Tareas básicas en Access 2010

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Estas son algunas tareas básicas de base de datos que puede realizar para aprender a usar Microsoft Access 2010.

 

En este artículo

¿Qué es Access?

Bases de datos relacionales en Access

Al abrir Access

Buscar y aplicar una plantilla

Creación de una base de datos desde cero

Abrir una base de datos existente de Access

Introducción al uso de la nueva base de datos

Agregar una tabla

Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Importar o vincular a datos de otro origen

Pasos siguientes

Importar datos de una hoja de cálculo u otro programa

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access

Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos

Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos

Trabajar con datos de otros programas

Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access

Usar un archivo de base de datos de Access en varias versiones de Access

Paso 1: hacer una copia de la base de datos existente y guardarla en un nuevo formato

Paso 2: dividir la copia de la base de datos y usar el archivo original como base de datos back-end

Paso 3: conectar el nuevo front-end a la base de datos original

Usar una aplicación front-end/back-end en varias versiones de Access

¿Qué es Access?

Access 2010 es una herramienta de implementación y diseño de aplicaciones de base de datos que puede usar para realizar un seguimiento de la información importante. Puede mantener sus datos en el equipo o publicar en la web para que otros usuarios puedan usar su base de datos con un explorador Web.

Muchas personas empiezan a usar Access cuando el programa que usan para realizar un seguimiento gradual de algo se vuelve menos adecuado para la tarea. Por ejemplo, supongamos que es un planificador de eventos y desea realizar un seguimiento de todos los detalles que necesita administrar para que los eventos se realicen correctamente. Si usa un programa de hoja de cálculo o procesador de texto para ello, puede tener dificultades fácilmente con datos duplicados e incoherentes. Puede usar software de calendario, pero realizar un seguimiento de la información financiera en un calendario no es una buena opción.

Bases de datos relacionales en Access

A veces necesita una base de datos relacional para realizar un seguimiento de dicha información (un almacén de datos que se ha separado en colecciones de datos más pequeñas (denominados tablas) para eliminar la redundancia y, a continuación, se relaciona con los bits comunes de información (llamados campos) . Por ejemplo, una base de datos relacional de planeación de eventos puede contener una tabla con información de clientes, una tabla con información de proveedores y una tabla con información de eventos. La tabla con información de eventos puede tener un campo para relacionarlo con la tabla de clientes y un campo para relacionarlo con la tabla de proveedores. De ese modo, por ejemplo, si el número de teléfono de un proveedor ha cambiado, la información podría cambiarse una vez en la tabla de proveedores, en lugar de en todos los eventos implicados en el proveedor.

Access es una herramienta que puede usar para desarrollar de forma rápida y sencilla aplicaciones de base de datos relacionales que le ayudan a administrar la información. Puede crear una base de datos que le ayude a realizar un seguimiento de todo tipo de información, como el inventario, los contactos profesionales o los procesos empresariales. De hecho, Access viene con plantillas que puede usar inmediatamente para realizar un seguimiento de una gran cantidad de información, facilitando aún más las cosas para principiantes.

Al abrir Access

Al iniciar Access 2010, verá la vista backstage de Microsoft Office, donde puede obtener información sobre la base de datos activa, crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente y ver el contenido destacado de Office.com.

Vista Backstage de Access 2010

La vista Backstage también contiene muchos otros comandos que puede usar para ajustar, mantener o compartir bases de datos. Los comandos de la vista Backstage se aplican generalmente a bases de datos completas, no a los objetos de una base de datos.

Nota: Puede ir a la vista Backstage en cualquier momento haciendo clic en la pestaña archivo .

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Buscar y aplicar una plantilla

Access le proporciona una amplia variedad de plantillas que puede usar para acelerar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de los problemas, administrar los contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que demuestran su uso. Las bases de datos de plantillas se pueden usar tal cual o puede personalizarlas para que se adapten a sus necesidades.

Para buscar y aplicar una plantilla a la base de datos, haga lo siguiente:

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.

  2. En plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos:

    • Para volver a usar una plantilla que haya usado recientemente, haga clic en plantillas recientesy, a continuación, seleccione la plantilla que desee.

