Tareas básicas en SharePoint Server 2010

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Introducción a Office 2010 Estas son algunas tareas básicas y la información para ayudarle a aprender a usar Microsoft SharePoint Server 2010.

En este artículo

Información general sobre SharePoint Foundation y SharePoint Server

Capacidades de SharePoint Server

Partes de un sitio de SharePoint

Detalles del sitio que afectan a su experiencia

Cómo agregar contenido a un sitio

Cómo administrar y trabajar con el contenido del sitio

Información general sobre SharePoint Foundation y SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 es la tecnología subyacente para sitios de SharePoint que está disponible de forma gratuita y se denominaba Windows SharePoint Services en versiones anteriores. SharePoint Server 2010 se basa en la tecnología de SharePoint Foundation para proporcionar un marco coherente y familiar para las listas y bibliotecas, administración del sitio y personalización de sitios. Las características que están disponibles en SharePoint Foundation también están disponibles en SharePoint Server 2010.

Sin embargo, SharePoint Server 2010 extiende SharePoint Foundation proporcionando las funcionalidades y características adicionales. Por ejemplo, SharePoint Server y SharePoint Foundation incluyen plantillas de sitio para colaborar con compañeros en sitios de grupo, blogs y áreas de reuniones. Sin embargo, SharePoint Server incluye características mejoradas de informáticas sociales como fuentes de etiquetado y noticias que ayudan a las personas de su organización para detectar, organizar, navegar y compartir información con compañeros. Asimismo, SharePoint Server mejora la tecnología de búsqueda de SharePoint Foundation para incluir características que son útiles para los empleados en empresas grandes, como la capacidad de buscar datos empresariales en SAP, Siebel y otras aplicaciones empresariales.

Tanto SharePoint Foundation como SharePoint Server están diseñados para trabajar eficazmente con otros programas, servidores y tecnologías en el sistema de Microsoft Office. Puede realizar muchas tareas de SharePoint desde programas conocidos de Microsoft Office. Por ejemplo, puede tomar un sitio, una lista o una biblioteca sin conexión en el área de trabajo de SharePoint, trabajar con el contenido del sitio mientras está desconectado de la red y sincronizar automáticamente los cambios cuando vuelva a conectarse. Puede realizar muchas tareas de SharePoint desde programas conocidos de Microsoft Office. Por ejemplo, puede iniciar o participar en un flujo de trabajo para aprobar un informe de gastos desde Microsoft Word.

Capacidades de SharePoint Server

Las capacidades de SharePoint Server 2010 se centran en seis áreas. Este artículo presenta brevemente cada una de estas funciones y, a continuación, vínculos a artículos relacionados donde puede obtener más.

Colaboración y sistemas sociales

SharePoint Server 2010 amplía las características de colaboración de SharePoint Foundation promueven facilitar la creación desde el explorador o desde aplicaciones como Microsoft Word, ayuda a los usuarios relacionar recursos con etiquetas temáticas y clasificaciones y ayudar a las personas encontrar respuestas más rápidas mediante suministros de noticias y búsqueda de personas.

Uno de los lugares principales donde puede aprovechar estas capacidades es Mi sitio. Mi sitio es su propio sitio de SharePoint donde puede compartir documentos, vínculos e información sobre usted en un perfil en línea. También puede publicar un blog acerca de temas de interés o buscar la información que necesita para realizar su trabajo.

Perfil de WN

Usted decide qué información desea compartir y qué información desea mantener en privado en Mi sitio. Por lo tanto, puede etiquetar vínculos a información y buscar la información que otras personas etiquetan o comparten en sus suministros de noticias. Para obtener información acerca de cómo administrar información en Mi sitio, vea el tema sobre administración de la información que comparte a través de su sitio personal Mi sitio y su perfil.

SharePoint Server 2010 también permite la participación en cualquier lugar al que se ofrece una experiencia de SharePoint Workspace mientras en línea o desconectado de la red y liberar los usuarios para que puedan colaborar en cualquier lugar.

Administración de contenido empresarial

Administración de contenido empresarial (ECM) de Microsoft ayuda a las organizaciones a superar los desafíos que plantea grandes volúmenes de contenido no administrado. SharePoint Server 2010 es una parte central de la solución Microsoft ECM, que se extiende la administración de contenido para cada empleado de una organización mediante la integración con herramientas conocidas como Microsoft Office system. La solución Microsoft ECM proporciona funciones para administrar el ciclo de vida del contenido, desde la creación a la edición y colaboración a la expiración, en una única plataforma unificada.

