Trabajar con botones de acción en una aplicación Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Cuando cree o use una aplicación de Microsoft Access, use los botones de acción en la barra de acciones para realizar diversas tareas, como agregar, modificar o eliminar registros. Botones de acción son similares a los controles de una vista. Algunos botones de acción predefinidos que no se puede cambiar, pero puede agregar botones de acción personalizada a la barra de acciones para adaptarla a sus necesidades de la aplicación. Cada vista en una aplicación de Access muestra los botones de acción predefinidas específica en la barra de acciones que pueden realizarse desde esa vista. Este artículo proporciona una descripción general de los botones de acción predefinidas y explica cómo agregar botones de acción personalizada a una vista. Si está oculta la barra de acciones por el desarrollador de la aplicación, los botones de acción no son visibles. Si el origen de registros de la vista se establece como de sólo lectura, los botones de acción también no estará disponibles como solo puede ver los datos.

Para obtener más información, vea crear una aplicación de Access.

Este artículo no se aplica a las bases de datos de escritorio de Access. Para obtener información relacionada con los formularios y la navegación en las bases de datos de escritorio, vea Crear un formulario de Access.

¿Qué quiere hacer?

Información general

Vistas y acciones

Acciones predefinidas

Usar acciones predefinidas

Agregar un registro

Eliminar un registro

Modificar un registro

Guardar un registro

Cancelar los cambios de un registro

Descargar en Excel

Mover y ocultar acciones

Mostrar u ocultar la barra de acciones

Crear y usar acciones personalizadas

Agregar una acción personalizada

Modificar una acción personalizada

Elimine una acción personalizada

Deshaga la eliminación de una acción personalizada

Mover un botón de acción en la barra de acciones

Información general

El tipo de botones de acción que se muestra en la barra de acciones dependen de la vista que está utilizando. Las acciones predefinidas automáticamente realizan tareas específicas. Si desplace el puntero sobre un botón de acción, se muestra su funcionalidad. La imagen siguiente es un ejemplo de acciones en una barra de acciones y su respectivo funcionalidad:

Acciones:

botones en la Barra de acciones en las aplicaciones de Access

Funcionalidad:

Agregar

Eliminar

Editar

Guardar

Cancelar

Acciones como agregar, eliminar y guardar predefinidos por Access y estos pueden realizarse en el contexto en que aparecen. Si quita una acción predefinida a una vista, no puede agregar nuevo. Acciones predefinidas no se puede modificar desde cualquiera de los tipos de vista. Puede agregar acciones personalizadas a la mayoría de las vistas y veremos cómo más adelante en este artículo. En la siguiente sección, echemos un vistazo a cómo puede usar las acciones predefinidas.

Vistas de hoja de datos incluyen una descarga en el botón de acción de Excel.

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Vistas y acciones

Access muestra los botones de acción predefinidas específica en la barra de acciones con vistas basadas en las tareas que puede realizar desde esa vista. La tabla siguiente muestra la disponibilidad de los botones de acción predefinidos para diferentes vistas y cuando están habilitadas.

Lista   : esta vista muestra el mayor número de acciones. Agregar, eliminar, editar, guardar, y los botones de acción de cancelar están disponibles en la vista de lista.

Condición

Acciones habilitadas

Al agregar el primer registro

Guardar y Cancelar

Al agregar registros cuando ya existen otros

Guardar y Cancelar

Al leer datos actualizables

Agregar, eliminar y editar

Al leer datos no actualizables

Ninguna

Al modificar un registro pero no ha realizado los cambios en los registros

Cancelar

Al editar un registro y tiene cambios sin confirmar

Guardar y Cancelar

Vista Hoja de datos   : agregar, eliminar y descargar en los botones de acción de Excel están disponibles en la vista Hoja de datos. Agregar y eliminar están habilitadas en todo momento excepto al introducir datos en un nuevo registro. La descarga en el botón de acción de Excel está habilitada en todo momento en las vistas Hoja de datos.

Vista de resumen   : ninguno de los botones de acción están disponible en la vista de resumen.

Vista en blanco   : botones de acción sólo aparecen en la barra de acciones para las vistas en blanco cuando se establece la propiedad origen del registro. Los botones de acción que aparecen las vistas de espacio en blanco se heredan de la vista de lista.

