Sugerencias de Microsoft MyAnalytics

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Estas sugerencias pueden ayudarle a tiempo mejor y centrarse en lo que es importante en su trabajo. No todas las sugerencias para todos los usuarios. Qué puede y debe hacer siempre depende de su rol y la organización en los que trabaja.

Usar MyAnalytics en Outlook

¿Quiere conocer cuántos contactos leen un correo electrónico específico que ha enviado? Pruebe el Complemento MyAnalytics para Outlook para conocer cuántos contactos han leído, respondido o reenviado su correo electrónico.

Sugerencia: En Outlook, abra un correo electrónico que haya enviado o recibido. Después, para ver las estadísticas, haga clic en MyAnalytics en la parte superior del correo electrónico, justo debajo de la línea de destinatarios.

Reuniones

Menos reuniones, reuniones más cortas o reuniones más productivas. Estas son algunas opciones si quiere aprovechar mejor el tiempo invertido en las reuniones.

Enviar resúmenes en lugar de invitaciones

El correo electrónico no siempre es una pérdida de tiempo. Puede ser una forma útil de reducir la asistencia a las reuniones, a la vez que se mantiene informado a los contactos. Si tiene compañeros cuyas decisiones no son necesarias en una reunión, puede enviarles un correo electrónico después de la reunión para informarles de lo que se ha decidido.

Reuniones más breves

En una encuesta realizada recientemente a ejecutivos se indica que entre el 25 % y el 50 % del tiempo invertido en las reuniones no resulta productivo. Algunas compañías han introducido las reuniones de pie. Aunque no es apropiado para todas las reuniones, una reunión de pie será, por necesidad, más breve y eficiente que la típica reunión donde todos están sentados. Como alternativa, puede abreviar o combinar reuniones periódicas, especialmente si hay más de 10 asistentes.

Reconsiderar las reuniones periódicas

Una sugerencia de productividad común es “limpiar” el calendario. Intente cancelar todas las reuniones periódicas durante una semana y vuelva a agregar aquellas que sean realmente necesarias. Se ha demostrado que esto permite reducir entre un 10 % y un 30 % el número de reuniones cuando se hace en equipo.

Reconsiderar la lista de asistentes

Las reuniones de estado concurridas y las reuniones informativas para aquellos asistentes que “necesitan saberlo todo” pueden acaparar la atención si no todos los participantes se involucran totalmente. La multitarea es un indicador común de que la persona no es totalmente necesaria en una reunión. ¿Puede enviar un resumen en su lugar?

No fomentar el “turismo de negocios”

El término “turismo de negocios” se usa para las personas de una compañía que “afirman que asisten a todas las reuniones que pueden para estar al día en todo momento”. Las reuniones útiles necesitan un aporte dinámico y la atención de todos los participantes, por lo que, si hay asistentes que no prestan atención, puede reducirse de forma significativa la efectividad de la reunión. Como organizador, intente limitar la colaboración a los participantes de la reunión con el fin de reducir las distracciones y garantizar una contribución adecuada.

Correo electrónico

Si piensa que invierte demasiado tiempo en los correos electrónicos, intente llamar por teléfono, no “responder a todos” o cancelar la suscripción a las listas de correo electrónico que no sean útiles.

Quitar los destinatarios de correo electrónico que no sean necesarios

Antes de hacer clic en Enviar, revise la lista de destinatarios y asegúrese de que todos los contactos son imprescindibles para la conversación. Piénselo dos veces antes de usar la opción Responder a todos. La opción predeterminada tendría que ser responder solo al remitente. Use Responder a todos solo cuando su respuesta sea verdaderamente relevante para todos los participantes. Es posible que algunos destinatarios solo necesiten conocer el resultado de las decisiones, en lugar de recibir una copia de toda la conversación.