SharePoint Server 2010 ayuda a las organizaciones a administrar el ciclo de vida de contenido al proporcionar diferentes conjuntos de características que permiten a las organizaciones lograr los objetivos siguientes:

  • Administrar contenido    Las capacidades de administración de documentos de SharePoint Server 2010 ayudan a las organizaciones consolidar contenido diverso de varias ubicaciones en un repositorio administrado centralmente con categorización coherente. El nuevo documento establece característica permite su organización para crear y administrar los productos de trabajo que abarcan varios documentos. Capacidades de búsqueda integrada ayudar a otras personas a buscar, compartir y usar esta información. Capacidades de administración de metadatos como la nueva característica de almacén de términos pueden ayudar a las organizaciones para centralizar los metadatos a través de sitios. Los metadatos son información acerca de los datos que se usan para ayudar a identificar, estructura, descubrir y administrar la información. Nuevo soporte para la navegación basadas en metadatos y la capacidad de insertar campos de metadatos en documentos mejora la detección y búsqueda de información. También se puede proteger el contenido del acceso no autorizado. Herramientas de colaboración, como el flujo de trabajo, ayudar a otras personas funcionan mejor conjuntamente para crear, revisar y aprobar los documentos de forma estructurada.

  • Cumplen cumplimiento y requisitos legales    Las capacidades de administración de registros en SharePoint Server 2010 permiten que las organizaciones almacenar y proteger los registros profesionales, ambos in situ junto a los registros en curso o en un repositorio central bloqueado. Las organizaciones pueden aplicar directivas de caducidad a los registros para asegurarse de que se conservan para que el período de tiempo necesario cumplir con las reglas o directivas corporativas, lo que disminuye el riesgo legal a la organización. Auditorías justificar para auditores internos y externos que los registros se conservan correctamente. Suspensiones se pueden colocar en los registros específicos en descubrimiento legal para evitar que su destrucción.

  • Administrar de forma eficaz varios sitios Web    Las capacidades de administración de contenido Web en SharePoint Server 2010 permiten a los usuarios publicar contenido Web con un herramienta y un proceso de aprobación integrada de creación de contenido de fácil de usar. Empleados pueden cargar el contenido, incluidos imágenes, audio y vídeo, en sitios Web de forma oportuna sin compatibilidad extensiva del personal de TI. Nueva compatibilidad con medios enriquecidos incluye una nueva biblioteca de activos, con vistas enriquecidos y selectores; compatibilidad con vídeos como un tipo de contenido de SharePoint; una infraestructura de video streaming y un reproductor multimedia de Silverlight enmascarable. Plantillas en el formulario de páginas maestras y diseños de página permiten a las organizaciones aplicar coherentes a las páginas. Características de análisis Web integradas proporcionan compatibilidad con informes de análisis de inventario, búsqueda y tráfico. SharePoint Server 2010 también ofrece una infraestructura única de implementación y administración de intranets, extranets y sitios de Internet, así como para los sitios multilingües.

Búsqueda de empresas

SharePoint Server 2010 ofrece una infraestructura de búsqueda eficaces que complementa otras capacidades de productividad empresarial dicha administración de contenido empresarial y colaboración para ayudar a otras personas obtener mejores respuestas más rápido y aumente el impacto de conocimientos y experiencia.

La búsqueda tiene en cuenta el contexto personal y ayuda a restringir la búsqueda mediante el uso de navegación interactiva para guiarle a la información que necesita. SharePoint Server extiende el alcance de la búsqueda a más orígenes y tipos de contenido para conectarse a toda la información de su empresa, incluidas las aplicaciones empresariales como SAP, Siebel o bases de datos personalizadas, y poner la información a disposición de las personas que lo necesiten.

Inteligencia empresarial

Inteligencia empresarial es un conjunto de procesos, tecnología y metodologías que toma información almacenada en los sistemas de organización y hace que puede utilizar al poner en manos de las personas que necesitan más para que puede tomar decisiones informadas. Como parte clave de la plataforma de inteligencia empresarial de Microsoft, SharePoint Server 2010 puede ayudar a ampliar las capacidades de inteligencia empresarial para todos los usuarios dentro de una organización para que todo el mundo puedo tener acceso a los datos adecuados para decisiones acertadas.

Su organización probablemente almacena datos en una variedad de formatos, como bases de datos, los mensajes de correo electrónico y los archivos de hoja de cálculo. SharePoint Server 2010 puede extraer datos de una gran variedad de orígenes y presentar los datos de maneras que facilitan la toma de decisiones y análisis.

