Trabajar sin conexión con tablas vinculadas a listas de SharePoint

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede utilizar Access para trabajar sin conexión con datos vinculados a las listas de SharePoint. Esto puede ser útil, por ejemplo, si debe estar en la oficina o necesita continuar trabajando cuando un servidor no está disponible o ha perdido la conexión con el servidor.

Información general

Antes de trabajar sin conexión con los datos de un sitio de SharePoint, primero debe crear vínculos entre las tablas de Access y listas de SharePoint. A continuación, puede llevar las listas sin conexión para actualizar o analizarlos con Access. Cuando se conecte de nuevo, puede sincronizar los datos, y que se actualicen las listas y la base de datos. Si la base de datos tiene consultas e informes, puede usarlos para analizar los datos vinculados.

Si actualiza los datos mientras está desconectado, puede sincronizar los cambios cuando Access se conecta al servidor de nuevo. Si se producen conflictos de datos, por ejemplo, si alguien actualiza un registro en el servidor mientras a otra persona actualiza el mismo registro sin conexión, puede resolver el conflicto cuando sincronice.

Puede vincular tablas de Access a listas mediante varios métodos. Por ejemplo, puede mover la base de datos a un sitio de SharePoint, que también vincula las tablas de la base de datos a las listas en el sitio. O bien, puede exportar datos de una lista en la vista Hoja de datos en un sitio de SharePoint a una tabla de Access. Por ejemplo, puede usar un informe de Access para resumir los datos. Para obtener más información sobre cómo vincular datos de SharePoint desde Access, vea importar o vincular a datos en una lista de SharePoint.

Trabajar sin conexión con las listas de SharePoint en Access

Trabajar sin conexión con listas vinculadas de SharePoint a partir de Access 2010, es más de un proceso automático mantenido por Access. Si Access no puede conectarse al sitio de SharePoint donde las listas de SharePoint vinculadas residen, quizás porque se ha perdido la conexión a Internet, Access cambia al modo sin conexión. En la barra de estado en la esquina inferior derecha de la ventana de Access, verá un mensaje que indica que se desconectarán SharePoint todas las tablas. Si hace clic en archivo > información también verá un mensaje similar que indica que ha desconectado las tablas. Cuando esté en modo sin conexión, puede seguir agregar, editar y eliminar los datos de una copia en caché local de los datos de lista de SharePoint.

Access sigue probar y volver a conectar a intervalos regulares con las listas vinculadas en el servidor de SharePoint. Una vez que Access restablece la conexión al sitio de SharePoint, verá una barra de mensajes por debajo de la cinta de opciones que le pregunta si desea sincronizar los datos sin conexión con el servidor.

Haga clic en sincronizar para volver a conectar con el servidor de SharePoint.

Haga clic en conexiones de sincronización y acceso a las listas vinculadas de SharePoint y luego intenta combinar los cambios de datos.

Resolver conflictos de cambios de datos

Se produce un conflicto cuando dos usuarios realizan un cambio en la misma parte de datos o la estructura de una lista. El usuario que envíe un cambio primero podrá confirmar sus cambios, pero el segundo usuario se notificará un conflicto.

Por ejemplo, el usuario A cambia la columna ciudad de la tercera fila de Dallas a Seattle y al mismo tiempo, cambie la celda de Dallas a Houston. Cambios del usuario se envían al servidor en primer lugar, seguido de los cambios. El servidor le informa de un conflicto y le permite resolver el conflicto.

Nota: Incluso cuando los usuarios modifiquen distintas celdas en la misma fila, se producirá un conflicto.

No podrá realizar los cambios en un registro con un conflicto hasta que resolver el conflicto.

Si Access detecta los conflictos de datos al sincronizar los cambios sin conexión con el servidor de SharePoint, verá el cuadro de diálogo Resolución de conflictos.

Use las opciones disponibles en el cuadro de diálogo resolución de conflictos para resolver conflictos de datos.

Siga uno de estos procedimientos:

  • Para resolver el conflicto muestra actualmente o error pasando por alto los cambios realizados en el registro, haga clic en Descartar los cambios. Se perderán los cambios.

