Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Los flujos de trabajo incluidas con Microsoft SharePoint automatizan procesos empresariales. Automatización puede ayudar a mejorar la coherencia de proceso y la eficiencia.

Utilizar un flujo de trabajo de recopilar comentarios SharePoint para distribuir documentos y otros elementos almacenados en SharePoint a una o más personas para sus comentarios.

Nota: Este contenido se aplica a SharePoint 2010 plataforma de flujo de trabajo. La SharePoint 2010 plataforma de flujo de trabajo está disponible en SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013 y SharePoint Server 2016. Para obtener más información sobre SharePoint plataformas de flujo de trabajo, consulte flujo de trabajo de descripción en SharePoint Server 2016.

Si todo lo que debe hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de recopilar comentarios    Simplemente desplácese hacia abajo hasta el segmento completado y expandir. No es posible que tenga cualquiera de los demás segmentos por ahora.

Comparación de procesos manuales con el flujo de trabajo automatizado

flujos de trabajo de SharePoint son:

  • Eficaces y coherentes    Un flujo de trabajo para recopilar comentarios automáticamente enruta el documento o elemento, asigna a las tareas de revisión y realiza un seguimiento de su progreso y envía avisos y notificaciones cuando sea necesario. Puede supervisar la actividad de un flujo de trabajo y ajustar desde una página central de estado y el historial de eventos de ejecución de flujo de trabajo se mantiene para 60 días después de finalización.

  • Menos trabajo para usted    Un flujo de trabajo para recopilar comentarios permite ahorrar tiempo a usted y a sus compañeros y, al mismo tiempo, simplifica y estandariza el proceso de comentarios.

A continuación puede ver el diagrama de una versión muy simple del flujo de trabajo para recopilar comentarios.

Diagrama de flujo de trabajo simple para recopilar comentarios

Sugerencias de uso de este artículo

La información de este artículo se presenta en diez segmentos expandibles.

Haga clic aquí para algunas sugerencias sobre cómo obtener el máximo partido de este artículo

Si todo lo que debe hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de recopilar comentarios    Simplemente desplácese hacia abajo hasta el segmento completado y expandir. No es posible que tenga cualquiera de los demás segmentos por ahora.

Si desea agregar, iniciar, supervisar y mantener los flujos de trabajo    Si aún no está familiarizado con estas tareas, puede que le resulte útil para trabajar con este artículo, segmento por segmento, la primera vez diseño y agregar un flujo de trabajo. Una vez que ya está familiarizado con la información y el diseño de artículo, podrá ir directamente al segmento que necesite en las visitas devueltas.

Una nota sobre los gráficos    Por lo general, las imágenes de la pantalla y los diagramas conceptuales de esta serie de artículos sobre los flujos de trabajo están basados en el tipo de flujo de trabajo de aprobación. No obstante, cuando ha sido necesario por motivos de claridad de instrucciones o conceptos, las imágenes y los diagramas de este artículo se han personalizado para los flujos de trabajo para recopilar comentarios.

Una nota sobre la impresión de este artículo    Este artículo es de dimensiones considerables. Si desea imprimir solo los segmentos seleccionados, asegúrese de que expande únicamente esos segmentos al imprimir. Además, para incluir los gráficos completos en su copia impresa, imprima en orientación horizontal y no vertical.

Y una nota sobre la búsqueda    Antes de buscar cualquier texto o término en este artículo, asegúrese de que ha expandido todos los segmentos en los que desea buscar.

Nota: Flujos de trabajo de recopilar comentarios se incluyen solo con SharePoint Server 2010 y SharePoint Online para Office 365 para empresas. ( No están incluidos con SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeñas empresas. El flujo de trabajo de SharePoint solo incluida con SharePoint Online para pequeñas empresas es el flujo de trabajo de tres estados.). Para obtener información sobre este flujo de trabajo, consulte usar un flujo de trabajo de tres estados.

¿Qué desea hacer?

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MÁS INFORMACIÓN sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios

Haga clic en este texto para más información sobre el funcionamiento de los flujos de trabajo para recopilar comentarios y sobre cómo pueden ayudarle a ser más eficaz con menos trabajo. Vuelva a hacer clic aquí para cerrar este segmento.

Más información sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios

Un flujo de trabajo para recopilar comentarios es una característica de SharePoint que redirige un documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint a una o varias personas para que proporcionen sus comentarios. El flujo de trabajo automatiza, simplifica y estandariza todo el proceso.

Flujo de trabajo que redirige un elemento a los participantes

El flujo de trabajo básico para recopilar comentarios que se incluye con SharePoint funciones como una plantilla. Con esta plantilla, puede agregar varios flujos de trabajo de recopilar comentarios a sus sitios. Cada flujo de trabajo que agrega una única versión del flujo de trabajo para recopilar comentarios básica, cada una con su propio especializada forma de trabajar, basada en la configuración que especifique cuando se agrega.

Secciones de este segmento

  1. ¿Qué puede hacer por usted un flujo de trabajo de recopilar comentarios?

  2. ¿Qué no puede hacer con un flujo de trabajo de recopilar comentarios?

  3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

  4. ¿Cómo se planear, agregar, ejecutar y mantener este tipo de flujo de trabajo?

1. Lo que un flujo de trabajo para recopilar comentarios puede hacer por usted

  • Cuando agregue por primera vez un flujo de trabajo para recopilar comentarios a una lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes desea incluir y si las tareas deben asignarse una detrás de otra (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo). Incluso puede decidir si desea dividir las tareas de los participantes en dos o más fases independientes, así como especificar una fecha de vencimiento final o el tiempo permitido para completar una tarea. Asimismo, cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual en un elemento, podrá modificar cualquiera de estos ajustes.

  • El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado y este elige entre varias respuestas posibles: enviar comentarios sobre el elemento, solicitar un cambio en el elemento, reasignar la tarea o eliminarla.

  • Mientras se está ejecutando el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de estado del flujo de trabajo.

  • Durante los 60 días posteriores a la finalización del flujo de trabajo, en la página de estado de dicho flujo se mantendrá una lista con todos los eventos ocurridos durante su ejecución (o instancia), que podrá usar como referencia informal.

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2. Lo que un flujo de trabajo para recopilar comentarios no puede hacer

El flujo de trabajo para recopilar comentarios no está diseñada para recopilar aprobaciones y rechazos de un elemento, o para controlar la página Web de publicación de un sitio Web. Si desea agregar un flujo de trabajo en la que los participantes, aprobación o rechazar el elemento que revisen, vea el artículo todo sobre los flujos de trabajo de aprobación.

Además, los flujos de trabajo de recopilar comentarios no están diseñados para recopilar firmas. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento de Microsoft Word, un libro de Microsoft Excel o un formulario de Microsoft InfoPath, vea el artículo todo sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas.

Para obtener información sobre cómo puede usar SharePoint Designer para personalizar aún más los de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint, vea el artículo Introducción al diseño y personalizar flujos de trabajo.

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3. Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo

Flujos de trabajo de recopilar comentarios se incluyen con SharePoint Server 2010 y únicamente con SharePoint Online para Office 365 para empresas. (Se 'tncluded con SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeñas empresas. El flujo de trabajo de SharePoint solo incluida con SharePoint Online para pequeñas empresas es el flujo de trabajo de tres estados).

Permisos

Para agregar un flujo de trabajo    De forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para Agregar un flujo de trabajo. (El grupo de propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y el grupo de visitantes no).

Para iniciar un flujo de trabajo    También de forma predeterminada, debe tener permiso para editar elementos para Iniciar un flujo de trabajo que ya se ha agregado. (El grupo de miembros y propietarios del grupo tienen permiso para editar elementos de forma predeterminada, el grupo de visitantes no).

De forma alternativa, el grupo Propietarios puede elegir si desea configurar flujos de trabajo específicos que solo puedan iniciar los miembros del grupo Propietarios. Para ello, active la casilla Requerir permisos de administración de listas para iniciar el flujo de trabajo, en la primera página del formulario de asociación.

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4. Cómo planear, agregar, ejecutar y mantener este tipo de flujo de trabajo

Estas son las fases básicas:

  • ANTES de que se ejecuta el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)   
    antes de agregar un flujo de trabajo, piensa donde desea agregar (para una única lista o biblioteca, o para la colección de sitios) y los detalles de funcionamiento. Después de que ha agregado y configurado el flujo de trabajo, cualquier usuario con los permisos necesarios podrá iniciar el flujo de trabajo en un elemento específico. También puede configurar el flujo de trabajo que se ejecute automáticamente. Pueden activar ejecuciones automáticas en función de uno o ambos de los siguientes eventos de activación: cuando se agrega o se creó en una lista o biblioteca cualquier elemento, o cuando cualquiera de los elementos en una lista o biblioteca se cambia.

  • MIENTRAS se ejecuta el flujo de trabajo (Finalizar, supervisar, ajustar)   
    mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas asignadas. Avisos automáticos se envían a los participantes que no cumplan las fechas límite de tareas. Mientras tanto, se puede supervisar el progreso del flujo de trabajo desde una página de estado del flujo de trabajo central para cada instancia del flujo de trabajo. Se pueden realizar ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta desde esa misma página; y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o termina desde allí.

  • Después de que ejecuta el flujo de trabajo (revisar, informe, cambiar)   
    cuando finalice el flujo de trabajo, todo el historial de esa ejecutar (o instancia) se pueden revisar durante un máximo de 60 días en la página Estado del flujo de trabajo. En la misma página, se pueden crear informes estadísticos sobre el rendimiento de esta versión del flujo de trabajo. Por último, si alguna vez hay algo que desea cambiar información sobre la forma de las funciones de flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación completado cuando agrega el flujo de trabajo por primera vez.

El siguiente diagrama de flujo ilustra estas fases desde la perspectiva de la persona que agrega un nuevo flujo de trabajo.

Proceso del flujo de trabajo

¿Y ahora qué?

Antes de planear un nuevo flujo de trabajo de recopilar comentarios, revise primero el segmento Permitir de este artículo y, a continuación, vaya al segmento Planear .

Principio del segmento | Principio del artículo


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PERMITIR comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el elemento

Si está listo para obtener más información acerca de permitir a los comentarios y cambios realizados en el elemento, en lugar de permitir comentarios solo en el formulario de tareas, haga clic en este texto. Haga clic aquí nuevo cuando esté listo para cerrar este segmento.

Permitir comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el elemento

Las dos preguntas siguientes pueden ayudarle a tomar una decisión fundamental sobre un flujo de trabajo:

  • ¿Desea que los participantes tengan permiso para enviar comentarios solo en el campo Comentarios del formulario de tareas, o prefiere que también puedan insertar marcas de revisión y comentarios en el propio elemento?

  • Si desea que los participantes puedan insertar marcas de revisión y comentarios en el propio elemento, ¿deberán hacerlo en un entorno de colaboración donde varios participantes pueden editar el documento al mismo tiempo, o prefiere que cada participante desproteja el documento y disfrute de derechos exclusivos de edición durante la revisión?

En el siguiente diagrama puede ver claramente estas alternativas.

Diferentes modos de permitir y proporcionar comentarios

Conforme vaya leyendo, tenga en cuenta que:

  • No puede iniciar ningún flujo de trabajo en un elemento desprotegido.

  • El tipo de flujo de trabajo para recopilar comentarios incluye una opción para cancelar el flujo de trabajo de inmediato si se realiza cualquier cambio en el elemento que está revisando.

  • Solo puede insertar marcas de revisión y comentarios en un elemento cuando está abierto en la versión instalada del programa en el que se ha creado, no en la versión de aplicación web de dicho programa.

Secciones de este segmento

  1. Permitir comentarios en el formulario de tareas solo

  2. Permitir comentarios en el formulario de tareas y el elemento (versión de colaboración)

  3. Permitir comentarios en el formulario de tareas y el elemento (versión de acceso único)

1. Permitir comentarios solo en el formulario de tareas

Esta opción tiene la mecánica más simple y esto es una ventaja. Los participantes solo pueden sugerir cambios de dos formas, ambas relacionadas con el formulario de tareas:

  • Enviar comentarios.

