Tareas básicas al usar un lector de pantalla con Excel

Tareas básicas al usar un lector de pantalla con Excel

Símbolo de lectura en voz alta con la etiqueta de contenido del lector de pantalla. Este tema trata sobre el uso de un lector de pantalla con Office

Este artículo va dirigido a los usuarios que usan un programa de lector de pantalla con los productos de Office y forma parte del conjunto de contenido de accesibilidad de Office. Para obtener ayuda más general, consulte la página principal de soporte técnico de Office.

Use Excel 2016 con el teclado y un lector de pantalla (como JAWS o Narrador, el lector de pantalla integrado de Windows) para realizar tareas básicas en Excel 2016. Inicie la aplicación y cree un libro para insertar los datos. Cree fórmulas sencillas, ordene o filtre los datos y agregue gráficos para mostrar el significado de sus datos.

Notas: 

Contenido

Iniciar Excel

Para iniciar Excel 2016, siga uno de estos procedimientos:

  • Presione la tecla del logotipo de Windows, escriba “Excel” y, después, presione Entrar.

  • En el dispositivo o en el almacenamiento de archivos que use, vaya al libro de Excel 2016 que desee abrir y presione Entrar. El libro se abre en Excel.

Crear un nuevo libro

Los archivos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.

  1. En Excel, para empezar a crear un nuevo libro, presione Alt+F, N.

  2. Para abrir un libro en blanco, presione L.

Introducir los datos

A medida que escribe datos en la hoja, trabaja con celdas, columnas y filas. Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A. En una nueva hoja, la celda A1 es la selección predeterminada.

  1. Para seleccionar una celda vacía donde desee empezar a escribir los datos, presione las teclas de dirección. Al moverse a celdas en el libro, en JAWS escuchará la referencia de celda y el contenido de la celda. Cuando seleccione una celda vacía, escuchará, por ejemplo, "En blanco, G4". En Narrador, escuchará la referencia de celda, pero no el contenido de la celda.

  2. Escriba texto o un número en la celda.

  3. Para escribir el contenido en la celda y desplazarse a la siguiente celda de la columna, presione Entrar. Presione la tecla Tab para ir a la siguiente celda de la fila. También puede usar las teclas de dirección.

Usar Autosuma para sumar los datos

Puede usar la función Autosuma para sumar rápidamente los números que ha escrito en la hoja.

  1. Seleccione la celda en la que desee colocar el total. Normalmente es a la derecha o debajo de los números que está sumando.

  2. Para escribir la función Autosuma en la celda, presione Alt+H, U y después S.

    Sugerencia: Puede cambiar las celdas seleccionadas para la función Autosuma. Para seleccionar el rango de celdas que desea sumar, mantenga presionada la tecla Mayús y presione las teclas de dirección.

  3. Cuando haya confirmado que la función Autosuma está creando una fórmula para las celdas que desea, presione Entrar. Autosuma suma los números en las celdas seleccionadas y pasa el total a la celda seleccionada.

  4. Para escuchar el resultado del cálculo de Autosuma, retroceda a la celda que contiene la función Autosuma. Escuchará el número, el hecho de que es un resultado de una fórmula y la referencia de celda, por ejemplo, "538, tiene fórmula, G6".

Crear una fórmula simple

Puede escribir fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números de la hoja. Para crear una fórmula, combine las referencias de celda (como B4 o D6) que contienen los números que desea calcular con el operador matemático. Los operadores son el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división.

  1. Seleccione la celda en la que desee colocar el resultado de la fórmula. Normalmente es a la derecha o debajo de los números que está calculando.

  2. Escriba el signo igual (=). Una fórmula de Excel siempre empieza con el signo igual.

  3. Para crear la fórmula, escriba una combinación de referencias de celda (como B4 o D6) y de operadores matemáticos. Por ejemplo, =B4+B5, =B4-B5, =B4*B5 o =B4/B5.

    Sugerencia: Para realizar cálculos rápidos, en lugar de referencias de celda, puede escribir números en la fórmula, por ejemplo, =20+10, =20-10, =20*10 o =20/10.

  4. Presione Entrar. Se calculan los números y el resultado pasa a la celda seleccionada.

    Sugerencia: Si desea que el cursor permanezca en la celda activa, presione Ctrl+Entrar.

