Seguimiento de los costos de un proyecto

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

¿Cómo se puede saber si un proyecto se ajusta al presupuesto? Mediante un seguimiento de los costos en Microsoft Office Project 2007. Utilice Project 2007 para comparar las estimaciones de costos originales, los costos reales y los costos previstos, y para ver las variaciones de costos en cualquier momento y cualquier nivel de detalle.

¿Qué desea hacer?

¿Qué es el proceso de seguimiento de costos?

¿Dónde se puede ver información de costos?

¿Puedo consultar un ejemplo de seguimiento de costos?

¿Qué es el proceso de seguimiento de costos?

Mejor costos de control, primero debe crear un presupuesto creando y escribir los valores de costo de los recursos del presupuesto que están asignados a la tarea de resumen del proyecto. A continuación, puede identificar otros recursos y costos de tarea que desea realizar un seguimiento y medir frente a los recursos del presupuesto. Puede introducir tasas de pago, por uso y los costos fijos de tareas, Recursos y, si es necesario, las asignaciones. A continuación, especifique el estimado trabajo o duración para las tareas y asignar recursos a las tareas.

Solo cuando complete estos pasos completa puede Project 2007 calcular los costos totales estimados para el proyecto. A continuación, es recomendable perfeccionar las estimaciones. Cuando haya terminado, puede clasificar y agrupar todos los recursos para compararlos con los costos presupuestados. También puede establecer una línea base con los costos presupuestados y usarlo para comparar con los costos reales progresa el proyecto.

Una vez que se inicia el proyecto, debe actualizar el progreso de las tareas: la cantidad de trabajo realizado en las tareas o el porcentaje de las tareas que se han completado. Project 2007 calcula los costos en función del progreso de las tareas.

Nota: Puede optar por desactivar el cálculo automático de los costos y especificar manualmente los costos reales, además del progreso de las tareas.

Combinando los costos reales del trabajo completado con los costos estimados de trabajo restanteProject 2007 calcula los costos de (proyectados) programados. Lo más importante, calcula la diferencia entre los costos de línea base y programadas. Esta diferencia o variación de costo, indica si se encuentra el proyecto dentro del presupuesto.

Puede realizar un seguimiento de los costos observando simplemente los costos reales y programados (previstos) de las tareas, los recursos, las asignaciones y el proyecto.

Si ha creado un presupuesto a través de una línea de base, podrá realizar un seguimiento más exhaustivo comparando los costos reales y los programados con los costos previstos.

Para determinar si el proyecto se ajusta al presupuesto o no, fíjese en las variaciones de costos entre los costos programados y los previstos. Por ejemplo, si una tarea tiene un costo presupuestado de 50 € pero su costo ya asciende a 35 € cuando tan sólo se ha ejecutado la mitad de la tarea, el costo programado es de 60 € (los 35 € de costo real hasta la fecha más los 25 € de costos previstos para lo que queda de la tarea). La variación de costo es de 10 € (60 € de costo real menos 50 € de costo presupuestado).

La supervisión periódica de las variaciones de costo puede ayudar a tomar medidas para garantizar que el proyecto se mantiene dentro del presupuesto.

Nota: Las variaciones de costos sólo se pueden ver si se han especificado los costos iniciales y se ha guardado una línea de base. Por ejemplo, si no se especifican las tasas de pago de un recurso antes de guardar la línea de base, no se podrán ver las variaciones de costos correspondientes a dicho recurso.

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¿Dónde se puede ver la información sobre costos?

En Project 2007, puede ver los costos de las tareas, los recursos y las asignaciones. También puede ver el costo del proyecto, que normalmente se basa en esos costos más detallados. Puede ver los costos totales y costos fase temporal, que son los costos distribuidos a lo largo del tiempo.

Hay muchas maneras de ver la información sobre costos en Project 2007:

  • Para ver los costos totales de un proyecto, haga clic en Información del proyecto en el menú Proyecto y, a continuación, haga clic en Estadísticas.

  • Para ver la programada, línea de base real y los costos restantes, así como las variaciones de costos, apunten a tabla en el menú Ver y, a continuación, haga clic en costo para aplicar la tabla costo a una vista de hoja de tareas. Los costos programados se muestran en los campos Costo Total o costo.

  • Para ver cuál será el costo total de una tarea, haga clic en Diagrama de Gantt en el menú Ver. A continuación, puede usar la vista de diagrama de Gantt para realizar un seguimiento de los costos programados.

  • Para supervisar los costos y mantenerlos dentro de un presupuesto, haga clic en Uso de recursos o en Uso de tareas en el menú Ver. Use estas vistas para ver los costos de fase temporal incurridos hasta la fecha.

  • Para ver el rendimiento de los costos de un proyecto en términos de valor acumulado, aplique las tablas de valor acumulado a cualquier vista de hoja. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Más tablas. Haga clic en Valor acumulado en la lista Tablas y, a continuación, haga clic en el botón Aplicar.

Puede ver los detalles de los costos en algunas vistas eligiendo Detalles en el menú Formato y, a continuación, haciendo clic en Costos. Asimismo, puede agregar campos de costos específicos a cualquier vista de hoja insertando una columna de costos. Además, puede mostrar los campos de costos junto a las barras en la vista Diagrama de Gantt haciendo clic en Estilos de barra en el menú Formato y, a continuación, aplicando formato a las barras.

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Ejemplo de seguimiento de costos

Puede introducir la tarea denominada "Probar el programa" en el plan del proyecto y asignarle un empleado de pruebas subcontratado al precio de 40 € por hora (suponiendo que ésta es la única contribución al costo de la tarea). Especifique una duración de 10 días (a razón de 8 horas diarias) y, a continuación, guarde una línea de base.

Después de 5 días, determina que se ha realizado la mitad de la tarea y marca la tarea en Project 2007 como finalizada al 50%. En la vista Hoja de tareas, aplica la tabla Costo y ve lo siguiente:

  • En el campo Línea de base, Project 2007 muestra el costo previsto de la tarea, 3.200 €, que se ha calculado multiplicando la estimación inicial de la duración de 10 días (u 80 horas) por la tasa estándar del empleado de pruebas de 40 € por hora.

  • Como la tarea no incurrió en ningún costo inesperado a lo largo de los primeros 5 días, en el campo Real se muestra exactamente el costo real hasta la fecha. En este caso, el trabajo real se calcula mediante la fórmula Trabajo real * Tasa estándar = Costo real, es decir, 40 horas * 40 € por hora = 1.600 €. Las horas extra, los costos por uso y los costos fijos no se incluyen en este ejemplo, pero pueden estar incluidos en un costo real.

  • El costo restante se calcula mediante la fórmula Trabajo restante * Tasa estándar = Costo restante, es decir, 40 horas * 40 € por hora = 1.600 €.

  • En el campo Costo total, Project 2007 muestra el costo programado, que calcula mediante la fórmula Costo real + Costo restante = Costo programado, a saber, 1.600 € + 1.600 € = 3.200 €. Como el costo programado es igual al costo previsto, en el campo Variación se muestra una variación de costo de 0 €, lo que indica que la tarea se ajusta exactamente al presupuesto.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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