  • Solicitar que se realice un cambio en el elemento con el flujo de trabajo en ejecución.

Evidentemente, el principal inconveniente es que los participantes no pueden indicar cambios específicos directamente en el elemento. Cuanto mayor es el número de cambios sugeridos, más participantes desearán trabajar en el elemento directamente.

Una nota sobre la protección de elementos de cambios    La manera más sencilla de asegurarse de que los participantes Felipe 'es hacer det los cambios en el propio elemento desproteger el elemento de la duración de la ejecución. Pero, como se ha dicho un poco hacia atrás, flujos de trabajo no se pueden iniciar en cualquier elemento que está desprotegido.

Tiene dos opciones:

  • Puede esperar a que el flujo de trabajo se haya iniciado y desproteger el elemento durante la ejecución. En el caso de inicio automático, asegúrese de estar incluido en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación y, cuando reciba la notificación de inicio del flujo de trabajo en un elemento, desproteja dicho elemento. Este método tiene una limitación y es que no podrá iniciar ningún otro flujo de trabajo en el mismo elemento mientras esté desprotegido.

  • De forma alternativa, puede mantener el elemento protegido y asegurarse de que los participantes saben que no deben desprotegerlo ni realizar cambios en él. Ciertamente, sería una buena idea incluir esta instrucción en las notas que incluya en las notificaciones de tarea. Si sus participantes no tienen experiencia con flujos de trabajo para recopilar comentarios, también puede ser conveniente aclarar este punto aún más y enviar un correo electrónico independiente antes de iniciar el flujo de trabajo, o comentarlo con ellos personalmente.

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2. Permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de colaboración)

Este acuerdo mantiene el elemento disponible para todos los participantes en todo momento. Nadie tiene que esperar a que alguien más para finalizar su revisión antes de comenzar su propia. Esta flexibilidad se realiza mediante las características de colaboración de SharePoint.

Asegúrese de que los participantes saben que deben hacer lo siguiente:

  • Mantener el elemento protegido mientras realizan los cambios.

  • Abrir el elemento en la versión instalada del programa en el que se ha creado, no en la versión de aplicación web del programa.

  • Activar el seguimiento de cambios antes de realizar cambios o insertar comentarios.

  • Guardar los cambios en el servidor.

Recuerde que el tipo de flujo de trabajo para recopilar comentarios incluye una opción para cancelar el flujo de trabajo de inmediato si se realiza cualquier cambio en el elemento que se está revisando. Si esta opción está seleccionada, cuando un participante guarde cambios en el elemento (incluidos comentarios o marcas de revisión) por primera vez, el flujo de trabajo se cancelará de inmediato.

Asimismo, si tiene intención de permitir los cambios en el propio elemento, compruebe que la opción Solicitar que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos de Control de versiones de la lista o biblioteca esté establecida en No.

Para obtener más información sobre cómo colaborar en documentos de Microsoft Office, vea el artículo co-autoría y colaboración en documentos. También puede que encuentre el curso en línea interactivo gratuito colaborar en documentos y proyectos más eficaz útil. (Los tres primeros vídeos en el curso están sobre la co-autoría y colaboración).

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3. Permitir comentarios tanto en el formulario de tareas como en el elemento (versión de acceso único)

En esta opción, solo un participante tiene permiso para desproteger el elemento y realizar cambios en él al mismo tiempo:

  • Si las tareas del flujo de trabajo se asignan una por una (en serie), esto no supondrá un problema.

  • Si las tareas se asignan todas a la vez (en paralelo) puede que, en ocasiones, los participantes tengan que esperar para obtener acceso al elemento hasta que otro usuario termine de trabajar en él.

Dado que el flujo de trabajo no puede empezar en un elemento desprotegido, debe asegurarse de que los elementos están protegidos antes de ejecutar en ellos el flujo de trabajo.

Haga saber a los participantes que deben hacer lo siguiente:

  • Desproteger el elemento antes de abrirlo.

  • Abrir el elemento en la versión instalada del programa en el que se ha creado, no en la versión de aplicación web del programa.

  • Activar el seguimiento de cambios antes de realizar cambios o insertar comentarios.

  • Guardar los cambios en el servidor y comprobar de nuevo el elemento en cuanto acabe de trabajar con él.

De nuevo, recuerde que el tipo de flujo de trabajo para recopilar comentarios incluye una opción para cancelar el flujo de trabajo de inmediato si realiza cualquier cambio en el elemento que está revisando. Si esta opción está seleccionada, cuando un participante guarde cambios en el elemento (incluso marcas de revisión o comentarios) por primera vez, el flujo de trabajo se cancelará de inmediato.

¿Y ahora qué?

Si está listo para planear un nuevo flujo de trabajo de recopilar comentarios, vaya al segmento Planear de este artículo.

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PLANEAR un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios

Haga clic en este texto si está listo para trabajar los detalles de cómo funciona el flujo de trabajo para recopilar comentarios y ensamblar la información que deberá configurarlo. Haga clic aquí nuevo cuando esté listo para cerrar este segmento.

Planear un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios

En este segmento identificaremos las decisiones que debe tomar y la información que debe ensamblar antes de agregar una versión de un flujo de trabajo para recopilar comentarios.

Si ya está familiarizado con el procedimiento Agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita un aviso sobre los pasos concretos, puede ir directamente al agregar segmento correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Secciones de este segmento

  1. Plantillas y versiones

  2. Presentación del formulario de asociación

  3. Doce preguntas que responder

1. Plantillas y versiones

Los flujos de trabajo incluyen con SharePoint funcionan como patrón de plantillas en la que se basan los flujos de trabajo específicos que usted agregue a su colección de sitios, listas y bibliotecas.

Por ejemplo, siempre que agregue un flujo de trabajo para recopilar comentarios, en realidad estará agregando una versión de la plantilla general del flujo de trabajo para recopilar comentarios. Para cada versión, debe proporcionar un nombre y una configuración, que puede especificar en el formulario de asociación al agregar la versión concreta. De esta forma puede agregar varios flujos de trabajo, todos ellos versiones basadas en la plantilla principal del flujo de trabajo para recopilar comentarios, cada uno con el nombre y las particularidades adecuadas a su uso específico.

Esta ilustración muestra tres flujos de trabajo agregados, basados en la plantilla de flujo de trabajo de aprobación: uno para todos los tipos de contenido de una única biblioteca, otro para un solo tipo de contenido de una única biblioteca y un tercero para un solo tipo de contenido de toda la colección de sitios.

Tres flujos de trabajo basados en la plantilla de flujo de trabajo aprobación

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2. Presentación del formulario de asociación

Siempre que agregue una nueva versión del flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, deberá rellenar un formulario de asociación para especificar el modo en que desea que funcione la nueva versión.

La siguiente sección contiene una lista de cuestiones para ayudarle a completar el formulario de asociación. No obstante, eche primero un vistazo al formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Primera página del formulario de iniciación

Segunda página del formulario de asociación

Segunda página del formulario de asociación con los campos del formulario de inicio identificados

Los campos del cuadro rojo de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio, que aparecerá cada vez que inicie manualmente el flujo de trabajo y podrá editarlo para una sola ejecución.

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3. Doce preguntas que responder

Cuando tenga las respuestas a todas las preguntas de esta sección, estará listo para agregar un flujo de trabajo.

  1. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo adecuado?

  2. ¿Una lista, biblioteca o colección de sitios completa? (y) ¿Un tipo de contenido, o todos los tipos de contenido?

  3. ¿Qué es un buen nombre?

  4. ¿Listas de tareas e historiales: nuevas o existentes?

  5. ¿Cómo (y por quién) puede ser iniciar este flujo de trabajo?

  6. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

  7. Participantes: ¿Quiénes y en qué orden?

  8. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

  9. ¿Comentarios en el formulario de tareas solo, o también en el elemento?

  10. ¿Cuando son las tareas pendientes?

  11. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

  12. ¿A quién debo notificar?

01. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo adecuado?

En este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como Recopilar comentarios-SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo es la mejor opción para usted, consulte el segmento de aprendizaje de este artículo. Para obtener más información acerca de las plantillas de flujo de trabajo que están disponibles, vea el artículo sobre los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint.

Principio del segmento

02. ¿Una lista, una biblioteca o toda la colección de sitios? ¿Uno o todos los tipos de contenido?

Puede determinar que la nueva versión del flujo de trabajo para recopilar comentarios se encuentre disponible en una sola lista o biblioteca, o en toda la colección de sitios.

  • Si agrega el flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o en uno solo.

  • No obstante, aunque agregue el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, deberá configurarlo para que se ejecute en un solo tipo de contenido del sitio.

Mapa de la colección de sitios con los 3 procedimientos explicados para agregar un flujo de trabajo

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista de SharePoint o la biblioteca pertenece a uno u otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser tan básico y genérico como documento u Hoja de cálculo de Excelo como muy especializado como Contrato Legal o Especificación de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizar estos y agregar otros que cree usted mismo.

Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea el artículo Introducción a los tipos de contenido y a la publicación de tipo de contenido.

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03. ¿Qué nombre es el adecuado?

Asigne a la versión del flujo de trabajo un nombre que:

  • Indique claramente para qué la va a usar.

  • La distinga perfectamente de otros flujos de trabajo.

Un ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores y que este grupo desea usar dos flujos de trabajo distintos para recopilar comentarios:

  • Usted ejecutará el primer flujo de trabajo en todos los documentos que han enviado los miembros del grupo. Este flujo de trabajo recopila comentarios solo deladministrador del grupo.

  • Deberá ejecutar el flujo de trabajo de segundo en cada documento enviado por personas de fuera de su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila comentarios stodos los miembros del grupo.

Puede denominar al primer flujo de trabajo Dentro de comentarios de envíos y al segundo Comentarios de envíos externos.

Sugerencia: Como siempre, es una buena idea establecer convenciones de nomenclatura con las que deberán familiarizarse todos los implicados en un flujo de trabajo.

Principio del segmento

04. Listas de tareas e historiales: ¿Nuevas o existentes?

Puede determinar que un flujo de trabajo use una lista de tareas o historiales predeterminada del sitio, que use otras listas existentes o solicitar listas nuevas únicamente para el flujo de trabajo en particular.

  • Si el sitio tiene varios flujos de trabajo, o si hay varios flujos de trabajo que conllevan numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar listas nuevas para cada flujo de trabajo. Si administra listas muy largas, puede ralentizar el rendimiento. Es más rápido y más sencillo para el sistema mantener varias listas cortas que una sola muy larga.

  • Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo van a contener datos confidenciales que desea mantener al margen de las listas generales, definitivamente, indique que desea listas nuevas e independientes para este flujo de trabajo. Una vez agregue el flujo de trabajo, asegúrese de definir los permisos correctos para las nuevas listas.

Principio del segmento

05. ¿Cómo y quién puede iniciar este flujo de trabajo?

Puede configurar un flujo de trabajo para iniciarlo manualmente, automáticamente o de ambas formas:

  • Al iniciar manualmente un flujo de trabajo para recopilar comentarios en un documento o elemento específico, aparece el formulario de inicio que contiene la mayor parte de los parámetros de configuración de la segunda página del formulario de asociación. De esta forma, si la persona que inicia el flujo de trabajo desea cambiar cualquiera de estos parámetros (solo para la instancia actual), puede hacerlo antes de hacer clic en Iniciar.

  • Evidentemente, con un inicio automático no existe la posibilidad de presentar un formulario de inicio, por lo que se usa la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación sin ningún cambio.

La siguiente ilustración muestra la diferencia entre los inicios manuales y automáticos.

Comparación de las formas de inicio manual y automático

Los cambios que realice en el formulario de iniciación son aplicado solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración predeterminadapermanente, del flujo de trabajo, editar el formulario de asociación original, como se explica en el segmento cambiar de este artículo.

Inicio manual

Si permite el inicio manual, cualquier persona con los permisos necesarios podrá iniciar el flujo de trabajo cuando lo desee en cualquier elemento apto.

La principal ventaja de un inicio manual consiste en que tanto usted como sus compañeros podrán ejecutar el flujo de trabajo solo y siempre que lo consideren conveniente, y cada vez que lo ejecuten tendrán la opción de cambiar la configuración con el formulario de inicio.

