Sugerencias sobre cómo personalizar la publicación

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

La mayoría de los clientes aprecian que se les recuerde en las tiendas y restaurantes que frecuentan, no sólo que se les llame por su nombre, sino que conozcan sus preferencias. Por ejemplo, el personal del establecimiento podría saludarles de la siguiente forma: 

"¿Recuerda que nos pidió que le informáramos de cuándo llegasen las nuevas muestras? ¡Aquí están, y las tenemos en su color favorito!"

"Le he reservado su mesa favorita, y el salmón que le gustó tanto la última vez está incluido en la recomendación especial de hoy".

En este artículo

¿Por qué personalizar?

Configurar el archivo de datos

Agregar un bloque de direcciones y un saludo

Agregar notas e hipervínculos

¿Por qué personalizar?

A los clientes les gusta que se les recuerde y se les ayude, por ninguna razón en especial, salvo que así obtienen lo que desean de forma más rápida. Esta clase de atención personal crea la lealtad del cliente. Cuando las tiendas y los restaurantes están muy atentos de los intereses de los clientes, éstos suelen responder volviendo e invirtiendo más tiempo y dinero. 

Los envíos por correo funcionan de la misma forma. Cuando incluya contenido en un correo que se dirija específicamente a los intereses de los clientes, éstos estarán más dispuestos a prestarle atención y a responder a él.

Recopilar la información sobre los clientes que necesita

Por supuesto, el seguimiento de los intereses y características particulares de cada cliente puede ser una tarea compleja. Debe recopilar la información, almacenarla en un formulario que luego recupere con facilidad y filtrarla por características concretas para su negocio y que le ayudarán a sacar el máximo partido a su inversión de correo. Con cuanta más exactitud identifique a los clientes que compartan intereses comunes, mayor será la rentabilidad de la inversión.

Puede ayudar Microsoft Office Publisher. Puede introducir los datos del cliente en una base de datos que cree directamente en Microsoft Publisher o en otros programas, como Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager y Microsoft Office Access. También puede usar listas de compra, como las de Microsoft List Builder.

Una vez recopilada la información, analícela para averiguar qué tienen en común sus mejores clientes, agrupe a los clientes por sus afinidades y personalice el correo para atraer la atención a sus intereses específicos.

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Configurar el archivo de datos

Las direcciones y la información personal que usted agregue a publicaciones tienen que provenir de algún sitio. Que es el motivo por el primer paso en la preparación de una distribución masiva es configurar un archivo de datos que contiene la información de contacto de los clientes. Para el archivo de datos, puede usar una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una tabla de Microsoft Office Word, una base de datos de Microsoft Office Access o incluso una carpeta de contactos de Microsoft Office Outlook. Se generan la lista de distribución de correo de este archivo de datos.

Al configurar el archivo de datos, tenga en cuenta lo siguiente (cuando lea la lista, consulte la imagen siguiente, en la que se muestran columnas de una hoja de cálculo Excel y los campos de combinación en las dos caras de una tarjeta postal):

  • Tipos de información en columnas     Cada columna del archivo de datos se corresponde con un fragmento de información que desea agregar a una publicación. Por tanto, si desea agregar, por ejemplo, la dirección de un cliente y una nota personal a cada copia de una tarjeta postal que imprima, necesitará que el archivo de datos contenga columnas para el nombre, la dirección, la ciudad, la provincia, el código postal y la nota personal.

  • Una entrada en cada fila     Cada fila del archivo de datos contiene información que se incluye en una copia de la publicación. Por ejemplo, toda la información de la fila 2 de la hoja de cálculo de Excel que se muestra a continuación se incluye en la tarjeta postal que va a enviar al cliente 1, toda la información de la fila 3 se incluye en la tarjeta postal que va a enviar al cliente 2, etc.