Enviar menos correos electrónicos: usar Skype o llamar por teléfono

Antes de enviar un correo electrónico, primero tenga en cuenta esta información. Un grupo de trabajo de simplicidad organizativa llegó a la conclusión de que, al reducir el número de correos electrónicos de los ejecutivos en un 54 %, se aumentó en un 7 % la productividad de toda la compañía. Una columna de sugerencias de administración apoyó este enfoque al animar a los ejecutivos a "usar el teléfono". Con frecuencia, las llamadas de teléfono son más eficientes que las repetitivas conversaciones de correo electrónico y, además, permiten que las preguntas se respondan en tiempo real. Skype es una buena opción.

Cancelar la suscripción a los grupos no leídos

Es buena idea cancelar la suscripción a los grupos a los que realmente no necesite estar suscrito. Si termina eliminando los correos electrónicos o moviéndolos a la carpeta “Para leer” y nunca los vuelve a consultar, puede que sea mejor no tener esos correos electrónicos, ya que usan espacio innecesario en su bandeja de entrada.

Ahorrar espacio en las bandejas de entrada de otros usuarios

Es posible que pueda introducir en su compañía la siguiente disciplina relacionada con el envío de correos electrónicos en copia. Es muy sencillo: al responder a un correo electrónico, mueva todos los destinatarios que pueda al campo CCO con una nota que diga “moviendo a Bartolomé, Carlota y Marina para ahorrar espacio en su bandeja de entrada”. Esto permite a sus compañeros opinar si quieren permanecer en la conversación, pero también les proporciona una forma rápida de eliminar los correos electrónicos que ocupen espacio en su bandeja de entrada y que les hagan perder el tiempo. Este sencillo reconocimiento del valor del tiempo de las personas también ayuda a promover el buen comportamiento cada vez que alguien lo ve. Páselo.

Fuera del horario laboral

Sea un compañero considerado.

  • Combine los correos electrónicos y las actualizaciones de estado en resúmenes diarios o semanales para correos electrónicos “informativos”. Esto reduce el exceso de información general y la aleatoriedad causados por la sobrecarga de correos electrónicos.

  • Guarde los borradores o retrase la entrega de los correos electrónicos hasta el horario laboral normal de los destinatarios. Con el fin de limitar el exceso de información, no envíe correos electrónicos por la noche o a primera hora de la mañana, excepto si son mensajes urgentes.

  • Cuando quiera concentrarse, desactive las notificaciones en el teléfono y en el escritorio.

Como equipo:

  • Por ejemplo: sin reuniones los miércoles

  • Se acuerdan las “horas de equipo”

  • Sea respetuoso con el tiempo de otras personas

  • Intente no repetir reuniones y decida cuidadosamente a quién invitar

Tiempo de productividad

El tiempo de productividad podría definirse como un mínimo de dos horas consecutivas sin reuniones. El objetivo del tiempo de productividad es reservar tiempo suficiente para poder centrarse en las entregas o en completar otras tareas importantes.

Reserve tiempo de productividad en su calendario

Establezca prioridades para su propio tiempo y evite que se reserve dos veces. Igualmente, sea respetuoso y no reserve el tiempo que no esté disponible de su equipo.  

Menos reuniones

Menos reuniones puede significar más tiempo para concentrarse en tareas importantes o en descansar.

Más tiempo para fomentar las relaciones puede traducirse en mayores niveles de productividad

Dejar tiempo para relajarse durante el horario laboral puede resultar más útil para el éxito de su profesión que proporcionar recuperación mental. Dedicar tiempo a fomentar las relaciones y hacer crecer las redes ha demostrado tener un valor incalculable para el avance profesional. Según un estudio realizado por un equipo de asociados, se ha demostrado la relación entre los vendedores con éxito y las redes de gran tamaño. Se ha llegado a la conclusión de que los vendedores más importantes impulsan las redes internas, que son un 33 % mayores de las de aquellos que tenían un desempeño por debajo de la media. En este caso, una inversión en las relaciones importantes entre compañeros se tradujo en un mayor rendimiento.

Reservar tiempo para lo importante

Antes de saltarse la comida o de tomarse cuatro cafés en su escritorio, disfrute de una comida con su equipo. Le dará un descanso a su cerebro, hará crecer su red y, probablemente, impulsará su productividad.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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