Un ejemplo rápido    Si desea ejecutar un flujo de trabajo solo en los elementos que ha creado un redactor externo al equipo y restringe el inicio al modo manual, evitará la ejecución automática en los elementos que haya creado usted o sus compañeros de equipo. Una solución alternativa: mantenga una lista o biblioteca para los elementos que haya creado el equipo y otra independiente para los elementos del resto de autores. De esa forma, podrá ejecutar el flujo de trabajo automáticamente solo en la lista de autores externos.

La principal desventaja del inicio manual es que todos los usuarios deben acordarse de ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea necesario.

Inicio automático

Puede configurar el inicio automático del flujo de trabajo cuando se produzcan uno o varios de los siguientes eventos:

  • Usted u otro usuario ha creado o actualizado un nuevo elemento en la lista o biblioteca.

  • Usted u otro usuario ha modificado un elemento previamente almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja del inicio automático es que nadie tiene que acordarse de iniciar el flujo de trabajo, ya que se ejecuta siempre que se produce un evento de activación.

Un ejemplo rápido    Supongamos que el contable de una organización necesita revisar todos los presupuestos que se han cargado o creado en la biblioteca Presupuestos. Puede agregar un flujo de trabajo para recopilar comentarios a la biblioteca y especificar al contable como el único participante. Además, puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente siempre que se agregue (o cree) un nuevo elemento en la lista. De esta forma, el contable estará informado en todo momento.

Dos inconvenientes del inicio automático:

  • No puede detener la ejecución del flujo de trabajo si se produce un evento de activación.

  • No puede cambiar la configuración en el inicio de una instancia individual.

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06. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Cuando agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido de toda la colección de sitios, tiene la opción de agregar también el flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de la colección de sitios que heredan del tipo de contenido al que está agregando el flujo de trabajo. Si agrega un flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, esta opción no aparecerá en el formulario de asociación.

Notas

  • La operación necesaria para completar toda esta adición puede resultar bastante larga.

  • Si se ha roto la herencia en sitios o subsitios donde desea agregar el flujo de trabajo a los tipos de contenido de herencia, antes de ejecutar esta operación, compruebe que pertenece al grupo Propietarios para cada uno de estos sitios o subsitios.

Para obtener más información sobre los tipos de contenido y la herencia, vea el artículo Introducción a los tipos de contenido y a la publicación de tipo de contenido.

Principio del segmento

07. Participantes: ¿Quiénes y en qué orden?

Deberá proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de todas las personas a las que asigne tareas de revisión.

Una o varias fases?    Puede tener solo una fase de tareas de revisión o tener varias fases. Si tiene más de una etapa, las fases se realizará una detrás de otra.

Paralelo revisiones o en serie?    Para los participantes en cualquier una fase, puede elegir tener sus tareas de revisión asignados todos al mismo tiempo (en paralelo) o tener sus tareas de revisión asignadas una detrás de otra (en serie) en el orden en que indica. La opción serie puede ser útil si, por ejemplo, configurar el flujo de trabajo para finalizar después del primer rechazo, o si desea que los participantes más adelantado para poder ver los comentarios de los participantes anteriores como parte del contexto de sus revisiones.

Un ejemplo

Este sencillo escenario ilustra algunas ventajas de las revisiones en serie y en varias fases:

Imagine que Antonio agrega un nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios y desea que sus compañeros Almudena y Jesús revisen cada elemento primero antes que él. De esta forma, puede ver sus comentarios antes de empezar su revisión. Para ello, Antonio tiene dos opciones de configuración:

  • Mediante el uso de una revisión en serie    Antonio establece una revisión de la serie de etapa única que Ana y Juan están los dos primeros participantes y es el tercer.
    En este acuerdo, Ana debe enviar sus comentarios antes de que se ha asignado tareas de Juan; y, a continuación, Jesús deben enviar sus comentarios antes de que se ha asignado la tarea de Antonio.
    Le mostramos cómo Antonio configura su revisión de serie de etapa única.
    Formulario con la configuración de fases en serie resaltada

  • Con dos fases    Si Tomás desea Ana y Juan asignarse sus revisiones al mismo tiempo, para que Juan no tiene que esperar para que Ana termine antes de que pueda empezar, puede configurar dos etapas del flujo de trabajo: la primera fase en paralelo para revisiones Ana y de Juan y la segunda una fase independiente para su propio sólo revisión. Si no se completa la primera fase, nunca se inicia la segunda etapa.
    Le mostramos cómo Antonio configura su revisión paralelo de dos fases.
    Formulario con configuración para fase en paralelo resaltada

Aquí puede ver diagramas de las dos soluciones.

Visualización simultánea de flujo de trabajo en serie y flujo de trabajo en dos fases

Participantes externos    Existe un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de una organización de SharePoint, en el que un miembro del sitio actúa como representante de estos participantes.

Aquí puede ver un diagrama del proceso:

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

Asignar una tarea a cada grupo completo o uno para cada miembro del grupo?    Si incluye una grupo dirección o lista de distribución entre los participantes del flujo de trabajo, puede hacer que el flujo de trabajo asigne una tarea a cada miembro del grupoo asignar solo una tarea a la todo grupo (pero sigue sin enviar una notificación de la tarea solo a cada miembro). Cuando se asigna solo una tarea a todo el grupo, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar la tarea única. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo).

Principio del segmento

08. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

Existe un campo de texto en el formulario de asociación donde puede proporcionar instrucciones, detalles sobre requisitos, recursos, etc.

Preguntas que puede realizar en este campo de texto:

  • Si los participantes tienen dificultades o preguntas, ¿con quién deben ponerse en contacto?

  • Pueden los revisores enviar comentarios solo en el formulario de tareaso también pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el elemento de itself?

  • Si los revisores pueden insertar marcas de revisión y comentarios en el propio elemento, ¿deben desprotegerlo antes de realizar cambios en él, o mantenerlo protegido para que otros revisores puedan trabajar en el mismo de forma simultánea?

  • Si el flujo de trabajo asigna solo una única tarea a cada grupo o lista de distribución, mencione aquí que un único miembro de cada grupo de este tipo debe reclamar la tarea antes de completar. De este modo, otros miembros del grupo no pierdan tiempo comenzando la misma tarea. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo).

Principio del segmento

¿Comentarios solo en el formulario de tareas o también en el elemento?

Existen varias consideraciones relacionadas con esta pregunta importante. Si todavía no lo ha hecho lo ha hecho, abra y lea el segmento Permitir de este artículo para obtener más información.

Principio del segmento

10. ¿Cuándo vencen las tareas?

Puede indicar el momento en que vencen las tareas del flujo de trabajo de dos formas:

Por fecha del calendario    Puede especificar una única fecha del calendario en la que vencerán todas las tareas.

  • Si configura un flujo de trabajo se inicie automáticamente, que normalmente debería 't use esta opción. Esto es porque la fecha de valor que especifique no automáticamente ajustar propio en relación con la fecha actual cada vez que el flujo de trabajo se inicia automáticamente.

Por duración de la tarea    Puede especificar un número de días, semanas o meses permitidos para que finalice cada tarea, comenzando por la fecha de asignación de la misma.

  • Una fecha de vencimiento de calendario anula la duración de la tarea especificada. Es decir, si hoy es 10 de junio y se me ha asignado una tarea que tiene una duración de tres días, con una fecha de vencimiento de calendario fijada en el 11 de junio, la tarea vencerá el 11 de junio (la fecha de vencimiento de calendario) y no el 13 (el último día de la duración de tres días).

Principio del segmento

11. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

Para no perder el tiempo en revisiones innecesarias, puede determinar que desea cancelar el flujo de trabajo de forma inmediata si se realiza un cambio en el elemento.

Si selecciona esta opción, los participantes podrán proporcionar comentarios solo en sus correspondientes formularios de tareas. Es decir, no podrán insertar marcas de revisión ni comentarios en el propio elemento, ya que eso lo modificaría y cancelaría el flujo de trabajo. Si selecciona esta opción, asegúrese de incluir una nota en el campo Solicitud para que los participantes no realicen cambios directamente en el elemento de revisión.

Nota:  No puede iniciar un flujo de trabajo en un elemento desprotegido. Una vez iniciado el flujo de trabajo, puede desproteger el elemento para revisión frente a los cambios (sin embargo, hasta que se proteja de nuevo, no podrá iniciar en él ningún otro flujo de trabajo.

Principio del segmento

12. ¿A quién debo notificar?

En el campo CC de la segunda página del formulario de asociación, puede especificar nombres o direcciones de las personas que deben recibir una notificación siempre que el flujo de trabajo se inicia o finaliza.

  • No basta con especificar un nombre aquí para asignar una tarea del flujo de trabajo a una persona.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar un nuevo flujo de trabajo de recopilar comentarios a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Principio del segmento | Principio del artículo

Icono conceptual de la sección Agregar

AGREGAR un flujo de trabajo para recopilar comentarios (solo para una lista o biblioteca)

Si está listo para agregar un flujo de trabajo para recopilar comentarios para uno o todos los tipos de contenido en una sola lista o biblioteca, haga clic en este texto. Haga clic aquí nuevo cuando esté listo para cerrar este segmento.

Agregar un flujo de trabajo para recopilar comentarios
(solo para una lista o biblioteca)

Si no aún está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, puede que le resulte útil para revisar los segmentos de aprendizaje, Permitiry Planear anteriores en este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de empezar

Antes de agregar un flujo de trabajo, compruebe estas dos cuestiones:

Correo electrónico    Si desea que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, habilite el correo electrónico para el sitio específico de SharePoint. Si no está seguro de haberlo hecho ya, consulte al administrador de SharePoint.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas y bibliotecas, o colecciones de sitios. (Al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento de aprendizaje de este artículo.)

Principio del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Abra la lista o biblioteca a la que desea agregar el flujo de trabajo.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

    El nombre de la pestaña puede variar con el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendario, esta pestaña se llama Calendario.

    Cinta con la pestaña Biblioteca resaltada

    1. En el grupo configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
      Cinta con el botón Configuración del flujo de trabajo marcado

    2. En la página Configuración del flujo de trabajo, especifique un único tipo de contenido del flujo de trabajo para que se ejecute o todo (para todos los tipos de contenido) y, a continuación, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.
      Página Agregar un flujo de trabajo con las opciones Todos y Agregar un flujo de trabajo resaltadas

    3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      Encontrará instrucciones tras la ilustración.

Primera página del formulario de asociación con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Tipo de contenido

Tenga en cuenta que solo verá esta sección primera si está trabajando en SharePoint Online. En SharePoint Server, debe seleccionar el tipo de contenido o los tipos de la página de configuración de flujo de trabajo anterior.

Segunda sección resaltada

Plantilla

Seleccione la plantilla Recopilar comentarios-SharePoint 2010.

Nota: Si la plantilla Recopilar comentarios-SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el Administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o área de trabajo.

Tercera sección resaltada

Nombre

Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará a este flujo de trabajo para los usuarios de esta lista o biblioteca.

Para obtener sugerencias de nomenclatura para el flujo de trabajo, vea el segmento Planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Lista de tareas

Seleccione la lista de tareas que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento Planear de este artículo.

Quinta sección resaltada

Lista de historial

Seleccione el historial que desea usar con el flujo de trabajo. Puede seleccionar un historial existente o hacer clic en Nueva lista de historial para crear uno nuevo.

Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento Planear de este artículo.

Sexta sección resaltada

Opciones de inicio

Especifique el o los modos de inicio para este flujo de trabajo.

Para obtener información sobre las distintas opciones, vea el segmento Planear de este artículo.

  1. Una vez complete la configuración de este formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Siguiente.

  2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    Encontrará instrucciones tras la ilustración.

    SharePoint le presenta la primera varias opciones de esta segunda página del formulario de asociación: números uno y siete en la siguiente ilustración, de asignar a través de CC: cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente, para que pueda realizar cambios en las opciones para esa instancia de uno.

