Tareas básicas en Outlook

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Outlook organiza los mensajes de correo electrónico, calendarios, contactos, tareas y listas de tareas pendientes, en un mismo lugar. Que la organización se inicia con su cuenta de correo electrónico. Desde allí puede empezar a trabajar con correos electrónicos, activarlos en tareas o citas y almacenar información sobre las personas interactúa en sus contactos para que nunca tendrá que recordar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono. Echemos un tutorial rápido de algunas tareas básicas.

Introducción

La primera acción es configurar su cuenta de Outlook. Después de eso, estará listo para empezar a recibir y enviar correo electrónico, usar el calendario, crear contactos y trabajar con tareas de Outlook.

El programa de instalación es automático si ha usado una versión anterior de Outlook en el mismo equipo. Si no ha, la configuración automática de cuenta se iniciará la primera vez que inicie Outlook y le guíe durante el proceso.

Se le pedirá su nombre, dirección de correo electrónico y una contraseña. Que suele ser suficiente, pero si se produce un error en la configuración automática, Outlook pedirá unos más partes de información, como el nombre de su servidor de correo. Si no dispone de esa información, el proveedor de correo electrónico puede proporcionarle los detalles.

Botón Agregar cuenta de la vista Backstage

Nota: Si desea agregar otra cuenta de correo electrónico más adelante, cuando esté listo, elija archivo > Agregar cuenta para iniciar la configuración automática de cuenta.

Barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido es una parte importante de la experiencia de Outlook. Y es una forma sencilla para desplazarse entre las características principales Outlook, correo, calendario, contactos y tareas. La barra es además de las fichas estándar y la cinta de opciones que le proporcionan una gran variedad de herramientas y opciones para ayudarle a usar y administrar Outlook.

Normalmente se encuentra en la parte inferior de la ventana Outlook, el rápido acceso barra muestra, dependiendo de la configuración seleccionada: nombres de los botones (imagen de la izquierda) o iconos (imagen derecha) asociados con los nombres de función.

Acceso rápido de Outlook en la barra que muestra, por nombre, los botones correo, calendario, contactos y tareas y mucho más (tres puntos o puntos suspensivos) opciones

Acceso rápido de Outlook en la barra que muestra correo, calendario, contactos, tareas y más iconos de opciones

Cambiar lo que aparece en la barra de acceso rápido

Puede controlar qué botones (o iconos) aparecen en la barra de acceso rápido e incluso el orden en que aparecen.

  1. Elija más Más opciones > Opciones de navegación.

    Elija más (tres puntos) en la barra de acceso rápido para ver las opciones de navegación

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de navegación, haga lo siguiente:

    Acceso rápido en la barra cuadro de diálogo Opciones de exploración

    • Para cambiar el número de botones o iconos que aparecen en la barra, aumentar o disminuir la configuración predeterminada de 4 para el número máximo de elementos visibles.

    • Para ver los iconos en lugar de nombres, seleccione la casilla de verificación de Navegación compacta.

    • Para reorganizar cómo se muestran los botones o iconos, seleccione un elemento en el cuadro Mostrar en este orden y, a continuación, elija Subir o Bajar.

  3. Elija Aceptar.

    Sugerencia: Si no le gustan los cambios realizados, o solo desea empezar de nuevo, elija Restablecer.

Correo electrónico conecta a los usuarios de dentro y fuera de su organización. Puede agregar una firma electrónica y datos adjuntos a mensajes de correo electrónico.

Crear un nuevo mensaje de correo electrónico

  1. Desde cualquier carpeta de correo (como la Bandeja de entrada), elija Nuevo correo electrónico.

    Nuevo mensaje de correo electrónico

    Método abreviado de teclado:    Para crear un mensaje de correo electrónico, presione Ctrl + Mayús + M.

  2. Cuando haya terminado redactar su correo electrónico, elija Enviar.

Para obtener más información, consulte crear un mensaje de correo electrónico.

Agregar una firma de correo electrónico a los mensajes

Crear firmas personalizadas que aparecen en la parte inferior de los mensajes. Firmas pueden incluir texto, imágenes, su Tarjeta de presentación electrónica, un logotipo o incluso una imagen de su firma manuscrita.

Crear una firma

  1. En un mensaje nuevo, elija firma >firmas.

    Firma

  2. En la pestaña Firma de correo electrónico , elija nuevo.

  3. Escriba unnombrey, a continuación, elija Aceptar.

  4. En Elegir firma predeterminada, siga estos pasos:

    • En la lista Cuenta de correo, seleccione una cuenta de correo para asociarla con la firma.

