Con Microsoft SharePoint Workspace 2010, puede trabajar con sitios, bibliotecas y listas de SharePoint 2010 en su equipo de escritorio o portátil, ya sea dentro o fuera de la oficina. La sincronización de los cambios entre el equipo y el servidor de SharePoint se controla de un modo simple y eficaz. SharePoint Workspace 2010 puede ayudar a ahorrar tiempo y a administrar los esfuerzos de colaboración de manera mucho más eficaz.
En este artículo
Introducción a la sincronización del contenido de SharePoint 2010 con SharePoint Workspace 2010
Con Microsoft SharePoint Workspace 2010, puede trabajar con sitios, bibliotecas y listas de SharePoint 2010 en su equipo de escritorio o portátil, ya sea dentro o fuera de la oficina. La sincronización de los cambios entre el equipo y el servidor de SharePoint se controla de un modo simple y eficaz. SharePoint Workspace 2010 puede ayudar a ahorrar tiempo y a administrar los esfuerzos de colaboración de manera mucho más eficaz.
Cuando está conectado, la sincronización puede generarse automáticamente en segundo plano, aunque si lo desea puede realizar los cambios de forma manual. Cuando no está conectado, en su hogar o de viaje, puede continuar trabajando en el equipo. Cuando se vuelva a conectar, SharePoint Workspace 2010 sincronizará los cambios que usted y otros usuarios hayan realizado mientras estuvo desconectado.
Por ejemplo, puede editar documentos, presentaciones, archivos y listas (tanto nativos como externos) en el equipo sin conexión durante un vuelo de trabajo. Puede hacerlo a través de los productos y características de Office estándar, como Office Word 2010, Office Excel 2010 y Office InfoPath 2010. Cuando se vuelva a conectar a sus sitios de SharePoint 2010, todos los cambios podrán sincronizarse automáticamente y todos los conflictos se resolverán sin problemas.
Para sincronizar un sitio, una biblioteca o una lista de SharePoint, debe tener SharePoint Workspace 2010 instalado en el equipo cliente y debe tener el permiso Colaborar en el sitio, la biblioteca o la lista.
En la sección Vea también y en el sistema de Ayuda de SharePoint Workspace 2010, encontrará más información acerca del uso de SharePoint 2010 con SharePoint Workspace 2010.
¿Qué es la sincronización?
En resumen, la sincronización significa que los cambios realizados en el equipo o en el servidor de SharePoint se concilian de manera continua, de modo que el contenido sea el mismo en ambos equipos. Esta sincronización es bidireccional. Los cambios realizados en el equipo se cargan en el servidor y los cambios realizados en el servidor se descargan en el equipo. La sincronización de SharePoint Workspace 2010 también es eficaz; únicamente se sincronizan los cambios de un archivo o una lista, no todo el archivo o la lista.
Trabajar con documentos en bibliotecas de SharePoint
Puede trabajar con archivos de bibliotecas de SharePoint en el equipo mediante SharePoint Workspace 2010. La vista de biblioteca en SharePoint Workspace 2010 es muy similar a la vista en las tecnologías de SharePoint 2010. Se admiten columnas, vistas y tipos de contenido personalizados. Esto incluye vistas de biblioteca, tanto públicas como privadas.
Las propiedades personalizadas, como el título, la prioridad y las palabras clave, se muestran en el panel de información del documento de Word, Excel y PowerPoint. Incluso el comando Nuevo con todos los tipos de contenido definidos funciona de manera similar.
También puede abrir y guardar archivos de Office, como documentos, hojas de cálculo y presentaciones, desde las áreas de trabajo locales y hacia ellas mediante los conocidos cuadros de diálogo de Office Abrir y Guardar. Incluso puede arrastrar y colocar archivos desde el Explorador de Windows en el área de trabajo de SharePoint.
También se admiten la protección, desprotección y creación de versiones principales y secundarias. Los comandos relacionados están habilitados en la cinta de opciones de SharePoint Workspace cuando está en línea, pero no están disponibles cuando trabaja sin conexión.
Tenga en cuenta que un archivo de Office, como un documento de Word o una presentación de PowerPoint, se trata en SharePoint Workspace 2010 del mismo modo que se trataría un archivo abierto directamente desde el explorador, e incluso mantiene la dirección URL, que se puede ver y copiar en la vista Backstage.
Trabajar con datos de lista
Puede trabajar con listas de SharePoint, tanto nativas como externas, en el equipo mediante SharePoint Workspace 2010. La mayoría de los tipos de columnas, metadatos y tipos de contenido también son compatibles con SharePoint Workspace 2010. Esto incluye vistas de lista, tanto públicas como privadas.
Si se produce un conflicto ocasional cuando dos o más usuarios editan el mismo elemento de lista, puede usar el cuadro de diálogo de resolución de conflictos para resolver el conflicto y continuar trabajando. Incluso cuando los metadatos de la lista cambian en el servidor, los nuevos metadatos de la lista pueden sincronizarse en el equipo. Por ejemplo, si se agrega una columna calculada en SharePoint 2010, SharePoint Workspace 2010 toma el cambio la próxima vez que se realiza la sincronización.
Las listas externas, creadas con los Servicios de conectividad empresarial (BCS) de SharePoint Designer 2010 también son compatibles. Las listas externas puede contener acceso de lectura y escritura para datos de línea de negocio desde orígenes de datos, como SQL Server o SAP. Esto significa que puede trabajar con sus datos de lista externa desde SharePoint Workspace 2010, ya sea en línea o sin conexión y sincronizar los cambios progresivamente directamente al origen de datos externo.
