Usar Access o Excel para administrar los datos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Microsoft Access y Microsoft Excel tienen muchas similitudes, lo que pueden dificultar decidir qué programa debe usar. Por ejemplo, ambos programas pueden almacenar grandes cantidades de datos, ejecutar consultas eficaces y herramientas de análisis que configura esos datos y realizar cálculos complejos que devuelven los datos que necesita.

Sin embargo, cada programa tiene ventajas evidentes, según el tipo de datos que se están administrando y qué desea hacer con esos datos. Por ejemplo, si es el objetivo de mantener la integridad de datos en un formato que puede tener acceso a varios usuarios, Access es la mejor opción, mientras que Excel es más adecuado para los datos numéricos complejos que desea analizar en profundidad.

En muchos casos, puede utilizar ambos programas, emplear cada una con el fin de que le sea más adecuado. En general, es mejor para la administración de datos de Access: ayudar a que mantenerlo organizado, fáciles de buscar y disponible para varios usuarios simultáneos. Excel es generalmente mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles y producir gráficos de alta calidad. Si usa Access para almacenar los datos y Excel para analizarlos, puede obtener los beneficios de ambos programas.

Antes de decidir qué programa usar, es posible que desee comparar las ventajas de cada uno, aprender cuándo es mejor usar uno de ellos o el otro, y obtener información sobre cómo trabajar con ambos programas para lograr exactamente los resultados que desea.

Nota: Incluyen de todos los conjuntos de aplicaciones de Microsoft Office Excel, pero no todos los conjuntos de aplicaciones incluyen acceso...

Comparar las ventajas de cada programa

Seleccionar el programa adecuado es fundamental para acceder y actualizar la información con una precisión y un rendimiento máximos. Para averiguar qué programa se adapta mejor a las tareas que desea llevar a cabo, puede ser útil comparar las ventajas que ofrece cada uno con respecto al almacenamiento y el análisis de los datos, la colaboración multiusuario y la seguridad.

Datos fijos frente a datos relacionales    Para ayudarle a decidir qué programa es mejor para almacenar los datos, hágase la siguiente pregunta: ¿los datos son relacionales o no? Los datos que se pueden almacenar de manera eficaz en una sola tabla u hoja de cálculo se denominan datos planos o no relacionales. Por ejemplo, si desea crear una sencilla lista de clientes, con una sola dirección y persona de contacto para cada cliente, Excel podría ser la mejor opción. Pero si desea almacenar una lista de clientes más compleja que contenga las direcciones de facturación y envío para cada cliente, o varias personas de contacto para cada cliente, Access es la mejor solución.

En una base de datos relacional, la información se organiza en varias tablas. En una base de datos relacional bien diseñada, cada tabla es plana y contiene información sobre un único tipo de datos. Por ejemplo, si crea una base de datos de clientes, los nombres de los clientes deben almacenarse en una tabla, mientras que las direcciones de facturación y envío de los clientes deben almacenarse en una tabla independiente. Almacenar direcciones de manera independiente a los nombres es una buena idea porque cada cliente puede tener más de una dirección y es posible que desee poder escribir varias direcciones para cada cliente sin tener que volver a escribir el nombre del cliente para cada dirección.

Local frente a datos externos    Puede usar Access para conectarse a datos desde una gran variedad de orígenes de datos externos para que puedan ver, consulta y editar datos sin necesidad de importarlo. Por ejemplo, Access ofrece comandos para conectarse a los datos existentes en una base de datos de Microsoft SQL Server, un archivo de dBASE o una carpeta de Outlook, junto con otros orígenes de datos. Puede usar Excel para conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos, incluidos Access, SQL Server y bases de datos de Analysis Services, texto y archivos XML y los orígenes de datos ODBC y OLE DB. Sin embargo, no podrá modificar los datos para cambiar el origen de datos a través de la interfaz de usuario de Excel.

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a datos en listas de Windows SharePoint Services. Sin embargo, Excel proporciona solo una conexión de solo lectura a listas de SharePoint; mientras que Access le permite leer y escribir datos en listas de SharePoint.

Integridad de datos frente a flexibilidad    Los identificadores únicos ayudan a mantener la integridad de los datos y garantizan que no haya dos filas (o registros) que contengan exactamente los mismos datos. Los identificadores únicos también constituyen la forma más rápida de recuperar datos cuando se buscan u ordenan. En Access, puede usar el tipo de datos Autonumeración para generar automáticamente un identificador único para cada registro. Después puede usar estos identificadores para relacionar los registros en una tabla con uno o varios registros de otra tabla.