Segunda página del formulario de asociación con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Asignar a

Especifique los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

  • Si desea asignar las tareas una por una (en serie)   
    especifique los nombres o las direcciones en el orden en que desea asignar las tareas.

  • Si desea asignar todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo)   
    El orden de los nombres o las direcciones no es relevante.

  • Si desea asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
    para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento de completado de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Especifique si desea asignar las tareas una por una (en serie) o todas al mismo tiempo (en paralelo).

Para obtener más información sobre cómo usar fases en serie o en paralelo, vea el segmento Planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee después de la primera que ha configurado.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento Planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Active esta casilla si desea asignar una tarea a cada miembrode cada grupo que especifique en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

  • Para que solo unatarea asignada a cada todo grupo que se especifica en el campo asignar a, desactive esta casilla de verificación. (Cada miembro del grupo recibirán una notificación de tarea, pero puede reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo cualquier miembro. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicitud

El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

  • Persona de contacto para preguntas y prioblems

  • Si se pueden enviar comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el propio elemento. (Y si se encuentra en el elemento, si los revisores pueden desproteger el documento o deben dejar protegido.)
    Para obtener más información, vea el segmento Permitir de este artículo.

  • Si procede, una nota sobre la reclamación de las tareas únicas asignadas a grupos o distribución completa listas.
    Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o bien, el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

  • Si en algún momento va a iniciar automáticamente este flujo de trabajo, suele recomendarse dejar el campo Fecha de vencimiento de todas las tareas vacío y usar solo los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre que lo desee, puede proporcionar una fecha de vencimiento precisa en el formulario de inicio y cuando inicie el flujo de trabajo de forma manual.

Para obtener más información sobre cuándo usar vencimiento fechas y duraciones de tareas, vea el segmento Planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Especifique los nombres o las direcciones de correo electrónico de todos los usuarios a los que desea enviar una notificación siempre que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

  • Especificar un nombre aquí 't resultado de la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

Octava sección resaltada

Finalizar el flujo de trabajo

Seleccione esta opción si desea que el flujo de trabajo se detenga y cancele en cuanto se realice un cambio en el elemento que se está revisando.

No olvide que, si selecciona esta opción, los revisores no podrán agregar marcas de revisión ni comentarios en el elemento sin modificar el flujo de trabajo.

  1. Cuando complete la configuración de esta página conforme a sus necesidades, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

SharePoint crea la nueva versión del flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento Iniciar de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

Principio del segmento | Principio del artículo

Icono conceptual de la sección Agregar

AGREGAR un flujo de trabajo para recopilar comentarios (para toda una colección de sitios)

Si está listo para agregar un flujo de trabajo de recopilar comentarios para un único tipo de contenido a todas las listas y bibliotecas en la colección de sitios, haga clic en este texto. Haga clic aquí nuevo cuando esté listo para cerrar este segmento.

Agregar un flujo de trabajo para recopilar comentarios
(para toda una colección de sitios)

Si no aún está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, puede que le resulte útil para revisar los segmentos de aprendizaje, Permitiry Planear anteriores en este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. Antes de empezar

Antes de agregar un flujo de trabajo, compruebe estas dos cuestiones:

Correo electrónico    En el orden del flujo de trabajo enviar avisos y notificaciones de correo electrónico, correo electrónico debe estar habilitada para el sitio. Si no está seguro de que ya se ha hecho, consulte con el Administrador de SharePoint.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas y bibliotecas, o colecciones de sitios. (Al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, vea el segmento de aprendizaje de este artículo.)

Principio del segmento

2. Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Vaya a la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.
    Comando Configuración del sitio del menú Acciones del sitio

  3. En la página Configuración del sitio, en galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
    Vínculo Tipos de contenido de sitio en Galerías

  4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

    Nota:  Para los elementos de un único tipo de contenido, deberá agregar un flujo de trabajo que ya haya agregado a la colección de sitios completa.

    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

    1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
      Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

    2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo.
      Vínculo Agregar un flujo de trabajo

    3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      Encontrará instrucciones tras la ilustración.

Primera página del formulario de asociación con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Plantilla

Seleccione la plantilla aprobación-SharePoint 2010.

Nota: Si la plantilla aprobación-SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el Administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o área de trabajo.

Segunda sección resaltada

Nombre

Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará a este flujo de trabajo para los usuarios de esta colección de sitios.

Para obtener sugerencias de nomenclatura para el flujo de trabajo, vea el segmento Planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Lista de tareas

Seleccione la lista de tareas que desea usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento Planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Lista de historial

Seleccione el historial que desea usar con el flujo de trabajo. Puede seleccionar un historial existente o hacer clic en Nueva lista de historial para crear uno nuevo.

Para obtener información sobre los motivos para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir uno existente), vea el segmento Planear de este artículo.

Quinta sección resaltada

Opciones de inicio

Especifique el o los modos de inicio para este flujo de trabajo.

Para obtener información sobre las distintas opciones, vea el segmento Planear de este artículo.

Sexta sección resaltada

¿Agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido secundarios?

Especifique si desea agregar (o asociar) este flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de lista y del sitio que heredan de este tipo de contenido.

  • La operación necesaria para completar toda esta adición adicional puede resultar bastante larga.

  • Si ha roto la herencia en sitios o subsitios donde desea agregar este flujo de trabajo a los tipos de contenido de herencia, antes de iniciar esta operación, compruebe que pertenece al grupo Propietarios para cada uno de estos sitios o subsitios.

  1. Cuando complete la configuración de esta página de acuerdo con sus preferencias, haga clic en Siguiente.

  2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    Encontrará instrucciones tras la ilustración.

    Nota: SharePoint le presenta la primera varias opciones de esta segunda página del formulario de asociación: números uno y siete en la siguiente ilustración, de los aprobadores a través de CC: cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente, así que puede realizar cambios en las opciones para esa instancia de uno.

Segunda página del formulario de asociación con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Asignar a

Especifique los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

  • Si desea asignar las tareas una por una (en serie)   
    especifique los nombres o las direcciones en el orden en que desea asignar las tareas.

  • Si desea asignar todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo)   
    El orden de los nombres o las direcciones no es relevante.

  • Si desea asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
    para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento de completado de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Especifique si desea asignar las tareas de esta fase una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo).

Para obtener más información sobre cómo usar fases en serie o en paralelo, vea el segmento Planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee después de la primera que ha configurado.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento Planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Active esta casilla si desea asignar una tarea a cada miembrode cada grupo que especifique en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

  • Tener solo una tarea asignada a cadatodo el grupo que se especifica en el campo asignar a, desactive esta casilla de verificación. (Cada miembro del grupo recibirán una notificación de tarea, pero puede reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo cualquier miembro. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicitud

El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

  • Persona de contacto para preguntas y problemas.

  • Si se pueden enviar comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el propio elemento. (Y si se encuentra en el elemento, si los revisores pueden desproteger el documento o deben dejar protegido.)
    Para obtener más información, vea el segmento Permitir de este artículo.

  • Si procede, una nota sobre la reclamación de las tareas únicas asignadas a grupos o distribución completa listas.
    Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o bien, el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

  • Si en algún momento va a iniciar automáticamente este flujo de trabajo, suele recomendarse dejar el campo Fecha de vencimiento de todas las tareas vacío y usar solo los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre que lo desee, puede proporcionar una fecha de vencimiento precisa en el formulario de inicio y cuando inicie el flujo de trabajo de forma manual.

Para obtener más información sobre cuándo usar vencimiento fechas y duraciones de tareas, vea el segmento Planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Especifique los nombres o las direcciones de correo electrónico de todos los usuarios a los que desea enviar una notificación siempre que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

  • Especificar un nombre aquí 't resultado de la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

Octava sección resaltada

Finalizar el flujo de trabajo

Seleccione esta opción si desea que el flujo de trabajo se detenga y cancele en cuanto se realice un cambio en el elemento que se está revisando.

No olvide que, si selecciona esta opción, los revisores no podrán agregar marcas de revisión ni comentarios en el elemento sin modificar el flujo de trabajo.

  1. Cuando complete la configuración de esta página conforme a sus necesidades, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

SharePoint crea la nueva versión del flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento Iniciar de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

Principio del segmento | Principio del artículo

Icono conceptual de la sección Iniciar

INICIAR un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Haga clic en este texto si está listo para iniciar el flujo de trabajo manual o automáticamente. Haga clic aquí nuevo cuando esté listo para cerrar este segmento.

Iniciar un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Puede configurar un flujo de trabajo para iniciarlo manualmente, automáticamente o de ambas formas:

  • Manualmente en cualquier momento, por cualquier persona que tenga los permisos necesarios.

  • Automáticamente siempre que se produzca un evento de activación especificado, es decir, cada vez que se agrega un elemento a la lista o biblioteca o cada vez que un elemento de la lista se cambia de alguna forma.
    (El evento o eventos de activación se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la adición de original y la configuración del flujo de trabajo. Para obtener más información, vea el segmento Planear de este artículo.)

Nota: No puede iniciar ningún flujo de trabajo en un elemento desprotegido. Puede desproteger un elemento después de iniciar en el mismo un flujo de trabajo, aunque, no podrá iniciar otros flujos de trabajo en dicho elemento hasta que lo proteja de nuevo.

Secciones de este segmento

  1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

  2. Iniciar el flujo de trabajo de forma manual

  3. Iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

  4. Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si ha configurado el flujo de trabajo para iniciarlo automáticamente, siempre que se produzca un evento de activación, el flujo de trabajo se ejecutará en el elemento responsable de la activación.

Al iniciarse, el flujo de trabajo asigna la o las primeras tareas y envía una notificación de tarea a los distintos usuarios asignados. Mientras tanto, también envía notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tarea) a la persona que ha agregado originalmente el flujo de trabajo y a todos los usuarios incluidos en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Nota: Cuando se agrega un nuevo flujo de trabajo se iniciará automáticamente por primera vez, el campo Fecha de vencimiento para todas las tareas (en la segunda página del formulario de asociación) normalmente dejarse en blanco, porque cualquier fecha explícita de allí especificado no de valor ajusta automáticamente respecto a la fecha en la que el flujo de trabajo inicia cada vez. Para obtener más información, vea el segmento Planear de este artículo.

Principio del segmento

2. Iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre los permisos    Normalmente, debe tener permiso para editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo de miembros y el grupo de propietarios tienen este permiso, pero no el grupo de visitantes. Sin embargo, un propietario también puede elegir, según el flujo de trabajo por el flujo de trabajo, para requerir el permiso Administrar listas para las personas que inicie el flujo de trabajo. Si elige esta opción, los propietarios esencialmente pueden especificar que solo se y otros propietarios pueden iniciar un flujo de trabajo. Para obtener más detalles, consulte el segmento de aprendizaje de este artículo).

Dos lugares desde donde empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo de forma manual en cualquiera de las dos siguientes ubicaciones:

  • En la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento

  • Desde dentro del propio elemento, abierto en el programa de Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que debe ser el programa completo, instalado y no una versión de la aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones sobre ambos métodos.

Principio del segmento

3. Iniciar manualmente desde una lista o biblioteca

  1. Diríjase a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

  2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo en el menú desplegable.

    Hacer clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable

  3. En los flujos de trabajo: nombre del elemento de página, en iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
    Vínculo para iniciar el flujo de trabajo

  4. En el formulario de inicio de la página Cambiar un flujo de trabajo, haga los cambios que desee aplicar a la instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de iniciación son utilizados solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar los cambios que se aplicarán cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración de flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento cambiar de este artículo.

Formulario de inicio con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Asignar a

Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

  • Si las tareas se asignará uno en uno   
    especifique los nombres o las direcciones en el orden en que las tareas deben asignarse.

  • Si va a asignar todas las tareas al mismo tiempo   
    El orden de los nombres o las direcciones no es relevante.

  • Si desea asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
    para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento de completado de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Asegúrese de que las especificaciones para asignar las tareas de cada segmento una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea.

