Trabaje con inteligencia: programe y únase a una reunión en línea

Puede programar una llamada de conferencia o una reunión de Microsoft® Lync™ 2010 mediante el complemento para reunión en línea para Microsoft® Lync™ 2010. También puede usar Lync 2010 para iniciar una reunión no programada a fin de discutir un tema urgente.

Importante: Lync es compatible con las reuniones en línea y las llamadas de conferencia. Una convocatoria de reunión es suficiente para las dos opciones.

¿Qué desea hacer?

Programar una reunión en línea o una llamada de conferencia

Establecer el acceso a la reunión y las opciones del moderador

Iniciar una reunión no programada con el comando Reunirse ahora

Unirse a una reunión en línea o a una llamada de conferencia programada

Unirse a una reunión no programada

Conectarse al audio de una reunión

Elegir una opción de conexión de audio la primera vez que use Lync 2010

Cambiar la opción de audio predeterminada

Invitar a personas que no tienen Lync 2010 instalado

Programar una reunión en línea o una llamada de conferencia

Para crear una convocatoria de llamada de conferencia o reunión en línea, siga estos pasos:

  1. Abra Microsoft® Outlook® y, en Calendario de la pestaña Inicio, haga clic en Nueva reunión en línea (en Microsoft® Outlook® 2010) o Reunión en línea (en Microsoft® Office Outlook® 2007).

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. En la convocatoria de reunión, en el cuadro Para, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a la reunión. Separe las direcciones con un punto y coma.

  2. En la convocatoria de reunión, en el cuadro Asunto, escriba un tema para la reunión.

  3. (Opcional) En el cuerpo de la convocatoria, encima del vinculo Unirse a la reunión en línea, escriba detalles adicionales de la reunión.

    Nota:  No modifique el texto existente de la convocatoria de reunión. En caso contrario, puede impedir que las personas se unan a la reunión.

  4. (Opcional) En la convocatoria de reunión, en la pestaña Reunión, en el grupo Mostrar, haga clic en Asistente para programación. Use el Asistente para programación para garantizar que todos estén disponible el tiempo que desee.

  5. En la convocatoria de reunión, en el grupo Reunión en línea, haga clic en Opciones de reunión y, a continuación, acepte o cambie las opciones predeterminadas según sea necesario. Para obtener más detalles, consulte la siguiente sección, denominada Establecer el acceso a la reunión y las opciones del moderador.

Principio de página

Establecer el acceso a la reunión y las opciones del moderador

Es mejor usar las opciones de reunión en línea predeterminadas para las llamadas de conferencia pequeñas o para las sesiones de colaboración o compartidas con las personas de la organización. Si programa una reunión en línea con personas que no forman parte de la organización o el tamaño de la reunión es inusualmente grande, use el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea para determinar lo siguiente:

  • ¿Quién debe aguardar en la sala de espera antes de que se le admita a la reunión?

  • ¿Quién debe tener privilegios de Moderador durante la reunión?

Para establecer las opciones de acceso y moderadores, siga este procedimiento:

  1. En la convocatoria de reunión que creó, en la pestaña Reunión, en el grupo Reunión en línea, haga clic en Opciones de reunión.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea, active la casilla Personalizar el acceso y los moderadores de esta reunión.

  2. En Acceso y Moderadores, elija las opciones adecuadas para la envergadura y el tipo de reunión que programa. Para obtener instrucciones, consulte las capturas de pantalla y las tablas presentadas al final de este procedimiento.

  3. Haga clic en Audio y teléfono y establezca las opciones según se requiera. Establezca las opciones de Idioma si están disponibles y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Gracias a las opciones de acceso, puede controlar los participantes que deben aguardar en la sala de espera antes de que el moderador les admita.

Opciones de Acceso a la reunión de Lync

En la siguiente tabla, se describe detalladamente cada opción.

Opción de acceso

¿Quién aguarda en la sala de espera?

¿Cuándo hay que elegir esta opción?

Solo el organizador (bloqueado)

Todos

No desea que las demás personas vean sus documentos o las diapositivas de Microsoft® PowerPoint® antes de la reunión

Personas de mi compañía a quien invito

Personas que no tienen cuenta en su red y personas a las que no invitó

Tiene una conversación sobre un tema confidencial

Personas de mi compañía

Personas que no tienen una cuenta en su red

Todos los participantes tienen una cuenta en la red de la organización

Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía (no hay ninguna restricción)

Nadie

Invita a participantes de fuera

Las personas que llaman por teléfono no pasan por la sala de espera

Nadie que llame por teléfono

La opción de acceso es Personas de mi compañía o Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía. (Esta casilla no está disponible para las reuniones de Solo el organizador (bloqueado) y no se recomienda para las reuniones de Personas de mi compañía a quien invito).

Gracias a las opciones del moderador, puede controlar qué participantes reciben automáticamente privilegios de Moderador cuando programe una reunión.

Establecer las opciones del moderador

En la siguiente tabla se describe detalladamente cada una de estas opciones.

Opciones del moderador

¿Quién es el moderador?

¿Cuándo hay que elegir esta opción?

Solo el organizador

Solo la persona que programa las reuniones

Para las presentaciones en que los participantes no tienen que interactuar con el contenido de la reunión. Observe que puede designar más moderadores durante la reunión.

