Usar el calendario de Outlook 2007 para indicar el tiempo que se va a estar fuera de la oficina

Puede marcar fácilmente períodos de tiempo como "no disponible" o "fuera de la oficina" en el calendario de Microsoft Office Outlook 2007. Pero ¿cómo hacer que esos períodos de tiempo, como las vacaciones, sean claramente visibles para sus compañeros de trabajo? ¿Y cómo saber a simple vista cuándo sus compañeros van a estar fuera de la oficina?

En este artículo se explica cómo utilizar las convocatorias de reunión de todo el día para mantener a los demás informados sin que resulte afectado el tiempo libre disponible en los calendarios de los destinatarios.

Para saber cómo enviar respuestas de fuera de la oficina, vaya a Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina de Outlook 2007.

Programar el tiempo de vacaciones dentro de la organización

Programar el tiempo de vacaciones es un proceso de dos pasos. Primero, avise a sus compañeros de trabajo que estará ausente al agregar el período de vacaciones en sus calendarios. Después, bloquee sus vacaciones en su propio calendario.

Cuando marca períodos de tiempo como "fuera de la oficina" en su calendario, sus compañeros ven esa información cuando intentan programar una reunión con usted. Pero ¿no le gustaría poder avisarles por adelantado de las horas que se va a ausentar sin que esto afecte al estado de disponibilidad de sus compañeros y sin saturar sus calendarios? Para ello, puede configurar la información que aparece en sus calendarios como un evento de todo el día pero, a diferencia de un evento de todo el día normal, que se suele establecer como "no disponible", este evento de todo el día se muestra como tiempo libre. La información de disponibilidad de sus compañeros no se ve afectada.

Nota: Las convocatorias de reunión están concebidas para su envío entre los usuarios de Outlook. La capacidad de ver la programación de otras personas mientras se crean convocatorias de reunión en Outlook requiere que la organización utilice Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 o Microsoft Exchange Server 2007. Si su organización no utiliza Microsoft Exchange, encontrará procedimientos alternativos en la sección Mostrar el calendario de vacaciones a personas que no pertenecen a su organización.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y después haga clic en Convocatoria de reunión.

    Método abreviado de teclado. Para crear una nueva convocatoria de reunión, presione CTRL+MAYÚS+Q.

  2. En el cuadro Asunto escriba una descripción.

  3. En el cuadro Ubicación escriba una descripción.

  4. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione la hora de inicio y finalización del tiempo que va a estar fuera de la oficina. Para las vacaciones esto implica normalmente días completos. En ese caso, active la casilla de verificación Todo el día.

    Un evento de todo el día es un evento de 24 horas que transcurre desde las 12 de la noche de un día hasta las 12 de la noche del día siguiente.

    Nota: De manera predeterminada, Outlook utiliza la configuración de zona horaria actual del equipo para las programaciones. Si desea programar sus ausencias en función de una zona horaria diferente, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Zonas horarias.

  5. En el grupo Opciones, en Mostrar como, haga clic en Libre en el cuadro de lista desplegable. Si ya ha especificado que se trata de un evento de día completo, Guardar como se establece automáticamente en Libre.

    Importante: Asegúrese de que la opción Mostrar como está establecida en Libre. Esto permite que los destinatarios de la convocatoria de reunión acepten la convocatoria y agreguen su período de vacaciones a su calendario, pero no bloquea otros períodos de tiempo en su calendario. El calendario del destinatario seguirá mostrando la disponibilidad libre para realizar la programación durante su período de vacaciones.

  6. Escriba la información que desee compartir con los destinatarios.

  7. Haga clic en Para y, en el cuadro de diálogo Seleccionar los asistentes y los recursos, en el cuadro Buscar, escriba el nombre de una persona o recurso al que desee invitar a la reunión. Si realiza una búsqueda con la opción Más columnas, haga clic en Ir.

  8. Seleccione el nombre en la lista de resultados, haga clic en Requerido y después en Aceptar.

  9. Si va a avisar a las personas repetidamente de que se va a ausentar de la oficina, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haga clic en Periodicidad, seleccione la frecuencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Cuando agrega un patrón de periodicidad a la convocatoria de reunión, la pestaña Reunión cambia a Reunión periódica.

  10. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Cita.

  11. Haga clic en Enviar.

Cuando se envía una convocatoria de reunión con Mostrar como definido en Disponible, el evento aparece en la parte superior de cada día en los calendarios de Outlook de sus compañeros, en forma de recordatorio visual que no bloquea horas de trabajo.

