Trabajar con calendarios en Project

Aunque Project proporciona automáticamente la configuración del calendario predeterminada (de lunes a viernes de 8:00 a 17:00), es posible que esos valores predeterminados no sean adecuados para sus proyectos. Estos son algunos temas que pueden responder a preguntas específicas sobre cómo realizar cambios en su programación:

Estas instrucciones son específicas para Microsoft Project 2016, 2013 y 2010.

Temas relacionados con el calendario

Sugerencia: Si ya no necesita un calendario, elimínelo.

¿Cómo funcionan en conjunto todos estos calendarios?

Hay cuatro tipos de calendario en Project: calendarios base, calendarios de proyecto, calendarios de tareas y calendarios de recursos.

Calendario Los calendarios base casi siempre se usan como plantilla para los calendarios de proyectos, tareas y recursos. Definen el horario estándar laborable y no laborable de todos los proyectos de la organización. Especifican el horario laboral de cada día, los días laborables de la semana y las excepciones, como los días festivos de la compañía. En Project se han configurado de forma predeterminada tres calendarios base: Estándar, 24 horas y Turno de noche.

Importante:  ¿Usa Project con Project Web App? En ese caso, solicite al administrador que realice cambios en los calendarios base.

Tarea y recurso Los calendarios de proyectos, recursos y tareas usan un calendario base como plantilla y, después, se modifican para reflejar los días y horas laborables específicos de proyectos, recursos o tareas individuales. Estos calendarios específicos son especialmente útiles para realizar un seguimiento de excedencias, turnos de trabajo o tareas que se completan con equipamiento que se usa por las noches y durante los fines de semana.

Estos calendarios se superponen para mostrar cómo se programa el trabajo de un proyecto.

Un ejemplo…

Imagine que su organización está ubicada en Seattle y tiene una semana laboral normal de días laborables de ocho horas de lunes a viernes. En el calendario base se reflejan los días y horas laborables, así como los días festivos de la compañía, como el 4 de julio para el Día de la Independencia y el 25 de diciembre para Navidad.

Un jefe de proyecto empieza nuevo proyecto que tendrá lugar del 1 al 15 de julio y necesita una semana laboral de martes a sábado.

En el calendario base se muestra la semana laboral de lunes a viernes y el 4 de julio se identifica como un día festivo no laborable.

Calendario base

En el calendario del proyecto se usa el calendario base como punto de inicio, pero se agrega que los sábados son ahora días laborables y los lunes son ahora días no laborables.

Calendario del proyecto

Una tarea del proyecto se realiza en otro país, por lo que no se aplicará el día festivo del 4 de julio. El calendario de tareas agrega que el 4 de julio es un día laborable.

Calendario de tareas

Por último, el recurso que trabajará en la tarea tiene una programación laboral distinta del resto de la organización. En el calendario de recursos se agrega que el martes es un día no laborable y que los días de miércoles a sábado son de 10 horas.

Calendario de recursos

Cuando Project programa la tarea, tiene en cuenta el calendario del recurso asignado, el calendario de tareas, el calendario del proyecto y el calendario base.

Los calendarios se superponen para determinar la disponibilidad

La disponibilidad resultante contribuye a cómo Project calcula las fechas de inicio y finalización de la tarea y el proyecto.

Tiempo de trabajo disponible

Estas instrucciones son específicas para Microsoft Project 2007.

¿Qué quiere aprender?

¿Qué es un calendario base?

¿Qué es el calendario del proyecto?

¿Qué es un calendario de recursos?

¿Qué es un calendario de tareas?

¿Cómo afecta la configuración de las opciones del calendario a los horarios laborables?

¿Qué es un calendario base?

Los calendarios base se usan como plantilla en la que se basa el calendario del proyecto, los calendarios de recursos o los calendarios de tareas. Define los periodos laborables y no laborables estándar del proyecto. Especifica el horario laboral de cada día laborable, los días laborables de la semana y las excepciones, como los días festivos. Puede seleccionar un calendario base para usarlo como calendario del proyecto o como base para un calendario de recursos. También puede aplicar un calendario base a tareas específicas.

Project tiene tres calendarios base predeterminados:

  • Estándar    El calendario base estándar refleja una programación de trabajo tradicional: de lunes a viernes, de las 8:00 a las 17:00, con una hora de descanso.

  • 24 horas    El calendario base de 24 horas refleja una programación sin ningún período no laborable. El calendario de 24 horas se puede usar para programar recursos y tareas para distintos turnos de día y de noche, o para programar recursos de equipamiento de forma continua.

  • Turno de noche    El calendario base de turno de noche refleja una programación por turnos del lunes por la noche al sábado por la mañana, de las 23:00 a las 8:00, con una hora de descanso.

También puede crear su propio calendario base, que resulta útil si tiene programaciones alternativas para varios recursos. Por ejemplo, es posible que tenga recursos que trabajan de forma parcial, en turnos de 12 horas o en fines de semana.

¿Qué es el calendario del proyecto?

El calendario del proyecto define los días laborables y no laborables y las horas de las tareas. Este calendario suele representar el horario de trabajo habitual de su organización. Project usa este calendario para programar tareas que no tienen recursos asignados o que tienen un tipo de tarea de duración fija. De forma predeterminada, el calendario base Estándar se usa como calendario del proyecto, pero puede reflejar programaciones alternativas usando otros calendarios base.

Calendario del proyecto

Imagen del botón El calendario del proyecto especifica cuándo puede tener lugar el trabajo del proyecto. En este calendario de proyecto, todos los días de la semana son laborables.

