Usar documentos inteligentes

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Documentos inteligentes son archivos, como libros de Excel, que están programados para ofrecer ayuda mientras trabaja con ellos. Varios tipos de archivos de Excel, como formularios y plantillas, también pueden funcionar como documentos inteligentes.

Obtener más información acerca de los documentos inteligentes

Los documentos inteligentes proporcionan soluciones a dos problemas empresariales comunes: el control del flujo de trabajo de los procesos empresariales y la reutilización y uso compartido de la información. Para crear estas soluciones de documentos inteligentes se agregan paquetes de expansión XML a los libros de Excel. Estas soluciones se pueden descargar o desarrollar mediante un Kit de desarrollo de software de documentos inteligentes.

Los documentos inteligentes funcionan especialmente bien para los libros que forman parte de un flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo pueden utilizarse para administrar de una manera coherente procesos empresariales comunes, como la aprobación o revisión de documentos. Por ejemplo, su empresa puede tener un proceso para rellenar formularios de gastos anuales de los empleados y puede que ya utilice una plantilla de Excel con este fin. Si la plantilla se convierte en un documento inteligente, se puede conectar a una base de datos que complete automáticamente parte de la información necesaria, como el nombre del empleado, el número de empleado y el nombre del superior. Al completar el informe de gastos, se puede mostrar en el documento inteligente un botón que permita enviarlo al siguiente paso del flujo de trabajo. Como el documento inteligente "sabe" quién es su superior, puede distribuirse automáticamente a esa persona. Y no importa quién tenga el documento, ya que el documento inteligente sabe dónde se encuentra en el flujo de trabajo de revisión de gastos y qué paso debe tener lugar a continuación.

Puede utilizar documentos inteligentes para ayudarle a compartir y reutilizar contenido existente. Por ejemplo, abogados pueden utilizar texto repetitivo cuando escriben contratos y periodistas plantillas y otro texto que utiliza con frecuencia. Documentos inteligentes también pueden que sea más fácil compartir información e incluso pueden interactuar con otros programas de Microsoft Office. Por ejemplo, puede usar documentos inteligentes para enviar mensajes de correo electrónico a través de Outlook, todo sin salir del documento o iniciar Outlook usted mismo.

Cuando se agrega una solución de documentos inteligentes, aparece en la lista de soluciones disponibles cuando se abre un nuevo documento inteligente. Para usar una solución, primero debe adjuntar paquetes de expansión XML al documento, lo que convierte el libro de Excel en un documento inteligente. Un paquete de expansión XML contiene varios componentes, que incluyen archivos XML y un manifiesto que hace referencia a esos componentes. Cuando se abre un documento adjunto a un paquete de expansión, Excel abre también el panel de tareas Acciones de documentos. Este panel de tareas puede incluir herramientas para completar tareas y ayuda para usar el documento inteligente. Las características específicas que proporciona un documento inteligente dependen del diseño que implemente su creador, el programador o el profesional de TI. Si es necesario, póngase en contacto con el profesional de tecnología de la información (TI) para conocer la ubicación y los detalles de la solución de documentos inteligentes.

Nota: Cuando utilice documentos inteligentes por primera vez, puede ver un mensaje que indica que necesita instalar los componentes de Common Language Runtime o que necesita una versión diferente de los componentes. Si ve ese tipo de mensaje, póngase en contacto con el administrador del sistema.

Si no dispone de recursos de desarrollo o TI, puede descargar documentos inteligentes creados por terceros. Si es un programador y desea obtener más información acerca de cómo crear documentos inteligentes, vea el Kit de desarrollo de software de documentos inteligentes en el sitio Web de Microsoft Developer Network (MSDN).

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Agregar y adjuntar una solución de documentos inteligentes

  1. Si la ficha Programador no está a la vista, realice el siguiente procedimiento a fin de mostrarla:

    1. En la pestaña archivo, haga clic en Opciones > Personalizar cinta de opciones.

    2. En el lado derecho del cuadro de diálogo Personalizar cinta de opciones, seleccione Pestañas principales de la lista desplegable de Personalizar la cinta de opciones y, a continuación, active la casilla Programador.

    3. Haga clic en Aceptar.

      Nota: Si está utilizando Excel 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. En la categoría Popular, en Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar

  2. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Paquetes de expansión.

    Paquete de expansión

  3. Haga clic en Agregar.

  4. En el cuadro de diálogo Instalar paquetes de expansión XML, busque la ubicación del manifiesto de la solución que desee agregar.

  5. Haga clic en Abrir.

  6. En la lista Paquetes de expansión XML disponibles, haga clic en la solución que desee adjuntar al documento y, después, haga clic en Adjuntar.

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Cambiar el paquete de expansión XML adjunto a un documento inteligente

  1. Si la ficha Programador no está disponible, realice el siguiente procedimiento a fin de mostrarla:

    1. En la pestaña archivo, haga clic en Opciones > Personalizar cinta de opciones.

    2. En el lado derecho del cuadro de diálogo Personalizar cinta de opciones, seleccione Pestañas principales de la lista desplegable de Personalizar la cinta de opciones y, a continuación, active la casilla Programador.

    3. Haga clic en Aceptar.

      Nota: Si está utilizando Excel 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. En la categoría Popular, en Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar

  2. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Paquetes de expansión.

    Paquete de expansión

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    1. Para quitar las propiedades de nombre y dirección URL del paquete de expansión XML del documento, haga clic en Eliminar. El paquete de expansión XML seguirá estando disponible en la lista Paquetes de expansión XML disponibles.

    2. Para reemplazar el paquete de expansión XML actual por el nuevo paquete de expansión XML, en la lista Paquetes de expansión XML disponibles, seleccione un paquete de expansión XML y, después, haga clic en Adjuntar.

    3. Los paquetes de expansión XML se pueden configurar para actualizarse de forma automática a intervalos fijos. Para buscar actualizaciones fuera de esos intervalos, haga clic en Actualizar. Si hay un paquete de expansión XML disponible, se descargarán los nuevos componentes.

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Eliminar una solución de documentos inteligentes

  1. Si la ficha Programador no está disponible, realice el siguiente procedimiento a fin de mostrarla:

    1. En la pestaña archivo, haga clic en Opciones > Personalizar cinta de opciones.

    2. En el lado derecho del cuadro de diálogo Personalizar cinta de opciones, seleccione Pestañas principales de la lista desplegable de Personalizar la cinta de opciones y, a continuación, active la casilla Programador.

    3. Haga clic en Aceptar.

      Nota: Si está utilizando Excel 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. En la categoría Popular, en Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar

  2. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Paquetes de expansión.

    Paquete de expansión

  3. En la lista Paquetes de expansión XML disponibles, haga clic en la solución que desee eliminar y, después, haga clic en Eliminar.

Nota: Al eliminar un documento inteligente se quita la información del Registro para esa solución. Al eliminar la solución, no se quitan los archivos que se instalaron en el equipo con el paquete de expansión XML, ya que es posible que otro documento inteligente utilice dichos archivos.

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