Nota: Botones de acción predefinidas no están habilitados para obtener una vista si la vista se abre como una ventana emergente a través de una vista de resumen. Al abrir una vista como un elemento emergente de una vista de resumen, Access establece los datos como no actualizable.

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Acciones predefinidas

Aplicaciones de Access proporcionan seis botones de acción predefinidos que se muestran en la barra de acciones en función del tipo de vista que seleccione. El número de acciones predefinidas que se muestra depende del tipo de vista. Aunque no puede editar los botones de acción predefinidas, puede cambiar el orden en que aparecen en la barra de acción, u ocultar la barra de acciones todo en una vista.

Nota: Ocultar la barra de acciones no es aconsejable a menos que proporcione opciones de navegación alternativo para la aplicación.

En la tabla siguiente incluye los botones de acción predefinidos, su funcionalidad y métodos abreviados de teclado:

Botón

Acción

Método abreviado de teclado

Botón para agregar registro en la barra de acciones

Agregar nuevo registro

N o Alt + N

Eliminar el botón de registro de acción en la Barra de acciones

Eliminar registro

Supr

Botón de acción Editar en la Barra de acciones

Editar registro

E o Alt + E

Botón de acción Guardar en la Barra de acciones

Guardar registro

Ctrl + G

Botón Cancelar acción en la Barra de acciones

Cancelar los cambios

Escape

Botón de acción Descargar a Excel en la Barra de acciones

Descargar en Excel

Nota: Cuando se crea una nueva vista en blanco en una aplicación de Access, no se muestran los botones de acción predefinidas hasta que defina un origen del registro para la vista.

Usar acciones predefinidas

Agregar un registro

El botón Agregar nueva acción registro está disponible en las vistas lista y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable. El botón Agregar nueva acción registro también está disponible en las vistas en blanco si la vista tiene un origen de registros definido y es actualizable. Use el botón de acción Agregar para agregar un nuevo registro a una tabla. Para usar la acción, siga los pasos siguientes en una aplicación de Access abierta:

  1. Haga clic en la vista de lista. (También puede agregar los registros de la hoja de datos y las vistas en blanco.)

  2. Haga clic en el botón de propiedad y, después, en Abrir en el explorador.

    Menú emergente mostrando Abrir en el explorador, Editar, Cambiar el nombre, Duplicar y Eliminar

  3. Después de la vista de lista se abre en el explorador web, haga clic en Agregar Botón para agregar registro en la barra de acciones y los campos que se muestran.

    Agregar un registro a una vista de lista

    Nota: Solo los Guardar y Cancelar acciones están disponibles en este momento.

  4. Especifique la información del nuevo registro y haga clic en Guardar Botón de acción Guardar en la Barra de acciones .

Repita los pasos 3 y 4 para agregar más registros.

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Eliminar un registro

El botón de registro de acción eliminar está disponible en las vistas de lista, en blanco y hoja de datos si la vista tiene un origen de registros es actualizable.

  1. Para eliminar un registro, abra la tabla en la vista Hoja de datos, en blanco o lista.

  2. Seleccione el registro y haga clic en la acción Eliminar Eliminar el botón de registro de acción en la Barra de acciones .

  3. Cuando Access le pida que confirme la eliminación, realice una de las siguientes opciones:

    • Para cancelar la eliminación, haga clic en n.

    • Para continuar con la eliminación, haga clic en .

Cuando un registro se elimina, deja de aparecer en la vista y se apreciarán los siguientes cambios:

  • El registro que va justo detrás del registro eliminado aparece resaltado.

  • Si ha eliminado el último registro de la tabla, se resalta el registro anterior al registro eliminado.

  • El registro que queda en la tabla (si solo hay uno) se muestra y la vista cambia para mostrar una vista sin registros.

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Modificar un registro

El botón de registro de acción Editar Botón de acción Editar en la Barra de acciones está disponible sólo en vistas de lista y en blanco cuando la vista tiene un origen de registros es actualizable. Cuando abra la lista o la vista en blanco, editar, agregar y eliminar botones de acción están disponibles.

  1. Para editar un registro existente, abra la tabla en la vista de lista en el explorador web y haga clic en el botón de registro de acción Editar.

  2. Realice los cambios necesarios y, a continuación, haga clic en el botón de acción Guardar.

    Cuando empiece a modificar los datos de un campo, las acciones Cancelar y Guardar pasan a estar disponibles.