    • Para usar una plantilla que ya tenga instalada, haga clic en Mis plantillasy, a continuación, seleccione la plantilla que quiera.

    • Para buscar una plantilla en Office.com, en Office.com plantillas, haga clic en una categoría de plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Descargar para descargar la plantilla de Office. com a su equipo.

      También puede buscar plantillas en Office.com desde Access. En el cuadro buscar plantillas de Office.com de búsqueda, escriba uno o varios términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para buscar.

  3. De manera opcional, haga clic en el icono de carpeta junto al cuadro nombre de archivo para ir a la ubicación en la que desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra debajo del cuadro nombre de archivo .

  4. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y la abre para su uso.

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Creación de una base de datos desde cero

Si desea una introducción más completa a los conceptos subyacentes en el uso de Access para crear una base de datos, vea el artículo conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, o si tiene datos en otro programa que desea usar en Access, es posible que decida que es mejor crear una base de datos desde cero. En Access 2010, tiene una opción: una base de datos de escritorio estándar o una base de datos Web.

Para obtener más información sobre las bases de datos Web, vea el artículo crear una base de datos para compartirla en la web.

Para crear una nueva base de datos, haga lo siguiente:

  1. Inicie Access.

  2. En la pestaña nuevo de la vista backstage, haga clic en base de datos en blanco o base de datos Web en blanco.

    Importante: La elección que haga aquí determinará qué características están disponibles en la base de datos. Las bases de datos de escritorio no se pueden publicar en la web y las bases de datos Web no admiten algunas características de escritorio, como las consultas de totales.

  3. En la parte derecha, escriba un nombre para la base de datos en el cuadro nombre de archivo .

    Para cambiar la ubicación en la que crea el archivo, haga clic en examinar Imagen del botón junto al cuadro nombre de archivo , busque y seleccione la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Haga clic en Crear.

    Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada tabla1) en Vista de hoja de datos.

  5. Access coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna haga clic para agregar de la nueva tabla.

    Para agregar datos, comience a escribir, o bien, puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo.

    Notas: 

    • Introducir datos en la vista Hoja de datos está diseñado para ser muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La restricción principal es que los datos deben introducirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina superior izquierda de la hoja de datos. No debe intentar dar formato a los datos incluyendo filas o columnas en blanco como lo haría en una hoja de cálculo de Excel, ya que si lo hace, perderá espacio en la tabla. La tabla solo contiene los datos. Toda la presentación visual de esos datos se realizará en los formularios e informes que diseñe más adelante.

    • La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cada vez que agregue una nueva columna a la hoja de de de comentarios, se definirá un nuevo campo en la tabla. Access establece la tipo de datos del campo en función del tipo de datos que escriba. Por ejemplo, si tiene una columna en la que solo ha introducido valores de fecha, Access establecerá el tipo de datos de ese campo en fecha/hora. Si más adelante intenta escribir un valor que no sea una fecha (como un nombre o un número de teléfono) en ese campo, Access muestra un mensaje que le informa de que el valor no coincide con el tipo de datos de la columna. Siempre que sea posible, debe planear la tabla para que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o algún otro tipo. Esto facilita mucho más la creación de consultas, formularios e informes que seleccionen solo los datos que desee.

Si aún no desea introducir datos, haga clic en cerrar Imagen del botón .

Nota: Access eliminará tabla1 si lo cierra sin guardar.

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Abrir una base de datos existente de Access

Sugerencia: Para abrir rápidamente una de las últimas bases de datos que haya abierto, en la pestaña archivo , haga clic en recientesy, a continuación, haga clic en el nombre de archivo.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

  2. Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo abrir o, en el cuadro Buscar en , haga clic en la unidad o carpeta que contiene la base de datos que desea.

  3. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que abra la carpeta que contiene la base de datos.

  4. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:

    • Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella.

    • Para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno multiusuario, de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos al mismo tiempo, haga clic en abrir.

    • Para abrir la base de datos para acceso de solo lectura, de modo que pueda verla pero no modificarla, haga clic en la flecha situada junto al botón abrir y, a continuación, haga clic en abrir en modo de solo lectura.

