Soporte técnico para su adopción de Project Online con un departamento de gestión de proyectos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

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¿Qué es un departamento de gestión de proyectos?

Así que está pensando en adoptar Project Online para su negocio. ¿Para qué lo va a usar, o mejor dicho, cuál es el problema empresarial que intenta resolver? Algunos de los ejemplos pueden ser:

  • Mi ejecutivos desean una mejor visibilidad del estado de los proyectos.

  • Necesito encontrar una manera mejor de administrar mis recursos y asignarlos a los proyectos.

  • Deseo realizar de forma sencilla un seguimiento del tiempo que invierten las personas en sus tareas.

  • Deseo realizar el seguimiento de los datos de los proyectos de forma más rigurosa que con las hojas de cálculo de Excel.

Las organizaciones que han tenido más éxito en la resolución de problemas empresariales como los mencionados, con Project Online son los que crean un conjunto de estándares, de procesos y de los mejores procedimientos en base a la manera en que los proyectos se administran en su organización. En ocasiones, a la persona o al grupo que crea y administra estas reglas de administración de proyectos se le denomina departamento de gestión de proyectos.

¿Qué hace un departamento de gestión de proyectos?

En las grandes empresas, un departamento de gestión de proyectos consiste en un departamento que se ocupa de las cuestiones referentes a la administración de proyectos de toda la organización, como la dirección de la administración de proyectos, la implementación, el aprendizaje, las necesidades de investigación de la administración de proyectos o la determinación de la mejor manera de crear informes útiles. En empresas pequeñas o medianas, un departamento de gestión de proyectos puede estar formado por una sola persona o por un pequeño grupo de personas, pero también puede aspirar a intentar resolver los mismos problemas que las grandes empresas. Sin embargo, todos los departamentos de gestión de proyectos tienen objetivos comunes. Estos son:

  • Dirigir y promocionar la adopción de un sistema de administración de proyectos.

  • Simplificarles a los usuarios de la organización la administración de proyectos mediante la automatización de procesos en la herramienta.

  • Crear directivas, procedimientos y prácticas recomendadas acerca de las funciones de la administración de proyectos.

  • Ser los expertos en la materia en cuanto a la administración de proyectos, actuando como un "Centro de excelencia", para todo lo que concierna a dicha administración y proporcionando aprendizaje sobre las prácticas y herramientas recomendadas.

  • Estar autorizado por un patrocinador ejecutivo a realizar y exigir cambios basados en sus recomendaciones.

¿Aún está confundido? Demos un paso atrás y usemos un ejemplo sencillo: cómo un cabeza de familia puede ocuparse de su propia familia:

Necesidad

Departamento de gestión de proyectos

Familia

Departamento de gestión de proyectos: información

El departamento de gestión de proyectos ayuda a establecer una manera eficaz de comunicar la información a las partes interesadas del proyecto a través de los informes de estado y mantenimiento del proyecto. Esto podría incluir el hecho de investigar de las necesidades de creación de informes, mover los datos necesarios al sistema y establecer los flujos de trabajo para asegurarse de que los datos necesarios para los informes periódicos llegan a tiempo al sistema.

Los cabezas de familia necesitarán información sobre cómo van las cosas:

  • Informes trimestrales sobre los estudios de los niños.

  • Extractos bancarios mensuales que muestren el estado de las finanzas.

  • Las visitas médicas anuales para determinar el estado de salud de los miembros de la familia.

Departamento de administración de proyectos: información sobre quién está realizando cada tarea

El departamento de gestión de proyectos crea procesos para obtener los datos correctos para el sistema de administración de proyectos con el fin de proporcionar un estado a un nivel determinado del proyecto para los jefes de proyecto. También proporciona orientación y prácticas recomendadas para la administración de recursos.

Los miembros de la familia necesitarán saber quién está realizando cada tarea. Esto puede incluir:

  • Quién irá hoy a recoger a los niños a la escuela, quién sacará al perro por las tardes, quién preparará la cena, etc.

