Usar áreas de reuniones para organizar reuniones

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Un sitio de área de reuniones es un sitio Web que es un repositorio de toda la información y los materiales necesarios para una o varias reuniones. Puede configurar un sitio de área de reuniones cuando se crea una invitación de reunión en Microsoft Outlook 2010. El asunto, los nombres de los asistentes, la fecha, la hora y la ubicación de la convocatoria de reunión se agregan al sitio de área de reuniones automáticamente en Outlook.

La primera vez que cree un área de reuniones para una reunión, debe agregar el comando de Área de reuniones Icono del comando Área de reuniones a la Barra de herramientas de acceso rápido (RÁPIDO) o en la cinta de opciones.

¿Cómo puedo agregar un comando?

En una convocatoria de reunión abierta, siga uno de estos procedimientos:

  • Agregar un comando a la herramienta de acceso RÁPIDO    Ventana de reunión - Barra de herramientas de acceso rápido con el comando Área de reuniones agregado Para agregar el comando Área de reuniones a la herramienta de acceso RÁPIDO, haga lo siguiente: 

    1. Abra un elemento de reunión.

    2. En la ventana de reunión, haga clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en Más comandos.

    3. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Comandos que no están en la cinta de opciones.

    4. En la lista de comandos, haga clic en Área de reuniones y, a continuación, haga clic en Agregar.

      Personalice la Barra de herramientas de acceso rápido con el cuadro de diálogo de comandos adicionales

  • Agregar un comando a la cinta de opciones     Para agregar el comando Área de reuniones a la cinta de opciones, haga lo siguiente:

    1. Abra un elemento de reunión.

    2. En la ventana de reunión, haga clic en la pestaña Archivo.

    3. Haga clic en Opciones.

    4. Haga clic en Personalizar Cinta.

    5. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Comandos que no están en la cinta de opciones.

    6. En la lista de comandos, haga clic en Área de reuniones; después, en las listas Personalizar la cinta, haga clic en la ficha y el grupo en los que desee colocar el comando y, a continuación, haga clic en Agregar.

Estos pasos son necesarios solo una vez. Después de agregar el comando Área de reuniones una vez, éste aparecerá en todas las convocatorias de reunión que abra.

¿Qué desea hacer?

Crear un área de reuniones

Vincular a un área de reuniones

Actualizar una convocatoria de reunión y un área de reuniones

Eliminar un área de reuniones

Crear un área de reuniones

  1. En una convocatoria de reunión nueva o existente, haga clic en Área de reuniones Icono del comando Área de reuniones .

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Configurar un área de trabajo por primera vez     Se requiere la dirección del servidor que desea usar para crear un área de reuniones.

      1. En el panel de tareas Área de reuniones, haga clic en Cambiar configuración.

        Nota: Para obtener más información sobre la configuración, haga clic en Más información, en la parte inferior del panel de tareas.

      2. En el paso 1 del panel de tareas, seleccione una ubicación para el área. Si no ve la ubicación que desea, haga clic en Otros y especifique la dirección del servidor.

      3. En el paso 2 del panel de tareas, seleccione Crear un área de trabajo nueva y, a continuación, seleccione el tipo y el idioma de la plantilla. Esta configuración será la predeterminada para crear áreas de trabajo en el futuro.

      4. Después de completar la configuración, haga clic en Aceptar para volver al primer panel de tareas.

      5. Haga clic en Crear.

        Nota: Después de hacer clic en crear, el área de trabajo existe en la ubicación especificada. Si desea usar una plantilla o una ubicación diferente para esta área de trabajo, debe crear otra área de trabajo con la configuración que desee. Debe eliminar la otra área de trabajo si no va a utilizar.

    • Configurar áreas de trabajo adicionales   

      Si ya creó un área de reuniones o un vínculo anteriormente, la configuración elegida para la ubicación y plantilla será ahora la configuración predeterminada y aparecerá en el primer panel de tareas. Siga uno de estos procedimientos:

      1. Para usar la configuración predeterminada de la nueva área de trabajo, haga clic en Crear, en el panel de tareas.

      2. Para cambiar los valores predeterminados, en el panel de tareas, haga clic en Cambiar configuración y, a continuación, seleccione la configuración que desee usar. Después de completar la configuración, haga clic en Aceptar para volver al primer panel de tareas y, a continuación, haga clic en Crear.