Nota: Si no ha seleccionado Todo el día, el evento se muestra en la cuadrícula de horas. No aparece en la parte superior del día, pero sigue estando marcado como tiempo disponible.

Aún queda trabajo por hacer, ya que probablemente quiera mostrar este período de tiempo como Fuera de la oficina en su propio calendario. Para aprender a hacerlo, vaya a Reservar tiempo de vacaciones en su calendario.

Si ha seguido los pasos de la sección anterior, la convocatoria de reunión que envío se marcó como tiempo libre para evitar que se reserve tiempo en los calendarios de otras personas. Sin embargo, este período de tiempo se marca también como disponible en su propio calendario. Ahora tendrá que crear una cita adicional para usted mismo de forma que los demás puedan ver que no está disponible durante el período que especifique.

Un error común suele ser abrir el elemento de convocatoria de reunión en el calendario y cambiar la configuración de Mostrar como de Disponible a Fuera de la oficina una vez enviada la convocatoria de reunión. Tal vez piense que, de este modo, cambiará el evento para que se muestre como No disponible sólo en su calendario. Sin embargo, al realizar este cambio, se envía una actualización a las personas a las que envío la convocatoria de reunión en la que se cambia Disponible a Fuera de la oficina, lo que invalida los procedimientos que ha seguido para evitar que ocurriera esto. Debe crear una cita duplicada en su calendario con el valor de Mostrar como establecido en Fuera de la oficina.

Cuando las personas usen el calendario de Outlook para programar reuniones y otros eventos, podrán ver su disponibilidad a no ser que haya cambiado los permisos en su calendario para impedirlo. Normalmente, en las citas, las reuniones y los eventos, la configuración de Mostrar como es No disponible. Puede crear también elementos con Mostrar como definido en Fuera de la oficina. Los elementos definidos como Fuera de la oficina se consideran similares a los elementos definidos como No disponible: nadie esperará que esté disponible durante ese período. Visualmente, los dos elementos son diferentes: los que están definidos como Fuera de la oficina aparecen en color morado y los que están definidos como No disponible se identifican mediante un tema de color azul. Esta diferencia visual permite poner de manifiesto el motivo por el cual no está disponible. Por ejemplo, podría cambiar un elemento No disponible en caso de conflicto, pero probablemente no pueda o no quiera cambiar un elemento Fuera de la oficina, como sus vacaciones.

  1. En Calendario, en el menú Archivo, elija Nuevo y, después, haga clic en Cita.

  2. En el cuadro Asunto, escriba su nombre y, a continuación, escriba vacaciones. Puede utilizar también el cuadro Asunto para especificar otro tipo de tiempo libre.

  3. En Hora de inicio, haga clic en la fecha en la que comienzan sus vacaciones (u otro tiempo libre).

  4. En Hora de finalización, haga clic en la fecha en la que terminan sus vacaciones (u otro tiempo libre).

  5. Active la casilla de verificación Todo el día.

  6. Cambie la configuración de Mostrar como a Fuera de la oficina.

  7. Haga clic en Guardar y cerrar.

Nota: Puede eliminar, si así lo desea, la convocatoria de reunión inicial que envió a otras personas (sólo de su calendario). O puede dejarla en su calendario para utilizarla para enviar fácilmente una actualización o cancelación si cambia de planes.

Si usa una cuenta de Exchange, POP3, IMAP o Windows Live Mail, puede compartir la información del calendario con todas aquellas personas que tengan acceso al correo electrónico o a Internet.

Los calendarios se pueden enviar como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico. Estos datos adjuntos no están vinculados al calendario de origen y, por tanto, no se actualizan nunca. Por ejemplo, puede trabajar con una persona de otra empresa que no tiene acceso a la información de disponibilidad de Outlook y, por tanto, no sabe cuándo está disponible para una reunión. En esta situación, podría enviar un mensaje de correo electrónico con una instantánea del calendario. Esa instantánea aparece en el cuerpo del mensaje de correo electrónico y como un archivo adjunto iCalendar. Si el destinatario usa Office Outlook 2007, el archivo adjunto iCalendar se abre como un calendario de Outlook.

  1. En Calendario, seleccione un calendario para que sea el activo en la vista.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

  3. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo iCalendar. Debe ser un nombre que sea fácilmente reconocible y descriptivo para usted y para los destinatarios.

