Usar documentos inteligentes

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Los documentos inteligentes son archivos, como libros de Excel, que se programan para proporcionarle ayuda mientras trabaja con ellos. Varios tipos de archivos de Excel, como formularios y plantillas, también pueden funcionar como documentos inteligentes.

Obtener más información sobre documentos inteligentes

Los documentos inteligentes proporcionan soluciones a dos problemas empresariales comunes: controlar el flujo de trabajo de procesos empresariales y reutilizar y compartir información. Agregue paquetes de expansión XML a los libros de Excel para crear estas soluciones de documentos inteligentes. Estas soluciones se pueden descargar o se pueden desarrollar con un kit de desarrollo de software de un documento inteligente.

Los documentos inteligentes funcionan especialmente bien en los libros que forman parte de un flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo se pueden usar para administrar de forma coherente procesos empresariales comunes, como la aprobación o revisión de documentos. Por ejemplo, su empresa puede tener un proceso para rellenar los formularios de cargos anuales de los empleados y es posible que ya use una plantilla de Excel para este propósito. Si esa plantilla se convierte en un documento inteligente, se puede conectar a una base de datos que complete automáticamente parte de la información necesaria, como el nombre de un empleado, el número de empleado y el nombre del jefe. Al completar el informe de gastos, el documento inteligente puede mostrar un botón que le permita enviarlo al siguiente paso del flujo de trabajo. Puesto que el documento inteligente "sabe" quién es su jefe, puede redirigirse automáticamente a esa persona. Y, sin importar quién tenga el documento, el documento inteligente sabrá dónde se encuentra en el flujo de trabajo de revisión de gastos y qué paso debe realizarse a continuación.

Puede usar documentos inteligentes para ayudarle a compartir y reutilizar el contenido existente. Por ejemplo, los abogados pueden usar el texto repetitivo existente cuando escriben contratos, y los periodistas pueden insertar bylines y otro texto que use con frecuencia. Los documentos inteligentes también hacen que sea más fácil compartir información e incluso interactuar con otros programas de Microsoft Office. Por ejemplo, puede usar documentos inteligentes para enviar mensajes de correo electrónico a través de Outlook, todo sin salir del documento o iniciar Outlook usted mismo.

Al agregar una solución de documento inteligente, aparece en la lista de soluciones disponibles cada vez que se abre un nuevo documento inteligente. Para usar una solución, primero debe adjuntar paquetes de expansión XML al documento, lo que convierte el libro de Excel en un documento inteligente. Un paquete de expansión XML contiene varios componentes, que incluyen archivos XML y un manifiesto que hace referencia a esos componentes. Al abrir un documento que está adjunto a un paquete de expansión, Excel también abre el panel de tareas acciones de documentos . Ese panel de tareas puede incluir herramientas para completar tareas y ayuda para usar el documento inteligente. Las características específicas que proporciona un documento inteligente dependen del diseño que implementa su creador (el desarrollador o profesional de TI). Si es necesario, póngase en contacto con su profesional de tecnología de la información (TI) para obtener la ubicación y los detalles de la solución de documento inteligente.

Nota: La primera vez que usa documentos inteligentes, es posible que vea un mensaje que indique que necesita instalar los componentes de Common Language Runtime o que necesita una versión diferente de los componentes. Si ve ese tipo de mensaje, póngase en contacto con el administrador del sistema.

Si no tiene recursos de desarrollo o de TI disponibles, puede descargar documentos inteligentes creados por terceros. Si es programador y desea obtener más información sobre cómo crear documentos inteligentes, vea el kit de desarrollo de software de documentos inteligentes en el sitio web de Microsoft Developer Network (MSDN).

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Agregar y adjuntar una solución de documento inteligente

  1. Si la pestaña programador no está visible, haga lo siguiente para mostrarla:

    1. En la pestaña archivo , haga clic en opciones _GT_ personalizar la cintade Opciones .

    2. En el lado derecho del cuadro de diálogo personalizar la cinta de opciones, seleccione pestañas principales de la lista desplegable personalizar la cinta de opciones y, a continuación, active la casilla desarrollador .

    3. Haga clic en Aceptar.

      Nota: Si está usando Excel 2007, haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. En la categoría popular , en opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla Mostrar pestaña programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar .

  2. En la pestaña programador , en el grupo XML , haga clic en paquetes de expansión.

    Paquete de expansión

  3. Haga clic en Agregar.

  4. En el cuadro de diálogo instalar paquetes de expansión XML , busque la ubicación del manifiesto para la solución que desea agregar.

  5. Haga clic en Abrir.

  6. En la lista paquetes de expansión XML disponibles , haga clic en la solución que desea adjuntar al documento y, a continuación, haga clic en adjuntar.

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Cambiar el paquete de expansión XML que está adjunto a un documento inteligente

  1. Si la pestaña Desarrollador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

    1. En la pestaña archivo , haga clic en opciones _GT_ personalizar la cintade Opciones .

    2. En el lado derecho del cuadro de diálogo personalizar la cinta de opciones, seleccione pestañas principales de la lista desplegable personalizar la cinta de opciones y, a continuación, active la casilla desarrollador .

    3. Haga clic en Aceptar.

      Nota: Si está usando Excel 2007, haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. En la categoría popular , en opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla Mostrar pestaña programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar .

  2. En la pestaña programador , en el grupo XML , haga clic en paquetes de expansión.

    Paquete de expansión

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    1. Para quitar del documento las propiedades name y URL del paquete de expansión XML, haga clic en eliminar. El paquete de expansión XML seguirá estando disponible en la lista paquetes de expansión XML disponibles .

    2. Para reemplazar el paquete de expansión XML actual por el nuevo paquete de expansión XML, en la lista paquetes de expansión XML disponibles , seleccione un paquete de expansión XML diferente y, a continuación, haga clic en adjuntar.

    3. Los paquetes de expansión XML se pueden configurar para que se actualicen automáticamente a intervalos definidos. Para buscar actualizaciones fuera de esos intervalos, haga clic en Actualizar. Si hay disponible un paquete de expansión XML actualizado, los nuevos componentes se descargarán.

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Eliminar una solución de documento inteligente

  1. Si la pestaña Desarrollador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

    1. En la pestaña archivo , haga clic en opciones _GT_ personalizar la cintade Opciones .

    2. En el lado derecho del cuadro de diálogo personalizar la cinta de opciones, seleccione pestañas principales de la lista desplegable personalizar la cinta de opciones y, a continuación, active la casilla desarrollador .

    3. Haga clic en Aceptar.

      Nota: Si está usando Excel 2007, haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. En la categoría popular , en opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla Mostrar pestaña programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar .

  2. En la pestaña programador , en el grupo XML , haga clic en paquetes de expansión.

    Paquete de expansión

  3. En la lista paquetes de expansión XML disponibles , haga clic en la solución que desea eliminar y, a continuación, haga clic en eliminar.

Nota: Al eliminar una solución de documento inteligente, se elimina la información de registro de esa solución. Al eliminar la solución no se quitan los archivos que fueron instalados en el equipo por el paquete de expansión XML porque otro documento inteligente puede usar esos archivos.

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