Trabaje con inteligencia: utilice la característica de presencia

La información de esta guía le ayudará a seguir en contacto con las personas importantes para usted y para su trabajo.

¿Qué desea hacer?

Decirles a los demás usuarios cuáles son sus actividades

Cambiar el estado de presencia

Decirles a los demás usuarios qué ocurre hoy

Establecer la ubicación

Ponerse en contacto con las personas importantes

Buscar personas

Anclar contactos frecuentes

Crear grupos para las personas con las que mantiene el contacto con regularidad

Crear un grupo

Agregar personas a un grupo

Enviar un mensaje instantáneo

Invitar a más personas a una conversación de mensajería instantánea

Encontrar a un compañero de trabajo ocupado

Etiquetar un contacto

Ver los tipos de comunicación disponibles para un contacto

Comprobar la ubicación de un contacto

Comprobar el calendario de un contacto

Estar actualizado con las comunicaciones de día a día

Enviar un correo electrónico a un contacto

Programar una reunión con un usuario

Comprobar si hay conversaciones perdidas

Detener las interrupciones

Establecer el estado en No molestar

Decirles a los demás usuarios cuáles son sus actividades

El software de comunicaciones Microsoft® Lync™ 2010 configura de forma automática el estado de presencia en función de su actividad o del calendario de Microsoft® Outlook®. Sin embargo, puede establecer una ubicación o agregar una nota para que las demás personas obtengan más detalles.

Cambiar el estado de presencia

  • Abra Lync 2010 y, en la ventana principal de Lync, haga clic en el menú de disponibilidad situado debajo de su nombre. A continuación, seleccione otro estado, por ejemplo Vuelvo enseguida.

Estado de presencia de Lync

En la siguiente tabla se describen los estados de presencia de contacto que otras personas pueden ver, qué significan y cómo se pueden establecer.

Estado de presencia

Descripción

Presencia de Lync: Disponible Disponible

Está en línea y disponible para los demás usuarios. Estado automático o seleccionado por el usuario.

Presencia de Lync: Ocupado Ocupado

Está ocupado y no desea que se le interrumpa. Estado automático (si el usuario está en una conferencia programada en Outlook) o seleccionado por el usuario.

Presencia de Lync: Ocupado Al teléfono

Está en una llamada de Lync (una llamada entre dos entidades) y no se le debe interrumpir. Automático.

Presencia de Lync: Ocupado En reunión

Está en una reunión (de Lync o de Outlook) y no se le debe interrumpir. Automático.

Presencia de Lync: Ocupado En llamada de conferencia

Está en una llamada de conferencia (reunión de Lync con audio) y no se le debe interrumpir. Automático.

Presencia de Lync: No molestar No molestar

No desea que se le moleste y solo verá las notificaciones de conversaciones si proceden de una persona del Grupo de trabajo. Seleccionado por el usuario.

Presencia de Lync: Ausente Vuelvo enseguida

Se ausentará del equipo por un momento. Seleccionado por el usuario.

Presencia de Lync: Ausente Ausente

El equipo ha estado inactivo durante un período de tiempo (de forma predeterminada, 5 minutos, aunque el valor se puede ajustar). Automático.

Presencia de Lync: Ausente Día libre

No trabaja y no es posible ponerse en contacto con usted. Seleccionado por el usuario.

Presencia de Lync: Desconectado Desconectado

No ha iniciado sesión. Si ha bloqueado a otros usuarios para que no vean su estado de presencia, aparecerá para ellos como Desconectado. Automático.

Presencia de Lync: Desconocido Desconocido

No se conoce su estado de presencia. Si hay otras personas que no usan Lync como su programa de mensajería instantánea (MI), es posible que su estado de presencia aparezca como Desconocido para ellos. Automático.

Decirles a los demás usuarios qué ocurre hoy

  • En la ventana principal de Lync, haga clic en el cuadro de notas situado sobre su nombre y, después, escriba una nota, como “Trabajando desde casa” o “Trabajando para cumplir con la fecha de entrega. En vez de hacer una visita, envíe un mensaje instantáneo.”