    Aparecerá un resumen del calendario con el nombre, el intervalo de fechas y el nivel de detalle del calendario junto a Más opciones. Si está de acuerdo con el resumen, vaya al paso 8; en caso contrario, siga con el paso 4.

  4. Haga clic en Más opciones.

  5. En la lista Intervalo de fechas, elija la cantidad de datos del calendario que desea incluir en el archivo iCalendar o haga clic en Especificar fechas para indicar un intervalo de fechas personalizado.

    Nota: Si elige un intervalo de fechas grande o selecciona Calendario completo, puede crear un archivo iCalendar de gran tamaño.

  6. En la lista Detalle, elija el nivel de detalle que desea mostrar a los destinatarios. De forma predeterminada, está seleccionada la opción Sólo disponibilidad.

    Nota: Ninguna de las opciones incluye los elementos marcados como privados a no ser que cambie la opción de privacidad bajo Avanzadas.

  7. Si lo desea, haga clic en Mostrar para ver las opciones Avanzadas.

    • Incluir detalles de los elementos marcados como privados      Esta opción requiere que Detalle esté definido en Detalles limitados o Detalles completos. Se indicará que hay elementos privados, pero no se compartirá ninguna otra información.

    • Incluir datos adjuntos en elementos del Calendario     Esta opción requiere que Detalle se establezca en Detalles completos. Se incluyen todos los datos adjuntos de elementos del calendario, como las hojas de cálculo.

      Nota: Esto puede aumentar considerablemente el tamaño del archivo iCalendar.

  8. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar.

    Si el calendario no contiene elementos, aparece un cuadro de diálogo en el que se le ofrece la oportunidad de cancelar la operación de guardado del archivo iCalendar.

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Publicar un calendario en Office Online

Puede compartir sus calendarios de Office Outlook 2007 publicándolos en Microsoft Office Online. Office Online constituye una forma gratuita de compartir calendarios y le permite controlar quién tiene acceso a ellos. Además, puede publicar o ver calendarios en Office Online, incluso si no usa una cuenta de Exchange. Usar Office Online es una buena forma de compartir información de calendario si usa cuentas de correo POP3 o IMAP, los tipos de cuenta de correo personal o para pequeñas empresas más comunes.

  1. En Calendario, en el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el calendario que desea publicar.

    Nota: Si utiliza el Panel de navegación en la vista Minimizada, en el Panel de exploración, haga clic en el botón Calendario Imagen del botón , haga clic en Panel de exploración y, a continuación, haga clic con el botón secundario del mouse en el calendario que desea publicar.

    Sugerencia: Si quiere publicar el calendario predeterminado, haga clic en Publicar mi calendario en el Panel de navegación y continúe con el paso 3.

  2. En el menú contextual, elija Publicar en Internet y, a continuación, haga clic en Publicar en Office Online.

  3. Si es la primera vez que publica un calendario en Office Online, debe registrarse en Office Online mediante su cuenta de Windows Live ID. Si no dispone de una cuenta de Windows Live ID gratuita, puede crear una. Siga las instrucciones de la pantalla.

  4. Junto a Marco temporal, seleccione el número de días durante los que quiere compartir el calendario.

    Captura de pantalla de intervalo de fechas

  5. Junto a Detalle, haga clic en la flecha y seleccione el nivel de detalle que desea compartir. Si lo desea, active la casilla de verificación Mostrar sólo el tiempo de mi jornada laboral para restringir los detalles a las horas laborales especificadas en Outlook.

    Detalles del Calendario

  6. Junto a Permisos, indique si sólo las personas que especifique pueden ver la información de calendario o si esa información pueden verla y buscarla todos los que utilicen Office Online.

    • Este calendario solo lo pueden ver los usuarios invitados      Si hace clic en esta opción, se abre un mensaje de correo electrónico de uso compartido de Outlook una vez publicado el calendario en Office Online. Puede enviar ese mensaje a todas aquellas personas a las que quiera otorgar acceso a su calendario. El mensaje incluye automáticamente un vínculo al calendario y puede escribir un mensaje si lo quiere.

    • Cualquier usuario puede ver y buscar este calendario en Office Online      Si hace clic en esta opción, cualquiera que conozca el vínculo a su calendario podrá verlo. No es necesario disponer de una cuenta de Windows Live ID para conectarse e iniciar sesión en un servicio. Además, los usuarios de Office Online pueden encontrar este calendario cuando busquen calendarios.

