Usar fórmulas y funciones

Usar Seguimiento para corregir los errores de fórmula

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La comprobación de las fórmulas para determinar la precisión y encontrar el origen de un error resulta difícil cuando la fórmula usa celdas precedentes o dependientes: A modo de ayuda, use Rastrear dependientes y Rastrear precedentes para mostrar de forma gráfica las relaciones entre las celdas y las fórmulas con flechas de seguimiento.

  • Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras celdas.
    Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda D10 depende de la celda B5.

  • Celdas precedentes son aquellas a las que la fórmula de otra celda hace referencia.
    Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda B5 es precedente de la celda D10.

Rastrear celdas que hacen referencia a otra celda (dependientes)
  1. Seleccione la celda de la que desea identificar las celdas dependientes.

  2. En la pestaña Fórmulas, seleccione Rastrear dependientes para mostrar una flecha de seguimiento en cada celda que depende de la celda activa.
    Rastrear precedentes

    • Flechas azules: muestran celdas sin errores.

    • Flechas rojas: muestran celdas que causan errores.

    • Flechas negras: si otra hoja de cálculo u otro libro hacen referencia a la celda seleccionada, una flecha negra señala desde la celda seleccionada al icono de una hoja de cálculo Hoja de cálculo . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependencias.

  3. Seleccione de nuevo Rastrear dependientes para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de la celda activa.

    Nota: En algún momento, oirá un pitido, de lo contrario, las flechas dejarán de aparecer.

  4. Para quitar las flechas las flechas de seguimiento por niveles, empezando por la celda dependiente más cercana a la celda activa, seleccione la flecha situada junto a Quitar flechas en la pestaña Fórmulas y a continuación, seleccione Quitar un nivel de dependientes.

  5. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, seleccione de nuevo Quitar un nivel de dependientes.

    Nota: Puede usar Ctrl + Mayús +] para resaltar todas las celdas dependientes de una celda.

Rastrear celdas que proporcionan datos a una fórmula (precedentes)
  1. Seleccione la celda de la que desea identificar las celdas precedentes.

  2. Seleccione Fórmulas > Rastrear precedentes para mostrar una flecha de seguimiento en cada celda que proporcione directamente datos a la celda activa.
    Rastrear precedentes

    • Flechas azules: muestran celdas sin errores.

    • Flechas rojas: muestran celdas que causan errores.

    • Flechas negras: si otra hoja de cálculo u otro libro hacen referencia a la celda seleccionada, una flecha negra señala desde la celda seleccionada al icono de una hoja de cálculo Hoja de cálculo . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependencias.

  3. Seleccione de nuevo Rastrear precedentes para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos la celda activa.

    Nota: En algún momento, oirá un pitido, de lo contrario, las flechas dejarán de aparecer.

  4. Para quitar las flechas las flechas de seguimiento por niveles, empezando por la celda precedente más cercana a la celda activa, seleccione la flecha situada junto a Quitar flechas en la pestaña Fórmulas y a continuación, seleccione Quitar un nivel de precedentes.

  5. Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, seleccione de nuevo Quitar un nivel de precedentes.

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Mostrar las relaciones entre las fórmulas y las celdas

Esta sirve para realizar distintas comprobaciones sobre las fórmulas que tenemos en nuestro libro de Excel.

Si queremos encontrar la utilidad Auditoría de fórmulas tenemos que ir a la ficha Fórmulas y después, dentro del grupo Auditoría de fórmulas tenemos algunos botones que nos van a ayudar.

Por ejemplo, si queremos comprobar qué celdas son las que están afectando a esta celda que tiene una función, concretamente la función suma, podemos hacer clic en Rastrear precedentes.

Vemos como Excel marca con un contorno azul y una flecha las celdas que son el origen de datos de la celda que estamos auditando, es decir, las celdas que están afectando a la celda auditada.

Tenemos aquí otro botón para Quitar flechas y restaurar a la situación original.

También podemos hacer la comprobación contraria, es decir, auditar por ejemplo, esta celda mediante Rastrear dependientes, de tal forma que nos dice qué celdas están siendo afectadas por la celda que estamos auditando.

Es decir, si queremos comprobar esta celda, la que tiene 5 euros como valor podemos asegurar que esos 5 euros están afectando a este total.

Volvemos a Quitar flechas y ahora pasamos al segundo apartado donde vamos a conocer la utilidad Comprobación de errores.

También es un comando que está dentro de Auditoría de fórmulas, así que si hacemos clic en él aparece un asistente donde tenemos varias opciones con estos botones.

La primera opción es Ayuda sobre este error.

Si hacemos clic, Excel se conecta a Office online, donde nos ofrece una ayuda sobre el error.

También tenemos la posibilidad de Mostrar pasos de cálculo, es decir, si la fórmula fuese más compleja nos la mostraría en este asistente donde podríamos evaluar paso a paso para averiguar dónde está el error.

También podríamos, simplemente, Omitir el error o Modificar ese error en la barra de fórmulas.

Haciendo clic aquí, el cursor vemos que aparece en la mencionada barra de fórmulas.

Si en nuestra hoja de cálculo hubiese varios errores, podríamos dar un paseo, por decirlo de alguna forma, entre esos errores mediante los botones Anterior y Siguiente.

Y después, en el último apartado vamos a comentar la evaluación de fórmulas.

Aquí tenemos una de ellas, que contiene una función y como podemos observar presenta un error como resultado.

Vamos a situarnos encima y ahora vamos a hacer clic en Evaluar fórmula.

Ya hemos visto, por cierto, este asistente antes, pero lo volvemos a comentar.

En este caso la fórmula sí es más larga y vemos que, de toda la fórmula que nos presenta ahí, algunos elementos están subrayados, eso quiere decir que esos elementos cuando hacemos clic en Evaluar se van a resolver.

Por ejemplo, si Excel está marcando la celda E22 con un subrayado y hacemos clic en Evaluar va a resolver y nos va a mostrar a continuación el resultado o el valor que tenía, en este caso una referencia a una celda.

Si volvemos a hacer clic en Evaluar ahora todo lo que está subrayado, es decir, toda la función BUSCARV la va a resolver.

Le damos a Evaluar y vemos como aparece un error.

Así que sabemos ahora, a ciencia cierta, que la función BUSCARV es la que contenía el error.

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