  • Agregar campos a la publicación     Para usar la información que se encuentra en el archivo de datos, debe colocar campos en la publicación, un campo por cada fragmento de información que desea que aparezca. Por ejemplo, si desea imprimir el nombre, la dirección, la ciudad, la provincia, el código postal y la nota personal en cada copia de una tarjeta postal, la publicación de tarjeta postal debe contener un campo para cada uno de estos fragmentos de información. 

Las columnas de una hoja de cálculo de Excel coinciden con los campos de una publicación de tarjeta postal

Sugerencia: Si desea combinar imágenes en las publicaciones que piensa enviar, el archivo de datos debe incluir una columna que contiene los datos de nombre de archivo de imagen. Cada fila de esa columna debe contener el nombre de archivo de una imagen específica, por ejemplo: primerafoto.jpg. Si no se encuentran las imágenes en la misma carpeta que es el origen de datos, incluya la ruta de acceso a cada imagen.

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Agregar un bloque de direcciones y un saludo

Tanto un bloque de direcciones impreso en un boletín (en lugar de una etiqueta postal pegada) y un saludo que incluya el nombre del cliente son técnicas de personalización sencillas que indican que el correo está específicamente diseñado para cada destinatario.

Agregar un bloque de direcciones que tenga un nombre, dirección y otra información

  1. En el panel de tareas Combinar correspondencia (Paso 2: Preparar su publicación), en Más elementos, haga clic en Bloque de direcciones.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, haga clic en los elementos de dirección que desee incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nota: Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los de los campos de Publisher para los bloques de dirección, quizá deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. En el cuadro de diálogo Asignar campos, utilice las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que corresponden a los de Publisher.

Agregar una línea de saludo

  1. En el panel de tareas Combinar correspondencia (Paso 2: Preparar su publicación) en Más elementos, haga clic en Línea de saludo.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, seleccione el formato de línea de saludo, que incluye el saludo, el formato de nombre y puntuación. O bien, escriba una nueva entrada en cada cuadro de texto.

  3. Escriba el texto que desee mostrar en los casos en que Publisher no pueda interpretar el nombre del destinatario, por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene nombre ni apellido, sino sólo un nombre de compañía. 

  4. Haga clic en Aceptar.

    Nota: Si los nombres de los campos de datos del origen de datos no coinciden con los de los campos de la línea de saludo de Publisher, puede que deba hacer clic en la opción Asignar campos del cuadro de diálogo Línea de saludo. En el cuadro de diálogo Asignar campos, utilice las listas desplegables para seleccionar los campos del origen de datos que corresponden a los de Publisher.

Agregar una imagen a una dirección

Puede agregar una imagen o fotografía a un bloque de direcciones, así como a cualquier área de la publicación. Imagen que se muestra puede variar según el interés de la marca del cliente, edad, sexo u otros campos de datos que realiza un seguimiento.

Para obtener información detallada sobre la combinación de imágenes y la configuración del archivo de datos con información del archivo de imagen, vea Crear un origen de datos para una combinación de catálogos o de correspondencia.

  1. En la publicación, haga clic donde desee insertar el campo de combinación para una imagen (por ejemplo, junto al bloque de direcciones).

  2. En el panel de tareas Combinar correspondencia (Paso 2: Preparar su publicación), en Más elementos, haga clic en Campo de imagen.

  3. En el cuadro de diálogo Insertar campo de imagen, seleccione el campo que corresponda a la información de fotografía del archivo de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Publisher inserta un campo de combinación en un marco de imagen de la publicación en el punto de inserción seleccionado. Puede cambiar de tamaño o mover el marco de la imagen.

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Agregar notas e hipervínculos

Si ha configurado los archivos de datos para que almacenen información relevante sobre los clientes, tal como se describe en Sugerencias para preparar listas de distribución de correo electrónico, puede utilizar la información recopilada para ofrecer contenido destinado específicamente a los intereses de los clientes. Ofrecer contenido que se adapte a los intereses de los clientes es una poderosa forma de personalización. Por ejemplo, podría:

  • Personalizar correos independientes por género     Anuncie una nueva línea de productos únicamente a los hombres o a las mujeres incluyendo el sexo de los clientes ("hombre" o "mujer") en la lista de correo y, a continuación, fíltrela por cada sexo, o simplemente filtre la lista en entradas diferentes en el campo Tratamiento ("Sr." y "Sra."). Puede incluir una dirección URL (impresa) o un vínculo directamente a una página Web (en el correo electrónico) para cada género que describa sus opciones. Para ello, agregue la dirección URL apropiada a cada registro en una columna designada a este propósito.