    • Para abrir la base de datos en acceso exclusivo, de modo que ninguna otra persona pueda abrirla mientras la tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón abrir y, a continuación, haga clic en abrir en modo exclusivo.

    • Para abrir la base de datos para acceso de solo lectura, haga clic en la flecha situada junto al botón abrir y, después, haga clic en abrir en modo exclusivo de solo lectura otros usuarios pueden abrir la base de datos, pero solo tienen acceso de solo lectura.

Si no encuentra la base de datos que quiere abrir    

  1. En el cuadro de diálogo abrir , haga clic en el acceso directo mi PC , o bien, en el cuadro Buscar en , haga clic en mi PC.

  2. En la lista de unidades, haga clic con el botón derecho en la unidad donde cree que puede estar la base de datos y haga clic en Buscar.

  3. Escriba los criterios de búsqueda y, a continuación, presione Entrar para buscar la base de datos.

  4. Si se encuentra la base de datos, ábrala haciendo doble clic en ella en el cuadro de diálogo resultados de la búsqueda .

    Como la búsqueda se inició desde el cuadro de diálogo abrir , debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de diálogo antes de que se abra la base de datos.

Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo (como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel). También puede abrir directamente cualquier origen de datos ODBC, como, por ejemplo, Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

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Introducción al uso de la nueva base de datos

Según la plantilla que haya usado, es posible que tenga que realizar una o varias de las siguientes acciones para empezar a trabajar con la nueva base de datos:

  • Si Access muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista de usuarios vacía, use el siguiente procedimiento para empezar:

    1. Haga clic en nuevo usuario.

    2. ReLlene el formulario detalles del usuario .

    3. Haga clic en Guardar y cerrar.

    4. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, haga clic en iniciar sesión.

  • Si Access muestra una hoja de datos vacía, puede empezar a escribir datos directamente en esa hoja de datos, o bien, hacer clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.

  • Si Access muestra la página Introducción , puede hacer clic en los vínculos de esa página para obtener más información sobre la base de datos, o bien, hacer clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.

  • Si Access muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, tendrá que iniciar sesión de nuevo.

Para las bases de datos Web y de escritorio, también desea comenzar con uno de estos pasos:

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Agregar una tabla

Puede Agregar una nueva tabla a una base de datos existente con las herramientas del grupo tablas de la pestaña crear .

Grupo Tablas de la ficha Crear

Nota: En una base de datos Web, solo está disponible el comando tabla en el grupo tablas .

Independientemente de la vista que empiece, siempre puede cambiar a la otra vista usando los botones de vista en la barra de estado de la ventana de Access.

Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de información    En la vista Hoja de datos, puede introducir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente (Campo1, Campo2, etc.) y Access establece el tipo de datos del campo en función del tipo de datos que se especifique.

  1. En el grupo tablas de la pestaña crear , haga clic en Imagen del botón de tabla.

  2. Access crea la tabla y, a continuación, coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna haga clic para agregar .

  3. Para agregar datos, empiece a escribir en la primera celda vacía, o bien, puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe más adelante en este artículo.

    • Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.

      Sugerencia: Asigne un nombre significativo a cada campo para que pueda saber lo que contiene sin tener que mirar los datos.

    • Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en el encabezado de la columna y, a continuación, arrástrela hasta donde desee. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas todas a una nueva ubicación.

      Para agregar más campos a la tabla, puede empezar a escribir en la columna haga clic para agregar en la vista Hoja de información, o bien, puede agregar nuevos campos mediante los comandos del grupo Agregar & eliminar de la pestaña campos .

Crear una tabla a partir de la vista Diseño    En la vista Diseño, se crea primero la estructura de tabla. A continuación, puede cambiar a la vista Hoja de datos para escribir datos o introducir los datos con algún otro método, como con un formulario.

La vista Diseño no está disponible para las tablas de una base de datos Web.