Aplicar un formato de número

Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato de número, como moneda, porcentajes o fechas.

  1. Seleccione las celdas que contienen números a los que desea dar formato.

  2. Para abrir el cuadro combinado de formato de número, presione Alt+H, N.

  3. Para examinar los formatos de número disponibles, presione la tecla Flecha abajo o la tecla Flecha arriba.

    Sugerencia: Si el formato de número que desea no está en esta lista, como Especial o Personalizada, presione Esc para salir de la lista de formatos de número. Para abrir la pestaña Número en el cuadro de diálogo Formato de celdas, presione Alt+H, O y después E. Para desplazarse por la lista de formatos de número disponibles, presione la tecla Tab y, después, las teclas Flecha abajo o Flecha arriba.

  4. Para aplicar un formato de número seleccionado a las celdas seleccionadas, presione Entrar.

Filtrar u ordenar los datos de una tabla

Cuando se crea una tabla de los datos en una hoja, puede analizar los datos de varias formas, incluido el filtrado u ordenación de forma rápida.

  1. Para seleccionar el grupo de datos que quiere analizar como tabla, seleccione la primera celda. Después, para ir a la última celda de datos (normalmente, en la esquina opuesta del grupo de celdas), mantenga presionada la tecla Mayús y presione las teclas de dirección. Después de seleccionar el grupo de celdas, escuchará la referencia de celda y el contenido de la primera celda del rango y, después, la referencia de celda y el contenido de la última celda del rango. (En Narrador, escuchará la referencia de celda y el contenido de la primera celda del rango).

  2. Para abrir la herramienta Análisis rápido, presione Ctrl+Q.

  3. Para desplazarse a la pestaña Tablas, presione T.

  4. Presione la tecla Tab para seleccionar la cuadrícula Tabla y después presione Entrar. Los datos seleccionados tendrán el formato de una tabla. Se agregan encabezados de columna y se aplica formato a las filas en colores alternos.

  5. Filtrar la tabla por el contenido de una columna.

    1. Desplácese hasta el encabezado de la columna que contiene los datos que desea filtrar.

    2. Seleccione la flecha del encabezado de columna.

    3. Presione la tecla Tab hasta que oiga "Seleccionar todo, activado".

    4. Para desactivar esta casilla, presione la barra espaciadora.

    5. Para examinar las opciones de filtro, presione la tecla Flecha abajo y para seleccionar las casillas que contienen los datos por los que desea filtrar, presione la barra espaciadora. Presione Entrar.

    6. Para quitar el filtro y volver a mostrar todos los datos, repita los pasos de la a a la c. Para seleccionar la casilla Seleccionar todo, presione la barra espaciadora. Presione Entrar.

  6. Ordenar la tabla.

    1. Seleccione el encabezado de la columna por la que quiera ordenar la tabla.

    2. Seleccione la flecha del encabezado de columna.

    3. Para seleccionar Ordenar de menor a mayor (para los números) u Ordenar de A a Z (para texto), presione S. Para seleccionar Ordenar de mayor a menor u Ordenar de Z a A, presione O.

Calcular números en una tabla

Con las herramientas de análisis rápido puede calcular números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números de la tabla.

  1. Para seleccionar el grupo de datos que desea calcular como una tabla, seleccione la primera celda. Después, para ir a la última celda de datos (normalmente la esquina opuesta del grupo de celdas), mantenga presionada la tecla Mayús y presione las teclas de dirección.

  2. Para abrir la herramienta Análisis rápido, presione Ctrl+Q.

  3. Presione O y después la tecla Tab para desplazarse hasta la pestaña Totales.

  4. Para examinar las opciones de cálculo, que incluyen Suma, Promedio, Recuento, % del Total y Total acumulado, para datos horizontales o verticales, presione la tecla Flecha derecha.

  5. Seleccione una opción de cálculo y presione Entrar. El grupo de datos seleccionado se calcula como se ha especificado.

  6. Para escuchar los resultados, seleccione las celdas que contienen las fórmulas de una en una. Escuchará al resultado de la fórmula, el hecho de que la celda contiene una fórmula y la referencia de celda.

Dar formato o resaltar los datos como una tabla

El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Puede usar la herramienta Análisis rápido para aplicar rápidamente estos resaltados.