Servicios de Excel permite a los responsables de decisiones publicar, compartir y administrar libros de Excel en un sitio de SharePoint. Así, otras personas de la organización pueden modificar valores de celda, fórmulas y formatos desde el explorador a medida que analizan los datos.

PerformancePoint Services en SharePoint Server 2010 puede aumentar la visibilidad objetivos organizativos clave y métricas y habilitar profundidad más completa de análisis y una. Usted u otros usuarios de su organización pueden crear y usar paneles interactivos con cuadros de mandos, informes y filtros para encontrar tendencias. También puede agregar gráficos enriquecidos a sus sitios de SharePoint y conectar los gráficos a datos desde una gran variedad de orígenes, como listas de SharePoint, listas de datos externos, servicios de conectividad empresarial, servicios de Excel u otros elementos Web.

Portales

Con SharePoint Server 2010, las organizaciones pueden crear y mantener sitios de portal para cada aspecto de su empresa (portales de intranet empresariales, sitios Web de Internet corporativos y sitios de portal de división). Intranet de la empresa y portales división pueden conectar sitios individuales en toda la organización y unificar el acceso a aplicaciones empresariales existentes. Equipos e individuos en una organización pueden usar un sitio de portal para obtener acceso a la experiencia, información y aplicaciones empresariales que necesitan para hacer su trabajo.

Las personas de una organización que usan un sitio de portal pueden aprovechar los sitios de Mi sitio. Un sitio de Mi sitio es un sitio personal que proporciona una ubicación central para administrar y almacenar documentos, contenido, vínculos y contactos. Mi sitio sirve como un punto de contacto para que otros usuarios de su organización busquen información sobre usted, sus conocimientos y sus intereses. Los sitios Mi sitio incluyen las características de sistemas sociales mencionadas anteriormente en este artículo.

SharePoint Server 2010 también incluye características que las organizaciones pueden usar para personalizar la experiencia de un sitio de portal para usuarios individuales, como destinar contenido a determinados tipos de usuarios. Su organización puede personalizar aún más el sitio de portal mediante un programa de diseño Web compatible con SharePoint como de SharePoint Server 2010.

Proceso empresarial y formularios

SharePoint Server 2010 proporciona muchas características que pueden ayudar a integran y simplificar los procesos empresariales. Flujos de trabajo pueden simplificar el costo de coordinar procesos empresariales comunes, como la revisión de aprobación o documento de proyecto, mediante la administración y seguimiento de las tareas relacionadas con estos procesos. SharePoint Server 2010 tiene varios flujos de trabajo predefinidos que puede usar o personalizar para adaptarla a sus necesidades. También puede usar SharePoint Designer para crear flujos de trabajo personalizados que admiten los procesos empresariales.

También puede crear formularios basados en explorador y recopilar datos de las organizaciones que no utilizan Microsoft InfoPath 2010.

Partes de un sitio de SharePoint

Un sitio es un grupo de páginas web relacionadas donde la organización puede trabajar en proyectos, celebrar reuniones y compartir información. Por ejemplo, el equipo puede tener su propio sitio donde almacena programaciones, archivos e información de procedimientos. El sitio del equipo podría formar parte del sitio de portal de una organización de gran tamaño donde departamentos como el de recursos humanos escriben y publican información y recursos para el resto de la organización.

Todos los sitios de SharePoint tienen elementos comunes que debe conocer antes de empezar: listas, bibliotecas, elementos web y vistas.

Sitio de grupo

Listas    Una lista es un componente del sitio web donde puede almacenar, compartir y administrar la información de su organización. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para realizar un seguimiento de las asignaciones de trabajo o realizar un seguimiento de eventos del equipo en un calendario. También puede realizar una encuesta u hospedar discusiones en un panel de discusión.

Bibliotecas    Una biblioteca es un tipo de lista especial que almacena archivos, así como información acerca de los archivos. Puede controlar la visualización, el seguimiento, la administración y la creación de los documentos en bibliotecas.

Vistas    Puede utilizar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que sean más importantes o que mejor se ajusten a un propósito. Por ejemplo, puede crear una vista de todos los elementos en una lista que se aplican a un departamento específico o para resaltar determinados documentos en una biblioteca. Puede crear varias vistas de una lista o biblioteca entre las que pueden seleccionar los usuarios. También puede usar un elemento web para mostrar una vista de una lista o biblioteca en una página independiente de su sitio.