  • Si alguien no pueden realizar sus tareas habituales, necesitará saber quién está disponible para sustituirlo.

  • Puede resultar útil crear un calendario general con el horario de trabajo, de escuela y la disponibilidad de cada miembro. De este modo, es fácil saber cómo pueden repartirse las tareas.

Departamento de administración de proyectos: foros para colaborar

El departamento de gestión de proyectos ayuda a crear sitios de colaboración de proyectos y a personalizarlos para satisfacer mejor las necesidades de los usuarios del sitio.

Los miembros de la familia necesitarán un foro en el que puedan colaborar y realizar acciones, como por ejemplo:

  • Exponer los eventos importantes en un calendario de pared en la cocina.

  • Hablar entre ellos durante la cena.

Departamento de gestión de proyectos: evaluar y mitigar riesgos

El departamento de gestión de proyectos es el responsable de configurar un sistema para encargarse de la administración de riesgos.

Es posible que los cabezas de familia necesiten tomar medidas para reducir el riesgo:

  • Determinar la necesidad de seguros de salud.

  • Apuntarse a algún gimnasio.

  • Aumentar la cantidad de dinero que están ahorrando para la jubilación.

Departamento de administración de proyectos: establecer normas y procesos

El departamento de gestión de proyectos busca en los procesos y flujos de trabajo en curso y encuentra un método de automatizarlos a través de la implementación de la herramienta de administración de proyectos. Uno de estos puede incluir controladores decisivos para seleccionar con qué proyectos avanzar dentro un determinado presupuesto (análisis de cartera).

Los cabezas de familia determinarán normas y procesos para la familia, como por ejemplo:

  • Establecer los límites horarios o las horas de sueño de los niños.

  • Examinar los factores para determinar qué compras hacer (por ejemplo, «¿debemos comprar un coche, arreglar el tejado o ir de vacaciones este año?»).

  • Configurar el riego por aspersión con un temporizador automático.

  • Escoger un momento de la semana para hacer la compra y los recados.

Un departamento de gestión de proyectos dirige una compañía hacía una administración de proyectos más eficiente, mediante acciones como:

  • Recopilar información para ayudar a definir cuáles son los requisitos de la administración de proyectos necesarios para la organización. Por ejemplo, analizar las necesidades empresariales de la organización, diseñar procesos para satisfacer esas necesidades y, a continuación, asignar esos procesos a una configuración o a flujos de trabajo en Project Online.

  • Determinar qué datos es necesario revisar de forma continua y trabajar con el administrador de proyectos para compartir esos datos con las partes interesadas. Por ejemplo, determinar los datos necesarios y el proceso para obtener los datos en el sistema, con el fin de crear un informe semanal del estado del proyecto para ofrecer a las partes interesadas un resumen del mantenimiento de los proyectos en curso.

  • Crear reglas para los procesos y flujos de trabajo. Por ejemplo, establecer un flujo de trabajo a través del cual se someterán las ideas de proyecto a un proceso de aprobación para convertirlas en proyectos en Project Online.

  • Migrar los datos existentes del sistema de administración de proyectos actual a uno nuevo. Por ejemplo, encontrar la manera más sencilla de migrar los datos de los recursos y proyectos de las hojas de cálculo de Microsoft Excel a Project Online o de Project Professional del equipo de cada persona a un entorno centralizado de Project Online.

  • Proporcionar soporte técnico para la administración de carteras con el fin de ayudar con la priorización y la previsión de proyectos. Como pasa en la mayoría de las compañías, existen muchos proyectos que le gustaría realizar, pero tiene un presupuesto y unos recursos limitados como para realizarlos todos. Necesita una manera de determinar qué proyectos debería iniciar. Los departamentos de gestión de proyectos pueden dirigir el proceso de selección de proyectos y programas, para asegurarse de que las futuras inversiones se ajustan a los objetivos estratégicos y a la visión de crecimiento de la organización.