    • En la lista mensajes nuevos , elija la firma que desea que se agregará automáticamente a todos los nuevos mensajes de correo electrónico. Si no desea que los mensajes de correo electrónico de inicio de sesión de automática, puede pasar por alto esta opción como (ninguno) es el valor predeterminado.

    • En la lista Respuestas o reenvíos, elija la firma que desee agregar automáticamente al responder o reenviar mensajes. En caso contrario, acepte la opción predeterminada (ninguna).

  5. En Editar firma, escriba laFirmay, a continuación, elija Aceptar.

Agregar una firma

  • En un mensaje nuevo, elija firmay, a continuación, elija la firma que desee.

    Firma

Para obtener más información, vea crear y agregar una firma de mensaje de correo electrónico.

Reenviar o responder o un mensaje de correo electrónico

  1. En la cinta de opciones o en el panel de lectura, elija responder, Responder a todoso Reenviar

    Responder

  2. En la para, Cco CCO cuadro, siga uno de estos procedimientos:

    • Para agregar a un destinatario, haga clic en el cuadro correspondiente y escriba el nombre del destinatario.

    • Para quitar a un destinatario, haga clic en el cuadro correspondiente, elija el nombre del destinatario y, a continuación, presione la tecla Suprimir.

Para obtener más información, consulte Responder o reenviar un mensaje de correo electrónico.

Agregar datos adjuntos a un mensaje de correo electrónico

Para compartir un archivo, puede adjuntar a su mensaje. También puede adjuntar otros elementos de Outlook , como mensajes, contactos o tareas.

  1. Crear un mensaje nuevo, o elija un mensaje existente y elija responder, Responder a todoso Reenviar.

  2. En la ventana del mensaje, elija el mensaje > Adjuntar archivo.

    Adjuntar archivo

Para obtener más información, consulte Adjuntar un archivo, mensaje, contacto o tarea a un mensaje de correo electrónico.

Abrir o guardar datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico

Puede abrir un archivo adjunto desde el panel de lectura o desde un mensaje abierto. Después de abrir y ver datos adjuntos, puede guardarlo. Si un mensaje tiene más de un archivo adjunto, se puede guardar como un grupo o de uno en uno.

Abrir datos adjuntos

Según la versión de Outlook que usa, puede haber varias opciones disponibles para abrir un archivo adjunto.

  • Haga doble clic en los datos adjuntos.

Para obtener más información, consulte Abrir datos adjuntos.

Guardar datos adjuntos

  1. Seleccione los datos adjuntos en el mensaje abierto o en el panel de lectura.

  2. En la pestaña datos adjuntos , en el grupo acciones , elija Guardar como. Puede también haga clic en los datos adjuntos y, a continuación, elija Guardar como.

    Guardar como datos adjuntos

Para obtener más información, consulte Guardar datos adjuntos.

Las citas y reuniones son un producto derivado de su vida personal y profesionales y su calendario es el vehículo perfecto para administrar ambos. Con Outlook también puede establecer los avisos de eventos programados.

Crear una cita de calendario

En Outlook, citas no igual a reuniones. Las citas son actividades programadas en el calendario que no implican invitar a otras personas ni reservar recursos, como una sala de conferencias o un equipo.

Hacer clic en Calendario

  • En una carpeta de calendario, elija Nueva cita. Puede también en la cuadrícula del calendario, haga clic en un bloque de tiempo y, a continuación, elija Nueva cita.

    Nueva cita del Calendario

    Método abreviado de teclado:    Para crear una cita, presione Ctrl + Mayús + A.

Para obtener más información, consulte Programar una cita.

Programar una reunión

En Outlook, una reunión incluye otras personas y puede incluir recursos como salas de conferencias. Recibirá las respuestas a las convocatorias de reunión en la Bandeja de entrada.

  • En una carpeta de calendario, elija Nueva reunión.

    Nueva reunión del Calendario

Método abreviado de teclado:    Para crear una nueva convocatoria de reunión desde cualquier carpeta de Outlook, presione Ctrl + Mayús + Q.

Para obtener más información, consulte Programar una reunión con otras personas.

Establecer un aviso

Avisos emergentes en una ventana de alerta para que no se pierda un plazo importante. Puede establecer o quitar avisos para casi cualquier cosa Outlook, incluidos los mensajes de correo electrónico, citas y contactos.