La estructura que Access aplica a los datos le ayuda a garantizar la integridad de los datos. Access puede requerir que los nuevos registros en una tabla tengan un valor correspondiente existente en una tabla diferente, por lo que no puede crear registros "huérfanos". Por ejemplo, no desearía tener un pedido que no incluya información del cliente. Access puede requerir que todos los nuevos registros en la tabla Pedidos tengan un valor de cliente correspondiente en la tabla Cliente. Esto correspondencia obligatoria de valores se denomina integridad referencial.

También puede imponer sus propias restricciones y reglas para garantizar que los datos se escriben correctamente. Excel le permite escribir datos en forma de forma más libre, pero porque Excel no admite datos relacionales, no es compatible con la integridad referencial. Sin embargo, puede usar el comando Validación de datos para controlar la entrada de datos en Excel.

Consultar    Si a menudo tiene que ver los datos de varias maneras, dependiendo de condiciones o eventos cambiantes, Access puede ser la mejor opción para almacenar y trabajar con los datos. Access le permite usar consultas de Lenguaje estructurado de consulta (SQL) para recuperar rápidamente solo las filas y columnas de datos que desee, independientemente de que los datos se encuentren en una tabla o en varias. También puede usar expresiones en consultas para crear campos calculados. El uso de una expresión en Access es similar al proceso de uso de las fórmulas en Excel para calcular valores. También puede usar las consultas de Access para resumir datos y presentar valores agregados, como sumas, promedios y recuentos.

Creación de modelos    En Excel, puede usar herramientas de análisis y si para realizar la previsión del resultado de un modelo de hoja de cálculo. El análisis de hipótesis le permite ejecutar diferentes escenarios en los datos, como escenarios de mejor y peor caso, y comparar los datos resultantes de varios escenarios en un informe de resumen. No hay una característica similar disponible en Access.

Pivoting y gráficos    En ambos programas, puede crear informes de tabla dinámica y gráficos de tabla dinámica. Sin embargo, Excel proporciona tabla dinámica más avanzada características de gráficos de Access se encarga de y generación de informes. Si va a crear informes de tabla dinámica extensivo o proporcionar gráficos de aspecto profesional con regularidad, debe usar informes de tabla dinámica o tabla dinámica para gráficos en Excel, en lugar de las mismas características en Access.

Access y Excel se pueden usar en entornos de colaboración, como Windows SharePoint Services y recursos compartidos de archivos de red, pero hay diferencias en la forma en que varios usuarios pueden acceder los datos.

Acceso de múltiples usuarios a los datos    En condiciones normales de funcionamiento, Access permite que varios usuarios abran una base de datos al mismo tiempo; esto funciona bien porque Access solo bloquea los datos que se están editando; como resultado, otros usuarios pueden editar registros diferentes sin conflictos. En Excel, puede compartir un libro con otros usuarios, pero las funciones de colaboración multiusuario funcionan mejor cuando los usuarios trabajan en los datos de ese libro en otro momento en lugar de al mismo tiempo. En la práctica, los usuarios de una base de datos de Access colaboran en un conjunto de datos y los usuarios de un libro de Excel colaboran en un documento.

Uso de Windows SharePoint Services para colaborar    Ambos programas se integran con las tecnologías de Microsoft Windows SharePoint Services, como listas de SharePoint y las bibliotecas de documentos.

Access proporciona diversas maneras de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Por ejemplo, puede cargar una base de datos completa en una biblioteca de documentos de Windows SharePoint Services, proporcionar formularios e informes como vistas de Windows SharePoint Services y vincular una base de datos a los datos almacenados en listas de SharePoint.

Excel solo proporciona una forma de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Puede cargar un libro en bibliotecas de documentos de Windows SharePoint Services, donde los usuarios individuales pueden extraer el libro del repositorio para realizar cambios, lo que evita que otros usuarios modifiquen el libro al mismo tiempo. Los usuarios pueden editar un libro sin extraerlo del repositorio en la biblioteca de documentos, en cuyo caso deben coordinarse con otros usuarios para evitar conflictos de datos.