  • Administrar los cambios emocionales a los que los usuarios podrían enfrentarse al cambiar de su actual sistema de administración de proyectos, al que ya se han acostumbrado. Por ejemplo, influenciar con tacto a los jefes de proyecto para que abandonen la antigua costumbre de guardar los archivos de proyecto en sus discos duros y empiecen a compartirlos al mostrarles las ventajas que tiene publicarlos en Project Online. El departamento de gestión de proyectos puede realizar esto dedicando más tiempo a convencer primero a los jefes de proyecto más importantes y esperar que su influencia sobre el resto de los jefes de proyecto ayude a conseguir el cambio.

  • Administrar los retos técnicos que supone realizar este cambio, ofreciendo buenas opciones de aprendizaje.

¿Por qué necesito un departamento de gestión de proyectos?

En el ejemplo que hemos mencionado sobre la familia, las consecuencias de no hacer frente a algunas de las necesidades pueden ser graves. Por ejemplo, si no se revisa el boletín de calificaciones de un hijo, se puede suponer que todo va bien, cuando, en realidad, puede que necesite más tiempo de estudio o un profesor particular. Del mismo modo, implementar Project Online sin crear una entidad para ayudar con la normalización y la adopción también puede causar graves circunstancias. Establecer un departamento de gestión de proyectos le ayudará a aumentar las posibilidades de éxito de la implementación de Project Online. En función de sus objetivos, esto puede traducirse en una mayor eficiencia en la administración de proyectos (por ejemplo, puede completar más proyectos a tiempo), que suele estar asociada a unos costos de administración de proyectos inferiores (por ejemplo, puede conseguir que los proyectos realizados se ajusten al presupuesto o que estén por debajo de este).

¿Cuáles son los primeros pasos para crear un departamento de gestión de proyectos?

Probablemente, ya ha dado los primeros pasos para crear un departamento de gestión de proyectos, realizando el esfuerzo de encontrar este artículo. Si le interesa empezar a usar Project Online, seguro que ya tiene una idea de cómo podría mejorar este software la eficiencia de su compañía o cómo podría resolver un problema. Para empezar a dar forma a su departamento de gestión de proyectos, debe:

Definir las funciones que desea que tenga el departamento de gestión de proyectos

¿El objetivo principal de su PMO será solucionar un problema específico de empresa? Por ejemplo, es recomendable implementar un sistema de parte de horas para obtener un mayor control de análisis de costos. O bien, es posible que tenga el proyecto datos extienden por las diferentes aplicaciones de dos o incluso tres y desean consolidar los datos en un único sistema, que le ayudarán a proporcionar una mejor perspectiva de la ejecución de proyectos. O bien, es posible proporcionar instrucciones de administración de proyecto en curso y satisfacer las necesidades de formación de administrador de project. Una vez que entender por qué se necesita la PMO, será mucho más fácil definir el ámbito ¿cuáles son los requisitos de establecer y mantenerlo.

Obtener un patrocinador ejecutivo

Asegúrese de que le respalda alguien con más poder económico. Es importante que su departamento de gestión de proyectos tenga un patrocinador ejecutivo, pues la falta de apoyo ejecutivo es una de las razones principales por las que fracasan los departamentos de gestión de proyectos. Si ya tiene un ejecutivo que conoce los beneficios y la importancia de lo que está intentando llevar a cabo, ¡perfecto! Si no, una de las mejores maneras de conseguir que uno de ellos le respalde es mostrarle los beneficios de pasar a un sistema de administración de proyectos como Project Online. Para ello, muéstrele el problema empresarial que se va a resolver. Es posible que, en cierto modo, ya lo hiciera cuando estuvo probando Project Online por primera vez, pero tiene muchas más posibilidades de encontrar aliados del rango ejecutivo si es capaz de mostrarles cómo funciona todo con sus propios datos en un entorno piloto. Es necesario reflejar todos los beneficios para obtener un patrocinador ejecutivo.