Para citas o reuniones

  • Abra la cita o reunión y, a continuación, en el cuadro de lista aviso, elija la cantidad de tiempo antes de la cita o reunión cuando desea que aparezca el aviso. Para desactivar un aviso, seleccione Ninguno.

Para mensajes de correo electrónico, contactos y tareas

  • Elija seguimiento > Agregar aviso.

Sugerencia: Puede marcar rápidamente mensajes de correo electrónico como elementos pendientes usando avisos. Estos avisos de que el mensaje aparezca en la lista de tareas pendientes y en la carpeta tareas, pero no agrega automáticamente un aviso. Haga clic en el marcador en la lista de mensajes para agregar un aviso. O bien, si tiene abierto el mensaje, elija Seguimiento > Agregar aviso.

Seguimiento

Contactos

Personas es el nombre de cubo para las personas y empresas, que forman su empresa y contactos personales. Que agregar como contacto es completamente discrecional y las únicas restricciones que se pueden aplicar como para controlar quién puede o no puede agregar son las limitaciones que imponen usted o su compañía. Su empresa, por ejemplo, podría tener reglas sobre correspondencia con ciertas direcciones de correo electrónico externo.

Crear un contacto

Un contacto puede ser tan sencillo como direcciones de correo electrónico y nombre, o puede incluir, por ejemplo, detalles como direcciones postales, varios números de teléfono, una imagen y cumpleaños. En la barra de accesos directos en la esquina inferior izquierda de la ventana Outlook encontrará los contactos en la opción de personas.

Contactos

  • En personas, elija Nuevo contacto.

    Nuevo contacto

    Método abreviado de teclado:    Para crear un contacto desde cualquier carpeta de Outlook, presione Ctrl + Mayús + C.

Para obtener más información, consulte Crear o agregar un contacto.

Obtener una lista de los contactos de su libreta de direcciones de Outlook

Guardar una copia de los contactos en la libreta de direcciones es una buena práctica. En Outlook 2013 o Outlook 2016 para Windows, puede descargar un archivo de valores separados por comas (.csv) de los contactos en el dispositivo y ábralo en Excel.

  1. Abra Outlook, elija archivo > Abrir & Exportar > Importar o exportar.

    Elija Abrir y exportar y, después, Importar o exportar.

  2. En Importar y exportar, elija Exportar a un archivo > siguiente.

  3. Elija Valores separados por comas y, a continuación, en la página Exportar a un archivo, elija contactos como la carpeta para exportar para su cuenta.

    Suba y elija la carpeta de contactos que desea exportar.

    Importante: Antes de continuar, asegúrese de que la carpeta de contactos que elija está conectado a su cuenta de correo electrónico. Esto es especialmente importante si está llevando a cabo estos pasos en el equipo de otra persona.

  4. Elija siguiente > Examinar y vaya a la ubicación donde desee almacenar el archivo de valores separados por comas (.csv).

  5. Escriba un nombre de archivoy, a continuación, elija Aceptar > siguiente.

    Guardar la libreta de direcciones de contactos como un archivo .csv

  6. Elija Finalizar para iniciar el proceso de exportación.

    Nota: Outlook no se muestre un mensaje cuando se complete el proceso de exportación.

Abra el archivo .csv de contacto

Normalmente, se abre el archivo de valores separados por comas (.csv) de los contactos exportados en Excel.

  1. Busque la ubicación donde guardó el archivo .csv y ábralo.

  2. Confirme que los contactos se muestran en el archivo.

    Ejemplo de archivo CSV de Outlook abierto en Excel

    Nota: Puede que haya celdas vacías. Es normal.

  3. Cierre el archivo sin realizar cambios para evitar posibles problemas de importar el archivo en un dispositivo diferente que tenga la misma versión de Outlook o un servicio de correo electrónico distinta.

Crear una tarea

Muchas personas mantener listas de tareas pendientes, en papel, en una hoja de cálculo, o con una combinación de papel y medios electrónicos. En Outlook, puede combinar varias listas en una, obtener avisos y realizar un seguimiento del progreso de la tarea.

  1. Abra Outlook y, en la ficha Inicio, en el grupo nuevo, elija Nuevos elementos.

  2. Elija tareas, rellene el formulario de tareas según sea necesario y, a continuación, elija Guardar y cerrar.

Método abreviado de teclado:    Para crear una nueva tarea, presione Ctrl + Mayús + K.

