Crear y dar formato a las tablas dinámicas y gráficos

Filtros para segmentar datos de tablas dinámicas

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Las segmentaciones son una forma rápida y eficaz de filtrar grandes cantidades de datos en la tabla dinámica. Las segmentaciones son botones en los que puede hacer clic para filtrar los datos. Permanecen visibles, para que siempre sepa qué campos se muestran o se ocultan en la tabla dinámica filtrada.

Insertar segmentaciones
  1. Seleccione una tabla dinámica.

  2. Seleccione Analizar > Insertar segmentación de datos Segmentación .

  3. En el cuadro Insertar Segmentación de datos, seleccione los campos para los que desea crear segmentaciones de datos.

    Nota:  Puede seleccionar campos de la tabla dinámica, así como campos en el origen de datos que no forman parte de la misma.

  4. Seleccione Aceptar.

  5. Seleccione una segmentación de datos y siga uno de estos procedimientos.

    • Arrastre la segmentación de datos donde desee.

    • Cambie el tamaño de la segmentación de datos.

    • Seleccione un color o estilo en Opciones > Estilos de segmentación de datos.

    • Cambie el número de Columnas en la segmentación de datos en Opciones > Columnas.
      Estilo de segmentación

  6. En cada segmentación de datos, seleccione un elemento para ver los resultados de la tabla dinámica.
    Para seleccionar varios elementos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione los elementos que desea ver en la tabla dinámica.

  7. Para borrar una filtro, seleccione la X situada en el icono Filtro en la segmentación de datos.

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Filtrar datos en una tabla dinámica

Desde la versión 2010 de Excel, Microsoft introdujo la herramienta 'segmentación de datos' y particularmente creo que fue un hito muy importante dentro del mundo de las tablas dinámicas.

Puesto que proporciona al usuario, grandes posibilidades de interactuación y una agilidad en la obtención de información, desconocida hasta el momento.

En este capítulo, vamos a conocer más de cerca esta interesantísima herramienta que por cierto, a partir de la versión 2013, también es utilizable para las tablas de Excel no solo para las tablas dinámicas.

Tenemos que decir que, detrás de las palabras 'segmentación de datos' hay algo bastante sencillo, se trata de filtros.

Lo que ocurre es que, como vamos a ver, estos filtros son muy prácticos, visuales, y accesibles a todos los usuarios independientemente del nivel que tengan en Excel.

Para utilizar esta herramienta, vamos a situarnos en cualquier celda de la tabla dinámica y después desde la ficha 'analizar' hacemos clic en 'Insertar segmentación de datos'.

Ahora aparece un cuadro de dialogo donde tenemos a nuestra disposición todos los campos que hay en el origen de datos de la tabla dinámica.

Es decir, todos estos son los campos que tiene la tabla 'origen'.

Independientemente, de que algunos de ellos no estén actuando en la propia tabla dinámica.

Por ejemplo, el campo 'artículo' no se encuentra en la tabla dinámica, pero sí lo tenemos aquí a nuestra disposición porque, ese campo forma parte de la tabla 'origen', Bien, pues vamos a elegir el campo 'Agente' y también el campo 'Artículo', que no lo tenemos, como hemos dicho anteriormente, en la tabla dinámica pero vamos a elegirlo.

Hacemos clic en 'Aceptar'.

Y ahora obtenemos dos paneles, uno por cada campo seleccionado, que podemos re-situar cogiéndolos con el ratón de un borde y también redimensionar de una de las manijas o controladores que tenemos en las esquinas y en los lados de esos paneles.

Así que, situamos por ejemplo, este panel aquí a la izquierda y ahora este otro panel lo vamos a situar aquí.

Cambiamos el tamaño y lo adaptamos, por ejemplo, a ese ancho.

Y ahora, veamos el funcionamiento, es sencillo, puesto que al hacer clic por ejemplo, en la etiqueta 'Pedro', toda la tabla dinámica se filtra con esas condiciones, es decir, que la tabla dinámica ahora ofrece información solo del agente 'Pedro'.

Si quisiéramos que la tabla dinámica tuviera información de 'Pedro' y también de 'José Luis García', podemos mantener presionada la tecla mayúsculas y hacer clic en 'José Luis García'.

Si lo que queremos sin embargo es que la tabla dinámica ofrezca información de 'Pedro' y de clientes 'Tienda', podemos presionar Ctrl, puesto que vamos a hacer selecciones no contiguas, y de esta forma también lo conseguiríamos.

Tenemos que decir que, en Excel 2016 se ha introducido una novedad que es el botón que vemos aquí, en la parte superior derecha del panel, que se llama 'botón de selección múltiple', con el cual lo que podemos conseguir es seleccionar varios ítems sin necesidad de presionar, simultáneamente las teclas mayúsculas o Ctrl, tal y como hemos explicado anteriormente.

Así que, con este botón activado, podemos libremente seleccionar cualquier botón de filtro sin necesidad de utilizar teclas complementarias.

Desactivamos esto de momento y ahora vamos a ver para qué nos puede ayudar este botón, creo que es bastante evidente 'borrar filtro', si hacemos clic en él se desactivan todos los filtros y se muestra toda la información.

Para eliminar un panel de 'segmentación de datos', tan solo tendremos que seleccionarlo y presionar la tecla Suprimir.

También, podríamos estar situados en la tabla dinámica, ir a la ficha 'analizar', hacer clic en 'insertar segmentación de datos' y agregar nuevos paneles.

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