business Contact Manager para Outlook fácilmente a Microsoft Excel u otro programa para un análisis más profundo. Para exportar los datos del informe a un programa que no sea Excel, inicie al exportar los datos a Excel. A continuación, en Excel, puede guardar los datos en un formato de archivo que puede abrir el otro programa. Por ejemplo, un archivo de Excel guardado en formato de archivo de valores separados por comas (.csv) se puede abrir en una amplia variedad de programas.

Siga uno de estos pasos:

Guardar el informe como archivo de Excel en el equipo   

  1. Abra el informe que desee exportar a Excel.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Exportar a Excel. El informe se abre en Excel.

  3. En Excel, haga clic en el botón Guardar para que se abra el cuadro de diálogo Guardar como. Elija entre más de 20 formatos de archivo para guardar el informe.

Enviar el informe por correo electrónico como datos adjuntos de un archivo de Excel   

  1. Abra el informe que desea enviar como datos adjuntos de correo electrónico.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Enviar como correo electrónico. Se abrirá un formulario de mensaje de correo electrónico de Outlook con el informe adjunto como archivo de Excel (formato .xlsx).

  3. Complete las líneas Para y Asunto, escriba un mensaje (opcional) y, a continuación, haga clic en Enviar.

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Iniciar una actividad de marketing desde un informe

Puede usar un informe que contiene las direcciones, números de teléfono o las direcciones de correo electrónico de cuentas, contactos profesionales o clientes potenciales para iniciar una actividad de marketing en Business Contact Manager para Outlook.

  1. Abra el informe que desee usar como base para la actividad de marketing.

  2. Haga clic en Ctrl+E para resaltar todos los registros de la lista.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo Comunicar, haga clic en Nueva lista de llamadas, Correo electrónico masivo o Correo directo impreso y, a continuación, haga clic en Todos los destinatarios o en Destinatarios seleccionados.

  4. En el formulario de actividad de marketing que se abre, cree la lista de destinatarios para la actividad y el contenido.

    Para obtener información sobre cómo crear una lista de llamadas, consulte crear y usar listas de llamadas en Business Contact Manager. Para obtener información sobre la creación de otras actividades de marketing, vea comercialice sus productos y servicios en Business Contact Manager.

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Abrir un informe desde un gadget

Para abrir un informe desde un gadget, haga clic en el icono de informe en el gadget. Informes que se abren desde gadgets se comportan como informes que se abren desde la cinta de opciones.

Para obtener más información acerca de los gadgets, vea usar gadgets en Business Contact Manager.

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Ver la lista de informes estándar

La siguiente lista de informes estándar disponibles en Business Contact Manager para Outlook están organizadas por tipo de registro.

Sugerencia: La mayoría de los informes se pueden convertir en gráficos, como se describe en Crear un gráfico a partir de un informe.

Informes de cuenta    

  • Cuentas por Asignado a

  • Cuentas por Ciudad

  • Cuentas por Provincia o estado

  • Cuentas por Código postal

  • Cuentas por Zona de ventas

  • Cuentas por Categoría

  • Cuentas por Clasificación

  • Cuentas por Estado de pago

  • Cuentas por Origen

  • Resumen de actividad de cuenta

  • Actividad por Cuenta

  • Cuentas desatendidas

  • Lista rápida de cuentas

Informes de contactos de la empresa    

  • Contactos profesionales por Cuenta

  • Contactos profesionales por Asignado a

  • Contactos profesionales por Ciudad

  • Contactos profesionales por Provincia o estado

  • Contactos profesionales por Código postal

  • Contactos profesionales por Categoría

  • Contactos profesionales por Clasificación

  • Contactos profesionales por Estado de pago

  • Contactos profesionales por Origen

  • Contactos profesionales por Aniversario

  • Contactos profesionales por Cumpleaños

  • Resumen de actividad de contacto profesional

  • Actividad por Contacto profesional

  • Contactos profesionales desatendidos

  • Lista rápida de contactos profesionales

Informes de clientes potenciales

  • Clientes potenciales por Asignado a

  • Clientes potenciales por Asignado a y Calificación

  • Clientes potenciales por Calificación

Informes de oportunidades

  • Oportunidades por Producto o servicio

  • Oportunidades por Asignado a

  • Oportunidades por Origen

  • Oportunidades por Cuenta

  • Oportunidades por Contacto profesional

  • Oportunidades vencidas

  • Canal de ventas

  • Proceso de ventas

  • Actividad por Oportunidad

Otros informes de ventas

  • Clientes principales por Ingresos: Cuentas

  • Clientes principales por Ingresos: Contactos profesionales

  • Productos principales: Productos mejor vendidos

  • Productos principales: Productos más rentables

  • Productos principales: Productos con mayor margen

  • Remitentes principales: Por Volumen de clientes potenciales

  • Remitentes principales: Por Total de ventas

  • Clientes inactivos: En los últimos 30 días

  • Clientes inactivos: En los últimos 90 días

  • Clientes inactivos: En los últimos 180 días

  • Clientes inactivos: En los últimos 365 días

Informes de marketing

  • Oportunidades por Actividad de marketing

  • Contactos profesionales por Actividad de marketing

  • Cuentas por Actividad de marketing

  • Actividades de marketing por Campaña

  • Actividades de marketing por Tipo

  • Notas telefónicas por Lista de llamadas

Informes de proyectos profesionales

  • Proyectos profesionales - Todos

  • Proyectos profesionales - Próximo vencimiento

  • Proyectos profesionales - Vencidos

  • Proyectos profesionales por Estado

  • Proyectos profesionales por Fecha de vencimiento

  • Proyectos profesionales por Asignado a

  • Proyectos profesionales por Tipo

  • Proyectos profesionales por Prioridad

  • Proyectos profesionales por Cuenta

  • Proyectos profesionales por Contacto profesional

  • Tareas de proyecto – Todas

  • Tareas de proyecto – Próximo vencimiento

  • Tareas de proyecto – Vencidas

  • Tareas de proyecto por Proyecto

  • Tareas de proyecto por Asignado a

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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