Un patrocinador ejecutivo importante puede ser útil para abordar la reticencia que los usuarios podrían experimentar a pasar de aquello a lo que están acostumbrados a un nuevo sistema de administración de proyectos, como Project Online. Promocionar y promover los beneficios del resto de las partes interesadas influyentes, como los jefes de proyecto más importantes, también puede ayudar a romper la unión emocional que experimentan los usuarios con el sistema se va a abandonar.

Crear el equipo

Si está intentando crear un departamento de gestión de proyectos en una empresa pequeña o grande, le indicamos, a continuación las responsabilidades de cada rol del departamento de gestión de proyectos:

Rol

Descripción

Dirigir el plan de adopción de Project Online

Si está en el proceso de implementación de Project Online, el plan general necesita alguien controlarlo. Al igual que cualquier proyecto, el plan de adopción necesita un propietario para garantizar que las tareas necesarias son personal y completadas.

Necesidades de investigación de la administración de proyectos

Esta persona evaluará los requisitos de la administración de proyectos de la organización. Esta persona se encargará de hablar con los usuarios de todos los departamentos de la empresa para averiguar cómo están administrando los proyectos, qué necesitan y cómo puede mejorar todo esto con la implementación de Project Online. Estas necesidades deberán comunicarse al administrador de proyecto para que puedan implementarse correctamente en Project Online. Esta persona no solo debe tener conocimientos de administración de proyectos, sino también dotes comunicativas. Es muy posible que a los trabajadores de la compañía les guste mucho el proceso que está intentado que abandonen, de manera que esta persona tendrá que ser capaz de hacer frente a esto, al mostrarles cómo les facilitará la vida el nuevo sistema.

Aprendizaje, documentación y soporte técnico

Esta persona necesitará evaluar el nivel de conocimiento de los usuarios y será la responsable de proporcionar los recursos de aprendizaje necesarios para poder usar el producto correctamente. Esto puede incluir el diseño de un aprendizaje basado en roles para los jefes de proyecto, los jefes de proyecto, los responsables de equipo y los miembros del equipo. Mientras la mayor parte de su esfuerzo se centra en unificar el aprendizaje para los administradores o jefes de proyecto, los responsables de equipo y los miembros del equipo podrían buscar tarjetas de referencia rápida, hojas de repaso, listas de comprobación o tutoriales cortos para conseguir la mayor eficacia posible. También necesitará encontrar una forma de proporcionar soporte técnico en la empresa para sus usuarios, así como un método para encauzar los problemas más complicados en la dirección correcta.

intermediario del departamento de TI

Es esencial colaborar con el departamento de TI para que ayuden a los usuarios con el registro, la instalación y la configuración de Project Online. Si sólo está probando Project Online, esto suele poder hacerlo, sin demasiados problemas, un solo miembro del departamento de TI, consultando la documentación Introducción a Project Online.

El departamento de gestión de proyectos deberá trabajar con el departamento de TI para abordar estas dos áreas:

  • La administración de Office 365: El departamento de gestión de proyectos deberá trabajar con el administrador de Office 365 para asignar los usuarios y las licencias.

  • La administración de Project Online: El departamento de gestión de proyectos también deberá trabajar con un administrador de Project Online en aspectos como la configuración de los campos personalizados, de los recursos y de la plantilla de horas trabajadas. Es posible que también tenga que trabajar con el departamento de gestión de proyectos para implementar procesos en Project Online mediante flujos de trabajo.

Algunos departamentos de gestión de proyectos de las compañías grandes también tienen jefes de proyecto a los que se les puede asignar la tarea de ayudar a orientar proyectos específicos que requieran asistencia. Esto puede ir desde aconsejar al propietario del proyecto, a tomar el mando del proyecto, dada la dimensión de este.