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Guardar un registro

El botón de registro de acción de guardar vuelve a estar disponible después de modificar la información de registro en una lista o una vista en blanco. Al hacer clic en el botón de registro de acción Guardar en una aplicación de Access, los datos modificados se envían al servidor. Si hay un proceso de guardar conflicto, Access muestra un mensaje de error.

Nota: El botón de registro de acción Guardar no está disponible cuando el registro está en modo de lectura o cuando la vista tiene un origen de registros que no es actualizable.

Nota: Vistas de hoja de datos no incluye un botón de registro de acción Guardar porque Access automáticamente intenta guardar los cambios en los registros cuando se mueve a otro registro.

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Cancelar los cambios de un registro

Puede cancelar cualquier modificación de los datos de lista y vistas en blanco si un registro se han guardado los cambios y si la vista tiene un origen de registros es actualizable.

Para cancelar los cambios de un registro justo después de haberlos realizado:

  • Haga clic en el botón de acción Cancelar. Los campos modificados recientemente muestran los valores almacenados en la base de datos.

    Guardar y botones de acción de cancelar no estarán disponibles después de realizar una acción de cancelación y los campos pasan a modo de solo lectura.

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Descargar en Excel

Puede descargar los registros de la aplicación de Access en Excel de las vistas Hoja de datos.

Para descargar registros en Excel:

  1. Al ver la aplicación en el explorador web, haga clic en la vista hoja de datos.

  2. Haga clic en el botón de acción descargar en Excel Botón de acción Descargar a Excel en la Barra de acciones .

    Botón de acción Descargar en Excel, en la vista Hoja de datos

  3. Haga clic en Abrir para abrir la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Guardar para guardar la hoja de cálculo en una carpeta o haga clic en Cancelar para cancelar la descarga de los registros en Excel.

  4. Excel muestra los registros de la vista Hoja de datos.

    Hoja de cálculo de Excel que muestra tres registros de los datos en tres columnas

    Sugerencia: Si usa las opciones de filtro para restringir los registros que se muestra para un conjunto de registros más pequeño antes de hacer clic en la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos, Access descarga todavía todos los registros de la vista origen de registros en Excel. Si desea descargar un conjunto de registros más pequeño, puede abrir una vista de hoja de datos desde una vista diferente con la acción de macro OpenPopup y utilice dónde argumento cláusula para filtrar los registros a un subconjunto más pequeño. Si hace clic en la descarga en el botón de acción de Excel en la vista Hoja de datos en este caso, Access descarga el subconjunto más pequeño de registros en Excel.

Nota: No se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel de las vistas Hoja de datos. Si no desea mostrar en este botón de acción, deberá ocultar la barra de acciones de la vista Hoja de datos.

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Mover y ocultar acciones

Access muestra los botones de acción en cada vista en un orden predeterminado. Si desea cambiar el orden de visualización de cualquiera de los botones de acción, haga clic y mantenga presionado el botón y arrástrelo a una nueva posición en la barra de acciones. Cambiar el orden de los botones de acción no cambia su comportamiento al usar la aplicación de Access. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden.

Si elimina un botón de acción de una vista, no puede restaurar el botón de acción en un momento posterior. Si desea restaurar un botón de acción eliminada, crear otra vista nueva.

Puede ocultar botones de acción con macros de la interfaz de usuario. Usar la acción de macro DefinirPropiedad seleccione Visible en el cuadro de propiedad y escriba o No en el cuadro valor. En el cuadro Nombre del Control, escriba el nombre del botón de acción correspondiente. Para buscar el nombre de una acción personalizada, abra la vista en modo de diseño en Access, haga clic en la acción personalizada y, a continuación, haga clic en el botón de la propiedad de datos. Se muestra el nombre de la acción personalizada en el cuadro Nombre del Control.

Acción

Nombre del botón de acción

Agregar nuevo registro

addActionBarButton

Eliminar registro

deleteActionBarButton

Editar registro

editActionBarButton

Guardar registro

saveActionBarButton

Cancelar los cambios

cancelActionBarButton

Nota: En las vistas Hoja de datos que no se puede quitar la descarga en el botón de acción de Excel, mover a una posición de visualización diferente u ocultarlo usando las macros de interfaz de usuario. El nombre de la descarga en el botón de acción de Excel no se expone.

Obtenga información sobre cómo personalizar una vista con un macro de interfaz de usuario.