Imagen del botón En este calendario del proyecto, el trabajo solo puede tener lugar en los días laborables.

Las horas y los días laborables del calendario del proyecto reflejan los días laborables y las horas de todo el proyecto. Puede especificar días especiales de descanso, como las vacaciones de la empresa. También puede indicar otros períodos no laborables para reflejar períodos en los que todo el equipo estará trabajando en actividades ajenas al proyecto, como reuniones de empresa o retiradas de departamentos.

El calendario del proyecto se establece haciendo clic en el calendario en la lista Calendario del cuadro de diálogo Información del proyecto. Para más información sobre cómo obtener acceso al calendario del proyecto y modificarlo, vea Set working times, vacations, and holidays for your project (Establecer períodos laborables, vacaciones y días no laborables para el proyecto).

¿Qué es un calendario de recursos?

Los calendarios de recursos garantizan que los recursos de trabajo (personas y equipos) se programen únicamente cuando estén disponibles para trabajar. Afectan a un recurso específico o a una categoría de recursos. De forma predeterminada, la configuración de los horarios de trabajo del calendario de recursos coincide con el calendario del proyecto, pero puede personalizar el calendario de recursos para que muestre información de programación específica (vacaciones, ausencias o períodos de mantenimiento de los equipos).

Si hace clic en Cambiar calendario laboral en la pestaña General del cuadro de diálogo Información del recurso, puede editar los calendarios de recursos para indicar períodos no laborables. También puede crear o asignar distintos calendarios base para recursos concretos o bien grupos de recursos para indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso a un calendario que ha creado para carpinteros que podrían estar trabajando en un horario diferente del de otros trabajadores.

Sugerencia: Si dispone de recursos que trabajan con horarios diferentes (por ejemplo, a tiempo parcial o en turnos de noche), le recomendamos que configure y aplique un calendario base independiente para cada turno. Use los calendarios de recursos para incorporar excepciones a los horarios laborables del recurso en concreto.

Cuando Project programa el proyecto, usa el calendario de recursos para programar las tareas que no tienen una duración fija y que tienen recursos asignados. Por ejemplo, si un recurso tiene una semana de vacaciones especificada en su calendario de recursos, Project no programará la tarea para esa semana.

Calendario de recursos

Imagen del botón En principio, la configuración del calendario de recursos coincide con el calendario del proyecto.

Imagen del botón Después de establecer el período no laborable de un recurso, el calendario de recursos refleja que este recurso no está disponible para trabajar en el proyecto de este mes en los últimos tres días de la segunda semana o en los primeros cuatro días de la tercera semana.

Si cambia los horarios laborables de un recurso modificando su calendario de recursos y el recurso ya está asignado a una tarea, la tarea se vuelve a programar para reflejar los cambios en sus horarios laborables.

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¿Qué es un calendario de tareas?

Los calendarios de tareas permiten programar tareas durante un período no laborable, como se define en el calendario del proyecto o en el calendario de recursos. Por ejemplo, puede configurar un calendario de tareas si tiene una tarea que se debe llevar a cabo por la noche o a lo largo de la semana.

Cree un calendario de tareas en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral como un calendario base nuevo. Luego, aplique el calendario base a una tarea mediante la pestaña Avanzadas del cuadro de diálogo Información de la tarea.

Si ha aplicado un calendario de tareas a una tarea que ya tiene recursos asignados, la tarea se programará de forma predeterminada para los períodos laborables que tengan en común el calendario de tareas y los calendarios de recursos. Si quiere programar la tarea usando únicamente el calendario de tareas, active la casilla La programación omite los calendarios de recursos en la pestaña Avanzadas del cuadro de diálogo Información de la tarea.

Para más información sobre cómo obtener acceso a los calendarios de tareas y trabajar con ellos, vea Create a calendar for a task within Project (Crear un calendario para una tarea en Project) o Assign a calendar to a resource or task (Asignar un calendario a un recurso o tarea).

¿Cómo afecta la configuración de las opciones del calendario a los horarios laborables?

La configuración de las opciones del calendario de la pestaña Calendario del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones) define la configuración de horarios de Project, pero no determina cuándo se puede programar el trabajo. Solo los calendarios pueden determinar los períodos laborables y no laborables.

En la pestaña Calendario puede especificar la configuración predeterminada, como el día en que comienza la semana, el mes en que comienza el año fiscal, la hora del día de cualquier fecha especificada manualmente, el número total de horas laborables de cada día y el número de días de cada mes. Por ejemplo, la opción Hora de comienzo predeterminada especifica la hora de inicio que asigna Project a las tareas de forma predeterminada al indicar una fecha de inicio sin especificar una hora. Además, la opción Horas por día define el número de horas que calcula Project para una tarea al indicar una duración en días, como la configuración predeterminada de ocho horas para un día. Especificar una duración de dos días equivale a especificar una duración de 16 horas.

Si cambia los horarios laborables en un calendario, recuerde que Project usará la configuración de la pestaña Calendario para determinar cuántas horas definen un día, semana o mes. Si el horario laborable de un calendario difiere de las opciones Horas por día u Horas por semana de la pestaña Calendario, el campo Duración podría no mostrar el valor de duración esperado. Por ejemplo, si un calendario está configurado con un día laborable de cuatro horas, pero las horas por día predeterminadas se establecen en ocho horas (en el cuadro de diálogo Opciones), una tarea de un día aparecerá en dos días. Puede que quiera hacer coincidir la configuración del calendario con el horario laborable en la pestaña Calendario.

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