  1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la tabla. Imagen del botón

  2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

  3. Puede escribir información adicional para cada campo en la columna Descripción . La descripción que especifique se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción está en ese campo y se usa como texto de la barra de estado para los controles que cree arrastrando el campo desde el panel lista de campos a un formulario o informe y para los controles creados para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

  4. Tras haber agregado todos los campos, guarde la tabla:

    • En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar.

  5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento si cambia a la vista Hoja de datos, hace clic en la primera celda vacía y escribe. También puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la siguiente sección.

Crear una tabla basada en una lista de SharePoint    Con una lista de SharePoint, los datos pueden ser usados por personas que no tienen acceso. Además, los datos de lista se almacenan en un servidor, que generalmente ofrece una mejor protección contra la pérdida de datos que los archivos almacenados en un equipo de escritorio. Puede empezar con una nueva lista o puede crear un vínculo a una lista existente. Debe tener permisos suficientes en el sitio de SharePoint en el que desea crear la lista; Esto puede variar en función del sitio, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para obtener más información sobre las opciones.

Esta característica no está disponible en una base de datos Web.

  1. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

  2. Puede usar una de las plantillas de lista para crear una lista estándar de SharePoint, como contactos o eventos.

    También puede crear una lista personalizada o vincular o importar una lista existente. Haga clic en la opción que quiera.

  3. Si elige cualquiera de las plantillas de lista o crea una lista personalizada, se abrirá el cuadro de diálogo crear nueva lista que le guiará a través del proceso. Si decide usar una lista existente, se abrirá el cuadro de diálogo obtener datos externos para ayudarle.

Para obtener más información sobre las tablas, vea el artículo Introducción a la tabla.

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Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Excel, puede copiar y pegar los datos en una tabla de Access. En general, esto funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, tal y como están en una hoja de cálculo de Excel. Si los datos están en un programa de procesamiento de texto, primero debe separar las columnas de datos mediante tabulaciones, convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto y, a continuación, copiar los datos. Si los datos necesitan modificarse o manipularse (por ejemplo, separar nombres completos en nombres y apellidos), es posible que desee hacerlo antes de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.

Cuando pega datos en una tabla vacía, Access establece el tipo de datos de cada campo según el tipo de datos que encuentra allí. Por ejemplo, si un campo copiado no contiene nada más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos de fecha y hora a ese campo. Si el campo copiado solo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombre a los campos en función de lo que encuentra en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de tipo similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna los nombres genéricos de los campos (Campo1, Campo2, etc.). Si la primera fila de los datos pegados no es similar a las filas siguientes, Access usa la primera fila como nombres de campo y excluye la primera fila de los datos reales.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, se debe cambiar el nombre al campo cuanto antes para evitar confusiones. Use el procedimiento siguiente:

  1. En la pestaña archivo , haga clic en Guardar para guardar la tabla.

  2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre para la columna.

  3. Guarde de nuevo la tabla.

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Importar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos que ha recopilado en otro programa que le gustaría usar en Access. Es posible que trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con sus datos en Access. O bien, es posible que tenga varias fuentes dispares de datos y necesite un "panel de aterrizaje" en el que pueda reunir todas ellas para realizar análisis más profundos.

Access facilita la importación o vinculación de datos de otros programas. Puede introducir datos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de SharePoint o de cualquiera de los otros orígenes. El proceso varía ligeramente según el origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar:

  1. En la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que está importando.

    Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no ve el tipo de programa correcto, haga clic en más.

    Nota: Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo importar _AMP_ vínculo , es posible que tenga que iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo compatible con Access (como archivo de texto delimitado ). y, a continuación, puede importar o vincular a los datos.

  2. En el cuadro de diálogo obtener datos externos , haga clic en examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro nombre de archivo .

  3. Haga clic en la opción que desee en Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos activa. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.

  4. Haga clic en Aceptar.

    En función de su elección, se abrirá el cuadro de diálogo vincular objetos o el cuadro de diálogo importar objetos .

  5. Use el cuadro de diálogo para finalizar el proceso. El procedimiento exacto que sigue depende de la opción importar o vincular que elija.

  6. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

    Si decide importar, Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de completar.