Vista Mis tareas

Elementos web    Un elemento web es una unidad modular de información que forma un bloque de creación básico de la mayoría de las páginas de un sitio. Si tiene permiso para modificar las páginas del sitio, puede utilizar elementos web para personalizar el sitio para mostrar imágenes y gráficos, partes de otras páginas web, listas de documentos, vistas personalizadas de datos profesionales, etc.

Elemento web

Detalles del sitio que afectan a su experiencia

Los detalles de la instalación y configuración de SharePoint afectan lo que se ve y qué opciones están disponibles en el sitio.

Permisos    Si se le asigna el nivel predeterminado de permiso de Control total, tiene toda la variedad de opciones para administrar el sitio. Si se le asigna el nivel de permiso Colaborar o Lectura, las opciones y el acceso al contenido del sitio son más limitados. Muchas de las opciones analizadas en este artículo no están disponibles para los usuarios con nivel de permiso Lectura, que permite a los usuarios leer contenido pero no realizar cambios. Dado que los permisos están diseñados para ser flexibles y personalizables, su organización puede tener su propia configuración exclusiva.

Personalización    Es posible que su organización haya personalizado los permisos y la personalización del sitio, o incluso que haya personalizado la navegación del sitio y movido controles tales como el menú Acciones del sitio a una ubicación diferente en la página. De forma similar, es posible que su organización haya decidido no usar la funcionalidad de la cinta de opciones incluida en SharePoint 2010.

Versión de SharePoint    En este artículo se describe cómo empezar a trabajar en SharePoint Server 2010. Si su organización usa SharePoint Foundation 2010, consulte Introducción a SharePoint Foundation 2010. Si está utilizando una versión anterior de SharePoint, vea la ayuda para esa versión.

Cómo agregar contenido a un sitio

Puede agregar elementos a listas y archivos a bibliotecas mediante un explorador web. Los botones que se usan para realizar las acciones más comunes se encuentran en la cinta de opciones, que está cerca de la parte superior de la página en la mayoría de las páginas de un sitio.

Cinta de WN

Los botones de la cinta de opciones pueden estar atenuados por alguno de los siguientes motivos:

  • La acción no es aplicable o depende de alguna otra acción. Por ejemplo, debe activar la casilla de un documento antes de poder desprotegerlo.

  • No tiene permiso para completar la tarea.

  • La característica no está habilitada para el sitio. Por ejemplo, es posible que los flujos de trabajo no estén habilitados en el sitio.

También puede guardar archivos en una biblioteca desde algunos programas cliente compatibles con SharePoint Foundation. Por ejemplo, puede guardar un documento de Microsoft Word en una biblioteca en un sitio de SharePoint mientras trabaja en Word.

Para agregar un elemento a una lista o un archivo a una biblioteca, debe tener permiso para contribuir a la lista o biblioteca. Para obtener más información acerca de cómo su organización utiliza permisos y niveles de permisos, comuníquese con el propietario o administrador del sitio.

Cuando agrega el elemento o archivo, otras personas que tienen permiso para leer la lista pueden ver el elemento o archivo, a menos que requiera aprobación. Si el elemento o archivo requiere aprobación, se almacena en un estado pendiente en la lista o biblioteca hasta que alguien con los permisos adecuados lo apruebe. Si ya está viendo la lista o biblioteca cuando se agrega un elemento o archivo, deberá actualizar el explorador para ver el nuevo elemento o archivo.

Las listas y bibliotecas también pueden aprovechar las características de correo electrónico si el correo entrante o saliente está habilitado en el sitio. Algunas listas, como los calendarios, anuncios, blogs y paneles de discusión, pueden configurarse para que las personas puedan agregar contenido enviando correo electrónico. Otras listas, como las tareas y listas de seguimiento de asuntos, se pueden configurar para enviar correo electrónico a los usuarios cuando se han asignado elementos.

Además de agregar contenido a las listas y bibliotecas existentes, es posible que tenga permiso para crear listas y bibliotecas nuevas. Las plantillas de lista y de biblioteca le ofrecen una ventaja. Dependiendo del nivel de permiso, también puede crear y personalizar nuevas páginas y sitios.

Listas

Aunque existen distintos tipos de listas, el procedimiento para agregar elementos a ellas es similar, por lo que no es necesario aprender varias técnicas nuevas para trabajar con distintos tipos de listas. Un elemento de lista contiene texto en una serie de columnas, pero algunas listas pueden permitir que se agreguen datos adjuntos al elemento.

Agregar un elemento a una lista

  1. En la lista donde desea agregar el elemento, haga clic en la pestaña Elementos de la cinta de opciones. (La ficha Eventos para un calendario).

