Reducir el tamaño de los archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

El buzón de Microsoft Outlook aumenta de tamaño conforme se crean y se reciben elementos. Aunque se eliminen elementos, el tamaño del archivo de datos de Outlook (.pst y .ost) puede que no disminuya en la misma proporción que los datos eliminados. Existen varias formas para administrar el buzón y reducir el tamaño del archivo de datos.

¿Qué desea hacer?

Administrar el buzón de correo

Reducir el tamaño de un archivo de datos de Outlook (.pst)

Reducir el tamaño de un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost)

Administrar el buzón de correo

La herramienta Limpieza de buzón se utiliza para ver el tamaño del buzón y de las carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos en un Archivo de datos de Outlook (.pst) archivado y vaciar la carpeta Elementos eliminados.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Herramientas de limpieza.

  3. Haga clic en Limpieza de buzón.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para ver el tamaño total del buzón y de las carpetas individuales que contiene, haga clic en Ver tamaño del buzón.

    • Para ubicar elementos antiguos, seleccione Buscar elementos anteriores a n días, escriba un número del 1 al 999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para ubicar elementos grandes, seleccione Buscar elementos superiores a n kilobytes, escriba un número del 1 al 9999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para mover elementos antiguos del buzón a un archivo de datos de Outlook (.pst), haga clic en Autoarchivar.

      Los archivos de datos de Outlook (.pst) se guardan en el equipo en la carpeta Documentos\Archivos de Outlook. Si usa Windows XP, los archivos .pst se guardan en la carpeta Mis documentos\Archivos de Outlook.

    • Para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Ver tamaño de elementos eliminados.

    • Para vaciar la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Vaciar.

    • Para ver el tamaño de la carpeta Conflictos, haga clic en Ver tamaño de conflictos.

    • Para eliminar el contenido de la carpeta Conflictos, haga clic en Eliminar.

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Reducir el tamaño de un archivo de datos de Outlook (.pst)

Si elimina elementos de un archivo de datos de Outlook (.pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no se usa el equipo y Outlook se está ejecutando. Puede iniciar manualmente el comando de compactar de inmediato. Es posible que un archivo de datos de Outlook (.pst) tarde varios minutos en abrirse.

  1. Elimine los elementos que no desee guardar.

  2. Abra la vista Lista de carpetas. En la parte inferior del Panel de navegación, haga clic en el icono Lista de carpetas o presione CTRL+6.

  3. En el Panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, haga clic en Vaciar la carpeta.

  4. Haga clic en la pestaña Archivo.

  5. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.

  6. En la ficha Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, después, en Configuración.

  7. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: No es necesario salir de Outlook después de compactar un archivo de datos de Outlook (.pst).

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Reducir el tamaño de un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost)

Un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) es exclusivo de las cuentas de Microsoft Exchange Server. Reducir el tamaño de un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) puede mejorar el rendimiento si ha eliminado muchos elementos. Este procedimiento no elimina los elementos guardados en el equipo que ejecuta Microsoft Exchange Server.

  1. Elimine los elementos que no desee guardar.

  2. Abra la vista Lista de carpetas. En la parte inferior del Panel de navegación, haga clic en el icono Lista de carpetas o presione CTRL+6.

  3. En el Panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la carpeta Elementos eliminados y, a continuación, haga clic en Vaciar la carpeta.

  4. Haga clic en la pestaña Archivo.

  5. Haga clic en Configuración de la cuenta y, a continuación, en Configuración de la cuenta.

  6. En la ficha Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, después, en Configuración.

  7. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: 

  • Para eliminar un elemento de las carpetas con conexión y sin conexión, selecciónelo y, a continuación, presione la tecla SUPR.

  • Si está usando una cuenta de Exchange en el modo caché de Exchange, sólo se borrará la carpeta seleccionada del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Los elementos del servidor volverán a descargarse en el archivo .ost cuando se realice la siguiente sincronización si la carpeta está seleccionada en Opciones de carpeta, en la Configuración de envío o recepción de la cuenta de correo electrónico de Exchange Server.

  • Cuando utilice el modo caché de Exchange, las carpetas públicas favoritas no se sincronizan de manera predeterminada. Si elige sincronizar las carpetas públicas, el tamaño del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost) puede aumentar considerablemente.

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