Sugerencias para preparar listas de distribución de correo electrónico

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

No importa cómo inteligente es el mensaje de correo electrónico, tendrá menos impacto si lo envía a las personas equivocadas.

Cuanto más destinar el correo a un segmento de clientes que es probable que le interese en una oferta específica, la mayor tasa de su campaña de correo electrónico de éxito. Planee dedicar entre un tercer y una mitad de su tiempo de campaña de correo electrónico y un presupuesto para refinar la lista de distribución de identificación segmentos de clientes adecuados.

Puede limitar la lista de distribución de correo a nombres y direcciones de correo electrónico, o puede incluir más detalles acerca de cada cliente para que puede clasificar a los clientes en segmentos pertinentes para su empresa.

En este artículo:

Cómo usar los datos del cliente

Crear una lista de distribución de correo

Combinar listas de varios orígenes en una lista

Refinar una lista de destinatarios

Cómo usar los datos del cliente

Después de obtener información acerca de los clientes y clientes potenciales, puede ser muy útil seguimiento los atributos que tienen en común. Más detalles que capture en la lista de distribución de correo, las opciones más tiene destinadas a los envíos de correo.

Pero asegúrese de que los datos detallados que seguir son los datos que va a utilizar. Más complejidad agregue a su lista de distribución de correo, más trabajo que debe realizar para mantener la lista.

Por ejemplo, puede usar los datos del cliente en cualquiera de las siguientes maneras.

  • Correo para los clientes en una configuración regional específica     Filtrar la lista de distribución de correo por ciudad o código postal, de modo que puede anunciar fácilmente una promoción sólo para los clientes que viven en una ubicación determinada.

  • Agregar un saludo personalizado     Personalice el correo incluyendo los destinatarios primera o última nombres en una línea de saludo, separando el nombre en distintos campos de datos de título, nombrey apellido .

  • Centrarse en los destinatarios de una determinada edad     Notificar a los clientes de productos o servicios que sean apropiados para cada etapa los clientes de vida (como el planeamiento de la jubilación a los veinte años frente al planeamiento de la jubilación a los cincuenta años) recopilando las fechas de nacimiento de los clientes como año de nacimiento (por ejemplo, "1945").

    Si desea ofrecer un regalo promocional a todos los clientes cuyo cumpleaños se celebre en el mes actual, puede recopilar sus fechas de nacimiento como día, mes, año (por ejemplo, "1 de enero de 2000").

  • Adaptar correos independientes por género     Anunciar una nueva línea de productos sólo a hombres o sólo a mujeres incluyendo el sexo de cada cliente ("hombre" o "mujer") en la lista de distribución de correo.

  • Usar el historial de compras     Envíe anuncios especiales a los que han realizado las compras importantes más recientes o notificar a los clientes cuando dispone de nuevos modelos de sus marcas favoritas. Para ello, debe realizar un seguimiento del historial de compra de los clientes. Se pueden también puede notificar a los clientes sobre productos similares ("los clientes que han comprado también encontrado útil este elemento").

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Crear una lista de distribución de correo

Básicamente, una lista de distribución de correo es un archivo de texto que separa los registros de los destinatarios en campos comunes. Dichas listas suelen adoptar la forma de hojas de cálculo o tablas, con cada registro en su propia fila, separados en columnas que contienen los campos de datos individuales, como la lista de distribución de correo básica ilustrado aquí.

Lista de correo básica en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia

Una lista compleja podría incluir campos de datos adicionales, como preferencias de tamaño y color de producto, compra historial, fecha de nacimiento y sexo.

Si está creando una lista de distribución de correo por primera vez, puede hacerlo sin salir de Publisher.

Crear una lista de destinatarios

  1. En el menú Herramientas, elija envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Crear lista de direcciones.

  2. Antes de comenzar a escribir la información de la lista, puede personalizar los campos agregando, quitando, cambiarles el nombre o reordenación de los campos que aparecen en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Personalizar columnas y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

      • Para agregar un campo, haga clic en Agregar. En el cuadro de diálogo Agregar campo, escriba un nombre para el nuevo campo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      • Para quitar un campo, seleccione el campo en Nombres de campo y, a continuación, haga clic en Eliminar.

      • Para cambiar el nombre de un campo, seleccione el campo en Nombres de campo y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre de campo, escriba un nuevo nombre en el cuadro para y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      • Para cambiar el orden de los campos, seleccione el campo que desea mover y, a continuación, haga clic en Subir o Bajar hasta donde desee.

    2. Repita estos pasos hasta que termine de revisar la lista de nombres de campo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información de la primera entrada en los campos correspondientes (título, nombre, apellido y así sucesivamente).

  4. Cuando termine de escribir la información de la primera entrada, haga clic en Nueva entrada o presione la tecla TAB.

  5. Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya terminado de agregar entradas.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro nombre de archivo.

    De forma predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta Mis orígenes de datos. Es mejor mantener la lista de direcciones, ya que es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Publisher busca orígenes de datos.

  8. Haga clic en Guardar.

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Combinar listas de varios orígenes

Si tiene o listas de distribución de compra, Publisher facilita el combinar y cambiar las listas de clientes de varios orígenes en Publisher. Puede elegir qué funciona mejor para usted uniendo la lista de distribución de correo de Publisher desde cualquier combinación de otras listas creadas en los siguientes programas:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

También puede usar listas de compra, como las de Microsoft List Builder.

Especifique la lista para agregar

  1. En el menú Herramientas, haga clic en envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en la Combinación de correo electrónico para abrir el panel de tareas Combinación de correo electrónico.

