Usar Project Online con usuarios externos

En Project Online, un sitio de Project Web App es una colección de sitios en SharePoint Online. El uso compartido de sitios de Project Web App con usuarios externos funciona de la misma manera que el uso compartido de cualquier otro sitio de SharePoint Online. En este artículo, le mostraremos las opciones de uso compartido que son relevantes para Project Web App en Project Online, además de las implicaciones que tendrá en las licencias la concesión de acceso a los usuarios externos a las características de Project Web App en Project Online. También le recomendamos que lea información sobre cómo administrar el uso compartido externo en su entorno de SharePoint Online.

Una vez que un sitio de Project Web App se ha compartido con un usuario externo, el usuario puede colaborar en los documentos y las listas de ese sitio, incluidos los riesgos y los problemas. Las interacciones en un sitio de Project requieren una licencia de Project Online.

Nota: Para obtener más información acerca de consideraciones sobre licencias de Project Online para usuarios externos, vea la descripción de servicios de Project Online.

Las licencias y los permisos para los usuarios externos se administran de la misma forma que para los usuarios internos. (Para buscar usuarios externos en la lista de usuarios, búsquelos incluyendo #EXT# en el nombre de usuario).

Planear el uso compartido de Project Web App con usuarios externos

Existen dos opciones para compartir su sitio de Project Web App en Project Online. Puede rellenar previamente su directorio de Office 365 con los usuarios con los que quiera compartir el sitio o bien puede enviar invitaciones para uso compartido a los usuarios directamente desde su sitio de Project Web App.

Rellenar previamente el directorio   

Puede rellenar previamente su directorio de Office 365 con usuarios externos mediante, por ejemplo, el uso de la colaboración B2B de Azure Active Directory o la adición manual de usuarios y el cambio del tipo de usuario a Invitado. Esto supone bastantes ventajas:

  • Cuando configura el uso compartido para su sitio de Project Web App, puede elegir la opción Permitir uso compartido solo con los usuarios externos que ya existen en el directorio de la organización. Esto le ofrece un mayor nivel de control sobre el uso compartido del sitio limitando el ámbito de los usuarios a los que se puede invitar al sitio.

  • Si importa una lista de usuarios al directorio de una sola vez, podrá agregarlos automáticamente a los grupos de seguridad y usar esos grupos para controlar los permisos del sitio de los distintos roles de Project Web App, como los de administrador de proyectos, miembro del equipo, etc.

  • Puede asignar licencias a los usuarios importados antes de enviarles el vínculo al sitio de Project Web App para que cuenten con el acceso adecuado cuando inicien sesión en Project Web App.

Agregar usuarios a medida que se avanza   

Cuando configure el uso compartido del sitio, si opta por no rellenar previamente el directorio, puede elegir la opción Permitir usuarios externos que acepten invitaciones de uso compartido e inicien sesión como usuarios autenticados.

La ventaja de este método es que el sitio se puede compartir fácilmente con cualquier usuario que tenga una cuenta de Office 365 o de Microsoft. Puede invitar a nuevos usuarios cuando lo necesite haciendo clic en Compartir en el sitio de Project Web App. Los usuarios que aceptan invitaciones se agregan a su directorio de Office 365 y los puede administrar desde allí.

Cuando use este método, deberá tener en cuenta que los usuarios invitados no se agregarán a su directorio de Office 365 hasta que no acepten la invitación de uso compartido y que deberán estar en su directorio para que pueda asignarles una licencia de Project Online. Por este motivo, no tendrán acceso completo al sitio de Project Web App cuando reciban la invitación por primera vez. Aun así, podrán seguir trabajando con los documentos, los problemas y los riesgos, pero no podrán administrar los proyectos ni trabajar con los partes de horas hasta que no tengan una licencia de Project Online.

Elegir un método de uso compartido   

Puede usar cualquiera de los dos métodos de uso compartido anteriores o una combinación de ambos. Puede rellenar previamente su directorio con una lista inicial de usuarios y, luego, invitar a otros más adelante. Lo importante es elegir la opción de uso compartido que más le convenga.

La opción Permitir uso compartido solo con los usuarios externos que ya existan en el directorio de la organización es más restrictiva y le permite tener un mayor control sobre quién puede invitarse al sitio. Para poder usar esta opción, debe rellenar previamente el directorio con los usuarios que quiera invitar al sitio.

La opción Permitir usuarios externos que acepten invitaciones de uso compartido e inicien sesión como usuarios autenticadosOffice 365 es la más versátil y le permite enviar invitaciones a cualquier usuario con una cuenta de o de Microsoft. Igualmente puede rellenar previamente los usuarios del directorio con esta opción, pero no es necesario.

Configurar el uso compartido para Project Web App

Use el procedimiento siguiente para configurar el uso compartido para su sitio de Project Web App en Project Online. Asegúrese de que el uso compartido está habilitado en el nivel de espacio empresarial antes de continuar.

Configurar el uso compartido para Project Web App

  1. En el Centro de administración de SharePoint Online, en el área de las colecciones de sitios, seleccione la casilla del sitio de Project Web App que quiera compartir.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en Uso compartido.

  3. Seleccione la opción que quiera usar para el uso compartido:

    • Permita el uso compartido solo con los usuarios externos que ya existan en el directorio de la organización si quiere compartir solo con los usuarios que ha importado desde otro directorio o espacio empresarial.

    • Permita los usuarios externos que acepten invitaciones de uso compartido e inicien sesión como usuarios autenticados si quiere poder enviar invitaciones a los usuarios con cuentas de Office 365 o de Microsoft.

  4. Haga clic en Guardar.

Una vez que haya configurado las opciones de uso compartido para su sitio de Project Web App y haya agregado los usuarios a su directorio de Office 365 en caso de ser necesario, podrá invitar a usuarios externos al sitio mediante el botón Compartir de la misma forma que invitaría a un usuario interno.

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