Usar carpetas de red para colaboración    Si una base de datos se almacena en una carpeta de red compartida, varios usuarios pueden abrir la base de datos y trabajar con sus datos simultáneamente. Cuando un usuario edite, se bloquean registros individuales. Si guarda un libro de Excel en una carpeta de red compartida, solo un usuario puede editar el libro a la vez. Para su presentación, varios usuarios pueden abrir el libro, mientras que otro usuario edita pero los usuarios pueden realizar cambios a los datos hasta que el usuario que está editando el libro cierra.

Ambos programas proporcionan características similares, contraseñas y cifrado, que pueden ayudarle a evitar la pérdida de datos y proteger los datos contra accesos no autorizados. Pero hay algunas diferencias entre Access y Excel en cuanto al funcionamiento de la protección de datos a nivel de los usuarios.

Prevención de pérdida de datos    En Access, el trabajo se guarda continuamente para que en caso de producirse un error inesperado no pierda demasiados datos (en caso de que suceda). Pero como que Access guarda su trabajo continuamente, también es posible que realice cambios que más adelante decida que no deseaba confirmar. Para asegurarse de que puede restaurar la base de datos a la forma que desea, debe crear una copia de seguridad del archivo de base de datos de manera programada y adaptada a sus necesidades. Puede recuperar una base de datos completa a partir de una copia de seguridad o puede restaurar solo la tabla o el objeto de base de datos que necesite. Si usa una utilidad de copia de seguridad del sistema de archivos, también puede usar una copia de una base de datos de una copia de seguridad del sistema de archivos para restaurar los datos. En Excel, puede guardar información de autorrecuperación a intervalos específicos mientras actualiza los datos.

Protección de datos a nivel de usuario    En Excel, puede quitar datos críticos o privados de la vista ocultando columnas y filas de datos, y después proteger la hoja de cálculo para controlar el acceso de los usuarios a los datos ocultos. Además de proteger una hoja de cálculo y sus elementos, también puede bloquear y desbloquear las celdas en una hoja de cálculo para evitar que otros usuarios modifiquen involuntariamente los datos importantes.

Seguridad de nivel de archivo    En el nivel de archivo, puede usar cifrado en ambos programas para evitar que los usuarios no autorizados vean los datos. También puede requerir que se escriba una contraseña para abrir un archivo de base de datos o un libro. Además, puede ayudar a proteger un archivo de base de datos o un libro empleando una firma digital.

Restringir el acceso a datos    En Excel, puede especificar los permisos de usuario para acceder a los datos o establecer derechos de sólo lectura que impedir que otros usuarios realicen cambios a los datos que tienen acceso al. Access proporciona características de seguridad por usuarios, pero Access admite el modelo de seguridad de usuario de un servidor de base de datos que se conecta. Por ejemplo, si crea un vínculo a una lista de SharePoint, Access heeds los permisos de usuario de la lista de SharePoint. Si desea conservar los usuarios no autorizados fuera de los datos de Access, puede establecer una contraseña para cifrar la base de datos. Los usuarios deben escribir la contraseña para leer los datos de la base de datos, incluso si acceden con otro programa, como Excel.

Para obtener más información sobre cómo ayudar a proteger los datos, vea Ayudar a proteger una base de datos de Access 2007 y Protección y seguridad en Excel.

Para obtener una comparación rápida para ayudarle a decidir qué producto elegir, puede usar la siguiente tabla.

Leyenda:    Icono de compatibilidad total = Recomendado Icono de compatibilidad parcial = Aceptable No hay icono de compatibilidad = No se aplica

Característica

Access

Excel

Comentarios

Administrar datos

Cantidad de almacenamiento

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Access y Excel pueden trabajar con millones de filas o registros.

Variedad de tipos de datos

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Los dos funcionan bien con texto, números, fechas y otros tipos de datos comunes.

Validación de datos

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Los dos le permiten controlar la entrada de datos. Access ofrece más control y flexibilidad, por ejemplo para especificar máscaras de entrada de datos.

Seguridad

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Los dos controlan el acceso de los usuarios a los datos mediante diferentes características de seguridad, como cifrado, contraseñas, firmas digitales y protección de datos.

Texto enriquecido y objetos

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Access tiene varias funciones útiles para trabajar con texto enriquecido y para almacenar objetos grandes, como documentos e imágenes.

Varias tablas con relaciones

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Access proporciona herramientas para crear relaciones uno a varios y de varios a varios entre las tablas. Puede establecer reglas basadas en estas relaciones para garantizar la integridad de los datos.