    Si la publicación está conectada a una lista de destinatarios, compruebe la conexión y, a continuación, haga clic en Editar lista de destinatarios en el panel de tareas Combinación de correo electrónico. Si la publicación no está conectada a una lista de destinatarios existente, haga clic en una de las opciones de crear una lista de destinatarios y, a continuación, haga clic en siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.

  2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en Agregar a la lista de destinatarios, siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en Seleccionar una lista existente, seleccione un origen de datos en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.

    • Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook (si se le pide que elija un perfil de correo, haga clic en el perfil que desea) y, a continuación, haga clic en Aceptar. Seleccione una carpeta o lista de distribución en el cuadro de diálogo Seleccionar contactos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Haga clic en escribir una lista nueva, agregue las entradas que desee en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Resolver discrepancias al combinar listas

Cuando agrega una lista de correo a otra, es posible que uno o varios campos de la lista agregada no tiene una coincidencia en la lista existente. Por ejemplo, la lista de direcciones que está agregando puede incluir un campo CompanyY nombre , pero la lista original no.

Publisher le pide que corrija las discrepancias entre los campos de las diversas listas de origen al abrir el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios.

  1. En el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios, seleccione un campo que no está en la columna coincidencia, seleccione el campo al que desea corresponder en la lista de campos de la lista de destinatarios con campos coincidentes y, a continuación, haga clic en coincidir.

  2. En el cuadro de diálogo Asignar campo, compruebe que el campo seleccionado se muestra en hacer coincidir con el campo de lista de destinatarios o seleccione otro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Si necesita agregar un nuevo campo a la lista de destinatarios para realizar una coincidencia, seleccione el campo que desea agregar a la nueva lista (la lista izquierda en el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios ), haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Campos agregados se muestran en nuevos campos que se agregarán a la lista de destinatarios.

    Sugerencia: Quitar un campo agregado seleccionándolo en el cuadro nuevos campos que se agregarán a la lista de destinatarios y, a continuación, haga clic en Quitar.

Imagen del cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios

¿Cómo asignar campos cuando Publisher no pregunta si se desea?

  • En el panel de tareas Combinación de correo electrónico en más elementos, haga clic en campos de dirección y, a continuación, haga clic en Asignar campos.

Guardar un acceso directo a una lista combinada

Puede crear un acceso directo a la lista combinada para su uso en otros correos. Siempre que edite una entrada individual en la lista combinada, la entrada modificada también se actualiza en el archivo de origen si ese archivo está disponible para su edición. Si no desea actualizar el archivo original, puede exportar la lista de destinatarios a un archivo nuevo.

  1. En el panel de tareas Combinación de correo electrónico (paso 3: Seleccionar resultado de la combinación de correo electrónico ), en realizar seguimiento de este correo, haga clic en Guardar un acceso directo a la lista de destinatarios.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar archivo, escriba un nombre para la lista de direcciones combinadas en el cuadro nombre de archivo.

    De forma predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta Mis orígenes de datos. Es mejor mantener la lista de direcciones, ya que es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Office Publisher busca orígenes de datos.

  3. Haga clic en Guardar.

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Refinar una lista de destinatarios

Cuando los campos en la coincidencia de listas de origen distintos, todos los registros aparecen en la lista existente en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, donde puede filtrar, ordenar y seleccionar los destinatarios que desea incluir en la combinación de correo electrónico. Seleccione la casilla de verificación situada junto a cada destinatario que desea incluir y desactive la casilla de verificación situada junto a cada destinatario que desee excluir.

Active o desactive todos los elementos

  • Active o desactive la casilla de verificación en la fila de encabezado.

Filtrar los elementos de la lista

Si desea utilizar sólo algunas entradas en la lista, puede filtrar la lista por un campo o criterio específicos. Después de filtrar la lista, puede usar las casillas de verificación para incluir y excluir registros.

  1. Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de columna del elemento que desea filtrar.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en (espacios) para mostrar todos los registros en el que está en blanco el campo correspondiente.

    • Haga clic en (sin espacios) para mostrar todos los registros con información en el campo correspondiente.

    • Haga clic en (avanzado) para abrir el cuadro de diálogo filtrar y ordenar, que puede usar para filtrar por varios criterios.

      Nota: También puede abrir el cuadro de diálogo filtrar y ordenar haciendo clic en filtro en Restringir lista de destinatarios en los Destinatarios de combinar correspondencia.

  3. Sugerencia: Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay 10 o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si han varias direcciones que aparece Australia como el país o región, puede filtrar por Australia.

  4. El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia muestra sólo los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (todo).

Ordenar los elementos de la lista

Si desea ver elementos en orden alfabético, puede ordenar los elementos en la lista. Siga uno de estos procedimientos:

  • En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en el encabezado de columna del elemento que desea ordenar.

    Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en el encabezado de columna Apellidos.

  • Para ordenar mediante varios criterios, haga clic en Ordenar en Restringir lista de destinatarios en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. En el cuadro de diálogo filtrar y ordenar, seleccione los criterios que desea ordenar.

    Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas Combinación de correo electrónico.

Buscar duplicados

Para evitar que los envíos duplicados, puede buscar y eliminar los registros de la lista combinada para que coincidan con campos máximo (pero no necesariamente todos).

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en Buscar duplicados.

  2. En el cuadro de diálogo Buscar duplicados, desactive sólo aquellas entradas que desea incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Buscar un destinatario específico o grupo de destinatarios que comparten un atributo común

Para identificar una persona o grupo de personas que comparten atributos comunes (como apellidos, código postal o mes de nacimiento), puede buscar en la lista.

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en Buscar destinatario.

  2. En el cuadro de diálogo Buscar entrada , escriba el atributo que desea buscar en el cuadro de texto Buscar, especifique el campo o campos que desea buscar y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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