  • Para resolver todos los errores y conflictos pendientes omitir todos los cambios a la lista, haga clic en Descartar todos los cambios.

  • Para resolver el error o conflicto de muestra actualmente volver a aplicar los cambios, haga clic en Volver a intentar los cambios. En caso de conflicto, si usted y el otro usuario cambian la misma columna, sus cambios sobrescribirán los cambios del otro usuario. Si modifica distintas columnas, los cambios se combinarán con los cambios del otro usuario.

  • Para resolver todos los errores y conflictos pendientes volver a aplicar los cambios, haga clic en Volver a intentar todos los cambios.

  • Para ver los detalles del siguiente conflicto o error, haga clic en siguiente en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.

  • Para ver los detalles del error o conflicto anterior, haga clic en anterior en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.

  • Para resolver conflictos y errores en otro momento, haga clic en Cerrar en la barra de título del cuadro de diálogo.

Notas

  • La cuadrícula de detalles muestra todas las columnas en la vista actual. Si las columnas no son visibles, use la barra de desplazamiento horizontal para desplazarse o arrastre el borde derecho del cuadro de diálogo para aumentar el ancho de la cuadrícula de detalles.

    Para acercar el contenido de una columna, haga clic en la columna en la cuadrícula de detalles. Los cambios y los cambios del otro usuario se mostrará en el cuadro de diálogo Detalles del campo. El cuadro de diálogo también es útil para ver los cambios de formato de texto enriquecido.

  • La cuadrícula de detalles muestra la fila eliminada, en lugar de una fila de datos, si usted o el otro usuario elimina una fila. Si el otro usuario elimina la fila, el cuadro de diálogo no muestra el nombre de usuario o la fecha y la hora de la eliminación. Además, no podrá volver a intentar los cambios.

Opción de tablas de servicio Web de almacenamiento en caché y SharePoint

El valor predeterminado para nuevas bases de datos en Access 2010 y versiones posteriores es servicio de caché de web y SharePoint tablas vinculadas. Si desea cambiar este comportamiento y usar en su lugar el comportamiento que existe en Access 2007, haga clic en archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Access. Haga clic en Base de datos actual para ver la configuración que aparece en el servicio Web de almacenamiento en caché y las tablas de SharePoint.

  • Usar el formato de caché que es compatible con Microsoft Access 2010 y versiones posteriores Seleccione esta opción para tener acceso a caché una copia local de los datos vinculados. Esta configuración puede mejorar el rendimiento mientras trabaja con datos vinculados. Cargar y ver datos vinculados será más rápidos con esta opción. Desactive esta opción si desea usar el comportamiento de almacenamiento en caché existente en Access 2007.

  • Borrar caché al cerrar Seleccione esta opción para tener acceso a borrar los datos almacenados en caché locales de la memoria cuando se cierra la base de datos.

  • Nunca copiar en caché Seleccione esta opción para no tiene acceso a una copia local de datos en caché mientras trabaja con los orígenes de datos vinculados de SharePoint.

    Nota: Las opciones de caché nunca y Borrar caché al cerrar no están disponibles si se desactiva la configuración de usar el formato de caché que es compatible con Microsoft Access 2010 y versiones posteriores.

¿Puedo trabajar sin conexión manualmente en Access 2010 y versiones posteriores?

Para poder control manual de trabajar sin conexión con datos vinculados de SharePoint en Access 2010 y versiones posteriores, tendrá que desactive la configuración de usar el formato de caché que es compatible con Microsoft Access 2010 y versiones posteriores para la base de datos actual que se encuentra en el acceso Cuadro de diálogo de opciones. Consulte la sección anterior sobre cómo encontrar y establecer esta opción.

Nota: Puede que se le pregunte si cerrar y volver a abrir la base de datos después de cambiar la configuración.

Después de haber desactivado la configuración de usar el formato de caché que es compatible con Microsoft Access 2010 y versiones posteriores, verá un grupo de Listas vinculadas de Web de comandos aparecen en la pestaña Datos externos.