        Para abrir el explorador y ver el área de trabajo, haga clic en Ir al área de trabajo en el panel de tareas. También puede hacer clic en el vínculo que se agregó al cuerpo de la convocatoria de reunión. Puede agregar información o personalizar el área de trabajo ahora o hacerlo más tarde. Para completar la convocatoria de reunión, vuelva presionando las teclas ALT+TAB.

Para enviar la convocatoria de reunión e invitar a otras personas a la reunión y al área de trabajo, haga clic en Enviar. Si se trata de una convocatoria de reunión que ya se envió previamente, haga clic en Enviar actualización.

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Crear un vínculo a un área de reuniones existente

Nota: No se puede vincular a un área de reuniones existente que contenga eventos periódicos.

  1. En una convocatoria de reunión nueva o existente, haga clic en Área de reuniones Icono del comando Área de reuniones .

  2. En Sugerencia en la parte inferior del panel de tareas, haga clic en el texto También puede vincular a un área de trabajo existente.

  3. En el paso 1 del panel de tareas, seleccione la ubicación en la que se encuentra el área de trabajo cuyo vínculo desea crear.

  4. En el paso 2 del panel de tareas, seleccione Vincular a un área de trabajo existente y, a continuación, seleccione el área de trabajo que desea usar. Si no está seguro de que el área de trabajo seleccionada sea la correcta, haga clic en Ver área de trabajo para comprobarlo.

  5. Después de completar la configuración, haga clic en Aceptar para volver al primer panel de tareas.

  6. Haga clic en Vincular.

  7. Para abrir el explorador y ver el área de trabajo, haga clic en Ir al área de trabajo, en el panel de tareas. También puede hacer clic en el vínculo que se agregó al cuerpo de la convocatoria de reunión. Puede agregar información o personalizar el área de trabajo ahora o hacerlo más tarde.

  8. Para completar la convocatoria de reunión, cambie a Outlook 2010 presionando ALT + TAB.

  9. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para enviar la convocatoria de reunión e invitar a otras personas a la reunión y al área de trabajo, haga clic en Enviar. Si se trata de una convocatoria de reunión que ya se envió previamente, haga clic en Enviar actualización.

    • Para guardar la convocatoria de reunión sin enviarla, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar. No se enviará ninguna información sobre los asistentes al área de trabajo, pero sí los demás detalles de la reunión: asunto, título, fecha, hora y ubicación.

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Actualizar tanto una convocatoria de reunión como un área de reuniones

Si tiene que cambiar los asistentes, la ubicación, la fecha o la hora de una reunión, puede enviar una actualización de reunión a los asistentes de la misma y el área de reuniones se actualiza automáticamente. Para cambiar el resto de la información, debe realizar los cambios en el área de trabajo.

  1. Abra la convocatoria de reunión que contiene el vínculo al área de trabajo.

  2. Cambie la información de cualquiera de estos campos: Para, Ubicación, Hora de inicio u Hora de finalización.

  3. Para enviar todas las actualizaciones al área de trabajo y a los asistentes, haga clic en Enviar actualización.

    Notas: 

    • Si actualiza la convocatoria de reunión y hace clic en Guardar y cerrar, la información actualizada no se enviará al área de reuniones. Para aplicar las actualizaciones en el área de reuniones, debe hacer clic en Enviar actualización.

    • Para obtener información sobre cómo cambiar el resto de la información del área de trabajo, vea la Ayuda del área de trabajo.

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Eliminar un área de reuniones

No puede eliminar un área de reuniones de Outlook 2010. Puede eliminar el sitio desde el área de trabajo o desde el sitio Web de primario en el que el área de trabajo es un subsitio.

Para obtener más información sobre cómo eliminar un sitio, vea la Ayuda del área de trabajo.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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