Sincronizar una lista de SharePoint con un programa de hoja de cálculo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede sincronizar datos entre una lista de SharePoint y un programa de hoja de cálculo, y mantener ambos conjuntos de datos actualizados. Por ejemplo, puede que desee mantener un inventario de productos en una lista de SharePoint para que resulte más fácil compartirlo y actualizarlo, pero también desea realizar análisis periódicos del inventario con un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel 2010.

En este artículo

Introducción a la sincronización de una lista de SharePoint con un programa de hoja de cálculo

Sincronizar datos de lista mediante el comando Exportar a hoja de cálculo

Sincronizar datos de lista mediante el comando Consultar lista con Excel de la vista Hoja de datos

Sincronizar datos de lista mediante el comando Exportar tabla de Excel

Sincronizar una lista de SharePoint con un programa de hoja de cálculo

Introducción a la sincronización de una lista de SharePoint con un programa de hoja de cálculo

Puede sincronizar datos entre una lista de SharePoint y un programa de hoja de cálculo compatible, y mantener ambos conjuntos de datos actualizados. Por ejemplo, puede que desee mantener un inventario de productos en una lista de SharePoint para que resulte más fácil compartirlo y actualizarlo, pero también desea realizar análisis periódicos del inventario con un programa de hoja de cálculo, como Excel 2010.

Existen dos formas de sincronizar datos entre una lista de SharePoint y un programa de hoja de cálculo. Independientemente de la forma que elija, esta sincronización es unidireccional. Los cambios realizados en la lista de SharePoint se pueden actualizar en el programa de hoja de cálculo, pero aquellos cambios realizados en el programa de hoja de cálculo no se escribirán en la lista de SharePoint.

Para sincronizar una lista de SharePoint, debe tener un programa de hoja de cálculo compatible, como Excel 2010, instalado en el equipo cliente, y debe tener permiso de lectura en la lista.

En la sección Vea también y en el sistema de Ayuda de Excel 2010, encontrará más información acerca del uso de SharePoint 2010 con Excel 2010.

Nota:  No puede sincronizar una lista externa de SharePoint con un programa de hoja de cálculo.

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Sincronizar datos de lista mediante el comando Exportar a hoja de cálculo

Puede sincronizar los datos en una lista de SharePoint con un programa de hoja de cálculo compatible mediante el comando Exportar a hoja de cálculo de la cinta de opciones de la lista. Como la lista de SharePoint permanece actualizada, según el programa de hoja de cálculo que use, también puede usar un comando del programa de hoja de cálculo para actualizar de forma manual la hoja de cálculo con los datos más recientes.

Por ejemplo, en Excel 2010, puede actualizar la conexión de datos, que reemplaza y sobrescribe los datos de Excel con los datos de la lista actual. Si la lista de SharePoint contiene carpetas, la estructura de carpetas no aparecerá en la tabla de Excel resultante. Sin embargo, las columnas Tipo de elemento y Ruta se agregan a la tabla de Excel para que pueda filtrar y ordenar los datos, en función del tipo y la ubicación o subcarpeta de la lista.

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Sincronizar datos de lista mediante el comando Consultar lista con Excel de la vista Hoja de datos

Si tiene Excel 2010 instalado en el equipo cliente, también puede sincronizar una lista de SharePoint desde la vista Hoja de datos mediante el comando Consultar lista con Excel disponible en el panel de tareas de la vista Hoja de datos. Con los comandos adicionales del panel de tareas, también puede sincronizar los datos de lista y realizar las siguientes acciones:

  • Crear un gráfico de Excel

  • Crear una tabla dinámica de Excel

  • Imprimir la lista desde Excel

Para obtener más información, vea el sistema de Ayuda de la vista Hoja de datos (en la parte inferior de la vista Hoja de datos, haga clic en el vínculo Ayuda).

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Sincronizar datos de lista mediante el comando Exportar tabla de Excel

Desde Excel 2010, también puede exportar una tabla de Excel existente en una nueva lista de SharePoint mediante el Asistente para exportar tabla a una lista de SharePoint. Este enfoque es útil cuando ya tiene los datos en una tabla de Excel y desea crear una lista de SharePoint durante el proceso de sincronización.

En el sistema de Ayuda de Excel 2010, encontrará más información acerca de cómo exportar una tabla de Excel.

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Sincronizar una lista de SharePoint con un programa de hoja de cálculo

Nota: Las siguientes instrucciones usan Excel 2010 como ejemplo. Si usa un programa de hoja de cálculo distinto, consulta la información de Ayuda de dicho programa.

  1. Vaya al sitio de SharePoint que contiene la lista que desea sincronizar con un programa de hoja de cálculo.

  2. Haga clic en el nombre de la lista de SharePoint en Inicio rápido, o bien haga clic en Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de la lista correspondiente, haga clic en el nombre de la lista.

    Nota: Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio de SharePoint y la manera de desplazarse en éste. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.

  3. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Exportar a hoja de cálculo.

  4. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en Aceptar.

  5. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, haga clic en Abrir.

  6. Si se le solicita si habilita las conexiones de los datos en su equipo, haga clic en Habilitar si considera que es seguro habilitar la conexión a los datos en el sitio de SharePoint.

Excel creará una tabla de Excel con una conexión de datos basada en un archivo de consulta web.

Para ver más cambios realizados en la lista de SharePoint en el programa de hoja de cálculo, debe actualizar los datos de forma manual. Por ejemplo, en Excel 2010, en la tabla de Excel conectada a una lista de SharePoint, en la ficha Diseño, en el grupo Datos externos de tabla, haga clic en Actualizar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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