Para obtener más información sobre cómo usar fases en serie o en paralelo, vea el segmento Planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee después de las que ya están configuradas.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento Planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Active esta casilla si desea asignar una tarea a cada miembrode cada grupo que especifique en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

  • Para tener solo una tarea asignada a cada grupo completo que se especifica en el campo asignar a, desactive esta casilla de verificación. (Cada miembro del grupo recibirán una notificación de tarea, pero puede reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo cualquier miembro. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicitud

El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

  • Persona de contacto para preguntas y problemas.

  • Si se pueden enviar comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el propio elemento. (Y si se encuentra en el elemento, si los revisores pueden desproteger el documento o deben dejar protegido.)
    Para obtener más información, vea el segmento Permitir de este artículo.

  • Si procede, una nota sobre la reclamación de las tareas únicas asignadas a grupos o distribución completa listas.
    Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

Para obtener más información sobre cuándo usar vencimiento fechas y duraciones de tareas, vea el segmento Planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Realice tantas adiciones o eliminaciones como desee. Recuerde que:

  • Especificar un nombre aquí 't resultado de la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  1. Una vez complete la configuración de este formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la o las primeras tareas y, al mismo tiempo, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios especificados en el campo CC del formulario de inicio.

Principio del segmento

4. Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

  1. Abra el elemento en el programa de Office instalado en su equipo.

    Nota: Este método no puede utilizarse cuando el elemento se abre en una aplicación web , versión del programa de Microsoft Office. Debe estar abierto en la versión completa, instalado del programa en el equipo.

  2. En el elemento abierto, haga clic en la pestaña archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el elemento.
    Vista Backstage con las áreas para hacer clic resaltadas

  3. Si ve el mensaje siguiente, le indica que el flujo de trabajo necesita proteger el archivo, haga clic en el botón Proteger.
    (Si no ve este mensaje, vaya al paso 4.)
    Mensaje sobre la protección del elemento con el botón Proteger resaltado

  4. Haga clic en el botón Iniciar flujo de trabajo grande.
    Vista de Backstage con el botón Iniciar flujo de trabajo resaltado

  5. En el formulario de inicio de la página Cambiar un flujo de trabajo, haga los cambios que desee aplicar a la instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de iniciación son utilizados solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar los cambios que se aplicarán cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración de flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento cambiar de este artículo.

Formulario de inicio con secciones resaltadas numeradas

Primera sección resaltada

Asignar a

Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo asigne tareas.

  • Si las tareas se asignará uno en uno   
    especifique los nombres o las direcciones en el orden en que las tareas deben asignarse.

  • Si va a asignar todas las tareas al mismo tiempo   
    El orden de los nombres o las direcciones no es relevante.

  • Si desea asignar una tarea a alguien fuera de su organización de SharePoint   
    para obtener más información sobre cómo incluir participantes externos, vea el segmento de completado de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Asegúrese de que las especificaciones para asignar las tareas de cada segmento una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea.

Para obtener más información sobre cómo usar fases en serie o en paralelo, vea el segmento Planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregue las fases que desee después de las que ya están configuradas.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo Asignar a correspondiente y presione CTRL+SUPR.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento Planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Active esta casilla si desea asignar una tarea a cada miembrode cada grupo que especifique en el campo Asignar a. Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y tendrá su propia tarea que completar.

  • Para tener solo una tarea asignada a cada grupo completo que se especifica en el campo asignar a, desactive esta casilla de verificación. (Cada miembro del grupo recibirán una notificación de tarea, pero puede reclamar y completar la tarea en nombre de todo el grupo cualquier miembro. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicitud

El texto que incluya aquí aparecerá en todas las notificaciones de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir recursos o instrucciones adicionales que puedan necesitar los participantes, por ejemplo:

  • Persona de contacto para preguntas y problemas.

  • Si se pueden enviar comentarios solo en el formulario de tareas, o también en el propio elemento. (Y si se encuentra en el elemento, si los revisores pueden desproteger el documento o deben dejar protegido.)
    Para obtener más información, vea el segmento Permitir de este artículo.

Si procede, una nota sobre la reclamación de las tareas únicas asignadas a grupos o distribución completa listas.
Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completado de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea desde el momento de su asignación.

Para obtener más información sobre cuándo usar vencimiento fechas y duraciones de tareas, vea el segmento Planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Realice tantas adiciones o eliminaciones como desee. Recuerde que:

  • Especificar un nombre aquí 't resultado de la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

  1. Una vez complete la configuración de este formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la o las primeras tareas y, al mismo tiempo, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios especificados en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

  • ¿Si es la primera vez que se ha ejecutado este flujo de trabajo, los demás participantes necesitarán información y ayuda para completar las tareas asignadas? (Útil el segmento completado de este artículo.)

  • También es buena idea comprobar si los participantes reciben las notificaciones de correo electrónico y, en concreto, si los filtros de correo electrónico no deseado se están administrando de forma correcta o no estas notificaciones.

  • Y, por supuesto, es posible que tenga una o varias tareas de flujo de trabajo para completar usted mismo. Vaya al segmento completado de este artículo para obtener los detalles.

  • Mientras tanto, para averiguar cómo se puede realizar un seguimiento de progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento supervisar de este artículo.

Principio del segmento | Principio del artículo

Icono conceptual de la sección Finalizar

FINALIZAR una tarea del flujo de trabajo para recopilar comentarios

Si tiene asignada una tarea de flujo de trabajo de recopilar comentarios, haga clic en este texto. Haga clic aquí nuevo cuando esté listo para cerrar este segmento.

Finalizar una tarea del flujo de trabajo para recopilar comentarios

Si esta es la primera vez que tiene asignada una tarea en un flujo de trabajo para recopilar comentarios, puede que le resulte útil revisar por completo este segmento del artículo antes de finalizar la tarea. Así descubrirá todas las opciones de las que puede disponer.

Nota: Si sabe que tiene asignada una tarea del flujo de trabajo, pero no ha recibido ningún mensaje de notificación en su bandeja de entrada de correo electrónico, asegúrese de que el filtro de correo electrónico no deseado no la ha desviado. Si esto es lo que ha ocurrido, ajuste la configuración de correo convenientemente.

En primer lugar, asegúrese de que ha recibido el artículo correcto.

Los distintos tipos de flujos de trabajo requieren acciones de tareas diferentes.

Por tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que tiene asignada es una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios y no de ningún otro tipo.

Busque el texto Revise en alguna de las siguientes ubicaciones:

  • En la línea de asunto de la notificación de tarea
    Texto Apruebe en la línea Asunto de la notificación de tarea

  • En la barra de mensajes en el elemento que desea revisar
    Texto Apruebe en la barra de mensajes del elemento

  • En el título de la tarea en la página Estado del flujo de trabajo
    Texto Revise en los nombres de las tareas en la página de estado

Si no ve el texto Please revisar en estas ubicaciones, póngase en contacto con la persona que ha iniciado o ha agregado originalmente para averiguar qué plantilla de flujo de trabajo se basa en el flujo de trabajo, o si se trata de un flujo de trabajo personalizado.

Si la tarea es una tarea para recopilar comentarios, continúe leyendo.

Secciones de este segmento

  1. Información general del proceso

  2. Ir al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

  3. Obtener el elemento y el formulario de tareas de la lista o biblioteca

  4. Revisar el elemento

  5. Completar y enviar el formulario de tareas

  6. Notificaciones de vencimiento

  7. Reclamar una tarea de grupo antes de completarla (opcional)

  8. Solicitar un cambio en el elemento (opcional)

  9. Reasignar la tarea a otro usuario (opcional)

  10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

1. Información general del proceso

Cuando tenga asignada una tarea en un flujo de trabajo, lo sabrá mediante uno de los siguientes procedimientos:

  • Recibirá una notificación de tarea por correo electrónico.

  • Cuando abra un documento de Microsoft Office, una barra de mensajes le notificará que tiene asignada una tarea relacionada.

  • Cuando consulte el sitio de SharePoint, verá que tiene una o varias tareas asignadas.

Por lo general, cuando descubra que tiene asignada una tarea del flujo de trabajo para recopilar comentarios, deseará realizar una de las dos acciones siguientes:

  • Revisar el elemento    Abra y revise el elemento.

  • Completar la tarea    Use el formulario de tareas para enviar los resultados de la revisión.

Por tanto, los tres elementos siguientes suelen relacionarse con la finalización de una tarea:

  • El mensaje de notificación (que usted recibe como correo electrónico).

  • El elemento que se envía para que lo revise (que usted abre y revisa).

  • El formulario de tareas (que usted abre, completa y envía).

Este es el aspecto de estos tres elementos.

Mensaje de notificación de tarea, elemento para revisión y formulario de tareas

Nota: El botón Abrir esta tarea de la cinta del mensaje de notificación de tarea solo aparecerá si abre el mensaje en la versión completa instalada de Outlook, no en la aplicación web Outlook Web Access.

Principio del segmento

2. Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de la tarea

Siga estos pasos:

  1. En el mensaje de notificación de tarea, vaya a las instrucciones de Para completar esta tarea y haga clic en el vínculo al elemento.

  2. En el elemento abierto, haga clic en el botón Abrir esta tarea de la barra de mensajes.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de correo electrónico

Nota: El botón Abrir esta tarea de la cinta del mensaje de notificación de tarea solo aparecerá si abre el mensaje en la versión completa instalada de Outlook, no en la aplicación web Outlook Web Access.

Principio del segmento

3. Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o la biblioteca

Siga estos pasos:

  1. En la lista o biblioteca donde está almacenado el elemento que desea revisar, haga clic en el vínculo En curso asociado con el elemento y el flujo de trabajo.

  2. En la página de estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.

  3. En la barra de mensajes Esta tarea de flujo de trabajo se aplica a del formulario de tareas, haga clic en el vínculo al elemento.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

Principio del segmento

4. Revisar el elemento

En este ejemplo, el elemento es un documento de Microsoft Word.

Sugerencia: Si se trata de una tarea de grupo, es decir, una sola tarea asignada a una lista completa de grupo o distribución para que un miembro del grupo solo puede completar la tarea para todo el grupo, es una buena idea reclamar la tarea antes de revisar el elemento. De este modo, reduzca la posibilidad de que otro miembro del grupo también revise el artículo. Para instrucciones, consulte la sección 7 de este segmento, reclamar una tarea de grupo antes de completarla.

Elemento para revisión con dos barras de mensajes amarillas

Observe las dos barras de mensajes amarillas de la parte superior del documento:

Servidor de solo lectura    Este documento está abierto en modo de solo lectura, es decir, puede leer el documento, pero no puede realizar cambios en él.

La persona que ejecute el flujo de trabajo tiene la opción de permitir los comentarios solo en el formulario de tareas, o permitir también las marcas de revisión y comentarios en el propio elemento. Si no está seguro de si debe trabajar directamente en el elemento, consulte a la persona que ha iniciado el flujo de trabajo o lo ha agregado originalmente. Si debe insertar marcas de revisión y comentarios, haga clic en el botón Editar documento.

Debe asegurarse de lo siguiente:

  • Asegúrese de que sabe si se supone que desproteja el documento antes de insertar marcas de revisión y comentarios, o si se supone que para dejarlo protegido para que varios revisores puedan trabajar en él al mismo tiempo.
    Para obtener más información sobre cómo colaborar en documentos de Microsoft Office, vea el artículo co-autoría y colaboración en documentos. También puede que encuentre el curso en línea interactivo gratuito colaborar en documentos y proyectos más eficaz útil. (Los tres primeros vídeos en el curso están sobre la co-autoría y colaboración).

  • Asegúrese de activar el seguimiento de cambios antes de insertar los cambios o comentarios. Para obtener más información, vea el segmento Permitir de este artículo.

  • Si debe guardar los cambios en el servidor cuando termine de trabajar con el elemento. Y si ha desprotegido el elemento, si debe protegerlo de nuevo.

Tarea de flujo de trabajo    Cuando esté listo para completar y enviar el formulario de tareas, haga clic en el botón Abrir esta tarea.

Principio del segmento

5. Finalizar y enviar el formulario de tareas

El formulario de tareas de una tarea de flujo de trabajo para recopilar comentarios tiene un aspecto similar a este.