  7. Si cree que va a realizar esta misma operación de importación de nuevo, haga clic en guardar los pasosde la importación y, a continuación, escriba los detalles.

    Después, puede reproducir fácilmente la operación de importación haciendo clic en importaciones guardadas en el grupo importar de la pestaña datos externos , haciendo clic en la especificación de importación y, a continuación, en Ejecutar.

  8. Si no quiere guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla en tablas en el panel de navegación.

Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, siga los vínculos de la sección vea también de este artículo.

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Pasos siguientes

El resto del proceso de diseño varía según los objetivos, pero probablemente desee considerar la creación de consultas, formularios, informes y macros. En este artículo no se proporciona información sobre cómo crear objetos de base de datos adicionales.

Para obtener más información, consulte estos artículos:

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Importar datos de una hoja de cálculo u otro programa

Si está familiarizado con otros programas de base de datos o de hoja de cálculo, probablemente Conozca los conceptos básicos del funcionamiento de estas aplicaciones y de las bases de datos para las que se usan. Access se diferencia de muchas otras aplicaciones de base de datos ya que permite crear bases de datos relacionales, y además es diferente de la mayoría de los programas de hoja de cálculo al ofrecer herramientas para desarrollar sofisticadas consultas, formularios e informes. Access también proporciona muchas opciones para trabajar con otros programas de base de datos, como SQL Server.

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access

Muchas personas comienzan a explorar Access después de crear una lista en Excel por primera vez. Excel es un buen lugar para empezar una lista pero, a medida que la lista crece, es más difícil organizarla y mantenerla actualizada. Mover la lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.

Una tabla de base de datos es similar en la estructura de una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y columnas. Como resultado, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos radica en cómo se organizan los datos. Simplemente importar toda la hoja de cálculo como una nueva tabla en una base de datos no solucionará los problemas relacionados con la organización y actualización de los datos, especialmente si la hoja de cálculo contiene datos redundantes. Para resolver esos problemas, debe dividir los datos de la hoja de cálculo en tablas independientes, cada una de las cuales contiene datos relacionados. Para obtener más información sobre cómo organizar los datos de las tablas, vea el artículo conceptos básicos del diseñode una base de datos.

Access incluye el Asistente para analizar tablas, que puede ayudarle a completar este proceso. Después de importar los datos en una tabla, el asistente le ayuda a dividir la tabla en tablas independientes, cada una de las cuales contiene datos que no están duplicados en ninguna de las otras tablas. El Asistente también crea las relaciones necesarias entre las tablas.

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Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos

  1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en blanco.

  2. Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro nombre de archivo y, a continuación, haga clic en crear.

    Se abre la nueva base de datos y Access crea una nueva tabla vacía, tabla1.

  3. Cierre tabla1.

    Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios en el diseño de tabla1, haga clic en no.

  4. En la pestaña datos externos , en el grupo importar vínculo de & , haga clic en Excel. Imagen del botón

  5. En el cuadro de diálogo obtener datos externos , haga clic en examinar.

  6. Use el cuadro de diálogo Abrir archivo para buscar el archivo.

  7. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

  8. En el cuadro de diálogo obtener datos externos , asegúrese de que la opción importar la información de origen a una nueva tabla en la base de datos actual está seleccionada.

  9. Haga clic en Aceptar.

    Se iniciará el Asistente para importación de hojas de cálculo y le preguntará algunas preguntas sobre los datos.

  10. Siga las instrucciones, haciendo clic en siguiente o volver para desplazarse por las páginas. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

    Nota: Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de completar. Si cree que va a realizar la misma operación de importación de nuevo, haga clic en y, a continuación, escriba los detalles. Después, puede reproducir fácilmente la operación en el futuro haciendo clic en importaCiones guardadas en el grupo importar de la pestaña datos externos . Si no quiere guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, después, se muestra en todas las tablas en el panel de navegación.

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Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos

Una vez que los datos se hayan importado a una tabla de Access, puede usar el Asistente para analizar tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. A continuación, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas independientes, de modo que se almacene de la manera más eficaz. Access conserva la tabla original como copia de seguridad y, a continuación, crea tablas nuevas que se pueden usar como base para la aplicación de base de datos.

