Sepa cuándo usar la vista Presentación en Access 2010

La vista Presentación y la vista Diseño son dos vistas en las que se pueden hacer cambios de diseño en formularios e informes en Microsoft Access. Aunque se puede usar cualquier vista para realizar muchas de las mismas tareas de diseño, determinadas tareas son más fáciles de realizar en una vista que en otra. Por ejemplo, la vista Presentación funciona mejor cuando es necesario cambiar la apariencia de un informe porque se pueden reorganizar los campos, cambiar sus tamaños o aplicar un estilo personalizado mientras se ven los datos. En cambio, con la vista Diseño se puede dar formato de forma independiente a cada área del formulario o informe. Por ejemplo, se pueden agregar cuadros de texto que muestren la fecha y hora en que se ejecutó un informe. Para facilitar el diseño de tabla de los formularios web en HTML, los cambios de diseño en formularios e informes de una base de datos web de Access solo se pueden realizar en vista Presentación. Otro aspecto es la característica de diseño en Access 2010 que permite dividir columnas y celdas de forma similar a las tablas. Los diseños facilitan la tarea de mantener los controles alineados. Saber cuándo hay que seleccionar la vista Presentación en vez de la vista Diseño puede ayudar a diseñar los formularios e informes más fácilmente. En este artículo se ofrece una introducción a ambas vistas y se explica cuándo debe usarse la vista Presentación.

En este artículo

Información general

Usar la vista Presentación

Abrir un formulario o informe en vista Presentación

Realizar cambios de diseño rápidos mediante la vista Presentación

Usar diseños para crear un informe o formulario con aspecto profesional

Usar la vista Presentación para diseñar informes y formularios web

Información adicional

Información general

Una buena razón para seleccionar la vista Presentación para los cambios de diseño es que ofrece una vista más orientada a la perspectiva visual que la vista Diseño. Puede usar la vista Presentación para realizar muchos cambios de diseño comunes mientras ve los datos en un formulario o informe. En la vista Presentación, cada control del formulario muestra datos reales, por lo que resulta una vista muy útil para establecer el tamaño de los controles o realizar tareas que afectan al uso y la apariencia visual del formulario. Por ejemplo, puede agregar un campo si arrastra su nombre desde el nuevo panel Lista de campos o cambiar las propiedades mediante la hoja de propiedades.

La vista Presentación ofrece también diseños mejorados, es decir, grupos de controles que se ajustan como un solo control para poder reorganizar fácilmente los campos, las columnas, las filas o los diseños completos. Asimismo, puede quitar un campo o aplicar un formato fácilmente en la vista Presentación.

Sin embargo, ciertas tareas no se pueden realizar en la vista Presentación, en cuyo caso hay que cambiar a la vista Diseño. En algunas situaciones, Access muestra un mensaje en el que se le indica que debe cambiar a la vista Diseño para realizar un cambio determinado.

La vista Diseño muestra una vista más detallada de la estructura del formulario. Por ejemplo, se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. Sin embargo, no se podrán ver los datos subyacentes al realizar cambios de diseño en la vista Diseño.

Puede que resulte más fácil trabajar en la vista Diseño para realizar determinadas tareas como:

  • Agregar una amplia variedad de controles a un formulario, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.

  • Modificar los orígenes de los controles de cuadro de texto en los cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades.

  • Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios, por ejemplo, la sección Encabezado del formulario o la sección Detalle.

  • Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación (como Vista predeterminada o Permitir vista Formulario).

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Usar la vista Presentación

Una ventaja que no está disponible en la vista Diseño pero que es posible en la vista Presentación es que se pueden ver los datos mientras se realizan cambios de diseño. Esta opción facilita la tarea de cambiar el tamaño de los controles de forma más precisa.

Abrir un formulario o informe en vista Presentación

Abrir un formulario o informe en vista Presentación

En el panel de navegación, haga doble clic en un formulario o informe.

2. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documentos.

3. Haga clic en Vista Presentación.

Realizar cambios de diseño rápidos mediante la vista Presentación

  • Cambiar el tamaño de todos los controles o etiquetas en una columna de manera simultánea:    Seleccione un solo control o etiqueta y, a continuación, arrástrelo al tamaño requerido.

  • Cambiar el tipo de fuente, color de fuente o alineación de texto:    Seleccione una etiqueta, haga clic en la pestaña Formato y use los comandos disponibles.

  • Dar formato a varias etiquetas al mismo tiempo:    Presione CTRL y seleccione varias etiquetas. A continuación, aplique los formatos requeridos.

Usar diseños para crear un informe o formulario con aspecto profesional

Los diseños son guías que ayudan a alinear controles o cambiar su tamaño en formularios e informes; estos están disponibles en las vistas Presentación y Diseño. Estas cuadrículas de diseño facilitan la alineación de varios controles ya sea de manera horizontal o vertical. En Access 2010, el formato con diseños se requiere para los formularios e informes que se publican en Web.

Nota    El uso de diseños es opcional si va a crear una base de datos de escritorio que solo se abrirá mediante Access. Sin embargo, si piensa publicar la base de datos en un servidor de SharePoint y usarla en un explorador, debe usar diseños en todos los formularios e informes que desee usar en el explorador.

diseños de formulario

Para obtener más información acerca del uso de diseños, vea los recursos en la sección Información adicional de este artículo.

Usar la vista Presentación para diseñar informes y formularios web

Dado que la vista Diseño no está disponible para diseñar objetos de base de datos web, Access 2010 abre los formularios web e informes web en la vista Presentación.

abrir un informe o formulario web en vista Presentación

Sugerencia    Puede identificar un objeto web por el icono de bola verde.

Puede usar formularios web para especificar y modificar datos en la base de datos web. Los formularios web también son útiles para revisar datos. Los formularios web se ejecutan en el explorador, lo que ayuda a optimizar el rendimiento. Al abrir un formulario, el explorador recupera los datos necesarios desde el servidor de SharePoint. Use informes para revisar o imprimir datos desde la base de datos web. Al abrir un informe web, el explorador recupera los datos necesarios desde el servidor de SharePoint. Para realizar cambios de diseño en un informe o formulario web, debe abrir el objeto en Access.

Para obtener información acerca de la creación de un informe o formulario web, vea el artículo sobre cómo crear una base de datos de Access para compartir en Web.

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Información adicional

Métodos abreviados de teclado:    Puede usar los siguientes métodos abreviados de teclado para dar formato a los formularios e informes:

  • Para mover la selección por las celdas, use la tecla TAB o presione las teclas Mayús y TAB.

  • Para cambiar el tamaño de los controles, presione Mayús y las teclas de dirección en el teclado.

  • Para mover un control a una celda diferente, presione ALT y las teclas de dirección.

Para obtener más información acerca de los diseños de informes y formularios, vea el vídeo de introducción a los diseños de informes y formularios.

Para obtener más información acerca del uso de distintas vistas, vea el artículo sobre qué vista se debe usar: ¿la vista Presentación o la vista Diseño?

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Se aplica a: Access 2010



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