Descubrirá que es más fácil y rápido agregar y editar datos y metadatos de elementos de lista en el equipo en SharePoint Workspace 2010 que en un explorador en un sitio de SharePoint. Puede ver los datos de lista en una vista de cuadrícula y editar los datos en un formulario. La característica de formulario dividido le ofrece una vista práctica y exclusiva de los datos.
Si un diseñador de formularios de InfoPath ha asociado un formulario de InfoPath 2010 con la lista, puede sincronizar ese formulario y usarlo en SharePoint Workspace 2010. Esto significa que puede aprovechar las características de formulario de InfoPath, como el corrector ortográfico, los datos adjuntos de archivo, el texto enriquecido, la validación de campos y las reglas de negocios.
Buscar en el contenido de SharePoint Workspace 2010
La búsqueda en el contenido de SharePoint Workspace 2010 funciona de manera inteligente y eficaz:
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Cuando busca en un área de trabajo o desde la barra de inicio, puede buscar contenido en todas las áreas de trabajo del sitio.
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Cuando busca desde el botón Inicio de Microsoft Windows 7, puede buscar en el escritorio y en todo el contenido descargado desde SharePoint Workspace 2010. Las áreas de trabajo se indizan automáticamente. La búsqueda local es más rápida y funciona con y sin conexión.
Límites, excepciones y soluciones
Al trabajar con el contenido de SharePoint 2010 con SharePoint Workspace 2010, existen determinados límites y excepciones. Tenga en cuenta que en el panel de navegación de SharePoint Workspace 2010 se muestran vínculos a listas y bibliotecas no admitidas, en los que puede hacer clic de manera conveniente para trabajar con ellas en SharePoint 2010 para obtener compatibilidad total si está conectado.
Al trabajar en SharePoint Workspace 2010, tenga en cuenta los siguientes límites y excepciones:
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El número total de archivos que puede almacenar en todas las áreas de trabajo de SharePoint es de aproximadamente 10.000.
Nota: Si no ha actualizado a Microsoft Office 2010 Service Pack 1, solo puede almacenar aproximadamente 500 documentos en SharePoint Workspace antes de que vea mensajes de advertencia sobre el límite de documentos. Además, una vez que supera los 1.800 documentos en las áreas de trabajo de SharePoint, aparece un mensaje de advertencia para informarle de que sólo las propiedades del documento se descargarán al área de trabajo.
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Cada lista puede tener 30.000 elementos, como máximo.
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Desde SharePoint Workspace 2010, puede crear, actualizar y eliminar archivos en una biblioteca y elementos nuevos en una lista, pero no puede crear bibliotecas, listas ni sitios nuevos.
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No se admiten sitios basados en una plantilla de base de datos web de Access.
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No se admiten las siguientes listas: Calendario, Página wiki y Encuesta.
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No se admiten las siguientes vistas: Lista de tareas de proyecto en vista Gantt, Estilo, Carpetas en línea (que se muestran como grupos) y Límite de elementos.
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No se admite el control de selector de personas.
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No se admite la edición de páginas del sitio en la biblioteca de páginas del sitio.
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No se admite la edición de datos adjuntos de lista (aunque se pueden abrir los datos adjuntos como de solo lectura).
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No se admite la sincronización de cambios realizados en un bloc de notas de OneNote.
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Las listas o bibliotecas protegidas por Information Rights Management (IRM) no son compatibles.
Sincronizar un área de trabajo de SharePoint con un sitio de SharePoint
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En el explorador, vaya al sitio de SharePoint que desee sincronizar.
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Haga clic en el menú Acciones del sitio y, a continuación, en Sincronizar con SharePoint Workspace.
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Para controlar de manera selectiva qué bibliotecas y listas se descargan:
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Haga clic en Configurar.
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En cada lista o biblioteca, selecciónela y, a continuación, en el cuadro Descargar, seleccione Sólo los encabezados (únicamente bibliotecas) o Sin contenido. Si lo necesita, puede descargar el contenido completo más adelante.
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La primera vez que sincroniza un sitio completo, es posible que se tarden unos minutos en descargar todos los archivos en el equipo, pero eso se lleva a cabo en segundo plano, de modo que puede continuar trabajando en otras tareas.
Nota: Si el sitio contiene subsitios, estos no se descargan; sin embargo, si lo necesita, puede descargarlos por separado.
Sincronizar un área de trabajo de SharePoint con una lista o biblioteca específicas
Puede seleccionar una biblioteca o lista específicas, si es todo lo que necesita para trabajar desde un sitio. Puede que desee ser selectivo con respecto a lo que descarga para ahorrar espacio en el equipo personal o porque no tiene permiso para sincronizar el resto del sitio.
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En el explorador, vaya al sitio de SharePoint que contiene la lista o biblioteca que desea sincronizar.
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Haga clic en el nombre de la lista o biblioteca en Inicio rápido, o bien haga clic en Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, en la sección de la lista o biblioteca correspondiente, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca.
Nota: Se puede modificar significativamente la apariencia de un sitio de SharePoint y la manera de desplazarse en éste. Si no puede encontrar una opción, como un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con el administrador.
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En la cinta de opciones, en la ficha Lista o Biblioteca, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Sincronizar con SharePoint Workspace.