Crear una declaración de objetivos para su departamento de gestión de proyectos

Todo departamento de gestión de proyectos debe tener una declaración de objetivos. Si ya ha evaluado las necesidades de su departamento de gestión de proyectos, dicha declaración será mucho más fácil crear. Consulte la declaración de objetivos de su compañía e intente crear una que se adapte a esta. No es necesario que sea demasiado compleja, pero sí lo suficiente como para proporcionar a todos una descripción básica del motivo por el cuál existe el departamento de gestión de proyectos y cuál es su función en la compañía.

Cree un plan para crear el departamento de gestión de proyectos

Después de averiguar cuáles son las tareas necesarias para crear el departamento de gestión de proyectos, es posible que desee crear un plan de proyecto de alto nivel para este. Considere la creación del departamento de gestión de proyectos como un gran proyecto, con asociación de tareas, plazos y asignaciones. El plan del proyecto se convertirán en más definido como que paso a través de algunas de las tareas iniciales, como evaluación de su entorno. El plan del proyecto ayuda a ofrecer al departamento de gestión de proyectos una programación de creación para realizar un seguimiento de lo que ya ha hecho, de lo que está haciendo actualmente y de lo que todavía tiene que hacer en lo que respecta a la creación del departamento de gestión de proyectos. Por ejemplo, a continuación, le mostramos el aspecto que podrían tener varias de las tareas de creación del departamento de gestión de proyectos en un plan de proyecto de Project Online:

Plan del proyecto del departamento de gestión de proyectos en Project Online

Obtener más información sobre los departamentos de gestión de proyectos

Si todavía no tiene un departamento de gestión de proyectos, es posible que se sienta un poco intimidado con la idea de iniciar uno. Aunque las necesidades y requisitos de su compañía dirigirán el departamento de gestión de proyectos, necesita saber cómo crear el marco para crear y desarrollar el departamento de gestión de proyectos. En función de sus objetivos, es posible que desee investigar sobre los diversos procesos y metodologías de la industria referentes al departamento de gestión de proyectos, así como determinar qué modelo de departamento de gestión de proyectos se adaptaría más a su caso. Hay muchos libros, aprendizaje y recursos en línea disponibles sobre la creación y la administración de departamentos de gestión de proyectos que pueden servirle de ayuda.

Si está intentando crear un departamento de gestión de proyectos y necesita asistencia, es posible que desee ponerse en contacto con un asociado certificado o con los servicios de consultoría de Microsoft. En Microsoft, también disponemos de consultores internos con una excelente experiencia en la creación de departamentos de gestión de proyectos para compañías pequeñas, medianas y grandes.

¿Y ahora?

¿Está listo para iniciar un departamento de gestión de proyectos? Afortunadamente, después de leer este artículo, se habrá dado cuenta de que iniciar un departamento de gestión de proyectos es una inversión de tiempo y de esfuerzo que vale la pena realizar. Requiere una gran cantidad de colaboración por parte de los trabajadores de la compañía y es esencial tener un ejecutivo "triunfador". También será necesaria una inversión en investigar más acerca de la creación de un departamento de gestión de proyectos, consultando los numerosos recursos que están disponibles. Y si necesita ayuda, puede acudir a los asociados certificados o a los servicios de consultoría de Microsoft.

Si su compañía es más pequeña, todo esto puede resultarle abrumador. Es posible que no disponga de los recursos necesarios para contratar trabajadores para asumir cada rol del departamento de gestión de proyectos, que aparece en la tabla "Construya su equipo", pero tampoco los necesita. Basta con ser consciente de que son responsabilidades que probablemente necesitará tratar más adelante, en un grado que se adapte a sus necesidades. Tenga en cuenta también que el esfuerzo necesario dependerá del tamaño y de los objetivos de su compañía. Es posible que un departamento de gestión de proyectos de una empresa más pequeña necesite pocos jefes de proyecto importantes para evaluar las necesidades de la compañía, a diferencia de los varios departamentos con diferentes tipos de necesidades de una empresa de mayor tamaño.

Crear un departamento de gestión de proyectos puede ayudarle a triunfar en Project Online y usar Project Online puede hacer que su departamento de gestión de proyectos triunfe. ¡Buena suerte con su implementación!

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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