  1. Para seleccionar el grupo de datos que desea resaltar con formato condicional o minigráficos, seleccione la primera celda. Después, para ir a la última celda de datos (normalmente la esquina opuesta del grupo de celdas), mantenga presionada la tecla Mayús y presione las teclas de dirección.

  2. Para abrir la herramienta Análisis rápido, presione Ctrl+Q.

  3. Para desplazarse a la pestaña Formato, presione F. Para desplazarse al menú Minigráficos, presione S. Para desplazarse a las opciones de la pestaña, presione la tecla Tab.

  4. Para examinar las opciones de formato o los minigráficos, presione la tecla Flecha derecha o Flecha izquierda. Las opciones de formato para números incluyen Barras de datos, Color, Conjunto de iconos y más. Las opciones de formato de texto incluyen El texto contiene, Valores duplicados, Valores únicos, Es igual a y Borrar formato. Las opciones de minigráficos incluyen Línea, Columna y Ganancia o pérdida y solo están disponibles cuando se seleccionan números.

  5. Seleccione una opción de formato o minigráfico, y presione Entrar. El grupo de datos seleccionado tendrá el formato especificado.

Nota: Obtenga más información sobre cómo Analizar tendencias de datos usando minigráficos.

Mostrar los datos en un gráfico

La herramienta Análisis rápido recomienda un gráfico específico y crea rápidamente una presentación visual de los datos.

  1. Para seleccionar el grupo de números y etiquetas que desea representar como un gráfico, seleccione la primera celda. Después, para ir a la última celda de datos (normalmente la esquina opuesta del grupo de celdas), mantenga presionada la tecla Mayús y presione las teclas de dirección.

  2. Para abrir la herramienta Análisis rápido, presione Ctrl+Q.

  3. Presione C y después la tecla Tab para desplazarse hasta la pestaña Gráficos.

  4. Para examinar las opciones de gráficos, presione la tecla Flecha derecha o Flecha izquierda.

  5. Seleccione el tipo de gráfico que desee y presione Entrar. El gráfico que representa el grupo seleccionado se agrega a la hoja de cálculo como un objeto incrustado.

Nota: Obtenga más información sobre otros modos de Crear un gráfico en Excel 2016 para Windows.

Guarde el trabajo

  1. Presione Ctrl+G. Si es la primera vez que guarda el libro, en la vista Backstage Guardar como que se abra, seleccione su ubicación de almacenamiento y asígnele un nombre.

  2. Presione la tecla Tab para desplazarse hasta las opciones de ubicación de Guardar como.

  3. Para seleccionar la ubicación de almacenamiento para el libro, como OneDrive o Este equipo, presione la tecla Flecha arriba o Flecha abajo. O bien, para abrir el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese hasta Examinar y presione Entrar.

  4. Para ir a una carpeta dentro de la ubicación de almacenamiento seleccionada, presione la tecla Tab. Para desplazarse a una carpeta superior de la jerarquía, seleccione Subir un nivel. Para desplazarse a la lista de carpetas, presione varias veces la tecla Tab. Para moverse por la lista, presione la tecla Tab o las teclas de dirección. Para seleccionar una carpeta, presione Entrar.

  5. Presione la tecla Tab para desplazarse al cuadro Escriba el nombre del archivo y después escriba un nombre para el libro.

  6. Use la tecla Tab para desplazarse hasta el botón Guardar y presione Entrar.

Imprimir el trabajo

  1. Para abrir la vista Backstage Imprimir, presione Ctrl+P.

  2. Use la tecla Tab para examinar la configuración de impresión, incluido Propiedades de impresión, Imprimir a una cara, Orientación vertical, Márgenes normales y Configurar página. Para cambiar una configuración seleccionada, presione Entrar. Para seleccionar una configuración diferente, presione la tecla Flecha arriba o Flecha abajo y, luego, Entrar.

  3. Cuando la configuración de impresión sea la que desea, para seleccionar Imprimir, presione Mayús+Tab hasta que escuche "Imprimir". Presione Entrar. La impresora imprime el libro.

Vea también

Usar un lector de pantalla para crear un libro en Excel

Usar un lector de pantalla para buscar y reemplazar datos en Excel

Métodos abreviados de teclado y teclas de función de Excel para Windows

Configurar el dispositivo para que funcione con características de accesibilidad en Office 365

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