Tareas básicas en Excel 2010

Introducción a Office 2010 Estas son algunas tareas básicas que puede realizar en Microsoft Excel 2010.

En este artículo...

¿Qué es Excel?

Buscar y aplicar una plantilla

Crear un libro

Guardar un libro

Escribir datos en una hoja de cálculo

Aplicar formato a números

Aplicar bordes de celda

Crear una tabla de Excel

Aplicar un sombreado de celda

Filtrar los datos

Ordenar los datos

Crear una fórmula

Poner los datos en un gráfico

Imprimir una hoja de cálculo

Activar y usar un complemento

¿Qué es Excel?

Excel es un programa de hoja de cálculo de Microsoft Office system. Puede usar Excel para crear y aplicar formato en libros (una colección de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones empresariales fundamentadas. Específicamente, puede usar Excel para realizar un seguimiento de los datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos de varias formas y presentarlos en una variedad de gráficos de aspecto profesional.

La siguiente tabla resume los escenarios comunes del uso en Excel.

Escenario

Descripción

Ejemplos

Contabilidad

Puede usar las potentes características de cálculo de Excel en muchos informes de contabilidad financieros.

  • Estados de flujo de efectivo

  • Balance de ingresos

  • Balance de pérdidas y ganancias

Facturación y ventas

Excel es útil para administrar los datos de facturación y ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesite.

  • Factura de ventas

  • Albarán

  • Pedido de compra

Presupuestos

Si sus necesidades son personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel.

  • Plan presupuestario de marketing

  • Presupuesto de eventos

  • Presupuesto de jubilación

Planeación

Excel es una excelente herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles.

  • Plan de clase semanal

  • Plan de investigación de marketing

  • Plan de impuestos de final de año

  • Organizadores para planear comidas, fiestas o vacaciones

Informes

Puede crear varios tipos de informes en Excel que reflejen los análisis de sus datos o los resuman.

  • Informes para medir el rendimiento de un proyecto

  • Informes que muestran la diferencia entre los resultados previstos y los reales

  • Informes de previsión de datos

Seguimiento

Puede usar Excel para realizar un seguimiento de los datos en una hoja de horas o en una lista.

  • Hoja de horas para realizar un seguimiento del trabajo

  • Lista de inventario para realizar un seguimiento del equipamiento

Usar calendarios

Debido a su área de trabajo similar a una cuadrícula, Excel puede aplicarse correctamente en la creación de cualquier tipo de calendario.

  • Calendario académico para realizar un seguimiento de las actividades durante un año escolar

  • Calendario del año fiscal para realizar un seguimiento de los eventos e hitos empresariales

Encontrar y aplicar una plantilla

Excel 2010 le permite aplicar plantillas integradas, aplicar sus propias plantillas personalizadas y buscar entre una variedad de plantillas en Office.com. Office.com proporciona una amplia selección de plantillas populares de Excel, incluidos los presupuestos.

Para encontrar una plantilla en Excel 2010
  1. Seleccione Archivo > Nuevo.

  2. En Plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos:

    • Para volver a usar una plantilla que haya usado recientemente, haga clic en Plantillas recientes, haga clic en la plantilla que quiera y, después, haga clic en Crear.

    • Para usar su propia plantilla que ya ha instalado, haga clic en Mis plantillas, seleccione la plantilla que quiera y, después, haga clic en Aceptar.

    • Para encontrar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com, haga clic en una categoría de plantillas, seleccione la plantilla que quiera y haga clic en Descargar para descargar la plantilla de Office.com a su equipo.

Nota:  También puede buscar plantillas en Office.com desde Excel. En el cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o más términos de búsqueda y, después haga clic en el botón de flecha para buscar.

Para más información sobre cómo buscar y aplicar plantillas, vea Crear un libro.

Crear un nuevo libro

  1. Seleccione Archivo > Nuevo.

  2. En Plantillas disponibles, elija Libro en blanco.

  3. Elija Crear.

Para más información sobre cómo crear un libro, vea Crear un libro.

Guardar un libro

  1. Elija Archivo > Guardar como.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, seleccione Libro de Excel.

  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su libro.

  4. Elija Guardar para finalizar.

Cuadro de diálogo Guardar como de Excel

Escribir datos en una hoja de cálculo

  1. Seleccione la celda en la que quiere escribir datos.

  2. Escriba los datos en la celda.

  3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Para más información sobre cómo escribir datos, vea Escribir datos en una hoja de cálculo.

Aplicar formato a números

  1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Número, elija el Selector de cuadro de diálogo junto a Número (o solo presione CTRL+1).
    Botón del selector de cuadro de diálogo en el grupo Número

  3. En la lista Categoría, haga clic en el formato que quiere usar y, después, ajustar la configuración en caso necesario. Por ejemplo, si está usando el formato Moneda, puede seleccionar un símbolo de moneda diferente, mostrar más o menos posiciones decimales o cambiar la forma en la que se muestran los números negativos.
    Cuadro de diálogo Formato de celdas

Para más información sobre cómo aplicar formato en números y los formatos de número disponibles, vea Aplicar formato a números en una hoja de cálculo.

Aplicar bordes de celda

  1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde.

  2. En la pestaña inicio, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha junto a Bordes y, después, haga clic en el estilo de borde que quiere.