  2. Haga clic en Nuevo elemento (Nuevo evento para un calendario).

    Sugerencia: Otra forma rápida de agregar un evento a un calendario consiste en seleccionar la fecha en el calendario y, a continuación, hacer clic en Agregar.

  3. Complete los campos obligatorios y cualquier otro que desee completar.

  4. Haga clic en Guardar.

Modificar o eliminar un elemento de una lista

  1. Seleccione un elemento y, a continuación, active la casilla que aparece junto al elemento.

    Sugerencia: Puede realizar acciones en varios elementos activando varias casillas de verificación.

  2. En la ficha Elementos de la cinta de opciones, haga clic en Editar elemento o en Eliminar elemento según corresponda.

En muchos tipos de sitios, algunas listas se crean automáticamente. Estas listas predeterminadas abarcan desde un panel de discusión hasta una lista de calendario. Si tiene permiso, también puede crear listas de varios tipos de plantillas de lista, que ofrecen ventajas ya que proporcionan la estructura y la configuración.

Crear una lista

  1. Para crear una lista, haga clic en el menú Acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, en Más opciones de creación.

    Nota: Si no puede ver el menú Acciones del sitio o no aparece la opción de crear, es posible que no tenga permiso para crear una lista.

  2. En la página Crear, haga clic en el tipo de lista que desea crear. Por ejemplo, Vínculos.

  3. Escriba un Nombre para la lista, complete cualquier otro campo que desee completar y, a continuación, haga clic en Crear.

Bibliotecas

Una biblioteca es una ubicación en un sitio donde se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros de equipo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para conseguir que los archivos funcionen conjuntamente.

Puede agregar un archivo a una biblioteca cargándolo desde el explorador web. Después de agregar el archivo a la biblioteca, otras personas con los permisos adecuados pueden ver el archivo. Si ya está viendo la biblioteca cuando se agrega un archivo, deberá actualizar el explorador para ver el nuevo archivo.

Si usa un programa compatible con SharePoint Foundation, puede crear un archivo nuevo basado en una plantilla mientras trabaja en la biblioteca. También puede guardar un archivo en la biblioteca desde otro programa, como el área de trabajo de SharePoint o Microsoft Word.

Agregar un archivo a una biblioteca

  1. En la biblioteca donde desea agregar el archivo, haga clic en la pestaña Documentos de la cinta de opciones.

  2. Haga clic en Cargar documento.

  3. Busque el documento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Si está utilizando un programa compatible con SharePoint Server 2010, como Microsoft Word 2010, puede arrastrar y colocar los documentos desde el Explorador de Windows en el cuadro de diálogo Cargar documento.

Modificar o eliminar un archivo en una biblioteca

  1. Seleccione un archivo y, a continuación, active la casilla que aparece junto al archivo.

  2. En la ficha Documentos de la cinta de opciones, haga clic en Editar documento o en Eliminar documento según corresponda.

Una biblioteca predeterminada, denominada Documentos compartidos, se crea automáticamente cuando crea muchos tipos de sitios. Documentos compartidos es una biblioteca de documentos que puede usar para almacenar varios tipos de archivos. Puede crear más bibliotecas, como una biblioteca de imágenes para almacenar imágenes, si tiene permiso para administrar listas.

Crear una biblioteca de documentos

  1. Para crear una biblioteca de documentos, haga clic en el menú Acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, en Nueva biblioteca de documentos.

    Nota: Si no puede ver el menú Acciones del sitio o no aparece la opción de crear, es posible que no tenga permiso para crear una biblioteca.

  2. Escriba un Nombre para la biblioteca, complete cualquier otro campo que desee completar y, a continuación, haga clic en Crear.

Para ver los otros tipos de bibliotecas que puede crear, haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, en Más opciones de creación. Seleccione una opción de biblioteca para ver una descripción de ella.

Crear otro tipo de biblioteca

  1. Para crear una biblioteca, haga clic en el menú Acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Más opciones.

    Nota: Si no puede ver el menú Acciones del sitio o no aparece la opción de crear, es posible que no tenga permiso para crear una biblioteca.

  2. Seleccione una opción de biblioteca para ver una descripción de ella.

  3. Escriba un Nombre para la biblioteca, complete cualquier otro campo que desee completar y, a continuación, haga clic en Crear.

    Para establecer opciones como, por ejemplo, si la biblioteca aparece en el Inicio rápido, haga clic en Más opciones antes de hacer clic en Crear.

