Usar contactos profesionales en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede usar los registros de contacto profesional para organizar y almacenar una gran cantidad de información acerca de las personas a las que hace negocios con.

En este artículo se describe cómo crear nuevos registros y complete el formulario de contacto profesional.

¿Qué desea hacer?

Crear nuevos registros de contacto profesional

Editar registros de contacto profesional

Filtrar la lista de contactos profesionales

Puede hacer lo siguiente con los registros de contacto profesional:

  • Agregarlos usando una variedad de métodos.

  • Asignarlos a un empleado o compañero

  • Vincular las cuentas a ellos.
    Al vincular registros de contactos profesionales a registros de cuenta, puede conectar la información sobre los contactos profesionales con información sobre las compañías a las que trabajan. Por ejemplo, al vincular uno o más contactos profesionales a un registro de cuenta, el historial de comunicaciones del registro de cuenta incluye los elementos del historial de comunicaciones para cada uno de los contactos profesionales que está vinculado a esa cuenta.

  • Vincular elementos del historial de comunicaciones a los contactos profesionales, realizar un seguimiento de mensajes de correo electrónico y filtrar la lista de elementos del historial de comunicaciones.
    Puede realizar un seguimiento de muchas de las actividades (incluidas las llamadas de teléfono, mensajes de correo electrónico, cartas o archivos) relacionadas con el contacto profesional en la página de historial en el registro de contacto profesional.

    Puede vincular automáticamente los mensajes de correo electrónico a los registros de contacto profesional. Para obtener más información, consulte vincular y seguir mensajes de correo electrónico en Business Contact Manager.

  • Convertir un contacto profesional en un cliente potencial u otro registro que se basa en el tipo de registro de contacto profesional.

  • Editar la información en los registros de contacto profesional.

  • Personalizar el formulario de contacto profesional agregando o quitando campos y elementos en las listas de campos.
    Para obtener información sobre cómo personalizar formularios o crear otros formularios para almacenar la información de su empresa, consulte crear y personalizar listas y tipos de registro.

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Crear nuevos registros de contacto profesional

Registros de contacto profesional pueden ayudarle a realizar un seguimiento de la información acerca de las personas a las que hace negocios con.

En esta sección

Agregar manualmente un nuevo registro de contacto profesional

Importar contactos profesionales desde otro programa

Mover o copiar contactos de Outlook a Business Contact Manager

Crear un registro de contacto profesional desde un mensaje de correo electrónico

Convertir un registro de cliente potencial en un registro de contacto profesional

Hay varias maneras de obtener información en los registros de contacto profesional. Puede escribir información en registros, importar datos desde Outlook u otros programas y copiar un contacto de Outlook.

La información puede incluir:

  • Información de la empresa, como la compañía u organización del contacto profesional.

  • Información personal, como la fecha de nacimiento.

  • Elementos del historial de comunicaciones, como mensajes de correo electrónico y citas.

  • Los detalles de grabar en los campos personalizados que agregue al formulario.

    Sugerencia: Puede personalizar los formularios de Business Contact agregando campos que son específicos de su empresa, o mover las secciones para enfatizar la información más importante para usted. Por ejemplo, un florista puede crear un campo denominado "Flor favorita" y especialista calefacción podría crear un campo denominado "Para modelo". Para obtener más información acerca de cómo personalizar formularios, consulte crear y personalizar listas y tipos de registro.

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Agregar manualmente un nuevo registro de contacto profesional

Se necesitan unos minutos para abrir un formulario de contacto profesional en blanco y escriba unos cuantos elementos claves de datos. Guardar el formulario, crea el nuevo registro de contacto profesional. Más adelante, como desarrollar su relación con la persona, puede volver a abrir el registro y agregar más detalles.

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Observará muchas similitudes entre el formulario de contacto profesional y el formulario de contacto de Outlook.

Abrir un formulario de contacto profesional

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administrador de contacto.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo nuevo, haga clic en Nuevo contacto profesional.

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Complete el formulario de contacto profesional

Como la mayoría de las formas, el formulario de contacto profesional incluye una página General, Detalles e historial.