  • Centrarse en los destinatarios de una determinada edad     Notificar a los clientes de productos o servicios que sean apropiados para cada etapa los clientes de vida (como el planeamiento de la jubilación a los veinte años frente al planeamiento de la jubilación a los cincuenta años) recopilando las fechas de nacimiento de los clientes como de nacimiento year (por ejemplo, "1945").

    Si desea ofrecer un regalo promocional a todos los clientes cuyo cumpleaños se celebre en el mes actual, puede recopilar sus fechas de nacimiento como día, mes, año (por ejemplo, "1, enero, 2008").

  • Usar el historial de compras     Envíe anuncios especiales a los que han realizado las compras importantes más recientes, o notifique a los clientes de cuando dispone de nuevos modelos de sus marcas favoritas. Si realiza el seguimiento de sus compras específicas, puede ordenar los archivos de datos para identificar el historial de compras de marcas cuando reciba un nuevo pedido de la línea de productos o para informarles sobre productos relacionados que otros clientes han comprado ("Los clientes que han comprado este artículo también han encontrado útil este otro").

Agregar una nota personal

Puede enviar un mensaje de texto personalizado a cada segmento de clientes que comparta un interés común. Para ello, agregue un campo (o columna) al archivo de datos para que contenga estos mensajes, y después agregue el mensaje apropiado a cada registro (o fila). Podría asociar un mensaje particular a los clientes del mismo sexo, que tengan la misma edad o fecha de nacimiento o que hayan realizado compras durante los últimos seis meses. Para obtener más información acerca de cómo preparar la lista de correo, vea Sugerencias para crear listas de distribución de correo.

  1. Haga clic en el cuadro de texto de la publicación donde desea que aparezca la información personalizada. Además, puede hacer clic en Cuadro de texto en el menú Insertar y, a continuación, arrastrar un rectángulo del tamaño que desea.

    • Si ya hay texto en el cuadro de texto y que desea reemplazar el texto, selecciónelo, demasiado.

    • Si ya hay texto en el cuadro de texto y desea conservarlo, coloque el cursor en el lugar donde desea insertar el mensaje personalizado.

  2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en el campo de combinación adecuada en el cuadro de lista del panel de tareas.

Agregar un hipervínculo personalizado

Puede incluir un hipervínculo que lleve a los clientes a una página Web que aborde sus intereses o atributos particulares. Puede agregar nombres de clientes o cualquier otro campo de datos al texto del hipervínculo para personalizarlo verdaderamente.

  1. En el panel de tareas Combinación de correo electrónico (Paso 2: Preparar su publicación), en Más elementos, haga clic en Insertar hipervínculo personalizado.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo personalizado, escriba el texto que desea mostrar y la dirección del sitio Web a la que desea que tengan acceso los destinatarios cuando hagan clic en el hipervínculo.

  3. Si desea usar un campo de datos en el texto que se va a mostrar, haga clic en este texto y, a continuación, en el cuadro de lista de la derecha, haga clic en el campo de datos que desea insertar.

    Nota: Si inserta un campo de datos, puede especificar un texto sustitutorio y una dirección Web para todas las entradas vacías que se correspondan con el campo de datos insertado. Active las casillas de verificación Usar texto predeterminado para entradas vacías y Usar hipervínculo predeterminado para entradas vacías, si es necesario, y escriba a continuación el texto sustitutorio y l dirección Web.

    Imagen de cuadro de diálogo Insertar hipervínculo personalizado

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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