    Imagen de la cinta de Excel

Para más información sobre cómo aplicar formato a una hoja de cálculo, vea Aplicar formato en una hoja de cálculo.

Crear una tabla de Excel

  1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.

  2. En la pestaña Inicio en el grupo Estilos, elija Dar formato como tabla y, después, seleccione el estilo de tabla que quiera.

    Grupo Estilos en la pestaña Inicio

  3. Si el rango seleccionado incluye datos que quiere mostrar como encabezados de tabla, seleccione La tabla tiene encabezados en el cuadro de diálogoDar formato como tabla.

Para más información sobre cómo crear una tabla, vea Crear una tabla de Excel.

Aplicar un sombreado de celda

  1. Seleccione la celda o rango de celdas a las que desea aplicar el sombreado.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Fuente, elija la flecha junto a Color de relleno Imagen de botón y, después, en Colores del tema o Colores estándar, seleccione el color que quiera.

Para más información sobre cómo aplicar formato a una hoja de cálculo, vea Aplicar formato en una hoja de cálculo.

Filtrar los datos

  1. Seleccione los datos que quiera filtrar.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtrar.

    El grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos

  3. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de columna para mostrar una lista en la que pueda realizar elecciones de filtro.

  4. Para seleccionar por valores, en la lista, desactive la casilla (Seleccionar todo). Esto quita las marcas de verificación de todas las casillas. Después, seleccione solo los valores que quiere ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.

Para más información sobre cómo filtrar datos, vea Filtrar datos con un filtro automático.

Ordenar los datos

Para ordenar rápidamente los datos
  1. Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas.

  2. Seleccione una sola celda de la columna en la que desea ordenar.

  3. Haga clic en Comando A a Z en Excel, que ordena de la A a la Z o del número menor al mayor para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

    Botones Ordenar del grupo Ordenar y filtrar en la pestaña Datos de Excel

  4. Haga clic en Comando Z a A en Excel que ordena de la Z a la A o del número mayor al menor para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).

Para ordenar por criterios específicos
  1. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, elija Ordenar.

    Comando Ordenar del grupo Ordenar y filtrar en la pestaña Datos en Excel

    Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

  3. En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.

  4. En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

  5. En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).

Para más información sobre cómo ordenar datos, vea Ordenar datos con un filtro automático.

Crear una fórmula

  1. En una celda, escriba un signo igual (=) para iniciar la fórmula.

  2. Escriba una combinación de números y operadores; por ejemplo, 3+7.

  3. Utilice el mouse para seleccionar otras celdas (insertar un operador entre ellas). Por ejemplo, seleccione B1 y, a continuación, escriba un signo más (+), seleccione C1 y escriba +. Luego seleccione D1.

  4. Presione Entrar cuando termine de escribir para completa la fórmula.

Para más información sobre cómo crear una fórmula, vea Crear una fórmula.

Poner los datos en un gráfico

  1. Seleccione los datos que desee incluir en el gráfico.

  2. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el tipo de gráfico que quiere usar y, después, haga clic en un subtipo de gráfico.
    Imagen de la cinta de Excel

  3. Use las Herramientas de gráficos para agregar elementos de gráficos como títulos y etiquetas de datos, y para cambiar el diseño o el formato de su gráfico.
    Herramientas de gráfico

Para más información sobre cómo crear un gráfico, vea Poner los datos en un gráfico.

Imprimir una hoja de cálculo

  1. Seleccione la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de las que quiere obtener una vista previa.

  2. Elija Archivo > Imprimir. (También puede presionar CTRL+P).

    Nota: La ventana de vista previa se mostrará en blanco y negro, independientemente de si las hojas de cálculo incluyen color, a no ser que lo haya configurado para imprimirse en una impresora de color.

  3. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la ventana de vista previa de impresión, elija Página siguiente y Página anterior.

  4. Para establecer las opciones de impresión, siga este procedimiento:

    • Para cambiar la impresora, use el cuadro desplegable en Impresora y seleccione la impresora que quiera.

    • Para realizar cambios en la configuración de la página, incluida la orientación de la página, el tamaño del papel y los márgenes de la página, seleccione las opciones que desee en Configuración.

    • Para escalar la hoja de cálculo completa para que se ajuste en una página única impresa, en Configuración, haga clic en la opción que quiera en el cuadro desplegable de opciones de escala.

  5. Para imprimir el libro, siga uno de estos procedimientos:

    • Para imprimir una parte de una hoja de cálculo, seleccione la hoja de cálculo y seleccione el rango de datos que quiere imprimir.

    • Para imprimir una hoja de cálculo completa, seleccione la hoja de cálculo para activarla.

  6. Haga clic en Imprimir.

Para más información sobre cómo imprimir, vea Imprimir una hoja de cálculo.

Activar y usar un complemento

  1. En la pestaña Archivo, elija Opciones y elija la categoría Complementos.

  2. Cerca de la parte inferior del cuadro de diálogo Opciones de Excel, asegúrese de que Complementos de Excel esté seleccionado en el cuadro Administrar y después haga clic en Ir.

  3. En el cuadro de diálogo Complementos, seleccione las casillas de los complementos que quiere usar y haga clic en Aceptar.

    Si Excel muestra un mensaje que indica que no puede ejecutar este complemento y le pide que lo instale, haga clic en para instalar los complementos.

Para más información sobre cómo usar los complementos, vea Inicio rápido: Activar y usar un complemento.

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