En este grupo, verá comandos como Trabajar sin conexión, sincronizar, Volver a vincular listas y otros usuarios. Estos son los mismos comandos que se encontraban en Access 2007, en el grupo Listas de SharePoint en la ficha Datos externos.

Para trabajar sin conexión con los datos de la lista de SharePoint en este modo, haga clic en Trabajar sin conexión.

Para sincronizar las listas sin conexión con datos del servidor, haga clic en sincronizar.

Para volver a conectar las tablas vinculadas después de trabajar sin conexión, haga clic en Trabajar con conexión.

Volver al principio

Poner los datos de la lista de SharePoint sin conexión

Para realizar este procedimiento, primero debe vincular las tablas de Access a listas de SharePoint.

Nota: Si tiene una base de datos que ya se ha publicado en un sitio de SharePoint, primero debe guardar una copia local de la base de datos y, a continuación, llevar las listas sin conexión.

  1. Abra la base de datos que está vinculado a las listas de SharePoint.

  2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Listas de SharePoint, haga clic en Trabajar sin conexión.

Nota: Si el botón Trabajar sin conexión no está disponible, las tablas no están vinculadas a listas de SharePoint o ya ha tomado los datos de lista sin conexión.

Sincronizar las listas sin conexión con datos del servidor

  1. Abra la base de datos que está vinculado a las listas de SharePoint.

  2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Listas de SharePoint, haga clic en sincronizar.

Resolver conflictos de datos

Si se produce un conflicto sobre un cambio que ha realizado sin conexión y un cambio que alguien ha realizado en el servidor, aparece el cuadro de diálogo Resolución de conflictos.

El cuadro de diálogo muestra información sobre el conflicto, por ejemplo, ¿por qué se produjo el error y proporciona opciones intentar enviar de nuevo los datos o descartar los cambios. Si hay varios errores, puede ver los detalles de cada error haciendo clic en los botones anterior y siguiente en el cuadro de diálogo. Algunos errores se pueden resolver descartando los cambios.

La cuadrícula de detalles en el cuadro de diálogo Resolver errores muestra todas las columnas en la vista actual. Para la fila afectada, la cuadrícula de detalles muestra el cambio que haya hecho. No puede editar los valores, pero puede hacer clic en cada columna para ver más detalles.

  • En el cuadro de diálogo Resolver errores, siga uno de estos procedimientos:

    • Si desea conservar los cambios realizados en el servidor para un elemento seleccionado, haga clic en Descartar los cambios.

    • Si desea tratar de enviar los cambios para un elemento seleccionado, haga clic en Volver a intentar los cambios.

      Según la situación, tendrá que esperar hasta que se resuelva el problema. Por ejemplo, si no puede sincronizar los cambios debido a un problema de conectividad de red, debería esperar hasta que se conecta de nuevo.

    • Si desea conservar los cambios realizados en el servidor para todos los elementos, haga clic en Descartar todos los cambios.

    • Si desea tratar de enviar los cambios de nuevo todos los elementos, haga clic en Volver a intentar todos los cambios.

      Según la situación, tendrá que esperar hasta que se resuelva el problema. Por ejemplo, si no puede sincronizar los cambios debido a un problema de conectividad de red, debería esperar hasta que se conecta de nuevo.

      Notas: 

      • Si el error se puede resolver sólo descartando los cambios, los botones para volver a intentar los cambios no esté disponibles.

      • Puede cerrar el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción, pero no podrá dejar o actualizar la lista o hacer cambios en una columna calculada hasta que resuelva el error.

Volver a conectar las tablas vinculadas después de trabajar sin conexión

Después de volver a conectar las tablas vinculadas, se sincronizan los cambios que realice en los datos o los objetos.

  1. Abra la base de datos que está vinculado a las listas de SharePoint.

  2. En la pestaña Datos externos, en el grupo Listas de SharePoint, haga clic en Trabajar con conexión.

    Nota: Si desea descartar los cambios que ha realizado sin conexión, haga clic en Descartar cambios en el grupo Listas de SharePoint.

Volver al principio

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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