  7. Si publica un calendario que cualquiera pueda ver y buscar, escriba una descripción del mismo en el cuadro Descripción. Esta información ayudará a otros usuarios de Office Online a encontrar su calendario.

    De forma predeterminada, el calendario se actualizará periódicamente. Los cambios en el calendario se publican en Office Online durante el siguiente envío o recepción manual o automático. De manera predeterminada, hay un intervalo de 30 minutos entre cada envío y recepción para cada grupo Enviar y recibir. Si cambia el intervalo automático de envío y recepción a menos de 20 minutos, las actualizaciones del calendario en Office Online se envían en un intervalo mínimo de 20 minutos.

    Para cargar este calendario y no proporcionar nunca actualizaciones, haga clic en Avanzadas y luego en Carga única: las actualizaciones no se cargarán.

  8. Haga clic en Aceptar.

Después de compartir el calendario, el icono del calendario del Panel de exploración cambia como se muestra a continuación.

Calendario compartido

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Publicar un calendario en un servidor WebDAV

Publicar en un servidor WebDAV es útil si desea compartir calendarios e información de disponibilidad con otras personas, pero no utiliza una aplicación de software como Exchange.

El Sistema distribuido de creación y control de versiones web (WebDAV) es una extensión de HTTP que le permite crear y modificar documentos en un servidor web. El servidor en el que publique un calendario debe admitir el protocolo WebDAV. No todos los servidores web admiten WebDAV. Aunque puede usar el protocolo de transferencia de archivos (FTP) o guardar directamente en una ruta de convención de nomenclatura universal (UNC) como \\server\teamdocuments, esto no indica que WebDAV esté disponible. El administrador del servidor o su proveedor de servicios de Internet (ISP) pueden indicarle si el servidor que quiere usar admite WebDAV.

  1. En Calendario, en el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el calendario que desea compartir.

  2. En el menú contextual, elija Publicar en Internet y luego haga clic en Publicar en Servidor WebDAV.

  3. En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación del servidor WebDAV y la carpeta.

  4. Junto a Marco temporal, seleccione el número de días durante los que quiere compartir el calendario.

  5. Junto a Detalle, haga clic en la flecha y seleccione el nivel de detalle que desea compartir. Si lo desea, active la casilla de verificación Mostrar sólo el tiempo de mi jornada laboral para restringir los detalles a las horas laborales especificadas en Outlook.

    Detalles del Calendario

    De forma predeterminada, el calendario se actualizará periódicamente. Los cambios en el calendario se publican en Office Online durante el siguiente envío o recepción manual o automático. De manera predeterminada, hay un intervalo de 30 minutos entre cada envío y recepción para cada grupo Enviar y recibir. Si cambia el intervalo automático de envío y recepción a menos de 20 minutos, las actualizaciones del calendario en el servidor WebDAV se envían en un intervalo mínimo de 20 minutos.

    Para cargar este calendario y no proporcionar nunca actualizaciones, haga clic en Avanzadas y luego en Carga única: las actualizaciones no se cargarán.

  6. Haga clic en Aceptar.

Después de compartir el calendario, el icono del calendario del Panel de exploración cambia como se muestra a continuación.

Calendario compartido

Puede guardar un calendario como página web y después compartirlo con otros usuarios. Por ejemplo, puede publicar un calendario con fechas importantes de un proyecto como una página en la intranet de su empresa, o publicar la programación de los partidos de su equipo de fútbol como una página de su sitio web personal. Después, puede compartir el calendario con otros usuarios si distribuye su dirección URL. Además, si su proveedor de servicios de Internet (ISP) le proporciona un sitio web o un lugar para compartir archivos con el público, puede compartir su calendario como página web.

Sugerencia: Una solución mejor es utilizar el servicio de publicación de calendarios de Microsoft Office Online. Puede guardar y publicar calendarios directamente desde Outlook y las actualizaciones se administran automáticamente.

Cuando guarda un calendario como una página Web, puede especificar las fechas de inicio y finalización del calendario y si va a incluir los detalles de citas que se especifican en la sección de texto de la cita. Puede agregar también un fondo.

  1. En Calendario, seleccione un calendario para que sea el activo en la vista.

  2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página web.

  3. En Duración, introduzca fechas en los cuadros Fecha de inicio y Fecha de finalización. Haga clic en la flecha hacia abajo para un calendario.

    El predeterminado es el mes actual y el siguiente.

  4. En Opciones, puede elegir incluir detalles de sus citas y, si lo desea, seleccionar un gráfico de fondo para la página Web que va a crear.