  1. Abra la base de datos de Access que contiene la tabla que desea analizar.

  2. En la pestaña herramientas de base de datos , en el grupo analizar , haga clic en analizar tabla.

    Se inicia el Asistente para analizar tablas.

    Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve Tutorial: completo con botones en los que puede hacer clic para ver ejemplos. Si no ve las páginas de introducción pero, en su lugar, ve una casilla de verificación Mostrar páginas de introducción?, active la casilla y, después, haga clic en atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea ver de nuevo las páginas de introducción después de leer la introducción, puede desactivar la casilla de verificación ¿desea mostrar las páginas de introducción? .

  3. En la página ¿qué tabla contiene campos con valores repetidos en muchos registros? , seleccione la tabla que desea analizar y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. Puede dejar que el asistente decida qué campos van en cada tabla o puede tomar esa decisión usted mismo. Si sigue las sugerencias del asistente, aún puede realizar cambios en el diseño de la tabla en la siguiente página del asistente.

    Nota: Si deja que el asistente decida qué campos se van a incluir en las tablas, es posible que las opciones no siempre sean adecuadas para sus datos, sobre todo si no hay muchos datos con los que trabajar. Debe comprobar detenidamente los resultados del asistente. Por otro lado, el asistente puede sugerir una organización más eficaz que la que está pensando, por lo que es buena idea al menos probar las decisiones del Asistente una vez. Si no le gusta las sugerencias, aún puede reorganizar los campos de forma manual, y siempre puede hacer clic en atrás y organizar todos los campos usted mismo.

  5. Haga clic en Siguiente. En esta página, debe especificar qué tablas contienen qué campos. Si decide dejar que el asistente decida, verá varias tablas conectadas por líneas de relación. En caso contrario, Access solo crea una tabla que contiene todos los campos. En cualquier caso, puede realizar cambios en esta página.

    • Puede arrastrar campos de una tabla a un área en blanco de la página para crear una nueva tabla que contenga esos campos. Access le pide un nombre de tabla.

    • Puede arrastrar campos de una tabla a otra si cree que se almacenarán de forma más eficaz en ese momento.

    • A la mayoría de las tablas se les asignará un campo ID. Para obtener más información sobre los campos de identificador, haga clic en sugerencias en la esquina superior derecha del asistente.

    • Para deshacer un cambio, haga clic en el botón Deshacer.

    • Para cambiar el nombre de una tabla, haga doble clic en su barra de título, escriba el nuevo nombre y haga clic en Aceptar.

  6. Una vez que los campos estén organizados de la forma deseada, haga clic en siguiente.

  7. Si el asistente encuentra registros con valores muy similares, los identificará como posibles errores tipográficos y presentará una pantalla en la que puede confirmar qué hacer con ellos. Desplácese por la lista para buscar cualquier que tenga valores en la columna corrección y, a continuación, haga clic en el elemento correspondiente en la lista desplegable. Seleccione (déjelo como está) para evitar que el asistente realice cambios en el valor. Cuando haya terminado, haga clic en siguiente.

  8. El asistente le pregunta si desea crear una consulta que se parezca a la tabla original. Si ya ha creado formularios e informes basados en la tabla original, es buena idea crear una consulta de este tipo. Si elige sí, crear la consulta, el asistente cambiará el nombre de la tabla original anexando "_OLD" al nombre de la tabla y, a continuación, asignará un nombre a la nueva consulta usando el nombre de la tabla original. Los formularios e informes basados en la tabla ahora usan la consulta para sus datos y siguen funcionando como antes.

  9. Haga clic en Finalizar.

    El asistente crea las tablas nuevas según lo especificado y, a continuación, las abre. Ciérrelas cuando haya terminado de inspeccionar los resultados.

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Trabajar con datos de otros programas

Access 2010 proporciona características para trabajar con datos que se almacenan en otros programas.

Crear una nueva base de datos de Access con vínculos a datos en otro formato de archivo    Puede usar Access para abrir un archivo en otro formato de archivo, como texto, dBASE, o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base de datos de Access y vincula el archivo.