Cambiar nota de estado personal en Lync

Establecer la ubicación

  • En la ventana principal de Lync, en el estado de presencia, se muestra una ubicación relacionada con la red a la que está conectado. Puede proporcionar más detalles sobre dicha ubicación, cambiándole el nombre a “Trabajo” o “Casa”. A continuación, siempre que trabaje desde esa ubicación, los contactos que usted desea sabrán dónde se encuentra. Para más información sobre cómo configurar las relaciones de privacidad, consulte Controlar el acceso a la información de presencia.

Mostrar ubicación en Lync

Principio de página

Ponerse en contacto con las personas importantes

Cree la lista de contactos de tal forma que simplifique las comunicaciones y le permita ver la información de contactos y presencia de las personas más importantes. La forma más fácil de buscar personas, que están o no en la lista de contactos, es de buscarlas en el cuadro de búsqueda. Además de usar el nombre y el número de teléfono, también puede usar un término que es posible que dicha persona haya puesto en su perfil. Si el botón Aptitud aparece debajo del cuadro de búsqueda, pruebe a buscar una aptitud o área de conocimientos, un puesto, etc.

Para ayudarle a organizar la lista de contactos, Lync rellena de forma automática la lista de Contactos frecuentes, en función de los 10 contactos con los que más a menudo tiene conversaciones. También puede anclar los contactos más importantes en la parte superior de este grupo de contactos para acceder a ellos de manera más rápida. Lync 2010 rellena previamente la lista anclada con los miembros de su equipo.

Buscar personas

  • En la ventana principal de Lync, en la lista de contactos, escriba el nombre de una persona en el cuadro de búsqueda. Los resultados aparecerán debajo del cuadro.

Buscar un contacto

Anclar contactos frecuentes

  • En la lista de contactos o en los resultados de la búsqueda, haga clic con el botón secundario en la persona y, después, haga clic en Anclar en contactos frecuentes.

Communicator

Principio de página

Crear grupos para las personas con las que mantiene el contacto con regularidad

¿Tiene que enviar un mensaje rápido a todos los miembros de un grupo? Puede configurar un grupo para cada equipo con el que trabaja para ver quién está disponible en cualquier momento, o bien ponerse en contacto con todos los miembros del equipo.

Crear un grupo

  • En la ventana principal de Lync, en la lista de contactos, haga clic con el botón secundario en cualquier nombre de grupo (por ejemplo, Contactos frecuentes), haga clic en Crear nuevo grupo y, después, escriba un nombre para el grupo.

Crear grupo nuevo seleccionado haciendo clic con el botón derecho en un grupo existente

Agregar personas a un grupo

  • En la lista de contactos, siga uno de estos procedimientos:

    • Arrastre los contactos a un grupo.

    • Busque un contacto y, en los resultados de la búsqueda, haga clic con el botón secundario en la persona, elija Agregar a la lista de contactos y, después, haga clic en el nombre del grupo nuevo.

Enviar un mensaje instantáneo

  1. En la lista de contactos, siga uno de estos procedimientos:

    • Para enviar un mensaje instantáneo a un contacto, haga doble clic en el nombre el contacto. Para enviar un mensaje instantáneo a un grupo, haga clic con el botón secundario en el nombre del grupo y, después, haga clic en Enviar un mensaje instantáneo.

  2. En la ventana de conversación que se abre, escriba su mensaje en el área de entrada del mensaje y presione Entrar.

Invitar a más personas a una conversación de mensajería instantánea

  • Haga clic en el menú Opciones de las personas de la ventana de conversación y, después, haga clic en Invitar por nombre o número de teléfono.

Invitar personas a Lync

Para agregar contactos o grupos de la lista de contactos a la ventana de conversación, también puede arrastrarlos.

Sugerencia:  Si desea agregar contactos fuera de la organización, también lo puede hacer. Solo tiene que hacer clic en Invitar por correo electrónico y esa persona se podrá unir a la conversación cuando haga clic en un vínculo del correo electrónico (con independencia de si Lync está instalado).