Puede personalizar el formulario moviendo los campos y secciones, cambiar el nombre de los campos y agregar elementos a las listas. Para obtener información sobre cómo personalizar formularios o crear otros formularios para almacenar la información de su empresa, consulte crear y personalizar listas y tipos de registro.

Página general

Sección de contacto profesional

  1. Escriba el nombre completo y cargo del contacto. Seleccione el nombre de archivo como, mientras que haría en Outlook formulario de contacto.

    Nombre completo es el único campo obligatorio. Agregar información a otros campos es opcional.

  1. Asignar el contacto profesional     Para asignar el contacto profesional a otro empleado, en el campo asignado a, haga clic en el nombre del empleado.

    Nota: Los nombres en la lista asignado a son los empleados con los que ha compartido la base de datos de Business Contact Manager. Para obtener más información acerca del uso compartido, vea compartir los datos de Business Contact Manager con otros usuarios.

    Sección Información de compañía

    Puede usar el campo empresa o en el campo de cuenta para almacenar el nombre de la compañía del contacto. Use el campo empresa si no usar registros de cuenta.

    Sección de cuenta vinculada

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  1. El contacto profesional a una cuenta de vínculo     Haga clic en la cuenta para vincular el contacto profesional a una Cuenta.

  2. En el cuadro de diálogo Seleccione una cuenta para vincular a este contacto profesional, haga clic en la cuenta y, a continuación, haga clic en Vincular a.
    El valor de vincular contactos profesionales a una cuenta es que el historial de comunicaciones de contacto profesional también aparece en el historial de comunicaciones del registro de cuenta. Si más de un contacto profesional está vinculado a la misma cuenta, el historial de comunicaciones de cada contacto profesional vinculado también aparece en el historial de comunicaciones de la cuenta. Esto le permite ver todo el historial de comunicaciones y todos los contactos profesionales asociados con una organización en un único lugar. Para obtener más información sobre cómo elegir un registro para vincular, vea vincular registros en Business Contact Manager.

    Secciones de Internet, números de teléfono, direcciones y tarjeta de presentación

  3. Escriba el correo electrónico y direcciones de páginas Web, números de teléfono, empresa y las direcciones de inicio. Escriba la información para completar la tarjeta de presentación, como lo haría en un formulario de contacto de Outlook.
    Una flecha junto al nombre de campo (por ejemplo, correo electrónico ) indica que puede realizar varias entradas en el campo.

    Sugerencia: Si escribe más de una dirección para un contacto profesional, active la casilla de verificación Esta es la dirección de correo para establecer la dirección que se usa durante la combinación de correspondencia.

    Sección Información de origen

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  4. En la sección Información de origen, ingrese información en los campos siguientes:

    • Origen     Haga clic en el método o acción según la cual este contacto profesional descubrió su negocio. Por ejemplo, un anuncio o la boca.

    • Iniciado por     Haga clic en este botón para seleccionar la actividad de marketing u otro registro de empresa (por ejemplo, otro contacto de negocios) que dio lugar a este contacto profesional para su negocio.

      Sugerencia: Escribir el nombre de una actividad de marketing permite Business Contact Manager para Outlook realizar un seguimiento del tipo y el número de registros que se obtienen de la actividad. También se vincula el registro de actividad de marketing para el contacto profesional. Para obtener más información sobre las actividades de marketing, vea comercialice sus productos y servicios en Business Contact Manager.

      Sección Comentarios

  5. En la sección comentarios, escriba notas, pegue comentarios de otros archivos o adjunte archivos, elementos de Outlook o tarjetas de presentación.

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    Sugerencia: Si más de un compañero funciona con un contacto profesional, puede ser útil nota al escribir un comentario. Haga clic en Agregar marca de tiempo para registrar la fecha y hora de cada entrada.

  6. Cuando haya acabado de introducir la información, haga clic en Guardar y cerrar.

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Página de detalles

  1. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Detalles para mostrar la página de Detalles.

  2. Escriba más información sobre el trabajo de la persona y datos, como la fecha de nacimiento, el estado de pago, si el registro está activo y seleccione el método preferido de comunicación.

Página Historial

  1. En la cinta de opciones, en el grupo Mostrar, haga clic en Historial para mostrar la página Historial.

  2. Agregar o ver elementos del historial de comunicaciones, como mensajes de correo electrónico, notas profesionales o citas.

