Sugerencias para crear listas de distribución de correo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

No importa lo estudiado que esté el mensaje de correo, tendrá menos impacto si lo envía a los destinatarios equivocados. Puede limitar la lista de correo a nombres y direcciones, o bien incluir más detalles sobre los clientes para que pueda clasificarlos en segmentos significativos para el negocio.

Si destina el correo a un segmento de clientes que probablemente estén interesados en una oferta específica, la campaña de correo tendrá probablemente una tasa de éxito mucho mayor. Planee dedicar entre un tercio y la mitad del tiempo y presupuesto de la campaña a restringir la lista de correo, para dirigirla a los segmentos de clientes adecuados.

En este artículo

Cómo usar los datos del cliente

Crear una lista de distribución de correo

Combinar listas de varios orígenes en una lista

Refinar una lista de destinatarios

Cómo utilizar los datos de los clientes

Después de obtener información sobre los clientes y posibles clientes, puede resultar útil realizar el seguimiento de los atributos que tienen en común. Cuantos más detalles capture en la lista de correo, más opciones tendrá para dirigir los correos a los objetivos correctos.

Pero asegúrese de que los datos detallados en los que está realizando el seguimiento son los datos que va a utilizar. Cuanta más complejidad agregue a la lista de correo, más trabajo le costará mantener la lista.

Por ejemplo, podría utilizar datos de los clientes de cualquiera de las maneras siguientes:

  • Imprimir etiquetas postales     Cree etiquetas postales para las que necesita únicamente información de nombre y dirección.

  • Enviar un correo a los clientes de una localidad específica     Filtre la lista de correo por ciudad o código postal para poder anunciar fácilmente una promoción sólo para aquellos clientes que viven en una ubicación determinada.

  • Agregar un saludo personalizado     Personalice el correo incluyendo los destinatarios primera o última nombres en una línea de saludo, separando el nombre en los campos título, nombrey apellido .

  • Centrarse en los destinatarios de una determinada edad     Notificar a los clientes de productos o servicios que sean apropiados para cada etapa los clientes de vida (como el planeamiento de la jubilación a los veinte años frente al planeamiento de la jubilación a los cincuenta años) recopilando las fechas de nacimiento de los clientes como año de nacimiento (por ejemplo, "1945").

    Si desea ofrecer un regalo promocional a todos los clientes cuyo cumpleaños se celebre en el mes actual, puede recopilar sus fechas de nacimiento como día, mes, año (por ejemplo, "1 de enero de 2000").

  • Personalizar correos en función del sexo     Anuncie una línea nueva de productos sólo a hombres o sólo a mujeres incluyendo el sexo de cada cliente ("hombre" o "mujer") en la lista de correo.

  • Usar el historial de compras     Envíe anuncios especiales a los que han realizado las compras importantes más recientes, o notifique a los clientes cuándo dispone de nuevos modelos de sus marcas favoritas. Para ello tiene que realizar el seguimiento del historial de compras de los clientes. También puede notificar a los clientes acerca de productos similares ("Los clientes que compraron lo que usted ha comprado también compraron esto").

  • Enviar un mensaje de correo electrónico para ahorrarse el franqueo     Ahorre los costos del correo para un evento sólo por invitación, enviando invitaciones por correo electrónico a aquellos clientes que han proporcionado su dirección de correo electrónico. Primero, puede enviar las invitaciones impresas realizando una combinación de correo y filtrando por aquellos clientes que no tengan dirección de correo electrónico. A continuación, puede crear una invitación por correo electrónico para realizar una combinación de correo electrónico y filtrar por aquellos clientes con dirección de correo electrónico.

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Crear una lista de correo

Dicho brevemente, una lista de correo es un archivo de texto que separa los registros de los destinatarios en campos comunes. Dichas listas suelen adoptar la forma de hojas de cálculo o tablas, con cada registro en su propia fila, separados en columnas que contienen los campos de datos individuales, como la lista básica de correo que se muestra aquí.

Lista de correo básica en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia

Una lista compleja podría incluir campos de datos adicionales, como preferencias de tamaño y color de los productos, historial de compras, fecha de nacimiento y sexo.