  1. Inicie Access.

  2. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

  3. En el cuadro de diálogo abrir , haga clic en el tipo de archivo que desea abrir en la lista. Si no está seguro del tipo de archivo, haga clic en todos los archivos (*.*).

  4. Si es necesario, vaya a la carpeta que contiene el archivo que desea abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en él para abrirlo.

  5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Importar o vincular datos a una base de datos existente de Access    Puede importar datos de otros orígenes y programas a tablas de Access para que los datos se incluyan en el archivo de Access, o bien puede vincular a los datos desde Access para que los datos permanezcan en el archivo original (fuera del archivo de Access).

  1. En la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en el formato en el que se almacenan los datos.

    Puede importar o vincular a datos de las siguientes fuentes:

    • Excel    Puede introducir datos de una hoja de cálculo o un rango con nombre en un libro de Excel. Cada hoja de cálculo o rango con nombre se debe importar o vincular por separado.

    • Access    Esto es muy útil para separar el proceso de los datos y crear una base de datos dividida. Es decir, puede usar una base de datos que contenga todos los formularios, informes y macros y mantener los datos en otra base de datos. Después, puede desarrollar mejoras sin interrumpir el trabajo de los demás. También puede combinar datos de muchas bases de datos de Access diferentes en una sola, lo que facilita la tarea de resumir datos entre departamentos o entre socios comerciales.

    • base de datos ODBC    Muchos programas admiten este formato, incluidos muchos productos de servidor de base de datos. Esto le ayuda a crear bases de datos de "panel de aterrizaje", donde combina datos de diferentes sistemas.

    • Archivo de texto    Puede conectarse a un archivo de texto simple y, incluso, puede usar Access para cambiar el contenido de ese archivo. Esto puede ayudar a facilitar el consumo de datos de Access mediante una amplia variedad de programas.

    • Archivo XML    Este formato también ofrece compatibilidad con una gran variedad de programas, entre los que se incluyen algunos servidores Web.

    • lista de SharePoint    Esto hace que los datos sean utilizables con un explorador Web, la manera estándar de usar una lista de SharePoint.

    • Servicios de datos    Puede conectarse a servicios de datos Web dentro de su empresa.

    • Documento HTML    

    • Carpeta de Outlook    Puede conectarse a carpetas de Outlook, de modo que pueda integrar más fácilmente la información de contacto con el resto de los datos.

    • archivo de dBase    dBase es un sistema de bases de datos alternativo que es compatible con Access.

      Aparece el cuadro de diálogo obtener datos externos .

  2. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo.

    Access importará o vinculará los datos a la base de datos. Para la mayoría de los formatos, debe especificar la ubicación de los datos y, a continuación, elegir cómo quiere que se almacenen los datos en la base de datos.

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Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access

Si la base de datos o el proyecto de Access se creó en Access 2000 o posterior, puede usar la base de datos o el proyecto en la versión de Access en la que se creó o en cualquier versión posterior, incluso si el archivo está habilitado para seguridad. Por ejemplo, los archivos de Access 2000 se pueden usar en Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 y Access 2010.

Es posible que tenga una situación en la que desee conservar los datos en una versión anterior de Access, pero que tenga usuarios con una versión posterior de Access que desee vincular a esos datos pero que siga aprovechando algunas de las características de la versión más reciente. La solución es crear una nueva base de datos "cliente" en la versión posterior (que contiene formularios, informes, consultas, macros, pero no tablas) y vincularla a las tablas del archivo de versión anterior. Siga uno de los procedimientos siguientes, en función de si la base de datos está incluida en un archivo o si ya está dividida en un aplicación front-end/back-end.

Usar un archivo de base de datos de Access en varias versiones de Access

Si todas las tablas, formularios y otros objetos de la base de datos de Access versión anterior están contenidos en un archivo y desea usar la base de datos en varias versiones de Access, puede crear una nueva base de datos front-end en una versión posterior y vincularla al archivo original. Los usuarios que tienen la versión anterior de Access aún pueden usar la base de datos original. Los usuarios que tengan la versión más reciente pueden usar la nueva base de datos front-end para vincular a los mismos datos. Puede crear varias versiones front-end si necesita acomodar varias versiones de Access.