Formulario de tareas para recopilar comentarios con campos resaltados

Tenga en cuenta que los dos primeros controles (Eliminar elemento y esta tarea de flujo de trabajo se aplica a título del elemento) no aparecen en el formulario de tareas cuando se abre desde dentro del elemento para revisión.

Primera sección resaltada

Eliminar elemento

Para eliminar esta tarea desde la instancia actual del flujo de trabajo, haga clic en este botón.

  • Eliminar una tarea no significa eliminar también el elemento que va a revisar.

  • Las tareas eliminadas desaparecen del área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo. Sin embargo, la eliminación todavía se registra en el área Historial de la página.

Nota:  Si usted no ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo, puede ser conveniente consultar a la persona que lo ha hecho antes de eliminar la tarea.

Segunda sección resaltada

Esta tarea de flujo de trabajo se aplica a título del elemento

Para abrir el elemento que desea revisar, haga clic en este vínculo.

Tercera sección resaltada

Estado, solicitado por, comentarios consolidados, vencimiento Fecha

No puede editar ni cambiar entradas en estos cuatro campos, pero puede encontrar muy útil la información que contienen.

Observe que el cuadro Comentarios consolidados no solo contiene instrucciones adicionales sobre cómo completar la tarea, sino también todos los comentarios enviados por participantes que ya han completado sus correspondientes tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo.

De la misma forma, tras enviar su propio formulario, el texto que incluya en el cuadro Comentarios (4) también aparecerá en el cuadro Comentarios consolidados de los participantes subsiguientes.

Cuarta sección resaltada

Comentarios

Escriba o copie sus comentarios aquí.

El texto que especifique aquí se registrará en el historial del flujo de trabajo y también aparecerá en el campo Comentarios consolidados (3) para los participantes subsiguientes.

Quinta sección resaltada

Enviar comentarios

Cuando desee compartir un comentario en el campo Comentarios (4), o si inserta marcas de revisión y comentarios en el propio elemento, haga clic en este botón para enviar los comentarios y completar la tarea.

Nota: Antes de hacer cambios en la item, asegúrese de que se 'RE supone que hacerlo. Para obtener más información, consulte sección 4de este segmento, Revisar el elemento.

Sexta sección resaltada

Cancelar

Para cerrar la tarea sin guardar los cambios o las respuestas, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y asignada a usted.

Séptima sección resaltada

Solicitar cambio

Para solicitar un cambio en el elemento que está revisando, haga clic en este botón.

Para ver una ilustración del formulario donde deberá especificar los detalles de la solicitud y obtener más instrucciones, vaya a la sección 8 de este segmento, Solicitar cambio en el elemento.

Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Octava sección resaltada

Reasignar tarea

Para reasignar esta tarea a otro usuario, haga clic en este botón.

Para ver una ilustración de la página donde especificará los detalles de la reasignación y obtener más instrucciones, vaya a la sección 9 de este segmento, reasignar la tarea a otra persona.

Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Principio del segmento

6. Notificaciones de vencimiento

Cuando una tarea o toda una instancia de flujo de trabajo vence para su finalización, las notificaciones se envían automáticamente a:

  • La persona que tiene asignada la tarea.

  • La persona que ha iniciado el flujo de trabajo (o en el caso de inicio automático, a la persona que originalmente lo ha agregado).

Principio del segmento

7. Reclamar una tarea de grupo antes de completarla (opcional)

Si solo hay una tarea asignada a todo el grupo al que pertenece, cualquier miembro del grupo podrá reclamarla y completarla en nombre de todos los demás.

Reclame la tarea antes de revisar el elemento. En cuanto la reclame la tendrá asignada usted, de modo que ningún otro miembro del grupo podrá completarla. De esta forma, solo una persona hace el trabajo que debe realizarse.

  1. En la página de estado del flujo de trabajo, señale el nombre de la tarea que está asignada al grupo hasta que aparezca una flecha.

  2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, a continuación, en el formulario de tareas, haga clic en el botón Reclamar tarea.
    Cómo reclamar una tarea de grupo

Cuando actualice la página de estado del flujo de trabajo, podrá ver que la tarea ya no está asignada al grupo, sino específicamente a usted.

Si posteriormente desea volver a liberar la tarea para el grupo sin haberla completado, realice los mismos pasos para volver al formulario de tareas y haga clic en el botón Liberar tarea.

Botón Liberar tarea del formulario de tareas

Volver a revisar el elemento

8. Solicitar cambios en el elemento (opcional)

Antes de empezar este proceso, tenga en cuenta que debe configurar el flujo de trabajo para que finalice inmediatamente si se realiza algún cambio en él. Puede ser una buena idea consultar con la persona que lo ha iniciado o agregado originalmente para asegurarse de que es adecuado realizar cambios y que el flujo de trabajo finalice en ese punto.

Mostraremos la opción de solicitud de cambio en el siguiente escenario:

En primer lugar, imaginemos que se llama Antonio.

A continuación, imagine que una compañera llamada Almudena ha iniciado un flujo de trabajo para recopilar comentarios en un documento que ha creado.

Al revisar el nuevo documento de Almudena, observa que la introducción es demasiado larga.

Hace clic en el botón Solicitar cambio situado en la parte inferior del formulario de tareas del flujo de trabajo y completa este formulario.

Formulario de solicitud de cambios en elemento

Primera sección resaltada

Solicitar cambio de

Especifique el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea solicitar el cambio.

Para enviar la solicitud a la persona que ha iniciado esta ejecución del flujo de trabajo, o en el caso de inicio automático, a la persona que ha agregado originalmente este flujo de trabajo para recopilar comentarios, también puede dejar este campo en blanco.

Segunda sección resaltada

Nueva solicitud

Describa el cambio que desea realizar y proporcione la información necesaria para la persona que va a realizar dicho cambio.

El texto que especifique aquí se agregará al área Comentarios consolidados.

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha fecha    Aquí, escriba un número y, a continuación, especifique las unidades de duración en el siguiente campo. Juntas, las dos entradas identifican el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de nueva duración

Si especifica la duración de una tarea nueva, use este campo junto con el campo Duración de nuevo para identificar el período antes de que venza la tarea. (Por ejemplo: 3 días o 1 mes o 2 semanas.)

Cuando haya todas las entradas de formulario de la manera que desea, haga clic en Enviar y la tarea actual está marcadacompletado. (Pero aún no ha terminado. Se le puede asignar una tarea de revisión vuelva a Ana al finalizar la tarea de cambio.)

Mientras tanto, Almudena recibe la siguiente notificación por correo electrónico:

La notificación se envía cuando se solicita un cambio en el elemento

Con un simple vistazo a la línea Asunto (número 1 en la ilustración), Almudena puede determinar que no se trata de una notificación para recopilar comentarios corriente, sino de una solicitud para realizar un cambio en el elemento, y encuentra la información sobre el cambio específico solicitado en el texto de Cambio solicitado de (número 2).

Almudena desprotege el documento, realiza los cambios solicitados (o no), los guarda (si los hay) y vuelve a proteger el elemento. Recuerde que si ha configurado el flujo de trabajo para finalizar en cuanto se realice un cambio en el elemento, esta acción hará que el flujo de trabajo finalice.

Seguidamente, Almudena va a la página de estado del flujo de trabajo y abre su tarea de solicitud de cambio desde el área Tareas.


El formulario se envía cuando se ha completado el cambio solicitado

Almudena agrega la información que desea en el campo Comentarios y hace clic en Enviar respuesta. El flujo de trabajo realiza dos acciones:

  • Marca la tarea de solicitud de cambio de Almudena como completa.

  • Le asigna a usted una nueva tarea de revisión (con los comentarios de Almudena agregados en el área Comentarios consolidados) y le envía una notificación sobre la tarea.

Ahora, ya puede continuar y completar la revisión del elemento modificado.

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de todas estas acciones y permanecen visibles en la sección Historial del flujo de trabajo de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como muestra la siguiente ilustración.

Historial del flujo de trabajo que muestra las acciones de la solicitud de cambio

En este diagrama puede ver todo el proceso.

Diagrama de flujo de una solicitud de cambio

Principio del segmento

9. Reasignar la tarea a otro usuario (opcional)

Si desea que otro usuario complete una tarea de flujo de trabajo asignada a usted en un primer momento, haga clic en el botón Reasignar tarea del formulario de tareas del flujo de trabajo.

Aparecerá este formulario.

Formulario de reasignación de tareas

Primera sección resaltada

Reasignar tarea a

Especifique el nombre o la dirección de la persona a la que desea asignar esta tarea.

Para asignar esta tarea a la persona que ha iniciado el flujo de trabajo, o en el caso de inicio automático, a la persona que lo ha agregado originalmente, deje este campo en blanco.

Segunda sección resaltada

Nueva solicitud

Proporcione la información necesaria para que la persona a la que desea asignar la tarea pueda completarla. El texto que especifique aquí se agregará al área Comentarios consolidados.

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha fecha    Aquí, escriba un número y, a continuación, especifique las unidades de duración en el siguiente campo. Juntas, las dos entradas identifican el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de nueva duración

Si especifica la duración de una tarea nueva, use este campo junto con el campo Duración de nuevo para identificar el período antes de que venza la tarea. (Por ejemplo: 3 días o 1 mes o 2 semanas.)

Una vez completado el formulario, haga clic en Enviar. La tarea está marcada completada, se asigna una tarea nueva a la persona responsable ahora la tarea y se envía una notificación de tarea.

La información nueva que proporcione se incluirá en el texto de Delegada por de la notificación de nueva tarea (número 1 en la siguiente ilustración).

Notificación de tarea de una tarea reasignada

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de estos cambios y permanecen visibles en las secciones Tareas e Historial de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como se muestra a continuación.

Áreas Tareas e Historial de la página de estado del flujo de trabajo de la tarea reasignada

Principio del segmento

10. Finalizar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

Existe un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de la organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como representante del participante externo:

  1. Incluya la dirección de correo electrónico del participante externo en la fase Asignar a correspondiente de la segunda página del formulario de asociación.

  2. El flujo de trabajo asigna la tarea del participante externo al miembro del sitio que inicia el flujo de trabajo (o en el caso de inicio automático, al miembro que lo ha agregado originalmente). Esta persona a la que se ha asignado la tarea actúa en realidad como representante del participante externo.

  3. Este miembro del sitio recibe una notificación de tarea con instrucciones para enviar una copia del elemento al participante externo para su revisión. A su vez, el participante externo recibe una copia de la notificación de tarea a modo de alerta o aviso.

  4. El miembro del sitio al que realmente está asignada la tarea envía una copia del elemento al participante externo.

  5. El participante externo revisa el elemento y envía una respuesta al miembro del sitio.

  6. Cuando llega la respuesta del participante exterior, el miembro del sitio completa la tarea en SharePoint en nombre del participante externo.

A continuación se muestra un diagrama del proceso.

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

Principio del segmento | Principio del artículo

Icono de la sección Supervisar

SUPERVISAR, ajustar o detener de un flujo de trabajo para recopilar comentarios en ejecución

Si desea supervisar su progreso general de flujo de trabajo, realice los ajustes mientras se ejecuta un flujo de trabajo o finalizar un flujo de trabajo que aún no se ha completado, haga clic en este texto. Haga clic aquí nuevo cuando esté listo para cerrar este segmento.

Supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo para recopilar comentarios en ejecución

La ubicación central desde donde puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página de estado del flujo de trabajo de la instancia específica de dicho flujo.

En primer lugar, mostraremos cómo obtener acceso a esta página y, seguidamente, cómo usar las opciones y la información que encontrará en ella. Por último, mostraremos otras dos páginas donde puede encontrar información de supervisión adicional.

Secciones de este segmento

  1. Ir a la página Estado del flujo de trabajo

  2. Use la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

  3. Cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

  4. Cambiar las futuras tareas (tareas todavía no asignadas)

  5. Cancelar o finalizar la ejecución de flujo de trabajo

  6. Buscar los flujos de trabajo en ejecución en un elemento

  7. Supervisar flujos de trabajo para la colección de sitios completa

1. Acceso a la página de estado del flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo En curso correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desea.

En este ejemplo, el elemento es el documento denominado Borrador conferencia y el flujo de trabajo es Aprobación 3.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

Se abre la página de estado del flujo de trabajo.