Si va a crear una lista de correo por primera vez, puede hacerlo sin salir de Microsoft Office Publisher.

Crear una lista de correo

  1. Abra una publicación.

  2. En el menú Herramientas, elija Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Crear lista de direcciones.

  3. Antes de comenzar a escribir la información de la lista, puede personalizar los campos agregando, quitando, cambiando o reordenando los campos que aparecen en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Personalizar columnas y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

      • Para agregar un campo, haga clic en Agregar. En el cuadro de diálogo Agregar campo, escriba un nombre para el nuevo campo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      • Para quitar un campo, selecciónelo en Nombres de campo, haga clic en Eliminar y, a continuación, haga clic en .

      • Para cambiar un nombre de campo, selecciónelo en Nombres de campo y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre de campo, escriba un nombre nuevo en el cuadro A: y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      • Para cambiar el orden de los campos, seccione el campo que desea mover y, a continuación, haga clic en Subir o Bajar hasta donde desea.

    2. Repita estos pasos hasta que termine de revisar la lista de nombres de campo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información de la primera entrada en los campos apropiados (Tratamiento, Nombre, Apellidos, etc.).

  5. Cuando termine de escribir la información de la primera entrada, haga clic en Nueva entrada o presione la tecla TAB.

  6. Repita los pasos 3 y 4 hasta que termine de agregar entradas.

  7. Haga clic en Aceptar.

  8. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro Nombre de archivo.

    De forma predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es mejor guardar la lista de direcciones aquí, ya que es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Publisher busca los archivos de los orígenes de datos.

  9. Haga clic en Guardar.

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Combinar listas de varios orígenes

Si tiene o ha adquirido listas de correo, con Publisher resulta más sencillo combinar y editar las listas de clientes de varios orígenes. Puede obtener la mejor solución organizando la lista de correo de Publisher a partir de una combinación de otras listas creadas en los siguientes programas:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Asimismo puede adquirir listas, como las de Microsoft List Builder.

Especificar la lista que se va a agregar

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Envíos por correo y catálogos y, a continuación, haga clic en Combinar correspondencia para abrir el panel de tareas Combinar correspondencia.

    Si se conecta la publicación a una lista de destinatarios, compruebe la conexión y, a continuación, haga clic en Editar lista de destinatarios en el panel de tareas Combinar correspondencia. Si la publicación no está conectada a una lista de destinatarios existentes, haga clic en una de las opciones de Crear una lista de destinatarios y, a continuación, haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios y seleccione la lista que desea.

  2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en Agregar a la lista de destinatarios, siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Haga clic en Seleccionar una lista existente, seleccione un origen de datos en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.

    • (Si se encuentra, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook pide que elija un perfil de correo, haga clic en el perfil que desee) y, a continuación, haga clic en Aceptar. Seleccione una carpeta o lista de distribución en el cuadro de diálogo Seleccionar contactos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Haga clic en Escribir una lista nueva, agregue las entradas que desea en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Resolver discrepancias al combinar listas

Cuando agrega una lista de correo a otra, es posible que uno o varios campos de la lista agregada no tiene una coincidencia en la lista existente. Por ejemplo, la lista de direcciones que está agregando puede incluir un campo de Nombre de la compañía , pero la lista original no.

Publisher le indica que corrija las discrepancias entre los campos en las diversas listas de orígenes de datos abriendo el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios.

  1. En el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios, seleccione el campo que no esté seleccionado en la columna Coincidencia, seleccione el campo que desea corresponder en la lista Campos de la lista de destinatarios con campos coincidentes y, a continuación, haga clic en Coincidir.

  2. En el cuadro de diálogo Asignar campo, compruebe que el campo seleccionado se muestra en Hacer coincidir con el campo de lista de destinatarios o seleccione otro y haga clic en Aceptar.

  3. Si tiene que agregar un nuevo campo a la lista de destinatarios para realizar una coincidencia, seleccione el campo que desea agregar a la nueva lista (la lista izquierda en el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios), haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Los campos agregados se muestran en Nuevos campos que se agregarán a la lista de destinatarios.