Personas de mi compañía

Todas las personas invitadas que tienen una cuenta en su red

Para las sesiones de trabajo en grupo, donde los participantes trabajan en la organización y pueden compartir y modificar el contenido de la reunión

Todos, incluidas las personas de fuera de mi compañía (no hay ninguna restricción)

Todas las personas invitadas

Para las sesiones de trabajo en grupo con personas que no tienen una cuenta en su red

Las personas que yo elija

Usted y los participantes que elija

Para las presentaciones con más de un moderador

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Iniciar una reunión no programada con el comando Reunirse ahora

 Para iniciar una reunión no programada mediante el comando Reunirse ahora, siga estos pasos:

  1. Abra Lync y, en la ventana principal, haga clic en la flecha Mostrar menú situada a la derecha del botón Opciones icono de Opciones y, a continuación, haga clic en Reunirse ahora.

Iniciar una llamada de conferencia o una reunión en línea con Reunirse ahora

  1. En la ventana de conversación del grupo, haga clic en el menú Opciones de las personas Imagen del botón y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

    • Para invitar a personas de la lista de contactos, haga clic en Invitar por nombre o número de teléfono, escriba un número de teléfono o seleccione uno o varios contactos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Para invitar a las personas por correo electrónico, haga clic en Invitar por correo electrónico y, a continuación, rellene la convocatoria de reunión.

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Unirse a una reunión en línea o a una llamada de conferencia programada

Para unirse a una reunión o a una llamada de conferencia programada, siga uno de estos procedimientos:

  1. En el Calendario de Outlook, abra la reunión a la que desea unirse.

  2. En la convocatoria de reunión, haga clic en Unirse a la reunión en línea.

Imagen de invitación de reunión

Principio de página

Unirse a una reunión no programada

Es posible que reciba una invitación a una reunión no programada o de tipo Reunirse ahora o a una reunión que ya está en curso:

  • En la notificación que aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla, haga clic en Unirse.

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Conectarse al audio de una reunión

Puede configurar Lync para que se conecte siempre de la misma forma al audio de la reunión o para que solicite una opción.

Elegir una opción de conexión de audio la primera vez que use Lync 2010

La primera vez que se una a una llamada de conferencia o reunión de Lync, el cuadro de diálogo Unirse al audio de la reunión aparece.

Cuadro de diálogo Unirse al audio de la reunión

Nota:  En función de la configuración de la organización, es posible que vea distintas opciones.

Para conectarse al audio de la reunión, siga estos pasos:

  1. En el cuadro de diálogo Unirse al audio de la reunión, seleccione la opción que desee. Para obtener detalles, consulte la tabla presentada al final de este procedimiento.

  2. (Opcional) Active la casilla No mostrar de nuevo para usar la opción de conexión de audio en todas las reuniones.

  3. Haga clic en Aceptar para unirse a la reunión.

Opción Unirse al audio de la reunión

¿Cuándo hay que elegir esta opción?

No unirse al audio

Prefiere conectarse por teléfono a la reunión.

Usar Lync (vídeo y audio integrados)

(Recomendado) Desea usar el audio y vídeo del equipo integrados en Lync.

Llamarme al:

Desea que el software de comunicaciones Microsoft® Lync™ Server 2010 le llame. Los números que aparecen son los que escribió en las opciones de Teléfonos del cuadro de diálogo Lync - Opciones.

Nota:  No puede participar en las conversaciones de vídeo si marca o elige la opción Llamarme al:

Cambiar la opción de audio predeterminada

  1. En la ventana principal de Lync, haga clic en el botón Opciones Botón Opciones de Lync .

  2. En el cuadro de diálogo Lync - Opciones, haga clic en Teléfonos y, en Unirse a llamadas de conferencia, en el cuadro Unirse a audio de reunión de, siga uno de estos procedimientos:

    • Para usar el audio integrado del equipo durante las reuniones, haga clic en Lync.

    • Para que Lync Server 2010 le llame, elija un número de teléfono de la lista.

      Nota:  Si el número de teléfono que desea no está en la lista, escríbalo en Mis números de teléfono, situado en la parte superior del cuadro de diálogo.

    • Para usar un teléfono a fin de llamar a reuniones, elija No unirse al audio.

      Pestaña Teléfono del cuadro de diálogo Opciones--Unirse a llamadas de conferencia

  3. (Opcional) En Unirse a llamadas de conferencia, active la casilla Preguntarme antes de unirme para confirmar o seleccionar otro origen de audio. Elija esta opción si las preferencias del audio cambian con frecuencia.

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Invitar a personas que no tienen Lync 2010 instalado

Las personas de su organización o fuera de ella pueden unirse a una llamada de conferencia o reunión de Lync desde un equipo que no tiene Lync o Microsoft® Lync™ 2010 Attendee instalados.

Cuando la persona a quien invita abra la convocatoria de reunión y haga clic en el vínculo Unirse a la reunión en línea, podrá ver una o más de las siguientes opciones, en función de la configuración de su organización (o de la organización de la persona a quien invita):

Opción Unirse

Cliente de reunión alternativo

Unirse a la reunión mediante el explorador web

Microsoft® Lync™ Web App

Importante:  Lync Web App requiere la versión más reciente del complemento de explorador Microsoft Silverlight. Si Silverlight no está instalado, debe disponer de privilegios de administrador para instalarlo.

Descargar e instalar Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

Usar Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 o Microsoft® Office Communicator 2007

Para obtener detalles, consulte Unirse desde un equipo que no tiene Lync 2010 instalado, en la Ayuda de Lync 2010, en Office.com.

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