Notas: 

  • Si la lista o biblioteca contiene un gran número de elementos, puede utilizar la ordenación y filtrado para buscar el elemento que está buscando más rápidamente. Si encuentra que está ordenar o filtrar de la misma forma varias veces, puede que le resulte útil para crear una vista personalizada que automatizan esa organización particular. Para obtener más información sobre la creación de vistas en SharePoint, vea el artículo crear, modificar o eliminar una vista.

  • Para obtener acceso a la página de estado del flujo de trabajo, también puede hacer clic en el vínculo Ver el estado de este flujo de trabajo correspondiente a una notificación de correo electrónico de inicio, o en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo correspondiente a una notificación de correo electrónico de finalización de la instancia específica en la que está interesado.

Principio del segmento

2. Usar la página de estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del mismo

Aquí, bajo la ilustración de las distintas secciones de la página de estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas sobre supervisión que se responden en esta sección.

Sección Información del flujo de trabajo

Sección Información del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Quién ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo?

  • ¿Cuándo se ha iniciado esta instancia?

  • ¿Cuándo tuvo lugar la última acción en esta instancia?

  • ¿En qué elemento se está ejecutando esta instancia?

  • ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección de visualización del flujo de trabajo

Sección Visualización del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Hay más fases en este flujo de trabajo a la que se visualiza actualmente?

  • ¿En cada momento, que son las tareas asignadas?

  • ¿Son las tareas de cada fase asignado en serie o en paralelo?

  • ¿Qué tareas, en cada fase, ya se han completado y que todavía no lo ha?

Nota: Si no ve la visualización en la página Estado del flujo de trabajo, consulte con su administrador de SharePoint para averiguar si se activan los servicios de Visio en la colección de sitios.

Cuando sabe 'lectura' la visualización, puede ver el estado actual de un vistazo.

Si el flujo de trabajo tiene más de una fase    Es importante saber:

  • La visualización muestra solo una etapa a la vez.

  • Si hay más de una fase del flujo de trabajo, un pequeño triángulo negro aparece encima o debajo de las tareas.

  • Para ver la etapa anterior, hacer clic en el triángulo encima de las tareas; Para ver el siguiente escenario, hacer clic en el triángulo debajo de las tareas.

Se muestra aquí son tres fases de flujo de trabajo, tal y como aparecen en la visualización.

Primera fase

Visualización de la fase del flujo de trabajo

Tenga en cuenta que:

  • Esta primera fase incluye solo una tarea, que ya se ha asignado a Antonio.

  • El triángulo negro pequeño en la parte inferior (resaltada aquí con un círculo rojo) indica que la fase actual está seguida de al menos una fase adicional.

  • Para ver el siguiente escenario, haga clic en el triángulo.

Segunda fase

Visualización de la fase del flujo de trabajo

Tenga en cuenta que:

  • Esta segunda fase incluye dos tareas.

  • La flecha azul entre los dos participantes (resaltadas aquí con un círculo rojo) indica que las tareas de esta fase se asignan una detrás de otra (en serie).

  • Ana ya se ha asignado su tarea, pero aún no ha completado. (Cuando tiene, una marca de verificación verde se agrega el icono que representa su.)

  • Dado que las tareas de esta fase se asignan en serie, tareas de Juan no asignarse hasta que haya completado Ana suya.

  • Los dos triángulos negro pequeños, anterior y uno debajo de las tareas, le indicará que hay otras fases tanto anterior y siguiente a este.

Fase tres

Visualización de la fase del flujo de trabajo

Tenga en cuenta que:

  • Esta fase también incluye dos tareas, pero esta vez se les asignó a la vez (en paralelo).

  • La asignación paralelo es indicada por el círculo azul entre los dos participantes, lo que reemplaza la flecha azul que aparecían en la fase anterior, serie.

  • Ana ya se ha completado su tarea y por tanto una marca de verificación verde se ha agregado a su icono. (Tenga en cuenta que la marca de verificación verde no significa que Ana tiene aprobado sólo del producto que ha finalizado su tarea. Si tenía rechaza el elemento, su icono debería marcarse con la misma marca de verificación verde.)

  • La presencia de solo un triángulo negro pequeño, situado encima de las tareas, indica que hay al menos una fase anterior a este, pero sin fases seguirlo.

Sección Tareas

Área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué tareas se han creado y asignado? ¿Cuál es su estado actual?

  • ¿Qué tareas se han completado y con qué resultado?

  • ¿Qué fecha de vencimiento tienen las distintas tareas creadas y asignadas?

Las tareas que han sido eliminadas y las tareas que aún no están asignadas no aparecen en esta sección. (En la Visualización del flujo de trabajo, sin embargo, proximidad asignaciones de tareas que aparecen en cada fase; y en la sección Historial del flujo de trabajo, todas las eliminaciones de tareas se registran cuando se producen.)

Sección Historial del flujo de trabajo

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?

  • Observe que las tareas y las notificaciones de tarea vencidas no aparecen en esta área.

Principio del segmento

3. Cambiar las actividades activas (tareas ya asignadas)

Hay dos formas de cambiar las tareas ya asignadas pero no completadas:

  • Cambiar una única tarea activa

  • Cambiar todas las tareas activas

Cambiar una única tarea activa

Permisos    Para realizar los cambios en una sola tarea asignada a alguien que no sea usted, debe tener el permiso Administrar listas. (Al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no. Así que es posible, por ejemplo, los permisos que permiten iniciar un flujo de trabajo, pero no para realizar cambios en tareas de otro participante.)

Si tiene los permisos necesarios:

  1. En la página Estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea en la lista de tareas.
    Clic en el título de una tarea de la lista

  2. Use el formulario de tareas para completar, eliminar o reasignar la tarea, o bien para solicitar un cambio en el elemento.

Para obtener instrucciones detalladas acerca de cómo usar el formulario de tareas, vea el segmento completado de este artículo.

Cambiar todas las tareas activas

Permisos    Cuatro de los vínculos de comando en la siguiente ilustración aparece en la página de estado de flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que ha iniciado la instancia de flujo de trabajo, pero lavínculoTerminar ahora este flujo de trabajo't aparecen a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no).

  1. En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Actualizar tareas activas de recopilar comentarios.
    Vínculo Actualizar tareas activas de Aprobación en el estado del flujo de trabajo

  2. Realice los cambios en el formulario que aparece y haga clic en Aceptar.

    • Las personas con tareas asignadas en la ejecución recibirán mensajes con los cambios.

    • Las tareas completadas o eliminan y tareas todavía no están asignan, sonn't afectadas por los cambios que realice en este formulario.

    • Si desea realizar cambios en las tareas que todavía no están asignadas, vea la siguiente sección de este segmento, cambiar las futuras tareas.

Formulario de cambio de tareas activas

Primera sección resaltada

Duración por tarea, unidades de duración

Para mantener la fecha de vencimiento    Deje la Duración por tarea en blanco y no realice ningún cambio en Unidades de duración.

Para quitar la fecha de vencimiento y que no aparezca ninguna    Escriba el número 0 en Duración por tarea.

Para mover la fecha de vencimiento ampliar la duración de tarea    Use dos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades por el que desea ampliar la duración.

Segunda sección resaltada

Solicitar

Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el cuadro de texto.

  1. Cuando complete todos los campos del formulario según sus necesidades, haga clic en Aceptar.

Se actualizarán todas las tareas activas de la instancia actual.

Principio del segmento

4. Cambiar las futuras tareas (tareas todavía no asignadas)

Permisos    Cuatro de los vínculos de comando en la siguiente ilustración aparece en la página de estado de flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que ha iniciado la instancia de flujo de trabajo, pero lade vínculoTerminar ahora este flujo de trabajono aparecen a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no).

  1. En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar o actualizar revisores de recopilar comentarios.
    Agregar o actualizar revisores del vínculo Recopilar comentarios de la página Estado de flujo de trabajo

  2. Realice los cambios en el formulario que aparece y haga clic en ACTUALIZAR.

    Nota:  Las tareas previamente creadas y asignadas no resultarán afectadas por los cambios que realice en este formulario.

Formulario de cambio para futuras tareas

Primera sección resaltada

Participantes, orden, expandir grupos

  • Para agregar o quitar participantes, o para cambiar el orden de tareas    Agregar, quitar o reorganizar el orden de los nombres o las direcciones de lacampoparticipantes.

  • Para quitar una fase completa Haga clic en elAsignar a fase de campo y, a continuación, presione CTRL+SUPR.

Nota: Puede usar elcasilla de verificaciónExpandir grupos para especificar si se muestran los grupos de distribución debe asignarse solo una tarea para todo el grupo o una tarea por miembro.

Para obtener más información sobre cómo usar estos campos, vea el segmento Planear y el segmento de agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Segunda sección resaltada

Solicitar

  • Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el cuadro de texto.

Tercera sección resaltada

Fecha de vencimiento para todas las tareas, duración por tarea, unidades de duración

  • Para cambiar o quitar el calendario de fecha de vencimiento    Eliminar la fecha actual y, a continuación, ya sea proporcionar uno nuevo o para quitar el específico por completo de la fecha de vencimiento, deje el campo en blanco. (Felipe 't escriba un cero en este campo. Este campo debe contener un valor de fecha del calendario o estar en blanco.)

  • Para conservar la duración existente    Deje la Duración por tarea en blanco y no realice ningún cambio en Unidades de duración.

  • Para quitar la duración de modo que no aparezca ninguna    Escriba el número 0 en Duración por tarea.

  • Para ampliar la duración de la tarea    Use los dos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades por el que desea ampliar la duración. Para obtener más información sobre la configuración de fechas de vencimiento y duraciones, vea el segmento Planear de este artículo.

  1. Cuando complete todos los campos del formulario conforme a sus necesidades, haga clic en Aceptar.

Todas las futuras tareas de la instancia actual reflejarán los cambios.

Principio del segmento

5. Cancelar o finalizar la ejecución de un flujo de trabajo

Hay dos formas de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de que finalice normalmente:

  • Cancelar el flujo de trabajo    Se cancelarán todas las tareas, pero se conservarán en el área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo.

  • Terminar el flujo de trabajo    Todas las tareas se cancelan y se eliminan desde el área tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Éstos, sin embargo, todavía aparecen en el área Historial del flujo de trabajo.)

A continuación se detallan instrucciones para ambos métodos.

Cancelar (todas las tareas se cancelan, pero permanecen en la lista de tareas y en el historial).

Permisos    Cuatro de los vínculos de comando en la siguiente ilustración aparece en la página de estado de flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que ha iniciado la instancia de flujo de trabajo, pero lavínculoTerminar ahora este flujo de trabajo't aparecen a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no).

Cuando la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria, puede detenerla.

  • En el área situada justo debajo de Visualización del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Cancelar todas las tareas para recopilar comentarios.

Vínculo Cancelar todas las tareas para recopilar comentarios de la página de estado del flujo de trabajo

Se cancelan todas las tareas actuales y termina el flujo de trabajo con un estado de cancelado. Las tareas canceladas siguen apareciendo en el área tareas y en el área Historial del flujo de trabajo.

Finalizar (se eliminan todas las tareas de la lista de tareas, pero se conservan en el historial).

Permisos    Cuatro de los vínculos de comando en la siguiente ilustración aparece en la página de estado de flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que ha iniciado la instancia de flujo de trabajo, pero lavínculoTerminar ahora este flujo de trabajo't aparecen a menos que esa persona también tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, al grupo propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y los grupos de visitantes no).

Cuando se produce un error o un flujo de trabajo se detiene y deja de responder, puede finalizarlo.

  • En la página Estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Terminar ahora este flujo de trabajo.

Vínculo Terminar ahora este flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Todas las tareas creadas por el flujo de trabajo se cancelan y se eliminan desde el área de tareas en la página Estado del flujo de trabajo, aunque aún está reflejados en el área Historial del flujo de trabajo. El flujo de trabajo termina con estado cancelado.