    ¿Cómo agrego un elemento del historial de comunicaciones?

    1. En Historial de comunicaciones, haga clic en Nuevo, y a continuación, haga clic en el tipo de elemento que desee agregar.

    2. Escriba la información en el formulario y, a continuación, haga clic en Guardar y Cerrar.

      Para obtener más información sobre los elementos del historial de comunicaciones, vea control las comunicaciones con los clientes en Business Contact Manager.

  3. Si desea buscar un elemento en particular, puede buscar o filtrar la lista de elementos del historial de comunicaciones.

    1. ¿Cómo puedo realizar búsquedas en la lista de elementos del historial de comunicaciones?

      • En el cuadro Búsqueda, escriba la información que está buscando y, a continuación, haga clic en el botón Buscar Icono Buscar .

        Nota: La búsqueda se realiza solo en los campos Asunto y Vinculado a. Para obtener una lista de todos los elementos de un determinado tipo, como mensajes de correo electrónico, utilice un filtro.

    2. ¿Cómo filtro la lista de elementos del historial de comunicaciones?

      • En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Vista.

      • En el grupo Filtro, realice una de las acciones siguientes:

        • Haga clic en el tipo de filtro, como Tipo de elemento, que desea aplicar, y, a continuación, haga clic en el filtro.

        • Haga clic en Filtro y, a continuación, seleccione los criterios para el filtro.

          Para más información sobre informes, vea Filtrar registros en Business Contact Manager

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Importar contactos profesionales desde otro programa

Puede importar contacto profesional y otros tipos de registros desde programas como ACT! y Microsoft Excel.

Para obtener información sobre cómo importar datos desde otros programas o en la carpeta de contactos de Outlook, vea importar los datos en Business Contact Manager.

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Mover o copiar contactos de Outlook a Business Contact Manager

  1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Contactos

  2. En la lista de contactos, haga clic en el contacto que desea mover a Business Contact Manager para Outlook.
    ¿Cómo seleccionar más de un registro?

    Para seleccionar registros adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y el último registro del grupo que desee agregar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada uno de los registros. Para seleccionar todos los registros, haga clic en uno y, a continuación, presione CTRL+E.

    Para copiar todo el contenido de la carpeta Contactos de Outlook a Business Contact Manager, importar contactos profesionales en la carpeta Contactos de Outlook. Para obtener información sobre cómo importar, vea importar los datos en Business Contact Manager.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo profesional, siga uno de estos procedimientos.

    • Mover el contacto   

      1. Haga clic en Crear registro.

      2. Elija mover a Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el tipo de registro que desee o de Contacto profesional.

    • Copie el contacto   

      1. Haga clic en Crear registro.

      2. Elija Copiar a Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el tipo de registro que desee o de Contacto profesional.

Si desea tener acceso a los contactos profesionales en su teléfono móvil, como lo haría con los contactos de Outlook, puede usar la característica de sincronización de contactos profesionales para incluir los contactos profesionales en la carpeta Contactos de Outlook. Para obtener información sobre la sincronización de contactos profesionales, vea acceder a los contactos profesionales remotamente: usar la sincronización en Business Contact Manager.

Importante: Podría acabar con los registros duplicados en la carpeta contactos si se habilita la característica de sincronización de contactos profesionales. La característica de sincronización de contactos profesionales incluye automáticamente registros de contacto profesional en la carpeta Contactos de Outlook. Al mover o copiar a la carpeta de contactos profesionales contactos, que se mostrarán en la carpeta Contactos como contactos profesionales demasiado.

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Crear un registro de contacto profesional desde un mensaje de correo electrónico

Puede crear un registro de contacto profesional desde un mensaje de correo electrónico desde un cliente nuevo.

  1. En el panel de navegación, haga clic en Bandeja de entrada.

  2. Haga doble clic en un mensaje de correo electrónico para abrirlo.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo Profesional, haga clic en Crear registro.

  4. Haga clic en el Contacto profesional o el tipo de registro de contacto profesional que desea crear mediante la dirección de correo electrónico en la línea del mensaje.

Puede crear contactos profesionales desde otras direcciones de correo electrónico en un mensaje haciendo doble clic en el nombre, apuntando a crear en Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el Contacto profesional.