Sitios y páginas

Un sitio puede servir para un propósito general, como almacenar programaciones, instrucciones, archivos y otra información que el equipo consulta con frecuencia. O bien, un sitio puede servir para un propósito más específico, como realizar el seguimiento de una reunión u hospedar un blog, donde un miembro de la organización registra con frecuencia noticias e ideas.

Sitio de blog

Su organización puede usar páginas, subsitios y sitios de primer nivel para dividir el contenido del sitio en distintos sitios más manejables por separado. Por ejemplo, cada departamento de la organización puede tener su propio sitio de grupo.

Puede agregar contenido a los sitios mediante la adición de listas y bibliotecas. Si tiene permiso, también puede agregar páginas al sitio. Puede agregar páginas de elementos web, que le permiten usar elementos web para agregar contenido dinámico de forma rápida.

Si necesita crear nuevos sitios, puede elegir entre varios tipos de plantillas de sitio para facilitar la creación de un nuevo sitio. Poder crear sitios y subsitios depende de cómo su organización ha configurado los sitios y sus permisos para crearlos. Para obtener más información acerca de cómo su organización administra los permisos de los sitios, consulte con el propietario o administrador del sitio.

Crear un sitio

  1. Para crear un sitio, haga clic en el menú Acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, en Nuevo sitio.

    Nota: Si no puede ver el menú Acciones del sitio o no aparece la opción de crear, es posible que no tenga permiso para crear un sitio.

  2. Escriba un Título y un Nombre de dirección URL para el sitio.

  3. En Selección de plantilla, seleccione una plantilla de sitio.

  4. Elija las demás opciones que desee y haga clic en Crear.

Crear una página

Nota: Los pasos para crear una página pueden variar según el tipo de sitio en que se encuentre, si las características de publicación están habilitadas y si es necesaria la aprobación para publicar páginas.

  1. Para crear una página, haga clic en el menú Acciones del sitio Menú Acciones del sitio y, a continuación, en Nueva página.

    Nota: Si no puede ver el menú Acciones del sitio o no aparece la opción de crear, es posible que no tenga permiso para crear una página.

  2. Escriba un nombre para la página y, a continuación, haga clic en Crear.

  3. En la nueva página que ha creado, siga uno o varios de estos procedimientos:

    • Para agregar texto, escriba o copie el texto en el cuadro de texto.

    • Para dar formato al texto, haga clic en la pestaña Aplicar formato al texto en la cinta de opciones y seleccione un botón.

    • Para insertar un elemento web o una lista existente, haga clic en la pestaña Insertar, haga clic en el botón correspondiente, seleccione el elemento web o la lista que desee y, a continuación, haga clic en Agregar.

    • Para insertar una nueva lista, haga clic en la pestaña Insertar, escriba un título para la lista, haga clic en un tipo de lista para seleccionarlo y, por último, haga clic en Aceptar.

  4. Cuando haya terminado de editar la página, haga clic en Guardar en la cinta de opciones.

Modificar una página

  1. Para modificar una página, haga clic en el botón Editar en la cinta de opciones.

    Nota: Si no puede ver el botón Editar, es posible que no tenga permiso para modificar una página.

  2. Realice uno o varios de los siguientes procedimientos:

    • Para agregar texto, escriba o copie el texto en el cuadro de texto.

    • Para dar formato al texto, haga clic en la pestaña Aplicar formato al texto en la cinta de opciones y seleccione un botón.

    • Para insertar un elemento web o una lista existente, haga clic en la pestaña Insertar, haga clic en el botón correspondiente, seleccione el elemento web o la lista que desee y, a continuación, haga clic en Agregar.

    • Para insertar una nueva lista, haga clic en la pestaña Insertar, escriba un título para la lista, haga clic en un tipo de lista para seleccionarlo y, por último, haga clic en Aceptar.

  3. Cuando haya terminado de editar la página, haga clic en Guardar en la cinta de opciones.

Cómo administrar y trabajar con el contenido del sitio

Hay varias formas de administrar y ampliar el contenido de listas, bibliotecas y sitios para ayudar al equipo a que sea más productivo. Algunas características ayudan al equipo a buscar y a trabajar con información más eficientemente. Otras características ayudan a administrar el acceso a la información.

Cómo desplazarse por el contenido

Los elementos de navegación ayudan a las personas a examinar el contenido que necesitan. Dos elementos de navegación que se pueden personalizar son la barra de vínculos superior e Inicio rápido.