Principio del segmento

6. Detectar los flujos de trabajo en ejecución en un elemento

En la página Flujos de trabajo de cualquier elemento, verá una lista de los flujos de trabajo que se están iniciando actualmente en el elemento en cuestión.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo en el menú desplegable.

    Hacer clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable

  3. En la página de flujos de trabajo: Nombre del elemento, vaya a Flujos de trabajo en ejecución y verá una lista de las instancias que actualmente se encuentran en ejecución en el elemento.

Nota:  Tenga en cuenta que no puede ejecutar varias instancias de una única versión del flujo de trabajo en el mismo elemento al mismo tiempo. Por ejemplo: imaginemos que agrega dos flujos de trabajo, ambos basados en la plantilla para recopilar comentarios. Uno se denomina Comentarios del plan y el otro Comentarios del presupuesto. En cualquiera de los elementos y en cualquier momento, puede ejecutarse una instancia de cada flujo de trabajo (de Comentarios del plan y de Comentarios del presupuesto), pero no dos instancias de cada uno de ellos.

Principio del segmento

7. Supervisar los flujos de trabajo para toda la colección de sitios

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de forma centralizada:

  • Cuántos flujos de trabajo existen en la colección de sitios basados en cada plantilla.

  • Las plantillas de flujo de trabajo que están activas o inactivas actualmente en la colección de sitios.

  • Cuántas instancias de las versiones del flujo de trabajo basadas en las distintas plantillas se están ejecutando actualmente en la colección de sitios.

Para obtener acceso a esta información, haga lo siguiente:

  1. Abra la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.
    Comando Configuración del sitio del menú Acciones del sitio

  3. En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en flujos de trabajo.
    Vínculos Flujos de trabajo bajo el encabezado Administración del sitio

Se abrirá la página Flujos de trabajo con la información.

¿Y ahora qué?

Si es la primera vez que se ha ejecutado esta versión del flujo de trabajo, desea utilizar las instrucciones en el segmento de revisión de este artículo para ver los eventos de la instancia y descubrir si las funciones de flujo de trabajo que desea.

Principio del segmento | Principio del artículo

Icono conceptual de la sección Revisar

REVISAR los resultados del flujo de trabajo para recopilar comentarios y crear informes

Haga clic en este texto si está listo para revisar los resultados de una instancia de flujo de trabajo único o para crear informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo a través de varias instancias. Haga clic aquí nuevo cuando esté listo para cerrar este segmento.

Revisar los resultados del flujo de trabajo para recopilar comentarios y crear informes

Una vez completada una instancia del flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en el correspondiente historial. Puede obtener acceso al registro de cualquier instancia durante los 60 días siguientes a la fecha de finalización de la misma.

Importante: Tenga en cuenta que se proporciona el historial del flujo de trabajo mantenido SharePoint informal sólo como referencia. No se pueden usar para realizar auditorías oficiales o para cualquier otro propósito legal, las evidencias.

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo en varias instancias.

Secciones de este segmento

  1. Revisar los eventos de la instancia más reciente

  2. Historial de instancias de acceso para un máximo de 60 días

  3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

1. Revisar los eventos de la instancia más reciente

Siempre que un elemento se conserve en la misma lista o biblioteca, y hasta el momento en que vuelva a ejecutar el flujo de trabajo en el mismo elemento, puede obtener acceso al historial de la instancia desde esta lista o biblioteca.

Para ver la página de estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de la ejecución de un flujo de trabajo en cualquiera de sus elementos:

  • En la lista o biblioteca donde está ubicado el elemento, haga clic en el vínculo de estado correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desea consultar.

En este ejemplo, el elemento se encuentra el documento denominado borrador y el flujo de trabajo es Aprobación nuevo Doc.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

En la página de estado del flujo de trabajo, la sección Historial del flujo de trabajo se encuentra próxima a la parte inferior.

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Principio del segmento

2. Acceso al historial de instancias durante un máximo de 60 días

¿Y si desea revisar el historial de una instancia tras ejecutar de nuevo el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo durante un máximo de 60 días, de cualquiera de los dos puntos de entrada: la lista o biblioteca o la notificación de finalización del flujo de trabajo. (60 días es cuánto SharePoint conserva el historial de tareas de flujos de trabajo).

Desde la lista o la biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo en el menú desplegable.

    Hacer clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable

  3. En los flujos de trabajo: nombre del elemento de página, en Los flujos de trabajo completado, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
    Lista Flujos de trabajo completados en la página de flujos de trabajo del elemento
    se abre la página de estado de flujo de trabajo para esa instancia.

Desde la notificación de finalización del flujo de trabajo

  • Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo correspondiente a la instancia que desea revisar y haga clic en el vínculo Ver el historial del flujo de trabajo.

Notificación de flujo de trabajo completado con vínculo al historial resaltado
se abre la página de estado de flujo de trabajo para esa instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, podría desea crear una regla de Outlook. Configurar la regla para Copiar todos los mensajes entrantes que tienen el texto que se ha completado en la línea de asunto en sus propias carpetas independientes. (Asegúrese de que la regla de Outlook copias mensajes de la entrada y no simplemente mover , o bien no también aparecerán en la Bandeja de entrada). Para obtener más información sobre cómo crear reglas de Outlook, vea el artículo Administrar mensajes de correo electrónico con reglas.

Principio del segmento

3. Crear informes de rendimiento del flujo de trabajo

Para más información sobre el funcionamiento general de las versiones del flujo de trabajo, a lo largo del tiempo y en varias instancias, puede crear uno de estos informes predefinidos, o los dos:

  • Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver una media del tiempo necesario para completar cada actividad de un flujo de trabajo y averiguar cuánto tarda en completarse cada ejecución o instancia de dicho flujo.

  • Informe de cancelación y errores    Use este informe para averiguar si un flujo de trabajo se cancela o interrumpe frecuentemente debido a errores antes de completarse.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

  1. En la lista o biblioteca, en la columna estado del flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de la información de estado.
    Clic en el estado del flujo de trabajo

  2. En la página Estado del flujo de trabajo, en Historial del flujo de trabajo, haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.
    Clic en el vínculo Ver informes de flujo de trabajo de la sección Historial del flujo de trabajo

  3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
    Clic en el vínculo del informe de duración de la actividad

  4. En la página Personalizar, mantenga o cambiar la ubicación donde se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Clic en Aceptar en la ubicación para guardar el archivo
    el informe creado y guardado en la ubicación especificada.

  5. Cuando haya terminado el informe, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, le resultará en la ubicación especificada en el paso anterior.)
    Clic en el vínculo para ver el informe

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona conforme a sus necesidades, no debe realizar ninguna otra tarea de configuración y puede empezar a usarlo.

Si hay algo que desea cambiar acerca de cómo funciona, vea el segmento cambiar de este artículo.

Principio del segmento | Principio del artículo

Gráfico conceptual de la sección Ajustar

CAMBIAR, deshabilitar o eliminar un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Si desea realizar ajustes en la configuración del flujo de trabajo, o si desea deshabilitar el flujo de trabajo para el presente, o eliminarlo por completo, haga clic en este texto. Haga clic aquí nuevo cuando esté listo para cerrar este segmento.

Cambiar, deshabilitar o eliminar un flujo de trabajo para recopilar comentarios

Tras ejecutar la primera instancia del nuevo flujo de trabajo para recopilar comentarios y revisar los resultados, puede que desee realizar uno o varios cambios en la configuración del flujo de trabajo.

Y, posiblemente, en el futuro desee realizar otros cambios de configuración adicionales.

Por último, puede que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo durante un período más corto o más largo, pero no eliminarlo (o incluso puede que, de hecho, desee eliminarlo por completo).

Secciones de este segmento

  1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

  2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y modifique el formulario de asociación que se ha usado originalmente para agregarlo.

Si solo ejecuta el flujo de trabajo en una lista o biblioteca

  1. Ábrala.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

    El nombre de la pestaña puede variar con el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendario, esta pestaña se llama Calendario.

    Cinta con la pestaña Biblioteca resaltada

    1. En el grupo configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
      Cinta con el botón Configuración del flujo de trabajo marcado

    2. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre de flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo que desea cambiar la configuración.
      Vínculo para cambiar la configuración del flujo de trabajo

      Nota: Si el flujo de trabajo de recopilar comentarios que desea no aparece en la lista, podría ser asociada con un único tipo de contenido. Los flujos de trabajo que aparecen en esta lista se controla mediante el control de los flujos de trabajo se haya configurado para ejecutarse en elementos de este tipo, justo debajo de la lista. (Consulte la ilustración). Haga clic en las opciones de tipo de contenido en el menú desplegable para descubrir cuál se muestra el flujo de trabajo que desee. Cuando el flujo de trabajo que desea que aparezca en la lista, haga clic en su nombre.

    3. En el mismo formulario de asociación de dos páginas que se ha usado para agregar el flujo de trabajo originalmente, realice y guarde los cambios que desee.

      Para obtener más información acerca de los campos y controles en el formulario de asociación, vea el segmento Planear y el segmento de agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.
    Comando Configuración del sitio del menú Acciones del sitio

  3. En la página Configuración del sitio, en galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
    Vínculo Tipos de contenido de sitio en Galerías

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enconfiguración, Configuración de flujo de trabajo.
    Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre de flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo que desea cambiar la configuración.
    Vínculo para cambiar la configuración del flujo de trabajo

  7. En el mismo formulario de asociación de dos páginas que se ha usado para agregar el flujo de trabajo originalmente, realice y guarde los cambios que desee.

    Para obtener más información acerca de los campos y controles en el formulario de asociación, vea el segmento Planear y el segmento de agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Principio del segmento

2. Deshabilitar o eliminar un flujo de trabajo

Si solo ejecuta el flujo de trabajo en una lista o biblioteca

  1. Ábrala.

  2. En la cinta, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca.

    El nombre de la pestaña puede variar con el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendario, esta pestaña se llama Calendario.

    Cinta con la pestaña Biblioteca resaltada

    1. En el grupo configuración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
      Cinta con el botón Configuración del flujo de trabajo marcado

    2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo quitar un flujo de trabajo.
      Página Configuración del flujo de trabajo con vínculo Quitar un flujo de trabajo resaltado

    3. Use el formulario en la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
      Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

El formulario tiene cinco columnas:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando normalmente.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen las instancias del flujo de trabajo en ejecución, aunque no permite al flujo de trabajo ejecutar nuevas instancias. Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo posteriormente, vuelva a esta página y seleccione Permitir.

  • Quitar    Opción que se quita por completo el flujo de trabajo de la lista o biblioteca. Todas las instancias se interrumpe inmediatamente y la columna de flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es 't reversible.)

Principio del segmento

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. En el menú Acciones del sitio, haga clic en Configuración del sitio.
    Comando Configuración del sitio del menú Acciones del sitio

  3. En la página Configuración del sitio, en galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
    Vínculo Tipos de contenido de sitio en Galerías

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enconfiguración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.
    Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo quitar un flujo de trabajo.
    Página Configuración del flujo de trabajo con vínculo Quitar un flujo de trabajo resaltado

  7. Use el formulario en la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

El formulario tiene cinco columnas:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Instancias    Número de instancias del flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando normalmente.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen las instancias del flujo de trabajo en ejecución, aunque no permite al flujo de trabajo ejecutar nuevas instancias. Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo posteriormente, vuelva a esta página y seleccione Permitir.

  • Quitar    Opción que se quita por completo el flujo de trabajo de la colección de sitios. Todas las instancias se interrumpe inmediatamente y la columna de flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción esn't reversible.)

¿Y ahora qué?

Si ha realizado cambios, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para volver a comprobar los efectos de los cambios.

Principio del segmento

Más personalización

Hay una gran variedad de formas para personalizar aún más los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint.

Puede incluso crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puede usar alguno de los programas siguientes o todos ellos:

  • Microsoft SharePoint Designer    Personalizar comportamientos, acciones y formularios de flujo de trabajo.

  • Microsoft Visual Studio    Permite crear sus propias acciones personalizadas de flujo de trabajo.

  • Microsoft Visio    Crear flujos de trabajo nuevas en una interfaz visual

Para obtener más información, vea el artículo Introducción al diseño y personalizar flujos de trabajo.

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