Uso compartido de datos

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Access permite que varias personas trabajen simultáneamente con los mismos datos y proporciona opciones sólidas para actualizar los datos, como el bloqueo y la resolución de conflictos.

Recopilación y consolidación de datos diferentes

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Importar, exportar y publicar

  • Importe y exporte datos.

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Ambos productos importan y exportan datos a una variedad de orígenes de datos externos, como texto, XML y otros formatos de base de datos y de hoja de cálculo.

  • Puede conectarse a datos externos para ver, consultar y modificar esos datos.

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Access le permite conectarse a orígenes de datos externos usando tablas vinculadas y puede actuar como una interfaz de usuario fácil de usar para SQL Server mediante el uso de proyectos de Microsoft Access.

  • Publicar en páginas web

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Puede usar Access y Excel para crear páginas web estáticas y dinámicas. En Excel, puede crear páginas web dinámicas e interactivas utilizando Excel Services. Puede usar Access para leer, crear, actualizar y resolver conflictos con listas de SharePoint.

Aprovechar las listas de SharePoint

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Usar formularios e informes

Exportar a formato PDF y XPS

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Crear y usar informes

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Puede usar Access para crear rápidamente informes que filtren, ordenen, agrupen y resuman datos de la forma que desee.

Crear y usar formularios

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En Access, puede crear formularios para que sea más fácil agregar, cambiar, eliminar y navegar por los datos.

Crear una combinación de correspondencia para crear etiquetas de remite de forma masiva

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Consultar datos

Ordenar y filtrar datos con facilidad

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Crear diferentes vistas y consultas complejas

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Visualizar datos

Usar gráficos SmartArt

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Crear gráficos

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Formato condicional para datos

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Calcular datos

Realizar análisis de hipótesis

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Usar funciones y fórmulas

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Use vistas de tabla dinámica y de gráfico dinámico para trabajar con los datos de forma interactiva.

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Ejecute sofisticados cálculos para obtener la información que desea.

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Use Excel si principalmente ejecuta cálculos y comparaciones estadísticas en los datos. Por ejemplo, puede mostrar un análisis de rentabilidad en el presupuesto de su empresa. Excel suele ser la mejor opción para realizar cálculos en los datos, en especial si principalmente son datos numéricos; por ejemplo, si desea mantener un presupuesto financiero para un año determinado.

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Cuándo se debería utilizar Access

En términos muy generales, Access es la mejor opción cuando tiene que realizar el seguimiento de datos y registrarlos con regularidad, y después mostrar, exportar o imprimir subconjuntos de esos datos. Los formularios de Access ofrecen una interfaz más útil que una hoja de cálculo de Excel para trabajar con los datos. Puede usar Access para automatizar acciones realizadas con frecuencia y los informes de Access le permiten resumir los datos en formato impreso o electrónico. Access proporciona una mayor estructura para los datos; por ejemplo, puede controlar qué tipos de datos y qué valores se pueden introducir, y especificar cómo se relacionan los datos de una tabla con los datos en otras tablas. Esta estructura le ayuda a garantizar que solo se escriben los tipos de datos correctos.

Access almacena los datos en tablas que tienen un aspecto muy similar a las hojas de cálculo, pero las tablas de Access están diseñadas para realizar consultas complejas sobre los datos almacenados en otras tablas.

Utilice Access cuando:

  • Prevea que muchos usuarios van a trabajar en la base de datos y desee opciones sólidas que traten de manera segura las actualizaciones de los datos, como el bloqueo de registros y la resolución de conflictos.

  • Prevea la necesidad de agregar más tablas a un conjunto de datos que se ha originado como una tabla plana o no relacional.

  • Desee ejecutar consultas complejas.

  • Desee crear diferentes informes o etiquetas postales.

  • Administración de contactos    Puede administrar sus contactos y direcciones de correo, y después crear informes en Access o combinar los datos con Microsoft Office Word para imprimir cartas, sobres o etiquetas postales.

  • Seguimiento de inventario y activos    Puede crear un inventario de elementos de su casa o empresa, y almacenar fotos u otros documentos relacionados junto con los datos.

  • Seguimiento de pedidos    Puede introducir información sobre productos, clientes y pedidos, y después crear informes que muestren las ventas por empleado, región, período de tiempo o algún otro valor.