Mediante el uso de las páginas de configuración para cada lista o biblioteca, puede elegir qué listas y bibliotecas aparecen en el inicio rápido. También puede cambiar el orden de los vínculos, agregar o eliminar vínculos y agregar o eliminar las secciones en el que se organizan los vínculos. Por ejemplo, si tiene demasiadas listas en la sección lista, puede agregar una nueva sección para Listas de tareas donde puede incluir vínculos a las listas de tareas. Puede realizar todos estos cambios en el inicio rápido dentro de un explorador compatible con SharePoint Server 2010. Incluso puede agregar vínculos a páginas fuera del sitio.

Inicio rápido

La barra de vínculos superior ofrece una manera para que los usuarios de su sitio lleguen a otros sitios de la colección mostrando una fila de fichas en la parte superior de cada página del sitio. Al crear un sitio nuevo, puede elegir si desea incluir el sitio en la barra de vínculos superior del sitio primario y si desea usar la barra de vínculos superior del sitio primario.

Barra de vínculos superior

Si el sitio usa una barra de vínculos superior única, puede personalizar los vínculos que aparecen en la barra de vínculos superior para el sitio. Los sitios que se crean dentro del sitio primario también se pueden mostrar en la barra de vínculos superior, siempre que estén configurados para heredar la barra de vínculos superior del sitio primario. También puede incluir vínculos a otros sitios fuera de la colección.

Cómo administrar el acceso al contenido

El propietario o administrador de un sitio puede conceder niveles de permisos a los usuarios y grupos de SharePoint, que contienen usuarios. Los permisos se pueden aplicar a un sitio, las listas y bibliotecas de un sitio y los elementos de las listas y bibliotecas.

Puede asignar diferentes niveles de permiso para distintos objetos, como un sitio, lista, biblioteca, carpeta dentro de una lista o biblioteca, elemento de lista o documento específicos.

Organizar las listas y bibliotecas

La manera de organizar las listas y bibliotecas depende de las necesidades del grupo y de cómo prefiere almacenar y buscar la información. La planeación puede ayudarle a configurar la estructura más adecuada para su organización.

La información de listas y bibliotecas se almacena en columnas, como título, apellidos o compañía. Puede utilizar las columnas para ordenar y filtrar los elementos como se haría en una hoja de cálculo haciendo clic en los encabezados de columna de una lista o biblioteca. También puede utilizar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que sean más importantes.

Cambiar la vista de una lista o biblioteca

  1. En la lista o biblioteca donde desea cambiar la vista, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca en la cinta de opciones.

  2. En el grupo Administrar vistas, en Vista actual, haga clic en la flecha situada justo a la lista de vistas y, a continuación, seleccione una vista.

Vista Mis tareas

Si necesita almacenar información adicional acerca de los elementos de la lista o los archivos de una biblioteca, puede agregar columnas para ayudarle a ordenar, agrupar y crear varias vistas de la lista. Por ejemplo, puede ordenar una lista por fecha de vencimiento o agrupar los elementos por nombre de departamento.

Existen varias opciones para el tipo de columna que va a crear, entre las que se incluyen una sola línea de texto, una lista desplegable de opciones, un número calculado a partir de otras columnas, o incluso el nombre e imagen de una persona de su sitio.

Crear una columna

  1. En la lista o biblioteca donde desea agregar el archivo, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca en la cinta de opciones.

  2. Haga clic en Crear columna.

  3. Escriba un nombre para la columna y seleccione un tipo de columna.

  4. Seleccione cualquier configuración adicional y, a continuación, haga clic en Aceptar.

También puede usar las columnas de una lista o biblioteca para crear vistas que ayuden a departamentos específicos a encontrar la información que más les interese, como las tareas con mayor prioridad o todos los elementos asignados a cada persona. Para obtener información sobre cómo crear y modificar vistas, vea Crear, modificar o eliminar una vista.

Algunas características de lista pueden ayudar al equipo a crear y administrar elementos eficazmente en varias listas o bibliotecas. Por ejemplo, puede crear una columna que proporcione información acerca de los elementos de lista y luego compartirla en otras listas. O, si desea hacer que un archivo esté disponible en varias bibliotecas, puede copiarlo fácilmente a otras bibliotecas del sitio. Es posible que se le soliciten actualizaciones si el archivo ha cambiado.

Para obtener información acerca de cómo administrar listas y bibliotecas de gran tamaño, vea Administrar listas y bibliotecas con muchos elementos.