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Mostrar u ocultar la barra de acciones

Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede elegir mostrar u ocultar la barra de acciones todo para una vista específica. Al elegir ocultar la barra de acciones para una vista, todos los botones de acción predefinidos y personalizados no están disponibles cuando se abre la vista en el explorador web.

Para cambiar la visibilidad de la barra de acciones, siga los pasos siguientes en una aplicación de Access abierta:

  1. Haga clic en la vista para que desea cambiar. Puede elegir una vista de lista, en blanco o una hoja de datos.

  2. Haga clic en el botón de propiedad y, a continuación, haga clic en Editar para abrir la vista en modo de edición para realizar cambios de diseño.

  3. Haga clic en el botón de la propiedad formato de la vista.

    Propiedad visible de la barra de acciones en el menú de formato

    Si no encuentra el botón de la propiedad formato de la vista, haga clic en un espacio vacío en la cuadrícula de vista fuera cualquier control.

  4. Para mostrar la barra de acciones, seleccione Visible en el cuadro de la Propiedad Visible de la propiedad. Para ocultar la barra de acciones, seleccione ocultos en el cuadro de la Propiedad Visible de la propiedad.

  5. Guardar los cambios de la vista.

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Crear y usar acciones personalizadas

Si tiene permisos para cambiar el diseño de una aplicación de Access, puede agregar nuevas acciones a la Barra de acciones y usar macros para personalizarlas de forma que se ejecuten con clics. También puede alterar las acciones de macro existentes en el diseñador de aplicaciones de Access.

Puede agregar hasta siete acciones personalizadas a una vista. Cuando haya alcanzado el límite máximo, Access muestra un mensaje que indica que se ha alcanzado el límite. Si ve este mensaje, puede eliminar acciones personalizadas existentes y agregar más acciones.

A diferencia de las acciones predefinidas, pueden crear y modificar acciones personalizadas. También puede seleccionar el icono de una acción personalizada y su posición en la barra de acciones.

  • Para cambiar el orden en que se muestra una acción personalizada, haga clic en el botón de acción personalizada y arrástrela a una nueva posición en la barra de acciones. El orden de tabulación cambia automáticamente para reflejar el nuevo orden.

Agregar una acción personalizada

  1. Abrir la aplicación de Access, en el panel de navegación, haga clic en la vista donde desea agregar la acción y, a continuación, haga clic en Abrir.

    Sugerencia:  Si no ve este panel, haga clic en Panel de navegación en la pestaña Inicio.

  2. Haga clic en el botón Agregar acción personalizada.

    Cómo agregar una nueva acción personalizada a la Barra de acciones.

  3. Haga clic para seleccionar la acción personalizada y, después, haga clic en el botón de propiedad Datos.

    Agregar controles personalizados en una aplicación de Access

  4. Para personalizar la acción, cambie las siguientes propiedades:

    • Nombre del control: escriba un nombre para la acción.

    • Icono: haga clic en el icono al lado del icono predeterminado y elija uno de la galería. Escoja uno que no esté en la Barra de acciones o, de lo contrario, aparecerán iconos duplicados.

    • Información sobre herramientas: puede incluir una breve descripción de la acción. Esto es opcional, pero puede resultar muy práctico para los demás ver una descripción de qué acción se lleva a cabo al hacer clic en el botón.

  5. Haga clic en Al hacer clic y agregue una acción de macro para el botón.

  6. Haga clic con el botón secundario en la pestaña de la macro y, después, ciérrela.

Obtenga información sobre cómo personalizar una vista con un macro de interfaz de usuario.

Modificar una acción personalizada

  1. Haga clic para seleccionar la acción.

  2. Haga clic en el botón de propiedad Datos y haga los cambios que desee.

Eliminar una acción personalizada

  • Seleccione la acción y presione Supr en el teclado.

También existe la posibilidad de seleccionar y eliminar varias acciones personalizadas a la vez. Al eliminar una acción, el icono correspondiente se quita de la Barra de acciones, pero no de la galería de iconos.

Deshacer una acción personalizada eliminada

  • Haga clic en el botón deshacer Imagen del botón en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Mover un botón de acción personalizada en la barra de acciones

  • Haga clic y mantenga seleccionado el botón y arrástrelo a la nueva posición en la Barra de acciones.

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Pasos siguientes

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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