Principio de página

Encontrar a un compañero de trabajo ocupado

Lync no solo le muestra el estado de una persona (como Disponible, Ocupado o Ausente), sino que también le permite determinar su ubicación y elegir la mejor forma de comunicación. Por ejemplo, puede “etiquetar” un contacto para que Lync muestre una notificación tan pronto como el estado del contacto cambie a Disponible. De este modo, sabrá cuándo puede enviar un mensaje instantáneo o hacer una visita.

Etiquetar un contacto

  • En la ventana principal de Lync, haga clic con el botón secundario en un contacto y, después, haga clic en Etiqueta para alertas de cambio de estado .

Communicator

Ver los tipos de comunicación disponibles para un contacto

  1. En la lista de contactos, seleccione la imagen de un contacto para abrir su tarjeta de contacto.

  2. Por la parte inferior, verá los modos que puede usar para comunicarse con esta persona, como el correo electrónico y la mensajería instantánea. Solo tiene que hacer clic en uno de los botones para ponerse en contacto con dicha persona.

Communicator

Comprobar la ubicación de un contacto

  • En la lista de contactos, seleccione la imagen de un contacto y, después, haga clic en la flecha de expansión, situada en la esquina inferior derecha, para abrir una tarjeta de contacto expandida.

Expandir tarjeta de contacto

En la tarjeta de contacto se muestra la ubicación actual de la persona (asociada con la red a la que está conectada), además de la ubicación de la oficina y los números de teléfono.

Comprobar el calendario de un contacto

  1. En la lista de contactos, haga doble clic en la imagen de la persona para abrir la tarjeta de contacto expandida.

  2. Mire la entrada situada junto a Calendario.

Communicator

Principio de página

Estar actualizado con las comunicaciones de día a día

Lync está perfectamente integrado con Outlook. Además de administrar las conversaciones de MI mediante Lync, puede enviar correos electrónicos y convocatorias de reunión de Outlook a los contactos de Lync. Tanto Lync como Outlook le permiten conocer los momentos en que ha perdido conversaciones.

Enviar un correo electrónico a un contacto

  1. En la ventana principal, en la lista de contactos, seleccione la imagen de un contacto o el indicador de presencia. La tarjeta de contacto se abre y, si se puede poner en contacto con la persona, podrá ver un botón de correo electrónico en la parte inferior de la pantalla.

  2. Haga clic en este botón para abrir un nuevo mensaje de correo electrónico en Outlook.

Communicator

Programar una reunión con un usuario

  • En una tarjeta de contacto, haga clic el menú de opciones situado junto al botón de teléfono y, después, haga clic en Programar una reunión.

Communicator

Comprobar si hay conversaciones perdidas

  1. En la parte inferior derecha de la ventana principal de Lync, haga clic en el icono de notificaciones perdidas y, después, siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en Conversaciones perdidas para abrir la carpeta Historial de conversaciones de Outlook.

  • Haga clic en Nuevo mensaje de correo de voz para reproducir el mensaje.

Communicator

Nota:  En el cuadro de diálogo Lync - Opciones, haga clic en Personal y asegúrese de que la casilla Guardar mis conversaciones instantáneas en la carpeta Historial de conversaciones de Outlook está seleccionada.

Opciones personales de Lync

Principio de página

Detener las interrupciones

Para controlar las interrupciones, puede establecer su estado en No molestar. Todos podrán ver que no desea que se le moleste y, si intentan invitarle a conversaciones de mensajería instantánea, no recibirá las notificaciones (a menos que las envíe un miembro del Grupo de trabajo). Para más información al respecto, vea la nota siguiente.

Establecer el estado en No molestar

  • En la ventana principal de Lync, haga clic en el estado de presencia y, después, haga clic en No molestar.

Definir como No molestar en Lync

Nota:  De forma predeterminada, todos los contactos pertenecen al grupo Compañeros. Para que un contacto forme parte del Grupo de trabajo y poder recibir las notificaciones de conversaciones (aunque el estado sea No molestar), haga clic con el botón secundario en la lista de contactos, elija Cambiar relación de privacidad y, después, haga clic en Grupo de trabajo. Para desactivar las notificaciones procedentes de todos los usuarios cuando el estado es No molestar, haga clic en el botón Opciones, seleccione Alertas y, después, haga clic en No mostrar alertas.

Principio de página

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×