Cómo usar características de accesibilidad

Los sitios están diseñados para que se pueda tener total acceso a listas, bibliotecas y otras características con solo presionar unas teclas. Un modo de accesibilidad permite a los usuarios de tecnologías accesibles interactuar más fácilmente con los menús y diversos controles. Los vínculos Saltar al contenido principal permiten a los usuarios del teclado saltar vínculos de navegación repetitivos hasta el contenido más significativo de una página.

El marcado de encabezados está diseñado para definir mejor la estructura y mejorar la navegación para las personas que usan lectores de pantalla. Las imágenes que se cargan en el sitio permiten que se defina texto alternativo personalizado. Por ejemplo, puede asignar texto alternativo personalizado a la imagen que aparece en la página principal en el elemento web de la imagen del sitio o a una imagen que agregue a una biblioteca de imágenes. Para ver sitios, las opciones de contraste alto de Windows funcionan bien para los usuarios con discapacidades visuales.

Cómo realizar el seguimiento de las versiones

La lista o biblioteca puede configurarse para realizar un seguimiento de las versiones con el fin de restaurar una versión anterior si comete un error y ver un historial de versiones de los cambios. Cuando se realiza un seguimiento de versiones, se guardan las revisiones a los elementos o archivos y sus propiedades. Esto permite administrar mejor el contenido a medida que se revisa e incluso restaurar una versión anterior si comete un error en la versión actual. El control de versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en proyectos o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión.

Historial de versiones

1. La versión actual principal está resaltada y el número de versión es un número completo.

2. Se crea una versión cuando se modifican las propiedades o metadatos.

3. La primera versión de un archivo siempre es el número de versión secundaria 0.1.

El control de versiones está disponible para los elementos de lista en todos los tipos de lista predeterminados, incluso calendarios, listas de seguimiento de asuntos y listas personalizadas, y para todos los tipos de archivo que pueden almacenarse en las bibliotecas, incluso páginas de elementos web.

Coautoría de documentos

Dos o más usuarios pueden editar un documento de Word o una presentación de PowerPoint al mismo tiempo. Esta nueva característica permite leer y escribir partes de un archivo almacenado en SharePoint. Por ejemplo, puede trabajar en un párrafo de un documento de Word mientras un compañero trabaja en otro párrafo del mismo documento al mismo tiempo.

Cómo mantenerse actualizado con los cambios

RSS proporciona una forma cómoda de distribuir y recibir información con un formato estándar, incluso actualizaciones de listas y bibliotecas. Un formato de archivo XML estándar permite que la información se pueda ver en muchos programas diferentes. También puede suscribirse a listas y bibliotecas configurando alertas para saber cuándo ha cambiado el contenido.

Un equipo puede usar sus fuentes como medio para personalizar el contenido para los integrantes que se suscriban a las fuentes y para ofrecer vínculos a sus sitios web. Las fuentes RSS son una manera fácil de realizar un seguimiento del progreso del equipo y las actualizaciones del proyecto. En lugar de examinar varios sitios web, recibirá las últimas noticias o actualizaciones de dichos sitios automáticamente.

Administración del flujo de trabajo

Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y a administrar las tareas del proyecto implementando procesos empresariales específicos en documentos y elementos de un sitio. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a ajustarse a procesos empresariales coherentes. Además, pueden mejorar la eficiencia y la productividad organizativas administrando las tareas y los pasos necesarios para los procesos empresariales específicos. Esto permite que las personas que realizan estas tareas se concentren en la realización del trabajo en lugar de administrar el flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo pueden simplificar el costo y el tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales comunes, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, una organización puede usar un flujo de trabajo de aprobación predeterminado o crear e implementar un flujo de trabajo personalizado para administrar otro proceso empresarial.

Trabajo con tipos de contenido

La lista o biblioteca puede admitir varios tipos de contenido. Los tipos de contenido permiten a las organizaciones organizar, administrar y controlar grandes cantidades de contenido de forma más eficaz. Si la lista o biblioteca está configurada para permitir varios tipos de contenido, puede agregar tipos de contenido de una lista de opciones disponibles que su organización use frecuentemente, como Presentaciones de marketing o Contratos.

Después de agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca, se permite que esa lista o biblioteca contenga elementos de ese tipo. Luego los usuarios pueden usar el botón Nuevo elemento en esa lista o biblioteca para crear nuevos elementos de este tipo.

Una de las ventajas principales de los tipos de contenido para las listas y bibliotecas es que permiten que una sola lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o documentos, cada uno de los cuales puede tener metadatos, directivas o comportamientos únicos. Para obtener más información acerca de cómo trabajar con tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y a la publicación del tipo de contenido.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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