  • Seguimiento de tareas    Puede realizar el seguimiento de tareas de un grupo de personas y agregar nuevas tareas al mismo tiempo que otros usuarios están actualizando sus tareas existentes en la misma base de datos.

  • Organización de bibliotecas de préstamos    Puede usar Access para almacenar datos sobre libros y CD, y realizar el seguimiento de a quién se los ha prestado.

  • Planeación de eventos    Puede introducir información sobre fechas, ubicaciones y participantes, y después imprimir programaciones o resúmenes sobre los eventos.

  • Seguimiento de alimentación    Realice un seguimiento de las recetas y registre las actividades de dieta y ejercicio.

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Cuándo se debería utilizar Excel

Como programa de hoja de cálculo, Excel puede almacenar grandes cantidades de datos en libros que contienen una o más hojas de cálculo. Pero en lugar de actuar como un sistema de administración de base de datos, como Access, Excel está optimizada para el cálculo y el análisis de los datos. Puede usar este flexible programa para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas sencillas y complejas para realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos de la manera que desee y presentarlos en una gran variedad de gráficos de aspecto profesional.

Utilice Excel cuando:

  • Necesite una vista plana o no relacional de los datos en lugar de una base de datos relacional que usa varias tablas, y cuando los datos sean mayoritariamente numéricos.

  • Ejecute de manera frecuente cálculos y comparaciones estadísticas en los datos.

  • Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.

  • Planea crear gráficos con regularidad y desea usar los nuevos formatos de gráficos disponibles en Office Excel 2007.

  • Desea enfatizar los datos mediante iconos de formato condicional, barras de datos y escalas de color.

  • Desea realizar sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis en los datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.

  • Desea realizar un seguimiento de los elementos de una lista sencilla, ya sea para uso personal o para fines de colaboración limitada.

  • Contabilidad    Puede usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos balances de contabilidad financiera; por ejemplo, en un balance de flujo de efectivo, un balance de ingresos o un balance de pérdidas y ganancias.

  • Presupuestos    Tanto si tiene necesidades personales como si son de carácter empresarial, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel; por ejemplo, un plan de presupuesto de marketing, un presupuesto para un evento o un presupuesto para la jubilación.

  • Facturación y ventas    Excel también es útil para administrar datos de facturación y ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesita; por ejemplo, facturas de venta, albaranes o pedidos de compra.

  • Creación de informes    Puede crear diversos tipos de informes en Excel que reflejen el análisis de datos o resuman los datos; por ejemplo, informes que miden el rendimiento de proyectos, realizan una previsión de los datos o presentan datos de varianza.

  • Planeación    Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles: por ejemplo, planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planeación de comidas semanales, fiestas o vacaciones.

  • Seguimiento    Puede usar Excel para realizar un seguimiento de los datos en una lista o una hoja de control horario; por ejemplo, una hoja de control horario para realizar el seguimiento del trabajo o una lista de inventario que realiza un seguimiento de sus equipos.

  • Usar calendarios    Debido a su naturaleza de cuadrícula, Excel se presta a crear cualquier tipo de calendario, por ejemplo, un calendario académico para realizar un seguimiento de las actividades durante el año escolar o un calendario fiscal anual para realizar un seguimiento de eventos e hitos.

Para obtener plantillas útiles de Excel para cualquiera de estas categorías, consulte Plantillas para Excel en Microsoft Office Online.

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Uso conjunto de Access y Excel

Puede haber ocasiones en las que se pueda aprovechar de las ventajas que ambos programas ofrecen. Por ejemplo, ha creado una hoja de cálculo en Excel en la que puede calcular y analizar los datos, pero ha aumentado en exceso el tamaño y la complejidad de la hoja de cálculo, y otros muchos usuarios necesitan tener acceso a los datos. En este momento, es posible que desee importar o vincular la hoja de cálculo a Access y utilizarla como una base de datos en lugar de trabajar con ella en Excel. O bien, puede que tenga datos en una base de datos de Access para los que desea crear detallados informes de tabla dinámica de Excel y gráficos de Excel de aspecto profesional.

Independientemente del programa que use en primer lugar, siempre puede transferir los datos de un programa al otro, donde puede seguir trabajando con ellos. Puede copiar, importar o exportar los datos para introducirlos en Access desde Excel (y viceversa), con o sin una conexión de datos.

Para más información sobre cómo intercambiar datos entre ambos programas, consulte Intercambiar datos (copiar, importar, exportar) entre Excel y Access.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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