  5. En Guardar como, en el cuadro de texto Título del calendario, escriba el nombre que desea que aparezca como título de la página web.

  6. Para Nombre de archivo, desplácese a la ubicación en la que desea guardar la página Web y luego escriba un nombre de archivo.

  7. De forma predeterminada, la página Web se abre en el explorador Web al hacer clic en Guardar. Si no desea ver la página Web, desactive la casilla de verificación Abrir la página Web guardada en el explorador.

  8. Haga clic en Guardar.

    Nota: En algunos exploradores Web, como Windows Internet Explorer, es posible que la página no aparezca como debería porque el contenido activo está bloqueado. Si aparece una barra de información en la parte superior, haga clic en Permitir contenido bloqueado y luego en .

  1. En Calendario, en el Panel de exploración, haga clic en Enviar un calendario por correo electrónico.

    Nota: Si utiliza el Panel de exploración en la vista Minimizada, en el Panel de exploración, haga clic en el botón Calendario Imagen del botón , haga clic en Panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el calendario que desea compartir y, a continuación, haga clic en Enviar por correo electrónico.

  2. En el cuadro Para, escriba el nombre de la persona a la que quiere enviar la información de suscripción.

  3. En la lista Calendario, seleccione el calendario que desea enviar. De forma predeterminada, se selecciona el calendario predeterminado. Éste es el calendario de Outlook que se utiliza para mostrar la información de disponibilidad a otras personas y donde se aceptan las convocatorias de reunión.

  4. En la lista Intervalo de fechas, elija el intervalo de fechas del calendario que quiere incluir en el mensaje de correo electrónico o haga clic en Especificar fechas para indicar un intervalo de fechas personalizado.

    Sugerencia: Si elige un intervalo de fechas grande o selecciona Calendario completo, es posible que cree un mensaje de correo electrónico de gran tamaño.

  5. En la lista Detalle, elija el nivel de detalle que desea mostrar a los destinatarios. De forma predeterminada, está seleccionada la opción Sólo disponibilidad.

    Nota: Ninguna de las opciones incluye los elementos marcados como privados a no ser que cambie la opción de privacidad bajo Avanzadas.

  6. Si quiere, puede restringir la información incluida en el mensaje de correo electrónico e incluir solo las horas laborales activando la casilla Mostrar solo el tiempo de mi jornada laboral. Para cambiar las horas laborales, haga clic en Establecer horas de trabajo.

  7. Si lo desea, haga clic en Mostrar para ver las opciones Avanzadas.

    • Incluir detalles de los elementos marcados como privados      Esta opción requiere que Detalle esté definido en Detalles limitados o Detalles completos. Se indicará que hay elementos privados, pero no se compartirá ninguna otra información.

    • Incluir datos adjuntos en elementos del Calendario     Esta opción requiere que Detalle se establezca en Detalles completos. Se incluyen todos los datos adjuntos de elementos del calendario, como las hojas de cálculo.

      Esto puede aumentar considerablemente el tamaño del mensaje de correo electrónico.

    • Diseño de correo electrónico     Puede incluir su Programación diaria o una Lista de eventos.

  8. Si lo desea, puede solicitar permisos para ver el calendario predeterminado del destinatario. Para ello, active la casilla de verificación Solicitar permiso para ver Calendario del destinatario.

    Nota: Esta opción solo solicita el acceso al calendario predeterminado del destinatario. Si quiere solicitar el acceso a otro calendario creado por el destinatario, como un calendario personal, debe enviar un mensaje de correo electrónico en el que se soliciten los permisos para ese calendario en concreto.

  9. Haga clic en Enviar.

  10. Examine el cuadro de diálogo de confirmación y, si es correcto, haga clic en Aceptar.

    Si el calendario no contiene elementos, aparece un cuadro de diálogo en el que se le ofrece la oportunidad de cancelar el envío del mensaje de correo electrónico.

Responder automáticamente a los mensajes de correo electrónico cuando está fuera de la oficina

Cuando no esté trabajando con el equipo y no pueda ver si hay mensajes de correo electrónico, puede configurar Office Outlook 2007 para que envíe una respuesta automática a algunas o a todas las personas que le envían mensajes. Debe saber qué tipo de cuenta de correo usa con el fin de determinar las funciones que están disponibles para la configuración de respuestas automáticas.

Para obtener más información, vaya a Enviar respuestas automáticas de fuera de la oficina de Outlook 2007.

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