    Sugerencia: Para quitar un campo agregado, selecciónelo en el cuadro Nuevos campos que se agregarán a la lista de destinatarios y, a continuación, haga clic en Quitar.

Imagen del cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios

¿Cómo asignar campos cuando Publisher no pregunta si se desea?

  • En el panel de tareas Combinar correspondencia en Más elementos, haga clic en Campos de dirección y, a continuación, haga clic en Asignar campos.

Guardar un acceso directo a una lista combinada

Puede crear un acceso directo a la lista combinada para usarse en otros envíos de correo. Siempre que edite una entrada individual de la lista combinada, la entrada modificada también se actualiza en el archivo de código fuente original si ese archivo está disponible para su modificación. Si no desea actualizar el archivo de código fuente original, exporte la lista de destinatarios a un nuevo archivo.

  1. En el panel de tareas Combinar correspondencia (Paso 3: Crear publicaciones combinadas), en Realizar seguimiento de este correo, haga clic en Guardar un acceso directo en una lista de destinatarios.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar archivo, escriba un nombre para la lista de direcciones combinadas en el cuadro Nombre de archivo.

    De forma predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es mejor guardar la lista de direcciones aquí, ya que es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Office Publisher busca los archivos de los orígenes de datos.

  3. Haga clic en Guardar.

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Restringir una lista de destinatarios

Cuando coinciden los campos de varias listas de orígenes de datos, todos los registros aparecen en la lista existente del cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en donde puede filtrar, ordenar y seleccionar los destinatarios que incluirá en la combinación de correo electrónico. Active las casillas de verificación situadas junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las de los destinatarios que desee excluir.

Seleccionar o borrar todos los elementos

  • Active o desactive la casilla de verificación en la fila de título.

Filtrar los elementos de la lista

Si desea utilizar únicamente algunas entradas determinadas en la lista, fíltrelas por un campo o criterio específicos. Una vez filtrada la lista, utilice las casillas de verificación para incluir y excluir registros.

  1. Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de la columna correspondiente al elemento por el que desee filtrar.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en (Espacios) para mostrar todos los registros en los que el campo correspondiente aparece en blanco.

    • Haga clic en (Sin espacios) para mostrar todos los registros con información en el campo correspondiente.

    • Haga clic en (Avanzado) para abrir el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, que puede utilizar para filtrar por varios criterios.

      Nota: También puede abrir el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar haciendo clic en Filtro, en Restringir lista de destinatarios del cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.

  3. Sugerencia: Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay 10 o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si han varias direcciones que aparece Australia como el país o región, puede filtrar por Australia.

  4. El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia sólo mostrará los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (Todos).

Ordenar los elementos de la lista

Si lo desea, puede ordenar los elementos de la lista para verlos en orden alfabético.

  • En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en el encabezado de columna del elemento por el que desee ordenar.

    Por ejemplo, si desea mostrar la lista por orden alfabético de apellidos, haga clic en el encabezado de la columna Apellidos.

  • Para ordenar mediante varios criterios, haga clic en Ordenar en Restringir lista de destinatarios. En el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, seleccione los criterios por los que desee ordenar.

Buscar duplicados

Para evitar mensajes de correo duplicados, puede buscar y eliminar aquellos registros de la lista combinada cuyos registros (aunque no necesariamente todos) coincidan.

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en Buscar duplicados.

  2. En el cuadro de diálogo Buscar duplicados, desactive sólo aquellas entradas que desee incluir y haga clic en Aceptar.

Buscar un destinatario específico o grupo de destinatarios que compartan el mismo atributo

Para identificar una persona o un grupo de personas que compartan atributos comunes (como apellidos, código postal o mes de nacimiento), puede buscar en la lista.

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en Buscar destinatario.

  2. En el cuadro de diálogo Buscar entrada, escriba el atributo que desea encontrar en el cuadro de texto Buscar, especifique el campo o campos que desea buscar y haga clic en Buscar siguiente.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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