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Paso 1: hacer una copia de la base de datos existente y guardarla en un nuevo formato

Use el siguiente procedimiento para convertir la base de datos a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva la base de datos original en su formato original y crea una copia en el formato que especifique.

  1. Cierre el archivo de Access. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que ninguna otra persona la tenga abierta.

  2. Inicie Access 2010.

  3. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

  4. Busque la ubicación del archivo que desea convertir y, a continuación, haga doble clic en él para abrirlo.

    Si aparece el cuadro de diálogo mejora de la base de datos , que le pregunta si desea mejorar la base de datos, haga clic en no.

  5. Si un formulario se abre al iniciar la base de datos, cierre el formulario.

  6. En la pestaña archivo , haga clic en Guardar base de datos como.

  7. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre para la nueva base de datos.

    Nota: A menos que guarde la nueva base de datos en una ubicación diferente, su nombre debe ser diferente del de la base de datos original. En cualquier caso, generalmente es mejor usar un nombre diferente, de modo que pueda distinguir fácilmente entre la base de datos front-end y la base de datos back-end. Sin embargo, si está convirtiendo a formato de Access 2007, la extensión de nombre de archivo cambia de. mdb a. accdb, por lo que puede usar el mismo nombre de archivo.

  8. Haga clic en Guardar.

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Paso 2: dividir la copia de la base de datos y usar el archivo original como base de datos back-end

Divida la base de datos convertida mediante el siguiente procedimiento:

  • En la pestaña herramientas de base de datos, en el grupo mover datos , haga clic en base de datos de Access. Imagen del botón

  • En el cuadro de diálogo diVisor de base de datos , haga clic en dividir base de datos.

    Puede hacer una copia de seguridad si lo desea, pero también puede volver a crear la copia mediante la base de datos original.

  • Escriba un nombre para la base de datos back-end y, a continuación, haga clic en dividir.

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Paso 3: conectar el nuevo front-end a la base de datos original

  1. Elimine la base de datos back-end creada por la herramienta de división de bases de datos, con la precaución de no eliminar la base de datos original.

  2. Vincule la nueva base de datos front-end a las tablas de la base de datos original: en la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en Administrador de tablas vinculadas. Imagen del botón

  3. Haga clic en seleccionar todoy, a continuación, active la casilla de verificación preguntar siempre por la nueva ubicación .

  4. Haga clic en Aceptar, vaya a la base de datos de la versión anterior y, a continuación, haga doble clic en ella.

    Si todo va bien, Access muestra un mensaje que indica que se han actualizado correctamente todas las tablas vinculadas seleccionadas.

Ahora puede mejorar la nueva base de datos front-end para admitir nuevas características para los usuarios que tienen versiones más recientes de Access. Los usuarios que tienen versiones anteriores pueden continuar usando la base de datos de la versión anterior.

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Usar una aplicación front-end/back-end en varias versiones de Access

Si su base de datos de Access ya es una aplicación front-end/back-end, puede convertir el front-end al nuevo formato de archivo. No es necesario realizar cambios en la base de datos back-end.

El procedimiento siguiente muestra cómo usar el comando Guardar base de datos como para convertir la base de datos front-end a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva la base de datos original en su formato original y crea una copia en el formato que especifique.

  1. Cierre la base de datos front-end. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que ninguna otra persona la tiene abierta.

  2. Inicie Access 2010.

  3. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

  4. Desplácese hasta la ubicación de la base de datos front-end y, a continuación, haga doble clic en ella para abrirla.

    Si aparece el cuadro de diálogo mejora de la base de datos , que le pregunta si desea mejorar la base de datos, haga clic en no.

  5. Si aparece un formulario al abrir la base de datos, cierre el formulario.

  6. En la pestaña archivo , haga clic en Guardar base de datos como.

  7. En el cuadro de diálogo Guardar como , escriba un nombre para la nueva base de datos.

  8. Haga clic en Guardar.

Ahora puede mejorar la nueva base de datos front-end para admitir nuevas características.

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