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Convertir un registro de cliente potencial en un registro de contacto profesional o convertir un cliente potencial en un contacto profesional

En general, la información sobre un cliente potencial se almacena en un registro de cliente potencial. Cuando esa persona se convierte en un cliente real, puede convertir el registro de cliente potencial en un registro de contacto profesional.

También puede convertir un contacto profesional en un cliente potencial u otro tipo de registro que se basa en el tipo de registro de contacto profesional.

Puede crear nuevos tipos de registro como empleado o proveedor comenzando con el formulario de contacto profesional. Para obtener más información sobre cómo crear nuevos tipos de registros, consulte crear y personalizar listas y tipos de registro.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de contactos.

  2. En el área de trabajo, haga clic en la pestaña de clientes potenciales.

  3. Haga doble clic en el registro que desea convertir.

  4. En la cinta de opciones, en el grupo Editar, haga clic en Convertir a y, a continuación, haga clic en el Contacto profesional.

  5. Editar el nuevo registro según sea necesario.

  6. Cuando haya finalizado, haga clic en Guardar y Cerrar.

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Editar registros de contacto profesional

Mientras trabaja con los contactos profesionales, obtener más información acerca de ellos, incluyendo posiblemente cómo prefieren para los demás usuarios, nombres de los asistentes, nuevos números de teléfono y así sucesivamente. Mantenerse con este flujo de información es una tarea diaria que puede simplificar continuamente actualizando y guardar los registros de contacto profesional. Puede abrir un registro de contacto profesional para agregar o editar información o ver elementos del historial de comunicaciones, como mensajes de correo electrónico que están vinculados al contacto profesional.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de contactos.

  2. En el área de trabajo, haga clic en la ficha Contactos profesionales y, a continuación:

    • Desplácese hasta el contacto profesional que desea abrir y, a continuación, haga doble clic en él.

      —O BIEN—

    • Usar el cuadro de búsqueda para escribir información sobre el contacto profesional que está buscando y, a continuación, haga doble clic en el registro.

  3. Agregar o editar información según sea necesario.

    Sugerencia: Si tiene una dirección de correo electrónico de la cuenta, puede asegurarse de que los mensajes de correo electrónico de la cuenta se incluyen automáticamente en el historial de comunicaciones del registro. En el grupo Editar, haga clic en Seguimiento de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Administrar vinculación y seguimiento. Seleccione la casilla de verificación de la dirección de correo electrónico de la cuenta y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información sobre la vinculación automática de mensajes de correo electrónico a los registros, vea vincular y seguir mensajes de correo electrónico en Business Contact Manager.

  4. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar y cerrar.

Sugerencia: Con una característica denominada edición en masa, puede editar el contenido de un campo en varios registros de contacto profesional. Esto es útil, por ejemplo, si desea escribir una dirección Web para doce los contactos profesionales que trabajan en la misma compañía. Para obtener más información sobre cómo editar simultáneamente varios registros, consulte Editar varios registros simultáneamente en Business Contact Manager.

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Filtrar la lista de contactos profesionales

Es posible que no tenga que desplazarse a través de todos los contactos profesionales para encontrar lo que desea. En su lugar, puede filtrar cualquier lista de contacto profesional para que ver solo los registros que le interesan.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de contactos.

  2. En el área de trabajo, haga clic en la ficha Contactos profesionales y, a continuación, haga clic en Modificar.

  3. En el cuadro de diálogo Modificar ficha, haga clic en filtro.

  4. En el cuadro de diálogo Filtrar contactos profesionales, puede usar uno o ambos de los procedimientos siguientes:

    • Filtro simple     Active o desactive las categorías preestablecidas.

    • Filtro avanzado     Crear varios filtros para ajustar la selección.

Esta lista filtrada puede utilizarse para crear una pestaña personalizada, una lista de llamadas o lista de distribución. También puede utilizarse como base de un informe o un gadget.

Para obtener más información acerca del filtrado, vea filtrar registros en Business Contact Manager. Para obtener más información acerca de los informes, consulte uso de informes y gráficos en Business Contact Manager. Para obtener más información acerca de los gadgets, vea usar gadgets en Business Contact Manager.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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