Para obtener más información, consulte Crear tareas y tareas pendientes.

Asignar una tarea

  1. Elija Icono de tareas en la barra de acceso rápido de Outlook en la barra de acceso rápido o tareas en el barra de navegación.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Elija Icono de nueva tarea en la cinta de opciones o presione Ctrl + Mayús + K para crear una tarea.

      o

    • Abrir una tarea existente.

  3. Elija Asignar tarea.

    Comando Asignar tarea en la cinta

  4. En el formulario de tareas, haga lo siguiente:

    • En el cuadro para, escriba un nombre o una dirección de correo electrónico.

    • Agregue un asunto, elija una fecha de inicio y la fecha de vencimiento y establecer el estado y prioridad según sea necesario.

      Propiedades de las fechas de inicio y de vencimiento de una tarea asignada

    • Aceptar o borrar la selección predeterminada de las dos casillas de verificación: conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada.

    • Si es necesario, escriba un mensaje en el bloque de contenido por debajo de las casillas de verificación.

  5. Si desea que la tarea se repita, elija Periodicidad en la cinta de opciones, seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo Repetir tarea y, a continuación, elija Aceptar.

    Nota: Si se asigna una tarea repetitiva, una copia de la tarea permanece en la lista de tareas, pero nunca se actualiza. Si selecciona la casilla de verificación Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada, recibirá un informe de estado para cada aparición de la tarea completada.

  6. Elija Enviar.

Sugerencia: Outlook puede realizar un seguimiento del progreso de una tarea asignada a una persona. Si desea que varios usuarios a trabajar en una tarea, divida la tarea en partes más pequeñas o asigne cada tarea individualmente. Por ejemplo, para realizar un seguimiento de un informe que se escriban tres redactores, cree tres tareas separadas y asigne cada tarea individual al redactor correspondiente.

Aceptar o rechazar una tarea asignada

Cuando se crea y se le asigna una tarea, aparece en la Bandeja de entrada.

Comandos Aceptar o Rechazar de una solicitud de tarea visualizada en el panel de lectura

  • En el panel de lectura, elija Aceptar o Rechazar.

    o

    Abra la tarea, elija Aceptar o Rechazar en la cinta de opciones e independientemente de la opción que ha elegido, seleccione Editar la respuesta antes de enviar o enviar la respuesta ahora y, a continuación, elija Aceptar.

    Nota: Las tareas aceptadas aparecerán en la lista de tareas de Outlook.

Si abre una tarea, puede responder, responder a todos o Reenviar a la persona que le asignó a usted y a otros usuarios de la tarea según corresponda. También puede incluir un comentario en el bloque de mensajes.

Ver una tarea

  1. Abra Outlook y, en la barra de acceso rápido, elija Icono de tareas en la barra de acceso rápido de Outlook .

  2. En la lista de tareas o Lista de tareas pendientes, haga doble clic en un elemento para ver el formulario completo.

Puede cambiar la vista tareas en cualquier momento.

  • En la ficha Inicio, en el grupo Vista actual, elija una vista diferente.

    Opciones de vista actuales de las tareas .

Imprimir una tarea

Puede elegir el modo de ver las tareas y luego, en función de lo que elija imprimir, en qué formato: estilo de tabla o el estilo de memorando, se imprime la tarea. Si selecciona una única tarea a imprimir, por ejemplo, a continuación, la impresión sola disponible configuración es memorando. Pero si elige una lista, como la lista de tareas pendientes, también se ofrece un formato de impresión de estilo de tabla.

  1. Elija Icono de tareas en la barra de acceso rápido de Outlook en la barra de acceso rápido.

    Barra de acceso rápido de Outlook

  2. Seleccione una sola tarea en una de sus carpetas: lista de tareas oLista de tareas pendientes, o elegir una carpeta.

  3. Elija archivo > Imprimir y seleccione el formato (si está disponible) en configuración.

Imprimir un mensaje de correo electrónico, contacto o elemento de calendario

En Outlook, se pueden imprimir elementos como mensajes de correo electrónico, contactos, elementos de calendario o vistas más grandes, como calendarios, libretas de direcciones o listas de contenido de las carpetas de correo.

  1. Elija un elemento o carpeta en Outlook que desea imprimir.

  2. Elija archivo > Imprimir.

Impresión

Para obtener más información, vea Imprimir elementos en Outlook.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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